Qué es un diagrama de flujo de trabajo

Aprende todo lo que necesites saber acerca de flujos de trabajo, desde su historia y casos de uso hasta sus símbolos y tutoriales. Te mostraremos cómo crear un diagrama de flujo de trabajo profesional empleando nuestro software para diagramas de flujo de trabajo, que incluye todas las figuras, iconos y funciones que necesitas para empezar.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo (también conocido como flujo de trabajo) brinda un panorama gráfico del proceso de negocio. Por medio de símbolos y formas estandarizados, el flujo de trabajo muestra de forma detallada cómo se completa tu trabajo de principio a fin. También muestra quién es responsable del trabajo en cada etapa del proceso.

Diseñar un flujo de trabajo implica realizar primero un análisis exhaustivo del flujo de trabajo para identificar las debilidades potenciales. Un análisis del flujo de trabajo puede ayudarte a definir, estandarizar e identificar áreas críticas de tu proceso.

Los flujos de trabajo también son útiles para ayudar a los empleados a entender sus funciones y el orden en que se realiza el trabajo, así como para fomentar la cohesión entre los distintos departamentos. Con sus orígenes en la industria manufacturera, los flujos de trabajo ahora se usan en una variedad de industrias, desde el gobierno hasta las finanzas y el comercio, y son más sencillos que nunca de crear. 

Términos comunes relacionados

El término flujo de trabajo en ocasiones se confunde con otros términos similares:

• Diagrama de flujo: un diagrama de flujo es el diagrama en sí que ilustra tu flujo de trabajo.Los diagramas de flujo se usan para representar una variedad de conceptos, incluidos los flujos de trabajo.

• Mapas de proceso de negocios: piensa en el flujo de trabajo como un proceso lineal simple detallado sin ninguna optimización. El flujo de trabajo es solo una parte del mapa de proceso de negocios, el cual emplea un enfoque holístico para coordinar y trazar el mapa de todas las diferentes actividades, datos, sistemas y personas involucrados en un proceso de negocios.

• Administración del flujo de trabajo: la práctica (y a menudo el software) que se utiliza para mantener, actualizar y mejorar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo.

Historia del diagrama de flujo de trabajo

Los orígenes del flujo de trabajo moderno se remontan a finales de la década de 1880, y el término se usó por primera vez en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921. A los denominados fundadores de los flujos de trabajo, Frederick Winslow Taylor, un proponente líder de lo que se conoce como administración científica, y el ingeniero mecánico y consultor empresarial Henry Gantt, se les atribuye estar entre los primeros en estudiar la organización racional de la mano de obra, particularmente en la industria manufacturera. 

A medida que el lugar de trabajo se volvió tecnológicamente más sofisticado, con la llegada de la copiadora y la máquina de escribir, también se expandió la capacidad de explorar más a fondo y de diseminar el conocimiento del sistema de flujos de trabajo. Dos eventos importantes contribuyeron a la necesidad de la organización racional del trabajo: el creciente campo de la teoría de la optimización y el programa Apollo de la Segunda Guerra Mundial. 

La década de 1980 también fue un período de rápido crecimiento en los flujos de trabajo, ya que se volvió popular la idea de la administración de la calidad total y las empresas pretendían volverse competitivas a nivel mundial. 

Sin embargo, no fue hasta la década de 1990 que el proceso de crear diagramas de flujo de trabajo se simplificó gracias al software de gestión de flujos de trabajo. Antes de eso, los diagramas de flujo de trabajo se dibujaban en papel, si es que se dibujaban. 

El software de gestión de flujos de trabajo pasó de los diagramas de flujo en papel a modelos electrónicos que se podían guardar en una computadora y actualizar con solo unos clics. Para 2005, los sistemas de gestión de flujos de trabajo basados en software se hicieron más robustos con la incorporación de herramientas de Modelado y Notación de Procesos de Negocio (BPMN). 

Cuándo usar un diagrama de flujo de trabajo

Si bien los diagramas de flujo de trabajo se originaron en la industria manufacturera, muchas otras industrias pueden beneficiarse de ellos. Estos son algunos ejemplos:

• Médica: un hospital puede emplear un diagrama de flujo de trabajo para representar los pasos requeridos en una visita a la sala de emergencias.

• Militar: los diagramas de flujo de trabajo pueden mostrar los pasos requeridos durante una operación de despliegue.

• Financiera: desde el procesamiento de pagos hasta la cobranza y los pedidos, los diagramas de flujo de trabajo pueden ser una herramienta útil para documentar tu proceso.

• Educación: las universidades pueden crear diagramas de flujo de trabajo para mostrar los pasos que un estudiante universitario sigue para matricularse.

• Comercio electrónico: un diagrama de flujo de trabajo puede mostrar el proceso por el que pasa un cliente, desde la colocación del pedido hasta la recepción del producto final.

Un flujo de trabajo brinda una representación visual de todo un proceso, lo cual te ayuda no solo a entenderlo más a fondo sino también a identificar problemas potenciales o cuellos de botella antes de que ocurran. Son útiles para rastrear métricas de procesos, mejorar procesos eliminando ineficiencias o automatizar procesos manuales. Los flujos de trabajo también son útiles para que los empleados comprendan sus funciones particulares y cómo se relacionan con otros departamentos, lo cual puede llevar a una mejor comunicación y más cohesión.

Más allá de los casos de uso específicos de cada sector, los diagramas de flujo de trabajo son valiosos siempre que el trabajo sea repetible e implique traspasos, aprobaciones o dependencias entre roles, incluyendo ingeniería, marketing, producción, recursos humanos, ventas, TI y operaciones.

Pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo: del análisis al diseño

Hay varios pasos que se requieren para crear un diagrama de flujo de trabajo exitoso.

1. En primer lugar, determina para qué punto de vista estás creando el diagrama: ya sea el negocio o sus clientes. Aclara si estás mostrando cómo funciona el proceso actualmente (lo que se conoce como el proceso “tal y como es” o “tal como está”) o cómo quieres que sea la nueva implementación, lo que se conoce como el proceso “tal como debería ser” o “tal como será”.

2. Luego, querrás diseñar un bosquejo de tu proceso de negocio actual. Considera esto como un panorama general de los pasos de nivel superior en el proceso, es decir, el trabajo o las actividades que se realizan de forma repetida en tu organización.

3. Después de haber creado tu diagrama inicial, estarás listo para profundizar en los detalles. Se trata de la etapa de recolección de requisitos, en la que obtendrás información de las personas implicadas en cada paso.

Durante esta etapa, pregunta a tus empleados lo siguiente:

• ¿Cuál es tu objetivo general?

• ¿Qué indica el inicio y el fin del proceso de negocios?

• ¿Qué actividades están implicadas en cada paso y quién participa en ellas?

• ¿Qué sucede después?

• ¿Hay alguna desviación de este proceso?

• Durante los puntos de decisión, ya sea para aprobación o negación, ¿qué información necesita saber el trabajador para tomar una decisión?

4. Una vez que tengas toda la información que necesitas, lleva a cabo un análisis del flujo de trabajo, teniendo en mente estos tres pasos para contribuir a eliminar ineficiencias:

• Categoriza: una forma de resaltar rápidamente las áreas débiles es clasificar las tareas en base a su importancia: “esencial”, “útil”, “relevante pero no necesaria” y “se debe eliminar”. Divide las tareas por descripción de trabajo para asegurar que concuerden con el título de trabajo apropiado y el nivel de experiencia.

• Identifica las áreas débiles: busca redundancias, cuellos de botella, ingreso de datos duplicados y pasos múltiples que causen demoras.

• Anticipa: El análisis de un flujo de trabajo es también un buen momento para asegurarte de que tu empresa esté alineada con sus metas futuras. ¿Cuáles son las metas de tu empresa para los próximos cinco años? ¿Qué tareas se requieren para alcanzar dichas metas? ¿Están representadas en tu flujo de trabajo actual?

5. ¡Ya estás listo para diseñar! Para simplificarlo, usa una de las plantillas de flujo de trabajo de Lucidchart. Son un excelente punto de partida para crear y personalizar tu diagrama.

Si estás comenzando desde cero, puede ser útil delinear los pasos en un lenguaje sencillo antes de formalizarlos en un diagrama. Por ejemplo, un flujo de trabajo para describir el proceso de aprobación de contenido en una guía de instalación de software podría consistir en lo siguiente:

1. Un redactor técnico elabora un documento con las instrucciones de instalación a partir de la información obtenida de los expertos en la materia.

2. El documento se envía a dichos expertos para su revisión.

3. El redactor incorpora los cambios sugeridos en la revisión.

4. El documento se envía nuevamente para su revisión final.

5. El documento es aprobado o rechazado.

6. En caso de ser rechazado, el redactor modifica el documento y lo envía de nuevo.

7. Si es aprobado, el documento se publica.

Tipos de diagramas de flujo de trabajo

Plantillas:

• Diagrama de flujo ANSI: Con el uso de símbolos del Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI, por sus siglas en inglés), el estilo ANSI fue el primer estándar para los flujos de trabajo y proporciona un lenguaje común para describir los diferentes pasos implicados.

• Diagrama de actividades UML: con el uso del Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en inglés), el diagrama de actividades UML se emplea para representar gráficamente el orden de los pasos en un proceso y el flujo de control.

• Diagrama BPMN: con el significado de Notación de Modelado de Procesos de Negocios, el diagrama BPMN (por sus siglas en inglés) usa una técnica de diagrama de flujo similar a la del diagrama UML. Sirve como lenguaje común tanto para usuarios técnicos como para usuarios de negocios. Se enfoca en el proceso y la información del negocio (por ejemplo, procesos internos), en lugar de en los resultados.

• Diagrama de carriles: un diagrama de carriles separa las unidades dentro de la organización, resaltando su interacción y brindando una vista de nivel superior de las ineficiencias potenciales.

• Diagrama SIPOC: por sus siglas en inglés, este acrónimo significa Proveedor-Entrada-Proceso-Salida-Cliente, lo cual muestra claramente quién crea y recibe los datos y describe el proceso de alto nivel implicado.

Símbolos y figuras comunes

Los flujos de trabajo usan figuras y símbolos específicos para representar los pasos y las acciones en todo el proceso. Los símbolos y las figuras comunes incluyen:

Figura	Nombre	Significado
	Óvalo	Señala los puntos inicial y final del proceso.
	Rectángulo	Denota instrucciones o acciones.
	Diamante	Indica dónde se debe tomar una decisión, después de la cual el flujo de trabajo continúa en dos caminos independientes tras una decisión de "sí" o "no".
	Círculo	Se usa como elemento conector cuando se hace un salto de una sección a otra, separadas por flechas.
	Flecha	Apunta hacia el siguiente paso

Componentes de un diagrama de flujo de trabajo

Cada elemento de un flujo de trabajo está diseñado para ilustrar el flujo entre cada paso. Cada paso incluye uno de tres parámetros:

• Entrada: la mano de obra, el capital, el equipo o la información necesarios para completar el paso

• Transformación: los cambios que crean el resultado, tales como ubicación, características físicas, cambio de propiedad o propósito

• Salida: el resultado de la transformación

5 teorías de mejoramiento de flujos de trabajo

En la década de 1980, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran, ambos ingenieros y consultores empresariales, dio origen a una variedad de teorías sobre el mejoramiento del flujo de trabajo de los procesos de negocios, que aún se usan en la actualidad y entre las cuales se incluyen:

1. Six Sigma: con el uso de una ecuación matemática basada en la teoría estadística, Six Sigma pretende eliminar errores en los productos finales, procurando obtener no más de 3,4 defectos por millón en la manufactura. Con énfasis en el mejoramiento de la calidad en todos los niveles, Six Sigma implica la observación, el análisis y la experimentación con el proceso. Dos métodos populares son DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar) y DMAMC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar).

2. Administración de la calidad total: esta teoría pretende mejorar la calidad de los productos al igual que el entorno de trabajo, haciendo hincapié en una mejor comunicación y cooperación entre departamentos y empleados.

3. Reingeniería de procesos de negocio: con el uso de algoritmos para analizar cada nivel, la reingeniería de procesos de negocio implica replantear todo el proceso de negocio según los cambios que surjan en las condiciones.

4. Sistemas esbeltos "lean": esta teoría se centra en la eliminación de gastos y desperdicios excesivos, creando una organización “esbelta” con el fin de mantenerse competitiva ante los cambios y la inestabilidad del mercado.

5. Teoría de Restricciones (TOC, por sus siglas en inglés): esta teoría pretende identificar y eliminar el eslabón más débil: la restricción.

Beneficios adicionales de los diagramas de flujo de trabajo en las organizaciones modernas

Además de admitir métodos de mejora continua como Lean y Six Sigma, a menudo se crean (o actualizan) diagramas de flujo de trabajo para hacer que las operaciones diarias sean más fiables, escalables y fáciles de gestionar. Aquí te explicamos cómo:

• Mejora las operaciones comerciales: al definir los pasos y secuencias específicos necesarios para completar una tarea, puedes cerciorarte de que las personas adecuadas realicen el trabajo, en el orden correcto y dentro de un plazo determinado. Se puede diseñar un flujo de trabajo para una persona o grupo de personas cuyas funciones y asignación de tareas dependen unas de otras para completar el proyecto.

• Eliminar procesos y actividades redundantes: las empresas que acaban de empezar suelen ser pequeñas y tienen menos procesos y actividades que las compañías más maduras. Utilizar diagramas de flujos de trabajo y actualizarlos a medida que la empresa va creciendo puede ayudarte a detectar y a eliminar más fácilmente actividades redundantes e ineficientes, en vez de limitarte a observar y tratar de dar seguimiento a los flujos de trabajo a simple vista.

• Reduce los gastos operativos: un diagrama de flujo de trabajo puede ayudarte a definir las mejores prácticas y agilizar las operaciones de tu empresa. Una vez que logres simplificar los procesos y agilizar el trabajo, podrás ver que necesitas menos recursos para efectuar tus operaciones. Al utilizar menos recursos, podrás reducir costos e incrementar tus ganancias y al mismo tiempo seguir cumpliendo tus metas y objetivos.

• Responde rápidamente a problemas: debido a que los flujos de trabajo modernos generalmente se mantienen en software, los equipos pueden actualizar los diagramas rápidamente a medida que cambian los requisitos, las expectativas del cliente o las condiciones del mercado. 

• Automatizar procesos: un flujo de trabajo puede ayudarte a identificar tareas sencillas que se pueden automatizar, como enviar elementos de trabajo de un empleado a otro en un proceso que requiere que varias personas realicen tareas específicas en determinado orden. La automatización permite fácilmente analizar las operaciones de la empresa, observar las tendencias, prepararse para enfrentar los riesgos y planificar la expansión del negocio.