La lourdeur des réunions affecte durement les entreprises. Le passage au télétravail a supprimé la collaboration informelle et les échanges autour de la machine à café auxquels tant d’employés étaient habitués, ce qui a entraîné une multiplication des réunions. Depuis 2020, leur nombre a augmenté de 13,5 %, et 70 % d’entre elles sont un frein à la concentration et à l’accomplissement des tâches quotidiennes.
Les organisations savent que cette nouvelle culture de réunion épuise leurs employés, sape leur créativité et leur fait perdre un temps précieux. Elles ont besoin d’une nouvelle approche pour préserver leurs cohésion de groupe, l’implication et l’innovation de leurs équipes. Mais laquelle ?
Certaines ont décidé d’arrêter toutes les réunions, ou du moins une grande partie d’entre elles. Cette stratégie peut être efficace, mais seulement si vous avez veillé à mettre en place de nouveaux moyens pour que vos employés puissent partager leurs informations, gérer leurs projets et travailler ensemble. Si une session de planification se transforme en un fil d’e-mails illisible avec plus de 20 réponses (et trois versions différentes d’une feuille de calcul en pièce jointe), avez-vous vraiment renforcé la productivité ou l’implication ? Vous avez peut-être résolu le problème du « trop grand nombre de réunions », mais vous avez créé toute une série de problèmes au passage.
Ne vous découragez pas pour autant ! Il est tout à fait possible de collaborer sans réunions. En effet, cette forme de collaboration, qualifiée d’asynchrone, peut s’avérer bien plus efficace qu’une interminable succession de réunions si elle est abordée de manière stratégique, c’est-à-dire avec la bonne combinaison de techniques et d’outils.
Grâce aux conseils des entreprises leaders en matière de collaboration asynchrone - Loom, Asana, CloudApp et notre propre équipe chez Lucid - ce guide vous permettra de découvrir des stratégies éprouvées pour stimuler la productivité, l’engagement et l’innovation.
Qu’est-ce que la collaboration asynchrone ?
La collaboration asynchrone est une forme de collaboration non programmée dans laquelle les participants contribuent à des moments différents, et non en temps réel. Contrairement à la collaboration synchrone, qui exige que chacun soit présent à un moment précis pour intervenir, elle permet aux participants de laisser des messages, de partager des idées ou de formuler des commentaires au moment qui leur convient le mieux.
Vous connaissez sans doute déjà certaines formes de communication asynchrone, comme l’envoi d’e-mails ou la rédaction de commentaires dans un document partagé. La collaboration asynchrone permet aux participants d’apporter leur contribution en fonction de leur emploi du temps, ce qui peut réduire considérablement le nombre de réunions auxquelles les employés doivent assister.
Avantages de la collaboration asynchrone
Le travail asynchrone réduit la lourdeur des réunions, mais ses avantages ne s’arrêtent pas là. En effet, ce type de communication peut être le catalyseur nécessaire pour permettre aux organisations d’optimiser leur fonctionnement et, en fin de compte, d’améliorer leurs résultats. Voici quelques avantages de la collaboration asynchrone, étayés par des données :
Elle dope l’efficacité : le récent Anatomy of Work Index d’Asana a révélé que les employés consacrent 58 % de leur temps au « travail sur le travail » et 129 heures à des réunions inutiles chaque année. La collaboration asynchrone est un moyen de récupérer ce temps précieux.
« En permettant aux employés de consulter les actions et les messages, et d’y répondre quand ils le souhaitent, vous leur donnez la flexibilité et l’espace nécessaires pour se concentrer sur des tâches essentielles et à fort impact. » —Billy Blau, responsable du développement métier chez Asana
Elle convient à tous les styles de collaboration : les études menées par Lucid montrent que 56 % des employés estiment que les participants les plus énergiques et les plus actifs dominent les réunions. La collaboration asynchrone permet d’uniformiser les règles du jeu.
« Avec le travail asynchrone, les personnes qui ont besoin de réfléchir longuement, de planifier et d’organiser leurs pensées avant une échéance peuvent le faire au moment où ils sont le plus efficaces. » —Scott Smith, PDG de CloudApp
Elle connecte les équipes dispersées : la demande des employés pour des conditions de travail flexibles n’a jamais été aussi forte. 65 % d’entre eux préféreraient un environnement exclusivement en télétravail et 32 % un environnement hybride. Mais il n’est pas toujours facile de susciter une collaboration efficace entre des effectifs dispersés. Grâce à la collaboration asynchrone, les équipes peuvent travailler ensemble où et quand elles le souhaitent, sans perte de productivité.
« Les travailleurs d’aujourd’hui attendent de la flexibilité, que ce soit en matière de situation géographique, d’horaires ou de télétravail. La collaboration asynchrone répond à ces attentes, en permettant aux équipes de faire avancer les projets de la manière qui convient le mieux à leur emploi du temps. » —Dan Lawyer, directeur produit chez Lucid
Elle renforce l’innovation : en éliminant les barrières géographiques et temporelles, la collaboration asynchrone permet aux organisations de recueillir des contributions plus variées et, par conséquent, d’accélérer l’innovation. Une étude du Boston Consulting Group a ainsi révélé que les organisations dont la diversité est supérieure à la moyenne réalisent 45 % de leur chiffre d’affaires grâce à l’innovation.
Elle favorise la transparence : les organisations réservent trop souvent les explications importantes aux réunions synchrones. Les personnes qui n’y assistent pas, parce qu’elles ne travaillent pas encore sur ce projet ou parce qu’elles ne sont pas disponibles à ce moment-là, n’y ont alors pas accès.
« Les réunions génèrent souvent des lacunes dans les connaissances des uns et des autres, et vous obligent à avoir des conversations en double pour mettre tout le monde au courant. La communication asynchrone permet à l’entreprise de capturer ces connaissances dans un format documenté et facilement évolutif. » —Anique Drumright, directrice de l’exploitation chez Loom
Elle améliore la satisfaction au travail : lorsque l’emploi du temps d’un employé n’est pas dicté par des réunions, il a plus de contrôle sur la répartition de ses heures de travail. Or, les études révèlent que les salariés sont plus heureux lorsqu’ils sentent qu’ils ont la confiance de leur entreprise et qu’ils disposent d’une certaine autonomie. Selon le Harvard Business Review, une réduction de 40 % des réunions rend non seulement les employés plus productifs, mais augment également leur satisfaction de 52 %.
