Intégrez la priorité au numérique dans votre culture
L’humain est une créature d’habitudes. Par exemple, les employés qui retournent au bureau peuvent instinctivement revenir à leurs habitudes antérieures à la pandémie, comme le fait de n’utiliser qu’un tableau blanc physique pour prendre des notes pendant les réunions. Par conséquent, ils se priveront de précieux documents numériques pour consigner leurs idées et leurs décisions, et risqueront d’exclure leurs collègues qui travaillent à distance.
Pour véritablement ancrer la collaboration axée sur le numérique dans votre culture, vous devez aider votre personnel à comprendre comment mettre le numérique en pratique.
« La culture ne concerne pas seulement les valeurs que nous défendons, mais aussi la manière dont nous les incarnons dans nos activités quotidiennes. Une culture qui ne parvient pas à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail - qui ne soutient pas la flexibilité, la collaboration et l’inclusion - est une culture qui aura du mal à réussir dans le monde professionnel moderne. »
—Jeff Boggess, directeur du marketing produit, Avocor
Commencez par identifier les domaines les plus accessibles où la collaboration numérique pourrait avoir le plus d’impact, par exemple :
- Réunions récurrentes. Lorsque vous rencontrez régulièrement le même groupe de personnes, une approche numérique peut aider l’équipe à enregistrer des notes partagées, à harmoniser les éléments d’action et à aider les collaborateurs qui n’ont pas pu participer à rester informés. Utilisez une solution numérique, par exemple un document Google ou un tableau Lucidspark, comme principal outil de communication avant, pendant et après la réunion.
- Commentaires et réactions. « Privilégiez les réunions ou les activités au cours desquelles les participants partagent des livrables, examinent les progrès réalisés, font part de leurs commentaires sur les résultats et planifient les actions suivantes », explique Christopher Bailey, consultant principal en services professionnels chez Lucid. Par exemple, en adoptant une approche numérique pour les cérémonies agiles, telles que les revues de sprint, les parties prenantes peuvent facilement faire part de leurs commentaires et de leurs idées, et vous disposerez d’un document numérique vous permettant de consulter leurs contributions à tout moment.
- Brainstorming et planification. Vous pouvez réfléchir sur un tableau blanc physique, essayer de prendre une photo de vos post-its et élaborer manuellement un plan d’action. Ou bien vous pouvez faire un brainstorming sur une zone de travail numérique, synthétiser votre réflexion en quelques clics et transformer automatiquement vos idées en éléments d’action. Cette dernière approche, qui privilégie le numérique, est beaucoup plus inclusive, efficace et réalisable.
Pour aider réellement les équipes à adopter ce comportement, les cadres peuvent montrer l’exemple et étant les premiers à ajouter un format numérique à leurs réunions ou autres activités de collaboration.
Dites à votre équipe : « Nous allons expérimenter, nous allons apprendre. Cela risque d’être un peu compliqué au début, mais nous trouverons une solution ensemble. Cela permet d’alléger la pression qui pèse sur les gens, car vous actez que toute l’équipe apprend ensemble. »
—Dan Lawyer, chef de produit, Lucid
Pour renforcer la culture numérique, M. Rosenbaugh suggère de s’appuyer sur des devises telles que « Toutes les réunions dans Lucidspark » ou « Tous les processus documentés dans Lucidchart ». Pour de nombreuses équipes, il est utile de documenter ces bonnes pratiques établies collectivement dans une charte d’équipe. Une charte d’équipe formalise un peu la collaboration et élimine toute ambiguïté.
« La création de chartes à l’échelle de l’équipe est essentielle pour permettre aux collaborateurs de prendre la bonne décision et de clarifier leurs attentes. En incluant des éléments tels que les outils qu’ils utilisent en fonction des tâches, le moment où ils travaillent de manière asynchrone ou synchrone, et les attentes en matière de temps de réponse, vous contribuerez grandement à garantir une compréhension partagée des méthodes de travail. »
—Christina Janzer, Vice-présidente principale chargée de la recherche et de l’analyse, Slack
Plus vous créez de clarté autour des bonnes pratiques, plus l’organisation est susceptible de prioriser le numérique. Par exemple, lors de la mise en œuvre de son modèle Virtual First en 2020, Dropbox a reçu des commentaires de la part de ses employés, qui souhaitaient plus de directives concernant la communication asynchrone. Pour y répondre, Dropbox a créé des lignes directrices pratiques et concises appelées « Virtual First Quick Tips », avec des liens vers sa boîte à outils Virtual First, son podcast et bien plus encore.
Dès que les différentes équipes réussissent à mettre en place des formats numériques, partagez ces premiers succès avec l’ensemble de l’organisation. Les équipes s’inspireront les unes des autres et, à terme, ces pratiques deviendront une seconde nature.
Standardisez votre pile technologique
La collaboration axée sur le numérique n’est tout simplement pas possible sans les bons outils. Mais une pile technologique née de la pandémie ne suffira probablement pas. Il est maintenant temps d’examiner de près vos investissements existants.
Demandez-vous :
- Est-il possible de remplacer plusieurs outils par un seul ?
- Quels outils permettront aux équipes techniques et non techniques de travailler ensemble ?
- Comment puis-je faire en sorte que les équipes restent en contact lors des réunions et de manière asynchrone ?
- Quels sont les défis ou les lacunes non traités par nos outils existants ?
« Nous constatons que la partie la plus difficile de la collaboration au sein d’une équipe distribuée est la gestion de la manière dont les organisations utilisent leurs connaissances internes. Les équipes ont du mal à maintenir les connaissances de leur entreprise précises, à jour et utiles. De nombreux outils ne fournissent tout simplement pas les flux de travail nécessaires pour lutter contre ce problème avant qu’il ne soit trop tard. »
—Addison Shultz, responsable des relations développeurs, GitBook
Vous avez besoin d’un peu d’aide pour démarrer ? Voici quelques outils de collaboration numérique indispensables :
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Outils de communication : choisissez un outil unique pour faciliter la communication numérique au sein de votre organisation, tel que Slack, Google Workspace ou Microsoft 365. Bien que ces canaux de communication ne doivent pas être les seuls utilisés, ils constituent un excellent moyen pour les équipes de partager des informations concises, de poser des questions et d’établir des liens.
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Collaboration visuelle : comme le dit M. Lawyer, « le langage humain est imprécis » et nous ne pouvons tout simplement pas nous fier uniquement au texte pour une collaboration numérique efficace. Avec des visuels, vous pouvez clairement montrer les liens entre des idées complexes, des plans, des systèmes et bien plus encore, ce qui accélère la compréhension. De plus, l’utilisation de logiciels de collaboration visuelle, notamment le tableau blanc virtuel et les diagrammes, permet de créer automatiquement des artefacts numériques qui servent de schéma directeur pour l’entreprise et améliorent la transparence.
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Logiciel de gestion de projet : quel que soit l’endroit où les équipes travaillent, le suivi des projets dans un outil numérique basé sur le cloud (comme Asana, monday.com, Jira, Smartsheet et d’autres) aidera tout le monde à rester en phase. Jackpot si votre logiciel de gestion de projet s’intègre à votre plateforme de collaboration visuelle !
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Logiciel d’enregistrement vidéo : l’un des grands avantages de la collaboration numérique réside dans sa capacité à réduire le nombre de réunions en transférant certaines activités vers des formats numériques asynchrones. Des outils d’enregistrement vidéo tels que Loom ou Zight permettent aux utilisateurs d’enregistrer des vidéos (souvent en association avec d’autres outils numériques) pour expliquer des sujets, fournir des mises à jour ou donner des instructions sur un projet. Et contrairement à la réunion éphémère, les collaborateurs peuvent consulter cette vidéo à tout moment.
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Outils de gestion des documents : trouver des moyens numériques pour partager et centraliser la documentation de votre organisation permet à toutes les équipes d’innover plus rapidement. Des solutions comme Dropbox peuvent aider les équipes axées sur le numérique à stocker et à partager facilement les informations importantes. Lorsque vous choisirez une solution, vous devrez également tenir compte des différents cas d’utilisation et besoins de vos collaborateurs. Par exemple, les équipes d’ingénieurs peuvent bénéficier d’un outil de gestion technique tel que GitBook.
- Écrans tactiles interactifs : Pour les équipes en personne ou hybrides, l’installation d’écrans tactiles interactifs (tels que le Google Board 65 d’Avocor) dans les bureaux combine le meilleur des expériences physiques et numériques. Et lorsque ces écrans tactiles sont intégrés à un logiciel de collaboration visuelle, tous les participants peuvent contribuer de la même manière au tableau blanc. « Les écrans tactiles interactifs ne sont pas uniquement destinés aux présentations, explique M. Boggess. Ils constituent une zone de travail pour le brainstorming collectif, la résolution de problèmes et les réunions nécessitant une prise de décision. »
