Wat is een workflow diagram?

Leer alles wat je moet weten over workflows, van de geschiedenis en het gebruik ervan tot symbolen en tutorials. We laten je zien hoe je een professioneel workflowdiagram maakt met onze workflowdiagramsoftware, die alle vormen, pictogrammen en functies bevat die je nodig hebt om aan de slag te gaan.

Wat is een werkstroomdiagram?

Een workflowdiagram, ook wel een workflow genoemd, geeft een grafisch overzicht van het bedrijfsproces. Met gestandaardiseerde symbolen en vormen laat een workflow stap voor stap zien hoe je werk van begin tot eind wordt uitgevoerd. Het laat ook zien wie verantwoordelijk is voor het werk in elke fase van het proces.

Bij het ontwerpen van een workflow analyseer je deze grondig om mogelijke zwakke punten te ontdekken. Een workflowanalyse kan je helpen om belangrijke momenten in je proces te beschrijven, standaardiseren en identificeren.

Workflows zijn ook nuttig om medewerkers te helpen begrijpen wat hun rol is en in welke volgorde het werk wordt uitgevoerd, en om eenheid tussen verschillende afdelingen te bevorderen. Workflows zijn afkomstig uit de productie-industrie en worden tegenwoordig in verschillende sectoren gebruikt, van de overheid tot de financiële en commerciële sectoren. Ze worden steeds gemakkelijker om te maken. 

Veelvoorkomende termen

De term 'workflow' wordt soms verward met andere termen:

• Flowchart: een flowchart is het werkelijke diagram dat uw workflow illustreert. Flowcharts worden gebruikt voor verschillende concepten, waaronder workflows.

• In kaart brengen van bedrijfsprocessen: een workflow moet gezien worden als een eenvoudig, stap-voor-stap, lineair proces zonder optimalisatie. Een workflow is slechts één onderdeel van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, dat een holistische benadering gebruikt om alle verschillende activiteiten, gegevens, systemen en mensen die betrokken zijn bij een bedrijfsproces te coördineren en in kaart te brengen.

• Workflowbeheer: De praktijk (en vaak de software) die wordt gebruikt om workflows in de loop van de tijd te onderhouden, bij te werken en te verbeteren.

Geschiedenis van het werkstroomdiagram

De oorsprong van de moderne workflow kan worden teruggeleid naar eind jaren 1880, en de term werd voor het eerst gebruikt in een tijdschrift voor spoorwegtechniek in 1921. De vermeende grondleggers van workflows, Frederick Winslow Taylor, een vooraanstaand voorstander van wat bekend staat als wetenschappelijk management, en werktuigbouwkundig ingenieur en managementconsultant Henry Gantt, worden gezien als een van de eersten die de rationele organisatie van arbeid bestudeerden, met name in de productie-industrie. 

Met de technologische ontwikkeling van de werkplek, de komst van de kopieermachine en typemachine en de mogelijkheid om kennis verder te onderzoeken en te verspreiden, werd ook het workflow-systeem verspreid. Twee belangrijke gebeurtenissen droegen bij aan de noodzaak van een rationele organisatie van werk: het groeiende vakgebied van de optimalisatietheorie en het Apollo-programma uit de Tweede Wereldoorlog. 

De jaren tachtig waren ook een periode van snelle groei in workflows, toen het idee van totale kwaliteitszorg populair werd en bedrijven wereldwijd concurrerend wilden worden. 

Pas in de jaren negentig werd het maken van workflowdiagrammen echter eenvoudiger dankzij software voor workflowbeheer. Voorheen werden workflowdiagrammen op papier getekend, als ze al getekend werden. 

Software voor workflowbeheer verplaatste flowcharts van papier naar elektronische modellen die op een computer konden worden opgeslagen en met een paar klikken konden worden bijgewerkt. Rond 2005 werden softwaresystemen voor workflowbeheer robuuster door de toevoeging van BPMN-tools (Business Process Modeling and Notation). 

Wanneer een workflowdiagram gebruiken

Hoewel workflowdiagrammen hun oorsprong hebben in de maakindustrie, kunnen veel andere industrieën er hun voordeel mee doen. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

• Medische sector: een ziekenhuis kan een workflowdiagram gebruiken voor de stappen die genomen moeten worden bij een bezoek aan de spoedeisende hulp.

• Militaire sector: workflowdiagrammen kunnen de stappen laten zien die tijdens een operationele inzet genomen moeten worden.

• Financiële sector: workflowdiagrammen kunnen een nuttige tool zijn om je proces te documenteren, van het verwerken van betalingen tot verzamelingen en bestellingen.

• Onderwijs: universiteiten kunnen workflowdiagrammen maken om te laten zien welke stappen een universiteitsstudent neemt om zich in te schrijven.

• E-commerce: een workflowdiagram kan het proces laten zien dat een klant doorloopt, van bestelling tot ontvangst van het uiteindelijke product.

Een workflow biedt een visuele weergave van een heel proces, waardoor je het niet alleen beter begrijpt, maar ook potentiële problemen of knelpunten kunt lokaliseren voordat ze zich voordoen. Ze zijn handig voor het bijhouden van procesgegevens, het verbeteren van processen door inefficiënties weg te nemen of het automatiseren van handmatige processen. Workflows zijn ook handig voor werknemers om hun rollen te begrijpen en de verhouding tot andere afdelingen te zien. Dit leidt tot betere communicatie en meer cohesie.

Naast branchespecifieke gebruikssituaties zijn workflowdiagrammen waardevol waar het werk herhaalbaar is en overdrachten, goedkeuringen of afhankelijkheden tussen rollen voorkomen, waaronder techniek, marketing, productie, HR, verkoop, IT en bedrijfsvoering.

Stappen voor het maken van een workflowdiagram: van analyse tot ontwerp

Er zijn verschillende stappen nodig om een succesvol werkstroomdiagram te maken.

1. Bepaal eerst vanuit welk perspectief je een diagram maakt: het bedrijf of de klanten. Maak duidelijk of je laat zien hoe het proces momenteel werkt — bekend als het 'as is'-proces — of hoe je wilt dat de nieuwe implementatie eruitziet, bekend als het 'to be'-proces.

2. Ontwerp dan een ruwe schets van je huidige bedrijfsproces. Beschouw dit als een algemeen overzicht van de stappen op algemeen niveau in je proces: werkzaamheden of activiteiten die zich herhaaldelijk voordoen binnen je organisatie.

3. Nadat je je eerste diagram hebt gemaakt, ben je klaar voor de details. In deze fase verzamel je de vereisten en informatie van de mensen die betrokken zijn bij iedere stap.

Vraag uw medewerkers tijdens deze fase het volgende:

• Wat is je algemene doel?

• Hoe wordt het begin en het einde van het bedrijfsproces gesignaleerd?

• Uit welke activiteiten bestaat iedere stap en wie is daarbij betrokken?

• Wat gebeurt er daarna?

• Wordt er weleens afgeweken van dit proces?

• Welke informatie heeft de werknemer bij beslissingspunten nodig om een beslissing te nemen (voor goedkeuring of afkeuring)?

4. Nadat je alle benodigde informatie hebt verzameld, voer je een workflowanalyse uit. Volg daarbij deze 3 stappen om inefficiënties te voorkomen:

• Categoriseer: een manier om snel zwakke plekken aan te wijzen is door taken te ordenen op volgorde van belang: 'onmisbaar', 'handig', 'leuk maar niet nodig' en 'moet weg'. Verdeel de taken op functieomschrijving om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de juiste functietitel en het juiste expertiseniveau.

• Wijs zwakke plekken aan: kijk naar overtolligheden, knelpunten, dubbele gegevensinvoer en stappen die voor vertraging zorgen.

• Denk vooruit: een analyse van de workflow is ook een goed moment om te zorgen dat je bedrijf handelt in overeenstemming met de toekomstdoelen. Wat zijn de doelen van je bedrijf voor de komende vijf jaar? Welke taken zijn er nodig om deze doelen te bereiken en komen deze voor in je huidige workflow?

5. Nu ben je klaar om te ontwerpen! Om het makkelijk te maken, gebruik een van de workflow-sjablonen van Lucidchart. Ze zijn een uitstekend startpunt om je diagram te bouwen en aan te passen.

Als je vanaf nul begint, kan het helpen om de stappen in eenvoudige taal uit te schrijven voordat je ze in een diagram formaliseert. Zo kan een simpele workflow het proces beschrijven voor het goedkeuren van de inhoud van een installatiegids voor software:

1. Een technisch schrijver documenteert de installatie-instructies op basis van informatie van experts op dit gebied.

2. Het document wordt ter beoordeling naar die experts gestuurd.

3. De schrijver voert wijzigingen door op basis van die beoordeling.

4. Het document wordt verzonden voor een laatste beoordeling.

5. Het document wordt goedgekeurd of afgewezen.

6. (Afgewezen) De schrijver herziet het concept en dient het opnieuw in.

7. (Geaccepteerd) Het document wordt gepubliceerd.

Soorten werkstroomdiagrammen

sjablonen:

• ANSI-stroomdiagram: met symbolen van het American National Standards Institute was de ANSI-stijl de eerste standaard voor workflows. Het is een veelgebruikte taal om de verschillende stappen te beschrijven.

• UML-activiteit: met behulp van de Unified Modeling Language wordt het UML-activiteitendiagram gebruikt om de volgorde van stappen in een proces en de beheerstroom grafisch weer te geven.

• BPMN: staat voor Business Process Modeling Notation. Bij BPMN wordt een flowcharttechniek gebruikt die lijkt op UML. Het wordt gebruikt als algemene taal door zowel technische als zakelijke gebruikers. Het richt zich op bedrijfsprocessen en informatie — zoals interne processen — in plaats van op output.

• Swimlane: Een swimlane-diagram scheidt eenheden binnen de organisatie, benadrukt hun interacties en biedt een overzicht van mogelijke inefficiënties.

• SIPOC: dit staat voor Supplier-Input-Process-Output-Customer (Leverancier-input-proces-output-klant) en laat duidelijk zien wie de gegevens creëert en ontvangt en hoe het proces op hoger niveau verloopt.

Veelvoorkomende symbolen en vormen

Workflows maken gebruik van specifieke vormen en symbolen om de stappen en acties in het proces weer te geven. Veelvoorkomende symbolen en vormen zijn:

Vorm	Naam	Betekenis
	Ovaal	Staat voor het begin- en eindpunt van het proces
	Rechthoek	Duidt instructies of acties aan
	Diamant	Geeft aan waar een beslissing genomen moet worden, waarna de workflow verdergaat in twee aparte paden, na een beslissing met als antwoord 'ja' of 'nee'
	Cirkel	Wordt gebruikt als verbinding voor een sprong van de ene naar de andere sectie, gescheiden door pijlen
	Pijl	Verwijst naar de volgende stap

Componenten van een werkstroomdiagram

Ieder element van een workflow illustreert de stroom tussen iedere stap. Iedere stap bevat een van de volgende drie parameters:

• Input: de arbeid, het kapitaal, de uitrusting of informatie benodigd om die stap te voltooien

• Transformatie: de veranderingen die zorgen voor output, zoals locatie, fysieke kenmerken, verandering in eigendom of doel

• Output: het resultaat van de transformatie

5 theorieën voor het verbeteren van werkstromen

In de jaren tachtig zorgde het werk van W. Edwards Deming en Joseph M. Juran (beide ingenieurs en managementconsultants) voor een toename van het aantal theorieën om de workflows te verbeteren voor bedrijfsprocessen. Deze workflows worden nu nog steeds gebruikt:

1. Six Sigma: met behulp van een wiskundige vergelijking gebaseerd op statistiek is Six Sigma gericht op het elimineren van fouten in eindproducten, met als doel niet meer dan 3,4 fouten per miljoen in productie. Bij ieder niveau ligt de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit door observeren, analyseren en experimenteren met het proces. Twee populaire methodes zijn DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) en DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

2. Volledig kwaliteitsmanagement: deze theorie is gericht op het verbeteren van de productkwaliteit en de werkomgeving, met de nadruk op betere communicatie en samenwerking tussen de afdelingen en werknemers.

3. Business Process Reengineering: bij deze theorie wordt het hele bedrijfsproces betrokken in overeenstemming met de veranderende omstandigheden, met algoritmes om ieder niveau te analyseren.

4. Lean-systemen: in deze theorie staat het elimineren van overbodige overhead en verspillingen centraal om een 'lean' (slanke) organisatie te creëren. Door de toepassing van het lean-principe kunnen bedrijven competitief blijven bij veranderingen en instabiliteit in de markt.

5. Theory of Constraints (TOC): deze theorie richt zich op het identificeren en elimineren van de zwakste schakel (de 'constraint' = beperking).

Bijkomende voordelen van workflowdiagrammen in moderne organisaties

Naast het ondersteunen van continue verbetermethoden zoals Lean en Six Sigma, worden workflowdiagrammen vaak gemaakt (of vernieuwd) om de dagelijkse werkzaamheden betrouwbaarder, schaalbaarder en makkelijker te beheren. Dit doe je zo:

• Verbeter bedrijfsvoering: door de specifieke stappen en reeksen te definiëren die nodig zijn om een taak te voltooien, kun je ervoor zorgen dat de taak door de juiste mensen, in de juiste volgorde en binnen een bepaalde termijn wordt uitgevoerd. Een workflow kan worden ontworpen voor één persoon of voor een groep mensen wier rollen en taken van elkaar afhankelijk zijn om het project te voltooien.

• Schrap overbodige processen en activiteiten: start-ups zijn doorgaans klein en hebben minder processen en activiteiten dan meer gevestigde bedrijven. Als je workflowdiagrammen maakt en die bijwerkt naarmate je bedrijf groeit, kun je gemakkelijker redundanties ontdekken en verspilling tegengaan dan wanneer je je workflows gewoon met beide ogen probeert waar te nemen en te volgen.

• Verlaag de operationele kosten: een workflowdiagram kan je helpen de beste praktijken te definiëren en je bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen. Doordat processen gestroomlijnd zijn en het werk sneller gedaan wordt, heb je wellicht minder middelen nodig om de klus te klaren. Zo kun je de kosten verlagen en de winst vergroten, omdat je met minder middelen nog altijd dezelfde doelen en targets kunt halen.

• Snel reageren op problemen: Omdat moderne workflows meestal in software worden onderhouden, kunnen teams diagrammen snel bijwerken als eisen, verwachtingen van klanten of marktomstandigheden veranderen. 

• Processen automatiseren: een workflow kan je helpen om eenvoudige taken te automatiseren, zoals het sturen van werkitems van de ene medewerker naar de volgende in een proces waarbij meerdere mensen specifieke taken in een bepaalde volgorde moeten uitvoeren. Automatisering maakt het gemakkelijk om bedrijfsactiviteiten te analyseren, trends te ontdekken, je op risico's voor te bereiden en groei te plannen.