Что такое схема рабочего процесса?

Узнайте всё о рабочих процессах: от истории и сценариев использования до символов и пошаговых руководств. Мы покажем, как создать профессиональную схему рабочего процесса в нашем программном обеспечении, где есть все необходимые фигуры, значки и функции для начала работы.

Что такое схема рабочего процесса?

Схема рабочего процесса (или просто рабочий процесс) даёт графическое представление бизнес-процесса. С помощью стандартизированных символов и фигур она шаг за шагом показывает, как выполняется работа от начала до конца. Кроме того, она показывает, кто отвечает за работу на каждом этапе процесса.

Проектирование рабочего процесса включает тщательный анализ, позволяющий выявить потенциальные слабые места. Анализ рабочего процесса помогает определить и стандартизировать процесс, а также найти его критические участки.

Кроме того, схемы рабочих процессов помогают сотрудникам понять свои роли и порядок выполнения работы, а также укрепляют взаимодействие между разными отделами. Рабочие процессы возникли в производственной сфере, а сегодня используются в самых разных отраслях — от государственного сектора до финансов и торговли — и создавать их проще, чем когда-либо.

Распространённые связанные термины

Термин «рабочий процесс» иногда путают с другими похожими терминами:

• Блок-схема: блок-схема — это непосредственно диаграмма, иллюстрирующая ваш рабочий процесс. Блок-схемы используются для отображения различных концепций, в том числе рабочих процессов.

• Картирование бизнес-процессов: представьте рабочий процесс как простую линейную последовательность шагов без оптимизации. Рабочий процесс — лишь одна из составляющих картирования бизнес-процессов, которое использует комплексный подход для координации и отображения всех видов деятельности, данных, систем и людей, задействованных в бизнес-процессе.

• Управление рабочими процессами: практика (а часто и программное обеспечение), используемая для поддержки, обновления и постоянного улучшения рабочих процессов.

История схем рабочих процессов

Истоки современного рабочего процесса восходят к концу 1880-х годов, а сам термин впервые появился в журнале по железнодорожному делу в 1921 году. Считается, что основоположниками рабочих процессов стали Фредерик Уинслоу Тейлор, ведущий сторонник так называемого научного менеджмента, и инженер-механик и консультант по управлению Генри Гант. Они одними из первых начали изучать рациональную организацию труда, особенно в производственной сфере.

По мере того как рабочие места становились технологически сложнее с появлением копировальных аппаратов и пишущих машинок, расширились и возможности для изучения и распространения знаний о системе рабочих процессов. К необходимости рациональной организации труда привели два важных фактора: развитие теории оптимизации и программа «Аполлон», корни которой уходят во Вторую мировую войну.

1980-е годы также стали периодом стремительного роста интереса к рабочим процессам: идея всеобщего управления качеством стала популярной, а компании стремились к глобальной конкурентоспособности.

Однако только в 1990-х годах создавать схемы рабочих процессов стало проще благодаря программному обеспечению для управления рабочими процессами. До этого такие схемы рисовали на бумаге — если их вообще рисовали.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами перевело блок-схемы с бумаги в электронные модели, которые можно сохранять на компьютере и обновлять несколькими щелчками мыши. К 2005 году программные системы управления рабочими процессами стали более надёжными благодаря добавлению инструментов для нотации и моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Когда использовать схему рабочего процесса

Хотя схемы рабочих процессов появились в производственной сфере, многие другие отрасли также могут извлечь из них пользу. Вот несколько примеров:

• Медицина: больница может использовать схему рабочего процесса, чтобы показать этапы обращения в отделение неотложной помощи.

• Военная сфера: схемы рабочих процессов могут показывать шаги, выполняемые в ходе операции по развёртыванию.

• Финансы: от обработки платежей до взыскания задолженности и заказов на закупку — схемы рабочих процессов помогут задокументировать ваш процесс.

• Образование: университеты могут создавать схемы рабочих процессов, чтобы показать, какие шаги проходит студент при зачислении.

• Электронная коммерция: схема рабочего процесса может показать путь клиента от оформления заказа до получения готового товара.

Схема рабочего процесса наглядно представляет весь процесс целиком, помогая не только лучше его понять, но и выявить потенциальные проблемы и узкие места до их возникновения. Такие схемы полезны для отслеживания показателей процессов, улучшения процессов за счёт устранения неэффективности и автоматизации ручных операций. Кроме того, они помогают сотрудникам понять свои роли и их связь с другими отделами, что способствует более эффективной коммуникации и сплочённости.

Помимо отраслевых сценариев, схемы рабочих процессов ценны везде, где работа повторяется и предполагает передачу задач, согласования или зависимости между ролями, включая разработку, маркетинг, производство, HR, продажи, ИТ и операционную деятельность.

Шаги по созданию схемы рабочего процесса: от анализа до проектирования

Для создания эффективной схемы рабочего процесса необходимо выполнить несколько шагов.

1. Сначала определите, с чьей точки зрения вы строите схему: бизнеса или его клиентов. Уточните, показываете ли вы, как процесс работает сейчас (процесс «как есть», «as is»), или как должна выглядеть новая реализация (процесс «как должно быть», «to be»).

2. Затем набросайте черновую схему вашего текущего бизнес-процесса. Это общий обзор ключевых шагов процесса — работы или действий, которые регулярно повторяются в вашей организации.

3. После создания первоначальной схемы можно переходить к деталям. Это этап сбора требований, на котором вы получаете информацию от людей, задействованных в каждом шаге.

На этом этапе задайте сотрудникам следующие вопросы:

• Какова ваша общая цель?

• Что сигнализирует о начале и завершении бизнес-процесса?

• Какие действия входят в каждый шаг и кто в них участвует?

• Что происходит дальше?

• Бывают ли отклонения от этого процесса?

• В точках принятия решений — согласования или отказа — какая информация нужна сотруднику, чтобы принять решение?

4. Когда у вас есть вся необходимая информация, проведите анализ рабочего процесса, учитывая три следующих шага, которые помогут устранить неэффективность:

• Категоризация: один из способов быстро выявить слабые места — ранжировать задачи по важности: «жизненно необходимые», «полезные», «желательные, но не обязательные» и «подлежащие устранению». Распределите задачи по должностным обязанностям, чтобы они соответствовали нужной должности и уровню экспертизы.

• Выявление слабых мест: ищите избыточные действия, узкие места, двойной ввод данных и многоэтапные операции, вызывающие задержки.

• Взгляд в будущее: анализ рабочего процесса — также хороший повод убедиться, что ваша компания движется в соответствии с долгосрочными целями. Каковы цели вашей компании на ближайшие пять лет? Какие задачи необходимы для их достижения и отражены ли они в вашем текущем рабочем процессе?

5. Теперь можно приступать к проектированию! Чтобы упростить задачу, воспользуйтесь одним из шаблонов рабочих процессов Lucidchart. Они станут отличной отправной точкой для создания и настройки вашей схемы.

Если вы начинаете с нуля, полезно сначала описать шаги простым языком, а затем оформить их в виде схемы. Например, простой рабочий процесс может описывать утверждение контента в руководстве по установке программного обеспечения:

1. Технический писатель документирует инструкции по установке на основе информации, собранной у профильных экспертов.

2. Документ отправляется профильным экспертам на проверку.

3. Писатель вносит изменения по результатам проверки.

4. Документ отправляется на финальную проверку.

5. Документ утверждается или отклоняется.

6. (Отклонён) Писатель дорабатывает черновик и отправляет его повторно.

7. (Утверждён) Документ публикуется.

Типы схем рабочих процессов

• Блок-схема ANSI: используя символы Американского национального института стандартов (ANSI), этот стиль стал первым стандартом для рабочих процессов и обеспечивает общий язык для описания различных шагов.

• Диаграмма деятельности UML: диаграмма деятельности, основанная на унифицированном языке моделирования (UML), графически отображает последовательность шагов процесса и поток управления.

• BPMN: аббревиатура расшифровывается как Business Process Modeling Notation (нотация моделирования бизнес-процессов). BPMN использует метод блок-схем, схожий с UML, и служит общим языком как для технических, так и для бизнес-пользователей. Она ориентирована на бизнес-процессы и информацию, например внутренние процессы, а не на результат.

• Диаграмма с дорожками (swimlane): диаграмма с дорожками разделяет подразделения организации, подчёркивая их взаимодействие и давая общее представление о потенциальной неэффективности.

• SIPOC: аббревиатура расшифровывается как Supplier-Input-Process-Output-Customer (поставщик — вход — процесс — выход — потребитель). Она наглядно показывает, кто создаёт и получает данные, и описывает общий процесс.

Распространённые символы и фигуры

В рабочих процессах используются определённые фигуры и символы для обозначения шагов и действий на протяжении всего процесса. К распространённым символам и фигурам относятся:

Фигура	Название	Значение
	Овал	Обозначает начальную и конечную точки процесса
	Прямоугольник	Обозначает инструкции или действия
	Ромб	Указывает на точку принятия решения: после ответа «да» или «нет» рабочий процесс продолжается по двум разным путям
	Круг	Используется как соединитель, когда происходит переход от одного раздела к другому, разделённому стрелками
	Стрелка	Указывает на следующий шаг

Компоненты схемы рабочего процесса

Каждый элемент рабочего процесса призван показать связь между шагами. Каждый шаг включает один из трёх параметров:

• Вход: трудовые ресурсы, капитал, оборудование или информация, необходимые для выполнения шага

• Преобразование: изменения, создающие результат, например изменение местоположения, физических характеристик, права собственности или назначения

• Выход: результат преобразования

5 теорий улучшения рабочих процессов

В 1980-х годах работы У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана — инженеров и консультантов по управлению — положили начало ряду теорий улучшения бизнес-процессов, которые используются и сегодня. В их числе:

1. Шесть сигм (Six Sigma): с помощью математического уравнения, основанного на статистической теории, методология Six Sigma призвана устранять ошибки в конечной продукции — не более 3,4 дефекта на 1 миллион единиц в производстве. Делая упор на повышении качества на всех уровнях, Six Sigma предполагает наблюдение, анализ процесса и эксперименты с ним. Два популярных метода — DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify: определение, измерение, анализ, проектирование, проверка) и DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control: определение, измерение, анализ, улучшение, контроль).

2. Всеобщее управление качеством (TQM): эта теория направлена на повышение качества продукции и улучшение рабочей среды, делая акцент на более эффективной коммуникации и сотрудничестве между отделами и сотрудниками.

3. Реинжиниринг бизнес-процессов: с помощью алгоритмов анализируется каждый уровень, а весь бизнес-процесс переосмысливается с учётом меняющихся условий.

4. Бережливые системы (Lean): эта теория сосредоточена на устранении лишних издержек и потерь, чтобы создать «бережливую» организацию, сохраняющую конкурентоспособность в условиях изменчивости и нестабильности рынка.

5. Теория ограничений (TOC): эта теория направлена на выявление самого слабого звена — ограничения — и его устранение.

Дополнительные преимущества схем рабочих процессов в современных организациях

Помимо поддержки методов непрерывного совершенствования, таких как Lean и Six Sigma, схемы рабочих процессов часто создают (или обновляют), чтобы сделать повседневную работу более надёжной, масштабируемой и управляемой. Вот как это работает:

• Улучшение бизнес-операций: определив конкретные шаги и последовательности, необходимые для выполнения задачи, вы можете быть уверены, что работа будет выполнена нужными людьми, в правильном порядке и в установленные сроки. Рабочий процесс можно спроектировать как для одного сотрудника, так и для группы людей, чьи роли и задачи зависят друг от друга при реализации проекта.

• Устранение избыточных процессов и действий: у стартапов обычно меньше процессов и действий, чем у более зрелых компаний. Использование схем рабочих процессов и их обновление по мере роста компании помогает легче выявлять избыточность и устранять потери, чем простое наблюдение и попытки отследить рабочие процессы «на глаз».

• Сокращение операционных расходов: схема рабочего процесса помогает определить лучшие практики и оптимизировать бизнес-операции. По мере оптимизации процессов и ускорения работы вы можете обнаружить, что для выполнения задач требуется меньше ресурсов. Это снижает затраты и повышает прибыль, поскольку вы по-прежнему достигаете тех же целей с меньшими ресурсами.

• Быстрое реагирование на проблемы: поскольку современные рабочие процессы, как правило, ведутся в программном обеспечении, команды могут быстро обновлять схемы при изменении требований, ожиданий клиентов или рыночных условий.

• Автоматизация процессов: рабочий процесс помогает определить простые задачи для автоматизации, например передачу рабочих элементов от одного сотрудника к другому в процессе, требующем участия нескольких человек, каждый из которых выполняет определённые задачи в определённом порядке. Автоматизация упрощает анализ бизнес-операций, выявление тенденций, подготовку к рискам и планирование роста.