O que é um diagrama de workflow (fluxo de trabalho)?

Aprenda tudo sobre fluxos de trabalho, desde a história e os casos de uso aos símbolos e tutoriais. Mostraremos como criar um diagrama de fluxo de trabalho profissional, usando nosso programa para diagramas de fluxo de trabalho, que inclui todas as formas, ícones e recursos que você precisa para começar.

O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Um diagrama de fluxo de trabalho, também conhecido como fluxo de trabalho, fornece uma visão geral gráfica do processo de negócios. Usando símbolos e formas padronizados, o fluxo de trabalho mostra passo a passo como seu trabalho é carregado e concluído, do início ao fim. Ele também mostra quem é responsável pelo trabalho em cada etapa do processo.

A concepção de um workflow envolve fazer uma análise detalhada do fluxo de trabalho para identificar possíveis pontos fracos. Uma análise de fluxo de trabalho pode ajudá-lo a definir, padronizar e identificar as áreas críticas do seu processo.

Fluxos de trabalho também são úteis para ajudar os funcionários a entender seus papéis e a ordem em que o trabalho deve ser concluído, e para promover a união entre diferentes áreas da empresa. Com origem na indústria da manufatura, os fluxos de trabalho são agora usados por uma variedade de setores – como governo, área financeira e comércio – e são mais fáceis do que nunca para criar.

Termos relacionados comuns

O termo "fluxo de trabalho" é, por vezes, confundido com outros termos semelhantes:

• Fluxograma: um fluxograma é o próprio gráfico que ilustra seu fluxo de trabalho. Fluxogramas são usados para descrever uma variedade de conceitos, incluindo fluxos de trabalho.

• Mapeamento de processos de negócios: pense no fluxo de trabalho como um processo linear simples e de um passo de cada vez, sem otimização. Um fluxo de trabalho é apenas uma parte do mapeamento de processos de negócios, que usa uma abordagem holística para coordenar e mapear todas as diferentes atividades, dados, sistemas e pessoas envolvidos em um processo de negócios.

• Gerenciamento do fluxo de trabalho: a prática (e, normalmente, o programa) usada para manter, atualizar e melhorar os fluxos de trabalho ao longo do tempo.

História do diagrama de fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho moderno teve origem no final de 1880, e o termo foi usado pela primeira vez em um periódico de engenharia ferroviária em 1921. Os supostos fundadores dos fluxos de trabalho, Frederick Winslow Taylor, um dos principais defensores da gestão científica, e Henry Gantt, engenheiro mecânico e consultor de gestão, foram os primeiros a estudar a organização racional do trabalho, principalmente na indústria da manufatura. 

Com o crescimento da sofisticação tecnológica no local de trabalho com a chegada da copiadora e da máquina de escrever, expandiu-se a capacidade de explorar e difundir o conhecimento do sistema do fluxo de trabalho. Dois grandes eventos contribuíram para a necessidade de organizar o trabalho de forma racional: o crescente campo da teoria da otimização e o programa espacial Apollo, durante a Segunda Guerra Mundial. 

A década de 1980 também foi um período de rápido crescimento dos fluxos de trabalho, com a popularização da ideia de gestão da qualidade total e o foco das empresas em serem competitivas em nível mundial. 

Foi somente na década de 1990, porém, que a criação de diagramas de fluxo de trabalho ficou mais fácil, com o surgimento dos programas de gestão de fluxo de trabalho. Antes disso, os diagramas de fluxo de trabalho eram desenhados em papel, se é que eram desenhados. 

Os programas de gestão de fluxo de trabalho transferiram os fluxogramas do papel para modelos eletrônicos que podiam ser salvos no computador e atualizados com poucos cliques. Em 2005, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho feitos em programa ficaram ainda mais robustos com a adição das ferramentas de Business Process Modeling and Notation (BPMN). 

Quando usar um diagrama de fluxo de trabalho

Embora os diagramas de fluxo de trabalho tenham surgido na indústria de manufatura, outros setores também podem se beneficiar deles. Seguem alguns exemplos:

• Saúde: um hospital pode usar um diagrama de fluxo de trabalho para descrever as medidas tomadas em uma visita ao pronto-socorro.

• Militar: diagramas de fluxo de trabalho podem mostrar os passos tomados durante uma operação.

• Financeiro: do processamento de pagamentos a cobranças e pedidos de compra, diagramas de fluxo de trabalho podem servir como uma ferramenta útil para documentar o processo.

• Educação: as universidades podem criar diagramas de fluxo de trabalho para mostrar os passos que um universitário deve tomar para fazer sua matrícula.

• Comércio eletrônico: um diagrama de fluxo de trabalho mostra o processo percorrido por um cliente, desde a compra ao recebimento do produto final.

Um fluxo de trabalho fornece uma representação visual de todo um processo, ajudando você não somente a compreendê-lo melhor, mas também a identificar potenciais problemas ou gargalos antes que ocorram. Eles são úteis para acompanhar métricas de processos, melhorar processos eliminando ineficiências ou automatizar processos manuais. Fluxos de trabalho também são úteis para que funcionários compreendam suas funções específicas e como elas se relacionam com outras áreas da empresa, resultando em melhor comunicação e coesão.

Além dos casos de uso específicos por setor, diagramas de fluxo de trabalho são úteis em qualquer contexto onde o trabalho seja repetível e envolva transferências, aprovações ou dependências entre funções, incluindo engenharia, marketing, produção, RH, vendas, TI e operações.

Passos para criar um diagrama de fluxo de trabalho: da análise ao design

Há várias etapas necessárias para criar um diagrama de fluxo de trabalho bem-sucedido.

1. Primeiro, determine o ponto de vista para o qual você está diagramando: para a empresa ou os clientes da empresa? Esclareça se você está demonstrando como o processo funciona atualmente, conhecido como o processo “como está” — ou como você quer que a nova implementação fique — conhecido como o processo “como será”.

2. Em seguida, faça um esboço do seu processo de negócio atual. Considere isso como uma visão geral das etapas de alto nível do seu processo de trabalho ou atividades que ocorrem repetidamente na sua organização.

3. Depois de criar seu diagrama inicial, você abordará os detalhes. Esta é a fase da coleta de requisitos, em que você recolhe informações das pessoas envolvidas em cada etapa. Esta é a fase da coleta de requisitos, em que você recolhe informações das pessoas envolvidas em cada etapa.

Durante esta fase, faça as seguintes perguntas aos seus funcionários:

• Qual é o seu objetivo geral?

• O que sinaliza o início e o fim do processo de negócios?

• Quais atividades estão envolvidas em cada passo, e quem está envolvido nelas?

• O que acontece depois?

• Existem quaisquer desvios neste processo?

• Durante pontos de decisões – de aprovação ou rejeição –, quais as informações que o funcionário precisa ter a fim de tomar uma decisão?

4. Depois de reunir todas as informações de que você precisa, faça uma análise de fluxo de trabalho, sempre lembrando destas três etapas para ajudar a eliminar ineficiências:

• Categorizar: uma maneira de identificar rapidamente os pontos fracos é classificar tarefas de acordo com sua importância: “vital”, “útil”, “bom, mas não necessário” e “necessário eliminar”. Divida as tarefas por descrição de função para ficarem alinhadas ao cargo e ao nível de especialização adequados.

• Identificar pontos fracos: procure redundâncias, gargalos, duplicação de entrada de dados e etapas múltiplas que causam atrasos.

• Antecipar: uma análise de fluxo de trabalho é também um bom momento para garantir que a sua empresa esteja alinhada com seus objetivos futuros. Quais são os objetivos da sua empresa para os próximos cinco anos? Quais tarefas são necessárias para atingir essas metas, e elas estão representadas em seu fluxo de trabalho atual?

5. Tudo pronto para você criar! Para facilitar, utilize um dos modelos de fluxo de trabalho do Lucidchart. Eles são um ótimo ponto de partida para montar e personalizar seu diagrama.

Se você está começando do zero, pode ser útil listar as etapas em linguagem simples antes de formalizá-las em um diagrama. Como exemplo, vejamos um simples fluxo de trabalho que descreve o processo de aprovação de conteúdo num guia de instalação de programa:

1. O redator técnico documenta as instruções da instalação com base nas informações coletadas de especialistas no assunto.

2. O documento é enviado a especialistas no assunto para análise.

3. O escritor incorpora as alterações com base na análise.

4. O documento é enviado para revisão final.

5. O documento é aprovado ou rejeitado.

6. (Se rejeitado) o autor revisa o rascunho e o reenvia.

7. (Se aprovado) o documento é publicado.

Tipos de diagramas de fluxo de trabalho

modelos:

• Fluxograma ANSI: usando símbolos do Instituto Nacional Americano de Padrões (American National Standards Institute, ANSI), o estilo ANSI foi o primeiro padrão para fluxos de trabalho e oferece uma linguagem comum para descrever os diferentes passos envolvidos.

• Atividade UML: usando a Linguagem de modelagem unificada (UML), o diagrama de atividade UML é usado para representar graficamente a ordem dos passos de um processo, e o fluxo de controle.

• BPMN: a BPMN (notação de modelagem para processos de negócios) usa uma técnica de fluxograma semelhante à UML. Serve como linguagem comum para usuários técnicos e usuários de negócios. A BPMN foca processos de negócios e informações, tais como processos internos, em vez de produtos.

• Raia: um fluxograma funcional separa as unidades dentro da organização, destacando suas interações e proporcionando uma visão geral das possíveis ineficiências.

• SIPOC: esta sigla significa fornecedor-entrada-processo-saída-cliente, exibindo de forma clara quem cria e recebe os dados, traçando o processo de alto nível envolvido.

Símbolos e formas comuns

Os fluxos de trabalho usam formas e símbolos específicos para representar passos e ações ao longo do processo. Símbolos e formas comuns incluem:

Forma	Nome	Significado
	Oval	Significa os pontos iniciais e finais do processo
	Retângulo	Denota instruções ou ações
	Diamante	Indica onde uma decisão deve ser tomada. Após um "sim" ou "não", o fluxo de trabalho segue por dois caminhos distintos.
	Círculo	Usado como item conector quando um salto é feito entre uma seção e outra, e separado por setas
	Seta	Aponta para o próximo passo

Componentes de um diagrama de fluxo de trabalho

Cada elemento de um fluxo de trabalho destina-se a ilustrar o fluxo entre cada passo. Cada passo inclui um destes três parâmetros:

• Entradas: o trabalho, capital, equipamento ou informações necessários para concluir o passo

• Transformação: as mudanças que criam as saídas, tais como localização, características físicas, mudança de propriedade ou finalidade

• Saídas: o resultado da transformação

5 teorias de melhoria de fluxo de trabalho

Na década de 1980, o trabalho de W. Edwards Deming e Joseph M. Juran – ambos engenheiros e consultores de gestão – originou uma variedade de teorias sobre a melhoria do fluxo de trabalho de processos de negócios que são usadas ainda hoje, incluindo:

1. Six Sigma: usando uma equação matemática com base em teoria estatística, Six Sigma visa eliminar erros em produtos finais, com uma meta de não mais de 3,4 defeitos por milhão na fabricação. Enfatizando a melhoria da qualidade em todos os níveis, Six Sigma envolve observar, analisar e experimentar o processo. Dois métodos populares são DMADV (em inglês) – Definir, Medir, Analisar, Projetar, Verificar) e DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Enfatizando a melhoria da qualidade em todos os níveis, Six Sigma envolve observar, analisar e experimentar o processo. Dois métodos populares são DMADV (em inglês) – Definir, Medir, Analisar, Projetar, Verificar) e DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar).

2. Gestão da qualidade total: esta teoria tem como objetivo melhorar a qualidade dos produtos, bem como o ambiente de trabalho, enfatizando uma melhor comunicação e cooperação entre as áreas e os funcionários da empresa.

3. Reengenharia de processos de negócios: usando algoritmos para analisar todos os níveis, a reengenharia de processos de negócios envolve repensar todo o processo comercial de acordo com as mudanças das condições.

4. Sistemas enxutos: esta teoria visa eliminar o excesso de despesas e desperdícios, criando uma organização “enxuta”, a fim de manter-se competitiva diante das mudanças e instabilidade do mercado.

5. Teoria das restrições (Theory of Constraints, TOC): esta teoria tem como objetivo identificar o elo mais fraco (a restrição) e eliminá-lo.

Benefícios adicionais dos diagramas de fluxo de trabalho nas organizações modernas

Além de apoiar métodos de melhoria contínua como Lean e Six Sigma, os diagramas de fluxo de trabalho são frequentemente criados (ou atualizados) para deixar as operações diárias mais confiáveis, escaláveis e fáceis de gerenciar. Veja como:

• Melhorar as operações da empresa: ao criar etapas e sequências específicas necessárias para concluir uma tarefa, você garante que o trabalho será concluído pelas pessoas adequadas, na ordem correta e dentro de um prazo especificado. O resultado é a melhoria nas operações da empresa. O fluxo de trabalho pode ser específico para uma pessoa ou para um grupo de pessoas cujas funções e tarefas dependem de todos no grupo para concluir o projeto.

• Eliminar processos e atividades redundantes: as empresas iniciantes geralmente são pequenas e têm menos processos e atividades em execução do que empresas mais maduras. Usar diagramas de fluxo de trabalho e atualizá-los à medida que a empresa cresce pode ajudar você a detectar redundâncias com mais facilidade e eliminar melhor o desperdício do que simplesmente observar e tentar rastrear fluxos de trabalho com seus olhos.

• Reduzir as despesas operacionais: com o diagrama de fluxo de trabalho, você pode criar as melhores práticas e agilizar as operações da sua empresa. Com processos simplificados e o trabalho feito com mais rapidez, você talvez sinta a necessidade de menos recursos para realizar as tarefas. Essa medida pode reduzir custos à medida que os lucros aumentam, pois você ainda pode atingir as mesmas metas e objetivos com menos recursos.

• Responder rapidamente a problemas: como os fluxos de trabalho modernos são mantidos em programa, as equipes podem atualizar os diagramas rapidamente à medida que os requisitos, as expectativas dos clientes ou as condições do mercado mudam. 

• Automatizar processos: o fluxo de trabalho pode identificar tarefas simples, como o envio de itens de trabalho de um funcionário para o outro num processo que exige que várias pessoas concluam tarefas específicas numa ordem específica. A automação facilita a análise das operações da empresa, a visualização das tendências, a preparação para os riscos e o planejamento de uma expansão.