Was ist ein Workflow Diagramm?

Erfahren Sie alles, was es über Workflows zu wissen gibt: von der Geschichte und den Anwendungsfällen bis hin zu Symbolen und Anleitungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit unserer Workflow-Diagramm-Software, die alle Formen, Symbole und Funktionen enthält, ein professionelles Workflow-Diagramm erstellen können.

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Workflow-Diagramm (auch als Workflow bezeichnet) liefert eine grafische Übersicht eines Geschäftsprozesses. Mithilfe genormter Symbole und Formen zeigt der Workflow Schritt für Schritt, wie die Arbeit von Anfang bis Ende ausgeführt wird. Es zeigt auch, wer in jeder Phase des Prozesses für die jeweilige Arbeit verantwortlich ist.

Für die Entwicklung eines Workflows muss zuerst eine gründliche Workflow-Analyse durchgeführt werden, die potenzielle Schwachstellen aufdecken kann. Eine Workflow-Analyse kann Ihnen dabei helfen, kritische Prozessbereiche zu bestimmen, zu definieren und zu vereinheitlichen.

Workflows sind auch nützlich, um Mitarbeitenden ihre Rollen und die Reihenfolge der Arbeitsausführung zu erklären und die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern. Workflows kommen ursprünglich aus der Fertigung, werden inzwischen aber in verschiedenen Branchen und Bereichen verwendet – von Behörden über das Finanzwesen bis zum Handel. Ihre Erstellung ist dabei einfacher als je zuvor. 

Weitverbreitete ähnliche Begriffe

Der Begriff „Workflow“ wird manchmal mit anderen, ähnlichen Begriffen verwechselt:

• Flussdiagramm: Ein Flussdiagramm ist das tatsächliche Diagramm, das Ihren Workflow darstellt. Flussdiagramme werden genutzt, um unterschiedliche Konzepte darzustellen, darunter auch Workflows.

• Geschäftsprozessmodell: Stellen Sie sich den Workflow als einfachen, linearen Schritt-für-Schritt-Prozess ohne Optimierung vor. Ein Workflow ist nur ein Teil eines Geschäftsprozessmodells, das einen ganzheitlichen Ansatz verwendet, um alle verschiedenen Aktivitäten, Daten, Systeme und Personen, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, zu koordinieren und abzubilden.

• Workflow-Management: Die Praxis (und oft auch die Software), die verwendet wird, um Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit zu pflegen, zu aktualisieren und zu verbessern.

Geschichte des Workflow-Diagramms

Die Ursprünge des modernen Workflows lassen sich bis in die 1880er Jahre zurückverfolgen. Der Begriff wurde erstmals 1921 in einem Bahntechnik-Journal verwendet. Die angeblichen Begründer von Arbeitsabläufen, Frederick Winslow Taylor, ein führender Befürworter des sogenannten wissenschaftlichen Managements, sowie der Maschinenbauingenieur und Managementberater Henry Gantt, werden als einige der ersten anerkannt, die die rationale Organisation von Arbeit, insbesondere in der Fertigungsindustrie, untersuchten. 

Mit dem Aufkommen von Kopierer und Schreibmaschine wurde der Arbeitsplatz technologisch immer fortschrittlicher und es gab auch mehr Möglichkeiten, das Workflow-System zu studieren und das Wissen darüber zu verbreiten. Zwei wichtige Ereignisse trugen zum Bedarf an rationaler Arbeitsorganisation bei: das wachsende Gebiet der Optimierungstheorie und das Apollo-Programm aus dem Zweiten Weltkrieg. 

Die 1980er waren auch eine Zeit des schnellen Wachstums der Workflows, da die Idee des Gesamtqualitätsmanagements populär wurde und Unternehmen weltweit wettbewerbsfähig werden wollten. 

Allerdings wurde die Erstellung von Workflow-Diagrammen erst in den 1990er Jahren durch Workflow-Management-Software deutlich einfacher. Vorher wurden Workflow-Diagramme auf Papier gezeichnet, falls sie überhaupt gezeichnet wurden. 

Die Workflow-Management-Software hat Flussdiagramme vom Papier auf elektronische Modelle übertragen, die auf einem Computer gespeichert und mit wenigen Klicks aktualisiert werden können. Bis 2005 waren softwarebasierte Workflow-Management-Systeme durch die Hinzunahme von Business Process Modeling and Notation (BPMN)-Tools robuster geworden. 

Wann wird ein Workflow-Diagramm verwendet?

Obwohl Workflow-Diagramme ursprünglich aus der Fertigungsindustrie stammen, können auch viele andere Branchen davon profitieren. Hier sind einige Beispiele:

• Gesundheitswesen: Ein Krankenhaus kann ein Workflow-Diagramm verwenden, um die Schritte bei einem Besuch in der Notaufnahme darzustellen.

• Militär: Workflow-Diagramme können die Schritte während eines Einsatzes aufzeigen.

• Finanzwesen: Workflow-Diagramme sind ein nützliches Werkzeug zur Prozessdokumentation – von der Zahlungsverarbeitung über Inkasso bis hin zur Bestellungsabwicklung.

• Bildung: Universitäten können Workflow-Diagramme erstellen, um die Schritte darzustellen, die ein Student bei der Immatrikulation durchläuft.

• E-Commerce: Ein Workflow-Diagramm kann den Prozess darstellen, den ein Kunde von der Bestellung bis zur Lieferung des Produkts durchläuft.

Ein Workflow bietet eine visuelle Darstellung eines gesamten Prozesses und hilft Ihnen so nicht nur, diesen besser zu verstehen, sondern auch potenzielle Probleme oder Engpässe zu erkennen, bevor sie auftreten. Er eignet sich zur Verfolgung von Prozesskennzahlen, zur Verbesserung von Prozessen durch Beseitigung von Ineffizienzen oder zur Automatisierung manueller Prozesse. Workflows eignen sich auch, um Mitarbeitern ihre speziellen Rollen und deren Bezug zu anderen Abteilungen zu erklären, was zu einer besseren Kommunikation und mehr Einigkeit führen kann.

Über branchenspezifische Anwendungsfälle hinaus sind Workflow-Diagramme überall dort wertvoll, wo Arbeit wiederholbar ist und Übergaben, Genehmigungen oder rollenübergreifende Abhängigkeiten beinhaltet, zum Beispiel in Engineering, Marketing, Produktion, Personalwesen, Vertrieb, IT und Betrieb.

Schritte zur Erstellung eines Workflow-Diagramms: von der Analyse zum Design

Zur Erstellung eines erfolgreichen Workflow-Diagramms sind mehrere Schritte erforderlich.

1. Überlegen Sie sich zunächst, aus welcher Sichtweise Sie ein Diagramm erstellen: aus der des Unternehmens oder der des Kunden? Klären Sie, ob Sie zeigen möchten, wie der Prozess derzeit funktioniert – also den „Ist-Zustand“-Prozess – oder wie Sie die neue Implementierung aussehen lassen möchten, den Prozess im „Soll-Zustand“.

2. Als Nächstes sollten Sie Ihren aktuellen Geschäftsprozess grob skizzieren. Betrachten Sie dies als allgemeine Übersicht der übergeordneten Schritte in Ihrem Prozess – Arbeiten oder Aktivitäten, die in Ihrer Organisation wiederholt auftreten.

3. Nachdem Sie Ihr initiales Diagramm erstellt haben, können Sie sich an die Details machen. In dieser Phase erfassen Sie die Anforderungen, das heißt, Sie sammeln Informationen von den Personen, die an den jeweiligen Schritten beteiligt sind.

In dieser Phase fragen Sie Ihre Mitarbeiter Folgendes:

• Welches übergeordnete Ziel haben Sie?

• Was signalisiert den Anfang und das Ende des Geschäftsprozesses?

• Welche Aktivitäten sind in den jeweiligen Schritt eingebunden und wer ist daran beteiligt?

• Was passiert als Nächstes?

• Gibt es Abweichungen von diesem Prozess?

• Welche Informationen braucht ein Mitarbeiter an Entscheidungspunkten – Genehmigung oder Ablehnung –, um eine Entscheidung zu treffen?

4. Nachdem Sie alle benötigten Informationen haben, sollten Sie eine Workflow-Analyse vornehmen, bei der Sie folgende drei Schritte berücksichtigen, um Ineffizienzen zu beseitigen:

• Kategorisieren: Eine Möglichkeit zur schnellen Bestimmung von Schwachstellen ist die Einteilung von Aufgaben nach Bedeutung: „essenziell“, „nützlich“, „schön, aber nicht notwendig“ und „beseitigen“. Unterteilen Sie Aufgaben nach Stellenbeschreibung, um sicherzustellen, dass sie mit dem passenden Stellentitel und Fachwissen übereinstimmen.

• Schwachstellen bestimmen: Suchen Sie nach Redundanzen, Engpässen, doppelten Dateneingaben und mehreren Schritten, die für Verzögerungen sorgen.

• Denken Sie voraus: Eine Workflow-Analyse ist auch ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf seine Ziele ausgerichtet ist. Welche Ziele hat Ihr Unternehmen für die nächsten fünf Jahre? Welche Aufgaben sind erforderlich, um diese Ziele zu erreichen? Sind diese in Ihrem aktuellen Workflow dargestellt?

5. Jetzt können Sie mit Ihrem Entwurf beginnen! Verwenden Sie eine der Workflow-Vorlagen von Lucidchart, um die Arbeit zu erleichtern. Sie sind ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung und Anpassung Ihres Diagramms.

Wenn Sie ganz von vorn anfangen, kann es hilfreich sein, die einzelnen Schritte zunächst in einfacher Sprache zu beschreiben, bevor Sie sie in einem Diagramm formalisieren. Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel den Prozess zur Genehmigung von Inhalten in einer Software-Installationsanleitung beschreiben:

1. Ein technischer Redakteur dokumentiert die Installationsanweisungen anhand den von Fachkräften gesammelten Informationen.

2. Das Dokument wird den Fachkräften zur Prüfung vorgelegt.

3. Der technische Redakteur arbeitet Änderungen basierend auf den Prüfungsergebnissen ein.

4. Das Dokument wird abschließend geprüft.

5. Das Dokument wird abgenommen oder abgelehnt.

6. (Bei Ablehnung) Der Redakteur überarbeitet den Entwurf und reicht ihn erneut ein.

7. (Bei Abnahme) Das Dokument wird veröffentlicht.

Arten von Workflow-Diagrammen

Vorlagen:

• ANSI-Flussdiagramm: Der ANSI-Stil verwendet Symbole des American National Standards Institute und war der erste Standard für Workflows. So ist eine gemeinsame Sprache zur Beschreibung der verschiedenen integrierten Schritte gegeben.

• UML-Aktivitätsdiagramm: Mithilfe der Unified Modeling Language wird das UML-Aktivitätsdiagramm verwendet, um die Reihenfolge der Schritte in einem Prozess und den Kontrollfluss grafisch darzustellen.

• BPMN: Steht für Business Process Modeling Notation und bedient sich einer ähnlichen Flussdiagramm-Technik wie UML. Sie dient als gemeinsame Sprache für technische und Unternehmensanwender. Sie konzentriert sich statt auf den Output eher auf Geschäftsprozesse und Informationen, z. B. interne Prozesse.

• Swimlane: Ein Swimlane-Diagramm trennt Einheiten innerhalb der Organisation, hebt ihre Interaktionen hervor und bietet einen Überblick über potenzielle Ineffizienzen.

• SIPOC: Diese Abkürzung steht für Supplier-Input-Process-Output-Customer (Lieferant-Einsatzfaktoren-Prozess-Ergebnisse-Kunde) und zeigt klar auf, wer Daten erstellt und erhält. Außerdem wird der entsprechende übergeordnete Prozess dargestellt.

Gängige Symbole und Formen

Workflows bedienen sich bestimmter Formen und Symbole, um Schritte und Aktionen im Prozess darzustellen. Übliche Symbole und Formen sind:

Form	Name	Bedeutung
	Oval	Zeigt die Anfangs- und Endpunkte des Prozesses an
	Rechteck	Gibt Anweisungen oder Aktionen an
	Diamant	Zeigt an, wo eine Entscheidung getroffen werden muss, wonach der Workflow in zwei getrennten Pfaden fortgesetzt wird (entsprechend einer Ja/Nein-Entscheidung)
	Kreis	Wird als Verbindungselement genutzt, wenn ein Sprung von einem Abschnitt zum nächsten erfolgt (durch Pfeile getrennt)
	Pfeil	Weist auf den nächsten Schritt

Bestandteile eines Workflow-Diagramms

Jedes Workflow-Element stellt den Strom zwischen den Schritten dar. Jeder Schritt enthält einen dieser drei Parameter:

• Eingabe: die Arbeit, das Kapital, die Ausrüstung oder die Informationen, die zum Abschluss des Schrittes erforderlich sind

• Umwandlung: die Änderungen, die für die Ausgabe sorgen, z. B. Standort, physische Eigenschaften, Eigentumsübergang oder Zweckänderung

• Ausgabe: das Ergebnis der Umwandlung

5 Theorien zur Workflow-Optimierung

In den 1980er Jahren entstand durch die Arbeiten von W. Edwards Deming und Joseph M. Juran – beides Ingenieure und Management-Berater – eine Vielzahl von Theorien zur Verbesserung von Geschäftsprozessabläufen, die heute immer noch verwendet werden, darunter:

1. Six Sigma: Anhand einer mathematischen Gleichung, die auf Statistik beruht, zielt Six Sigma darauf ab, Fehler bei Endprodukten zu beseitigen – sie zielt auf maximal 3,4 Defekte pro Million in der Fertigung ab. Durch die Konzentration auf die Qualitätsoptimierung auf jeder Ebene umfasst Six Sigma das Beobachten, Analysieren und Experimentieren mit dem Prozess. Zwei beliebte Methoden sind DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) und DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

2. Total-Quality-Management (TQM) bzw. umfassendes Qualitätsmanagement: Diese Theorie zielt auf die Verbesserung der Produktqualität und der Arbeitsumgebung ab und konzentriert sich auf bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Mitarbeitenden.

3. Business Process Reengineering bzw. Geschäftsprozessneugestaltung: Mithilfe von Algorithmen zur Analyse jeder Ebene geht es bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen darum, den gesamten Prozess im Angesicht veränderter Bedingungen umzudenken.

4. Lean Systems: Im Mittelpunkt dieser Theorie steht die Beseitigung überflüssigen Aufwands und unnötiger Verschwendung, sodass ein „schlankes“ Unternehmen entsteht, das auch bei Marktveränderungen und Instabilität konkurrenzfähig bleibt.

5. Theorie of Constrains (TOC) bzw. Engpasstheorie: Diese Theorie zielt auf die Bestimmung des schwächsten Kettenglieds – des Engpasses – und dessen Beseitigung ab.

Zusätzliche Vorteile von Workflow-Diagrammen in modernen Organisationen

Zusätzlich zur Unterstützung kontinuierlicher Verbesserungsmethoden wie Lean und Six Sigma werden Workflow-Diagramme oft erstellt (oder aktualisiert), um den täglichen Betrieb zuverlässiger, skalierbarer und einfacher verwaltbar zu machen. Das funktioniert folgendermaßen:

• Verbessern Sie Geschäftsabläufe: Indem Sie die spezifischen Schritte und Abläufe definieren, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, können Sie sicherstellen, dass die Arbeit von den richtigen Personen, in der richtigen Reihenfolge und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt wird. Ein Workflow kann für eine Person oder für eine Gruppe von Personen konzipiert werden, deren Rollen und Aufgaben voneinander abhängen, um ein Projekt durchzuführen.

• Beseitigen Sie redundante Prozesse und Aktivitäten: Startup-Unternehmen sind in der Regel klein und verfügen über weniger Prozesse und Aktivitäten als reifere Unternehmen. Wenn Sie jedoch von Beginn an Workflow-Diagramme nutzen und diese im Zuge des Firmenwachstums aktualisieren, lassen sich Redundanzen leichter erkennen und unsinnige Abläufe besser beseitigen, als wenn Workflows undokumentiert, also einfach nur im Blick behalten und verfolgt werden.

• Senken Sie die Betriebskosten: Ein Workflow-Diagramm kann Ihnen helfen, Best Practices zu definieren und Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren. Dadurch und durch Beschleunigung von Arbeiten stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie weniger Ressourcen benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Da Sie also mit weniger Ressourcen die gleichen Ziele erreichen können, können Sie Kosten senken und den Gewinn steigern.

• Reagieren Sie schnell auf Probleme oder Schwierigkeiten: Da moderne Arbeitsabläufe typischerweise in Software gepflegt werden, können Teams Diagramme schnell aktualisieren, wenn sich Anforderungen, Kundenerwartungen oder Marktbedingungen ändern. 

• Automatisieren Sie Prozesse: Ein Workflow kann Ihnen dabei helfen, einfache Aufgaben zu automatisieren, z. B. die Weitergabe von Arbeitsaufgaben von einem Mitarbeitenden an den nächsten in einem Prozess, bei dem mehrere Personen bestimmte Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigen müssen. Automatisierung erleichtert die Analyse von Geschäftsabläufen, Sie erkennen Trends besser, können sich besser auf Risiken vorbereiten und Geschäftserweiterungen planen.