Che cos'è un diagramma del flusso di lavoro

Scopri tutto quello che devi sapere sui workflow, dalla loro storia e i casi d'uso fino ai simboli e ai tutorial. Ti mostreremo come creare un diagramma del flusso di lavoro professionale utilizzando il nostro software per diagramma del flusso di lavoro che include tutte le forme, le icone e le funzionalità necessarie per iniziare.

Che cos'è un diagramma del flusso di lavoro?

Un diagramma del flusso di lavoro, noto anche come workflow, offre una panoramica grafica del processo aziendale. Utilizzando forme e simboli standardizzati, il workflow mostra in modo dettagliato come viene terminato il processo del lavoro dall'inizio alla fine. Mostra anche chi è responsabile del lavoro in ogni singola fase del processo.

La progettazione di un workflow implica la conduzione di un'analisi approfondita del workflow per individuare i potenziali punti critici. Un'analisi del workflow può aiutare a definire, standardizzare e individuare le aree critiche del processo.

I workflow sono utili anche per aiutare i dipendenti a conoscere i propri ruoli e l'ordine in cui il lavoro viene completato, nonché per promuovere l'unità tra i diversi reparti. Originando dal settore della produzione, i workflow sono ora utilizzati in una varietà di ambiti: dagli enti pubblici alla finanza e al commercio, oltre a essere particolarmente facili da creare.

Termini correlati comuni

Il termine workflow è talvolta confuso con altri termini simili:

• Diagramma di flusso: un diagramma di flusso è il grafico effettivo che illustra il workflow. I diagrammi di flusso vengono utilizzati per rappresentare una varietà di concetti, inclusi i workflow.

• Mappatura dei processi aziendali: immagina un workflow come un processo semplice, lineare e sequenziale, senza possibilità di ottimizzazione. Un workflow è solo una parte della mappatura dei processi aziendali, che utilizza un approccio olistico per coordinare e mappare tutti i diversi dati, attività, sistemi e persone coinvolte in un processo aziendale.

• Gestione del workflow: la pratica (e spesso anche il software) utilizzata per mantenere, aggiornare e migliorare i workflow nel tempo.

Storia del diagramma del flusso di lavoro

Le origini del workflow moderno risalgono alla fine degli anni Ottanta del XIX secolo e il termine fu usato per la prima volta in una rivista di ingegneria ferroviaria nel 1921. I presunti fondatori dei workflow, Frederick Winslow Taylor, un importante sostenitore di quello che prende il nome di gestione scientifica, nonché l'ingegnere meccanico e consulente manageriale Henry Gantt, sono riconosciuti come tra i primi a studiare l'organizzazione razionale della manodopera, in particolare nell'industria della produzione.

Mentre il luogo di lavoro diventava tecnologicamente sempre più sofisticato con l'avvento della fotocopiatrice e della macchina da scrivere, anche la capacità di esplorare ulteriormente e diffondere la conoscenza del sistema di workflow si è espansa. Due eventi principali contribuirono alla necessità di un'organizzazione razionale del lavoro: l'espansione della teoria dell'ottimizzazione e il programma Apollo della Seconda Guerra Mondiale.

Gli anni ’80 sono stati anche un periodo di rapida crescita dei workflow, in quanto l'idea della gestione totale della qualità è diventata sempre più diffusa e le aziende hanno tentato di diventare competitive a livello globale.

Solo negli anni '90, tuttavia, il processo di creazione di diagrammi di workflow è diventato più semplice grazie ai software di gestione del flusso di workflow. Prima di allora, i diagrammi dei workflow venivano disegnati su carta, e non sempre.

Il software di gestione dei workflow ha sostituito i diagrammi di flusso cartacei con modelli elettronici che potevano essere salvati su un computer e aggiornati con pochi clic. Nel 2005, i sistemi di gestione dei workflow basati su software erano diventati più robusti, con l'aggiunta di strumenti BPMN (Business Process Modeling and Notation).

Quando utilizzare un diagramma del flusso di lavoro

Sebbene i diagrammi dei workflow abbiano avuto origine nell'industria della produzione, numerosi altri settori ne possono trarre beneficio. Eccone alcuni esempi:

• Settore medico: un ospedale può utilizzare un diagramma del flusso di lavoro per rappresentare le fasi svolte durante una visita al pronto soccorso.

• Settore militare: i diagrammi dei workflow possono mostrare le fasi svolte durante un'operazione di distribuzione.

• Settore finanziario: dall'elaborazione dei pagamenti al recupero crediti e agli ordini di acquisto, i diagrammi di workflow possono essere uno strumento utile per documentare il processo.

• Settore dell'istruzione: le università possono creare diagrammi di workflow per mostrare le fasi che uno studente universitario compie per iscriversi.

• Settore dell'e-commerce: un diagramma del flusso di lavoro può mostrare il processo che un cliente intraprende, dall'ordine alla ricezione del prodotto finale.

Un workflow offre una rappresentazione visiva di un intero processo, aiutandoti non solo a comprenderlo più a fondo, ma anche a individuare potenziali problemi o colli di bottiglia prima che si verifichino. Sono utili per tracciare le metriche dei processi, migliorare i processi eliminando inefficienze o automatizzare i processi manuali. I workflow sono utili anche per far capire ai dipendenti il loro ruolo specifico e il modo in cui si relazionano con gli altri reparti, il che può portare a una migliore comunicazione e a una maggiore coesione.

Oltre ai casi d'uso specifici del settore, i diagrammi di workflow sono preziosi ovunque il lavoro sia ripetibile e comporti fasi di consegne, approvazioni o dipendenze tra ruoli, inclusi ingegneria, marketing, produzione, risorse umane, vendite, IT e operazioni.

Fasi per creare un diagramma del flusso di lavoro: dall'analisi alla progettazione

Per creare un diagramma del flusso di lavoro di successo, sono necessari diverse fasi.

1. In primo luogo, stabilisci per quale punto di vista stai creando un diagramma, se l'azienda o i suoi clienti. Chiarisci se stai mostrando in che modo attualmente funziona il processo, noto come processo "as-is" oppure come vuoi che venga visualizzata la nuova implementazione, nota come processo "to be".

2. Successivamente, vorrai progettare un'idea approssimativa del tuo attuale processo aziendale. Considerala come una panoramica generale delle fasi di alto livello nel tuo processo: lavori o attività che si verificano ripetutamente nella tua organizzazione.

3. Dopo aver creato il diagramma iniziale, puoi passare ai dettagli. Questa è la fase di raccolta dei requisiti, in cui otterrai informazioni dalle persone coinvolte in ogni fase.

Durante questa fase, chiedi ai tuoi dipendenti quanto segue:

• Qual è il tuo obiettivo generale?

• Che cosa segnala l'inizio e la fine del processo aziendale?

• Quali attività implica ogni fase e chi ne è coinvolto?

• Che cosa succede dopo?

• Sono presenti delle deviazioni rispetto a questo processo?

• Durante i punti di decisione, per l'approvazione o il rifiuto, quali informazioni deve conoscere il lavoratore per prendere una decisione?

4. Dopo aver ottenuto tutte le informazioni necessarie, esegui un'analisi del workflow, tenendo presente queste tre fasi che ti aiutano a eliminare le inefficienze:

• Classifica: un modo per individuare rapidamente le aree critiche consiste nel classificare le attività in base all'importanza: "vitale", "utile", "buona ma non necessaria" e "da eliminare". Suddividi le attività in base alla descrizione del lavoro per garantire che queste siano in linea con il titolo e il livello di competenza appropriati.

• Individua le aree critiche: cerca ridondanze, colli di bottiglia, doppie immissioni di dati e passaggi multipli che causano ritardi.

• Pensa al futuro: un'analisi del workflow è anche un buon momento per assicurarsi che la tua azienda sia in linea con gli obiettivi futuri. Quali sono gli obiettivi della tua azienda per i prossimi cinque anni? Quali sono le attività necessarie per raggiungere tali obiettivi? Queste attività sono rappresentate nel workflow attuale?

5. Ora puoi iniziare a progettare! Per una maggiore semplicità, utilizza uno dei modelli di workflow di Lucidchart. Sono un ottimo punto di partenza per sviluppare e personalizzare il tuo diagramma.

Se stai partendo da zero, può essere utile delineare le fasi in un linguaggio semplice prima di formalizzarle in un diagramma. Ad esempio, un semplice workflow potrebbe descrivere il processo di approvazione dei contenuti di una guida per l'installazione di un software:

1. Un autore tecnico documenta le istruzioni di installazione basandosi sulle informazioni raccolte da esperti in materia.

2. Il documento viene inviato agli esperti in materia per la revisione.

3. L'autore incorpora modifiche basandosi sulla revisione.

4. Il documento viene inviato per la revisione finale.

5. Il documento viene approvato o respinto.

6. (Rifiutato) L'autore rivede la bozza e la invia nuovamente.

7. (Accettato) Il documento viene pubblicato.

Tipi di diagrammi dei workflow

modelli:

• Diagramma di flusso ANSI: utilizzando i simboli dell'American National Standards Institute, lo stile ANSI è stato il primo standard per i workflow e offre un linguaggio comune per la descrizione dei diversi passaggi coinvolti.

• Attività UML: utilizzando il linguaggio Unified Modeling Language, il diagramma delle attività UML viene utilizzato per rappresentare graficamente l'ordine delle fasi in un processo e in flusso di controllo.

• BPMN: acronimo di Business Process Modeling Notation, BPMN utilizza una tecnica per diagramma di flusso simile all'UML. Ha funzione di linguaggio comune sia per gli utenti tecnici, sia per quelli aziendali. Anziché sull'output, si concentra sulle informazioni e sui processi aziendali, come ad esempio i processi interni.

• Swimlane: un diagramma swimlane separa le unità all'interno dell'organizzazione, evidenziandone le interazioni e offrendo una visione di alto livello delle potenziali inefficienze.

• SIPOC: acronimo di Supplier-Input-Process-Output-Customer, mostra chiaramente chi crea e riceve i dati e delinea il processo di alto livello coinvolto.

Simboli e forme comuni

I workflow utilizzano forme e simboli specifici per rappresentare passaggi e azioni nel corso del processo. Simboli e forme comuni includono:

Forma	Nome	Significato
	Ovale	Indica i punti di inizio e fine del processo
	Rettangolo	Indica le istruzioni o le azioni
	Rombo	Indica dove deve essere presa una decisione, dopo la quale il workflow procede in due percorsi separati, a seconda che la decisione sia "sì" o "no"
	Cerchio	Utilizzato come elemento di collegamento quando si effettua un salto da una sezione all'altra, separato da frecce
	Freccia	Indica il passaggio successivo

Componenti di un diagramma del flusso di lavoro

Ogni elemento di un workflow è progettato per illustrare il flusso tra ogni fase. Ciascuna fase include uno dei tre parametri:

• Input: la manodopera, il capitale, le attrezzature o le informazioni necessari per completare la fase

• Trasformazione: le modifiche che creano l'output, come la posizione, le caratteristiche fisiche, il cambiamento di proprietà o lo scopo

• Output: il risultato della trasformazione

5 teorie di miglioramento del workflow

Negli anni '80, il lavoro di W. Edwards Deming e Joseph M. Juran, entrambi ingegneri e consulenti di gestione, ha dato vita a una serie di teorie sul miglioramento del workflow di processo aziendale che ancora oggi vengono utilizzate, tra cui:

1. Six Sigma: utilizzando un'equazione matematica basata sulla teoria statistica, Six Sigma ha la funzione di eliminare gli errori nei prodotti finali, puntando a un massimo di 3,4 difetti ogni 1.000.000 di unità prodotte. Ponendo l'accento sul miglioramento della qualità a tutti i livelli, Six Sigma prevede l'osservazione, l'analisi e la sperimentazione del processo. Due metodi diffusi sono DMADV (Definire, Misurare, Analizzare, Progettare, Verificare) e DMAIC (Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare, Controllare).

2. Gestione totale della qualità: questa teoria tende a migliorare la qualità del prodotto nonché l'ambiente di lavoro, enfatizzando una migliore comunicazione e cooperazione tra reparti e dipendenti.

3. Reingegneria dei processi aziendali: utilizzando algoritmi per analizzare ogni livello, la reingegneria dei processi aziendali consiste nel riconsiderare l'intero processo aziendale in base alle condizioni mutevoli.

4. Sistemi snelli: questa teoria si focalizza sull'eliminazione dei costi generali e degli sprechi, creando un'organizzazione "snella" per rimanere competitiva di fronte ai cambiamenti e all'instabilità del mercato.

5. Teoria dei vincoli (TOC): questa teoria mira a identificare l'anello più debole, il vincolo, e a eliminarlo.

Ulteriori vantaggi dei diagrammi di workflow nelle organizzazioni moderne

Oltre a supportare metodi di miglioramento costante come Lean e Six Sigma, i diagrammi di workflow spesso sono creati (o aggiornati) per rendere le operazioni quotidiane più affidabili, scalabili e più facili da gestire. Ecco come:

• Migliora le operazioni aziendali: definendo le sequenze e i passaggi specifici necessari per completare un compito, puoi assicurarti che il lavoro venga completato dalle persone giuste, nell'ordine corretto e in un tempo specificato. Un workflow può essere progettato per una persona o per un gruppo di persone i cui ruoli e compiti dipendono l'uno dall'altro per completare il progetto.

• Elimina processi e attività ridondanti: le startup solitamente sono piccole e hanno meno processi e attività rispetto alle aziende più mature. L'utilizzo di diagrammi di flussi di lavoro e il loro aggiornamento man mano che l'azienda cresce può aiutarti a rilevare più facilmente le ridondanze ed eliminare gli sprechi meglio che limitarsi a osservare e cercare di tracciare i workflow con gli occhi.

• Riduci le spese operative: un diagramma del flusso di lavoro può aiutarti a definire le best practice e a semplificare le operazioni aziendali. Man mano che i processi si semplificano e il lavoro viene svolto più rapidamente, potresti scoprire di aver bisogno di meno risorse per portare a termine il lavoro. Questo può ridurre i costi man mano che i profitti aumentano, perché è possibile raggiungere gli stessi obiettivi con meno risorse.

• Rispondi rapidamente a questioni o problemi: dato che i moderni workflow in genere sono gestiti via software, i team possono aggiornare velocemente i diagrammi quando cambiano i requisiti, le aspettative dei clienti o le condizioni di mercato.

• Automatizza processi: un workflow può aiutarti a individuare compiti semplici da automatizzare, come inviare i lavori da un dipendente all'altro in un processo che richiede a più persone di completare compiti specifici in un ordine specifico. L'automazione facilita l'analisi delle operazioni aziendali, l'individuazione delle tendenze, la preparazione ai rischi e la pianificazione dell'espansione.