Integrieren Sie Digital-First in Ihre Unternehmenskultur
Es liegt in der Natur des Menschen, in vertraute Gewohnheiten zurückzufallen. Zum Beispiel könnten Mitarbeitende, die ins Büro zurückkehren, instinktiv zu den Routinen vor der Pandemie im Büro zurückkehren, wie etwa nur ein physisches Whiteboard zu verwenden, um während der Besprechungen Notizen zu machen. Folglich verpassen sie wertvolle digitale Aufzeichnungen ihrer Ideen und Entscheidungen und laufen Gefahr, ihre Remote-Teammitglieder auszuschließen.
Um die Digital-First-Kollaboration wirklich in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern, müssen Sie Ihren Mitarbeitenden dabei helfen zu verstehen, wie sie Digital-First in der Praxis umsetzen können.
„Bei der Unternehmenskultur geht es nicht nur um die Werte, für die wir eintreten, sondern auch darum, wie sie im Alltag gelebt werden. Mit einer Unternehmenskultur, die nicht an die neuen Arbeitsweisen angepasst ist, die Flexibilität, Kollaboration und Integration nicht unterstützt, werden Sie es schwer haben, in der modernen Unternehmenslandschaft erfolgreich zu sein.“
-Jeff Boggess, Direktor für Produktmarketing, Avocor
Beginnen Sie damit, die am leichtesten zugänglichen Orte zu identifizieren, an denen die digitale Kollaboration die größte Wirkung entfalten könnte, wie z. B.:
- Wiederkehrende Besprechungen. Wenn Sie sich regelmäßig mit der gleichen Gruppe von Personen treffen, kann ein Digital-First-Ansatz der Gruppe helfen, gemeinsame Notizen zu erfassen, sodass alle und insbesondere Teammitglieder, die das Treffen verpasst haben, auf dem neuesten Stand sind. Verwenden Sie eine digitale Lösung – wie ein Google Doc oder ein Lucidspark-Board – als primären Kontaktpunkt, während und nach der Besprechung.
- Bewertungen und Feedback. „Suchen Sie nach Meetings oder Aktivitäten, bei denen die Teilnehmenden Ergebnisse austauschen, den Fortschritt überprüfen, Feedback zu den Ergebnissen abgeben und Folgemaßnahmen planen“, so Christopher Bailey, Principal Professional Services Consultant bei Lucid. Wenn Sie beispielsweise bei agilen Prozessen wie Sprint-Reviews einen Digital-First-Ansatz verfolgen, können Ihre Stakeholder ganz einfach Feedback und Ideen einbringen, und Sie haben eine digitale Aufzeichnung, um jederzeit auf ihre Beiträge verweisen zu können.
- Brainstormings und Pläne. Sie könnten Ihre Ideen auf einem physischen Whiteboard entwickeln, versuchen, ein Foto von Ihren Notizen zu machen und manuell einen Aktionsplan erstellen. Oder Sie können ein Brainstorming auf einer digitalen Arbeitsfläche durchführen, Ihr Brainstorming mit ein paar Klicks zusammenfassen und Ihre Post its automatisch in Aktionspunkte umwandeln. Der letztere, Digital-First-Ansatz ist viel umfassender, effizienter und umsetzbarer.
Um Teams dabei zu helfen, dieses Verhalten zu übernehmen, können Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und als Erste ihre Meetings oder andere kollaborative Aktivitäten digital gestalten.
„Sagen Sie Ihrem Team: ,Wir werden experimentieren, wir werden lernen. Am Anfang wird es vielleicht etwas chaotisch sein, aber wir werden es gemeinsam schaffen. Das nimmt eine Menge Druck von den Leuten, weil das gesamte Team jetzt gemeinsam lernt.'“
-Dan Lawyer, leitender Produktmanager, Lucid
Um die Digital-First-Kultur zu stärken, schlägt Rosenbaugh vor, sich auf Mantras wie „Jedes Meeting in Lucidspark!“ oder „Jeder Prozess wird in Lucidchart dokumentiert!“ zu stützen. Für viele Teams ist es von Vorteil, diese bewährten Verfahren, die sie gemeinsam festlegen, in einer Teamvereinbarung zu dokumentieren. Eine Teamvereinbarung verleiht der Art und Weise, wie ein Team zusammenarbeitet, ein gewisses Maß an Formalität und beseitigt Unklarheiten.
„Die Erstellung von Vereinbarungen auf Teamebene ist wichtig, damit die Teams die für sie richtige Entscheidung treffen und die Erwartungen klären können. Wenn Sie beispielsweise angeben, welche Tools sie für welche Aufgaben verwenden, wann sie asynchron und wann sie synchron arbeiten und welche Reaktionszeiten erwartet werden, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, wie die Arbeit abläuft.“
-Christina Janzer, SVP für Forschung und Analyse, Slack
Je mehr Klarheit Sie über bewährte Praktiken schaffen können, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Unternehmen Digital-First einführt. Dropbox zum Beispiel hat seit der Einführung seines Virtual-First-Modells im Jahr 2020 das Feedback der Mitarbeitenden erhalten, dass sie mehr Richtlinien für die asynchrone Kommunikation benötigen. Deshalb hat Dropbox einen umsetzbaren, leicht verständlichen Leitfaden mit dem Namen „Virtual First Quicktipps“ erstellt, der Links zu einem Virtual-First-Toolkit, Podcast und mehr enthält.
Wenn verschiedene Teams mit digitalen Formaten erfolgreich sind, sollten Sie diese ersten Erfolge im gesamten Unternehmen teilen. Die Teams werden sich gegenseitig inspirieren, und schließlich werden diese Praktiken zur selbstverständlichen Gewohnheit werden.
Standardisieren Sie Ihren Tech-Stack
Digital-First-Kollaboration ist ohne die richtigen Tools einfach nicht möglich. Aber ein pandemiebedingter Tech-Stack wird wahrscheinlich nicht ausreichen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre bestehenden Investitionen genau unter die Lupe zu nehmen.
Fragen Sie sich:
- Besteht die Möglichkeit, mehrere Tools durch ein einziges Tool zu ersetzen?
- Welche Tools ermöglichen die Zusammenarbeit technischer und nicht-technischer Teams?
- Wie kann ich die Verbindung von Teams sowohl in Meetings als auch asynchron aufrechterhalten?
- Welche Herausforderungen oder Lücken bleiben durch unsere vorhandenen Tools bestehen?
„Wir sind der Meinung, dass der schwierigste Teil der Zusammenarbeit in einem verteilten Team darin besteht, die Art und Weise zu verwalten, wie Organisationen ihr internes Wissen nutzen. Das heißt, die Teams haben Schwierigkeiten, ihr Unternehmenswissen genau, aktuell und nützlich zu halten. Viele Tools bieten einfach nicht die notwendigen Workflows, um dieses Problem zu bekämpfen, bevor es zu spät ist.“
–Addison Shultz, Leiterin Entwicklerbeziehungen, GitBook
Brauchen Sie ein wenig Hilfe beim Einstieg? Hier sind ein paar unverzichtbare Tools für die digitale Kollaboration:
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Kommunikationstools: Wählen Sie ein einheitliches Tool wie Slack, Google Workspace oder Microsoft 365, um die digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Diese Tools sollten zwar nicht Ihr einziger Kommunikationskanal sein, bieten Teams jedoch eine hervorragende Möglichkeit, kurze Updates auszutauschen, Fragen zu stellen und sich zu vernetzen.
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Visuelle Kollaboration: Wie Lawyer sagt: „Die menschliche Sprache ist unpräzise.“ Für eine effektive digitale Kollaboration können wir uns einfach nicht allein auf Text verlassen. Mit visuellen Elementen können Sie die Zusammenhänge zwischen komplexen Ideen, Plänen, Systemen und mehr deutlich darstellen und so das Verständnis beschleunigen. Darüber hinaus führt die Verwendung von Software für die visuelle Zusammenarbeit – einschließlich virtuellen Whiteboards und Diagrammerstellung – zu natürlichen digitalen Artefakten, die als Blueprint für das Unternehmen dienen und so die Transparenz erhöhen.
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Projektmanagement-Software: Ganz gleich, wo Teams arbeiten, die Verfolgung von Projekten in einem cloudbasierten, digitalen Tool (wie Asana, monday.com, Jira, Smartsheet und anderen) hilft allen, auf dem Laufenden zu bleiben. Besonders hilfreich ist es, wenn Ihre Projektmanagement-Software mit Ihrer visuellen Kollaborationsplattform verbunden ist!
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Software zur Videoaufzeichnung: Einer der großen Vorteile der digitalen Kollaboration besteht darin, dass Sie die Anzahl der Meetings reduzieren können, indem Sie einige Aktivitäten in asynchrone digitale Formate übertragen. Videoaufzeichnungstools wie Loom oder Zight ermöglichen es Nutzenden, Videos aufzunehmen (oft in Verbindung mit anderen digitalen Tools), um Themen zu erklären, Updates bereitzustellen oder Projektanweisungen durchzugehen. Und anders als bei flüchtigen Meetings können Teammitglieder bei Bedarf jederzeit auf dieses Video zugreifen.
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Tools zur Dokumentationsverwaltung: Wenn Sie digitale Wege finden, um die Dokumentation Ihres Unternehmens zu teilen und zu zentralisieren, können alle Teams schneller Innovationen entwickeln. Lösungen wie Dropbox können Digital-First-Teams dabei helfen, wichtige Informationen einfach zu speichern und zu teilen. Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie auch die unterschiedlichen Anwendungsfälle und Bedürfnisse der einzelnen Teams berücksichtigen. Beispielsweise können Entwicklungsteams von einem technischen Verwaltungstool wie GitBook profitieren.
- Interaktive Touchscreens: Für Teams, die persönlich oder in hybriden Teams arbeiten, kombinieren interaktive Touchscreens (wie das Google Board 65 von Avocor) in Büros das Beste aus physischen und digitalen Erfahrungen. Und wenn diese Touchscreens in eine Software zur visuellen Kollaboration integriert sind, können alle Teilnehmenden gleichermaßen zum Whiteboard beitragen. „Interaktive Touchscreens sind nicht nur für Präsentationen gedacht“, erklärt Boggess. „Sie sind eine Arbeitsfläche für gemeinsames Brainstorming, das Lösen von Problemen sowie Besprechungen, bei denen Entscheidungen getroffen werden müssen.“
