Como fazer brainstorms eficazes

O brainstorming é uma prática essencial para equipes inovadoras. Mas você provavelmente sabe que sessões ineficazes podem ser um desastre total. Metas indefinidas, personalidades dominantes e participantes descompromissados são o que podem dar uma má fama a essa técnica poderosa.

Se você sente que sua equipe está patinando em brainstormings pouco eficazes, que são mais performáticos do que produtivos, estamos aqui para ajudar.

Seja você um líder, um facilitador regular ou um participant, forneceremos as diretrizes de brainstorming necessárias para maximizar o impacto e a colaboração eficaz em suas equipes.

Qual é o objetivo do brainstorming?

Embora existam muitos métodos de brainstorming, como brainwalking, brainwriting e starbursting, todos eles compartilham os mesmos objetivos fundamentais de capacitar as equipes a:

• Gerar grandes quantidades de ideias rapidamente: com um problema relevante para resolver, uma agenda cheia de contexto fornecida com antecedência e um facilitador focado, uma sessão de brainstorming pode gerar rapidamente muitas ideias de alta qualidade.

• Envolver as partes interessadas logo no início do processo: fazer um brainstorming com as principais partes interessadas desde o início pode economizar tempo, eliminando ideias que não são viáveis ou que carecem do pessoal necessário para torná-las bem-sucedidas.

• Acolher múltiplas perspectivas: cada participante terá insights exclusivos baseados em seu cargo, equipe, histórico e personalidade, e o brainstorming é uma das melhores maneiras de envolver vozes diversas desde o início.

• Descobrir oportunidades de inovação: muitas vezes pensamos no brainstorming no contexto da produção de algum tipo de produto final (como um ativo de marketing, uma imagem ou um produto literal). Mas o brainstorming para a melhoria de processos pode descobrir tantas oportunidades de inovação como negócio quanto para impactar seus resultados financeiros.

• Construir união e conectividade na equipe: desenvolver bons hábitos de brainstorming — e familiaridade com a forma como sua equipe pensa e idealiza — traz recompensas mais tarde, quando você tiver problemas desafiadores para enfrentar, porque saberá a quem atribuir determinados projetos e como se preparar para o sucesso. Bons brainstorms também podem melhorar a adesão, o desempenho e o moral, pois os membros da equipe puderam expressar suas opiniões sobre um projeto.

Também pode ajudar lembrar de onde veio o conceito de brainstorming e para que ele foi projetado originalmente. A clássica reunião de brainstorming foi desenvolvida em 1939 pelo executivo de publicidade Alex Osborn. Buscando uma maneira de melhorar a qualidade e a quantidade de ideias para campanhas publicitárias dentro da equipe, Osborn começou a organizar sessões de colaboração em grupo. He descobriu que, quando a equipe se reunia, era muito mais eficaz na geração de ideias originais e criativas.

Diretrizes para o brainstorming

Para preparar seu brainstorm para o sucesso, é importante seguir algumas diretrizes básicas para cada estágio do processo de brainstorming.

Antes do brainstorm

Envie uma agenda

Ao preparar uma agenda com antecedência, você alcança duas coisas:

1. Você esclarece seu próprio pensamento e pesquisa o problema a ser resolvido, em vez de transferir o fardo de compreendê-lo imediatamente para os outros. Essa preparação pode ajudar você a focar nas pessoas certas a convidar, em vez de incluir indivíduos que na verdade não precisam estar lá.

2. Você demonstra respeito ao tempo, à atenção e à criatividade das pessoas que está convidando, fornecendo contexto e a oportunidade de refletirem profundamente com antecedência e fazerem perguntas para esclarecimento. Isso é especialmente impactante para colaboradores mais introvertidos que não se saem tão bem participando de imediato. Pesquisas mostram que as pessoas tendem a produzir ideias melhores quando pensam sozinhas primeiro. Depois, quando o grupo se reúne com suas ideias preparadas, ele consegue colaborar de forma mais eficaz para identificar e desenvolver as melhores soluções.

Se você for convidado para uma sessão de brainstorming sem uma agenda, peça uma! A falta de contexto gera confusão para todos na lista de convidados, e manifestar-se garante que o tempo gasto seja realmente eficaz.

As ideias mais focadas surgem quando o grupo se alinha ao problema específico e aos limites que o cercam. Ao esboçar a agenda, defina suas restrições, como orçamento, cronograma, limitações técnicas e requisitos de marca para moldar o resultado. Formule a sessão com uma pergunta estimulante, como “Quais são as maneiras de aumentar as vendas no próximo trimestre?” e compartilhe-a com um ou dois dias de antecedência. Fornecer essa clareza desde o início capacita sua equipe a chegar informada.

Configure sua tela de reunião na Lucid

Ao registrar tudo em um local central, como um espaço da equipe, você pode migrar perfeitamente da idealização ao vivo em grupo para a triagem assíncrona de ideias — ou vice-versa, se preferir fazer o brainstorming de forma assíncrona e depois se reunir para discutir as ideias ao vivo.

Link do modelo e imagem: https://lucid.co/templates/meeting-agenda-template

Legenda: Use nosso modelo gratuito de agenda de reunião para informar os participantes e manter o brainstorm nos trilhos.

Entenda os estilos de colaboração de preferência da sua equipe

Seja você o facilitador de uma sessão de brainstorming ou apenas um participante, entender os estilos de colaboração do seu grupo pode ajudar a adaptar a discussão para que todos se sintam ouvidos.

Esse também é um bom momento para verificar se uma reunião ao vivo é o melhor formato para o trabalho ou se você obterá melhores contribuições de forma assíncrona primeiro (o que pode ser até totalmente assíncrono). Existem muitas maneiras diferentes de conduzir uma sessão de brainstorming eficaz, e o formato do brainstorming importa menos do que o fato de ele atender às necessidades e metas do grupo.

Durante o brainstorm

Escolha uma estrutura ou modelo

Pode ser um desafio equilibrar brainstorms livres com uma idealização estruturada.

O uso de um modelo como estrutura para o seu brainstorming fornece organização suficiente para focar sua idealização em um problema específico, sem deixar de abrir espaço para documentar novas ideias.

Os modelos também reduzem a barreira de engajamento para os membros mais reservados da equipe, pois fornecem uma estrutura que facilita a geração de ideias, em vez de fazê-los encarar uma tela em branco.

^Abra nosso modelo de brainstorming para ajudar a guiar seu grupo em uma sessão de idealização produtiva.

Se você deseja um conjunto simples de diretrizes para reforçar ao usar um modelo, os princípios clássicos de brainstorming de Alex Osborn se adaptam bem às sessões modernas:

• Focar na quantidade para que o grupo gere muito material bruto antes de afunilar.

• Evitar críticas para impedir que as pessoas se censurem logo no início.

• Acolher ideias incomuns porque ideias exclusivas geralmente abrem caminho para grandes descobertas.

• Combinar e aprimorar ideias para que o grupo construa soluções mais fortes em vez de tratar as ideias como algo precioso ou imutável.

Não se preocupe com ideias duplicadas

Existe uma tendência de fazer uma filtragem própria ao descarregar os pensamentos e excluir ideias duplicadas em nome da eficiência. Isso é contraproducente, pois ideias semelhantes dos membros da equipe podem indicar um consenso natural. Parar para filtrar ideias duplicadas também desacelera sua idealização.

Lembre-se: sempre haverá tempo para consolidar depois que a equipe tiver tempo de considerar o que foi gerado durante o brainstorm. Na Lucid, você pode organizar e resumir ideias rapidamente com a Lucid AI.

Defina um cronômetro

As restrições podem ser úteis em sessões de brainstorming (especialmente quando você tem pouco tempo com seu grupo), e definir um cronômetro é uma das restrições mais fáceis que você pode introduzir.

Tente dividir seu brainstorming em blocos distintos — como descarga de ideias, avaliação em grupo e votação — e defina cronômetros para cada um. Essa estrutura pode ajudar você a manter o ritmo durante todo o brainstorm. Ela também evita o desgaste que pode acontecer quando as equipes passam tempo demais em uma fase do brainstorm, bem como a correria no final das reuniões quando percebem que se estenderam muito em um assunto paralelo e não chegaram aos itens mais importantes.

Na prática, muitas equipes acham que sessões mais curtas podem melhorar o foco — especialmente se os participantes se prepararem com antecedência. Reuniões mais curtas ajudam a manter o grupo focado. Quando você tem tempo limitado para expor todas as ideias, as pessoas tendem a manter o foco. Planeje apenas 15 a 30 minutos. Uma reunião mais curta significa que seu grupo precisará vir preparado e que você precisará de uma agenda clara.

Dica de especialista: preste atenção também ao horário em que você agenda a reunião. O final da tarde costuma ser o momento em que as pessoas estão mais lentas e mentalmente fatigadas — e olhando para o relógio até poderem ir para casa. Essa não é uma boa receita para a inovação.

Divida-se em grupos menores

Se você tem um grande problema para resolver, dividir seu grupo em subgrupos menores pode ser uma abordagem vantajosa, idealmente com no máximo 10 pessoas.

Grupos menores podem ajudar a gerar mais ideias de qualidade, já que cada pessoa terá mais oportunidade de falar ao passar a maior parte do brainstorming em um grupo de três ou quatro pessoas, em vez de lutar por atenção em um grupo grande. Assim que o tempo acabar, reúna o grupo inteiro novamente para compartilhar as ideias.

Se você estiver usando a Lucid, poderá fazer isso facilmente com quadros de atividades em grupo.

Convide uma equipe diversa de pessoas para descobrir novas ideias e abordagens para um problema. Não convide pessoas que estejam muito distantes do assunto — o objetivo é incentivar o diálogo e a adesão a esse processo. Se o problema não for relevante para uma pessoa ou se ela estiver muito afastada dele, terá mais dificuldade para contribuir de forma significativa para a discussão.

Aproveite a Lucid AI

Às vezes, a parte mais difícil de um brainstorm é dar o pontapé inicial. A Lucid AI pode injetar na sua sessão de brainstorming a faísca necessária para o sucesso. Esse recurso ajuda você e sua equipe a gerar, organizar e resumir os conteúdos do seu brainstorm, criar elementos visuais e muito mais.

Mesmo com o suporte da IA, você obterá resultados melhores se o facilitador proteger ativamente a sessão contra armadilhas comuns, como o pensamento de grupo e o bloqueio (onde apenas uma pessoa pode falar por vez e as outras perdem suas ideias enquanto ouvem).

Uma maneira confiável de combater essas armadilhas é começar com a geração individual e silenciosa de ideias, como digitar em notas adesivas virtuais, e depois compartilhar com o grupo.

Após o brainstorm

Revisite suas metas

Após o brainstorm, revise a agenda e as ideias no quadro fazendo as seguintes perguntas:

• Alcançamos nossa meta?

• Isso atende à necessidade do cliente que nos propusemos a resolver?

• Temos uma variedade suficiente de ideias ou existem outros caminhos que precisamos explorar?

• Existe potencial suficiente para aprofundar as ideias que temos para atender às necessidades deste projeto?

• Nossas ideias são viáveis considerando o escopo, o cronograma e o orçamento do projeto?

• Fomos devidamente profundos e inovadores em nosso pensamento?

Não tenha medo de agendar mais tempo

Às vezes, un problema é grande demais para ser resolvido em 30 ou 60 minutos. Supondo que a discussão tenha sido produtiva e os participantes tenham se engajado, considere agendar mais tempo de brainstorming para uma data posterior, conforme necessário.

Você pode convidar um grupo menor na segunda vez para manter a discussão mais focada, e deve incentivar os participantes a consultar as notas da primeira sessão para tratar a reunião adicional como uma continuação da discussão, e não como um recomeço do zero.

Priorize as ideias a desenvolver e defina itens de ação

À medida que avança no trabalho de brainstorming, comece a convergir em torno de ideias e a definir prioridades com base nas discussões com sua equipe. Conforme o projeto se desenvolve, você pode até converter suas ideias em Lucid Cards para colocar as tarefas em movimento. A melhor parte é que o Lucid Cards se integra a aplicativos populares de gerenciamento de projetos e produtos, como airfocus, Jira e Azure DevOps, para que você possa sincronizar informações instantaneamente e manter o controle.

Agradeça aos participantes

Essa é fácil! Enviar uma mensagem personalizada para um de seus colaboradores, reconhecendo uma ideia exclusiva dele que você gostou ou seu engajamento na sessão, pode fortalecer o moral da equipe e inspirar as pessoas a se engajarem ainda mais em futuras sessões de brainstorming, porque sentem que sua voz é valorizada.

Equívocos comuns sobre o brainstorming e como corrigi-los

Equívoco nº 1: o brainstorming é apenas para equipes que lidam com o produto

Se você supõe que não precisa fazer brainstorming regularmente porque não faz parte das equipes de produto, design, marketing ou outras equipes criativas, pense bem.

Todos na sua empresa podem e devem ser defensores da inovação, e o brainstorming eficaz é fundamental para desbloquear a inovação em sua função. Você pode aplicar o brainstorming a melhorias de processos, design organizacional ou técnicas de abordagem de vendas tanto quanto a lançamentos de produtos e campanhas de marketing.

Equívoco nº 2: existe apenas uma maneira de fazer brainstorming

Quando a maioria das pessoas pensa em brainstorms, provavelmente pensa na aplicação mais comum do brainstorming: reunir-se em grupo, lançar um monte de ideias aleatórias sem qualquer estrutura, conversar sobre algumas das preferidas e ir embora.

Embora discussões livres como essa tenham seu lugar, se essa for sua única experiência com o brainstorming, não é de admirar que ele não funcione para muitas equipes. A realidade é que existem muitos métodos para fazer brainstorming.

Aqui estão três estruturas alternativas de brainstorming que você pode testar:

Brainwriting: foca em fazer com que os participantes escrevam ideias anonimamente de forma assíncrona em um quadro compartilhado primeiro, para depois discuti-las e complementá-las. O brainwriting remove o viés do processo de brainstorming porque as pessoas não podem julgar a ideia com base em quem a compartilhou e em como ela foi compartilhada. Isso dá às pessoas mais tempo para refletir antes de falar.

^Abra nosso modelo de brainwriting para gerar muitas ideias em pouco tempo

Brainstorming reverso: em vez de pensar em um problema para depois determinar as soluções possíveis, o brainstorming reverso inverte o roteiro ao forçar você a considerar como alcançaria o oposto exato do que deseja.

^Adote uma abordagem exclusiva para resolver problemas com nosso modelo de brainstorming reverso

Mapeamento mental: os mapas mentais são diagramas não lineares usados para capturar ideias organicamente e fazer conexões com ramificações de ideias frouxamente conectadas a um tópico ou pergunta inicial principal. Esses diagramas podem ajudar seu brainstorming a ser mais visual desde o início, em vez de focar excessivamente em conversas e na redação de longas explicações de ideias. Você pode até usar a Lucid AI para criar um mapa mental e gerar ramificações de ideias, estimulando sua criatividade.

^Visualize a conexão entre as ideias com nosso modelo de mapa mental

Teste esses modelos e explore ainda mais técnicas de brainstorming para descobrir quais funcionam melhor para sua equipe!

Equívoco nº 3: o brainstorming serve apenas para ideias totalmente novas

De jeito nenhum! Considere também organizar uma sessão de brainstorming para:

• Como você pode reaproveitar ou combinar trabalhos existentes em novas entregas

• Como você pode revisitar um quadro de brainstorming anterior em busca de insights que possam ter sido esquecidos, em vez de começar do zero

• Maneiras de eliminar fluxos de trabalho duplicados e consolidar o trabalho entre equipes de funções cruzadas

Dicas para obter um engajamento profundo durante os brainstorms da equipe

Mesmo as equipes que dominam os fundamentos e as melhores práticas podem notar que seus brainstorms às vezes falham. Não se preocupe — isso é comum e não significa que você esteja fazendo algo errado. Muitas empresas ainda lutam para realizar brainstormings de forma eficaz com equipes remotas ou híbridas.

Um brainstorming eficaz é parte ciência, parte arte e parte magia: você pode fazer tudo certo para cultivar um ambiente de colaboração eficaz, mas, em última análise, não pode forçar o engajamento.

Se você deseja aumentar o engajamento na sua equipe, aqui estão algumas dicas que podem ter um impacto positivo duradouro em sua capacidade de organizar sessões de brainstorming presenciais ou virtuais eficazes.

Deixe seu cargo e nível profissional do lado de fora

O fenômeno do HiPPO (a pessoa mais bem paga do escritório) dominar as discussões de brainstorming existe por um motivo e é um sintoma de pessoas que trazem muito de si mesmas e de seus egos para uma sessão de brainstorming, em vez de focarem na qualidade das ideias. Se você conseguir incentivar as pessoas a deixarem seus cargos do lado de fora (por exemplo, um designer não precisa compartilhar apenas ideias sobre design, e um engenheiro pode compartilhar ideias de marketing), elas ficarão menos intimidadas em compartilhar ideias — e você poderá se surpreender com o que as pessoas estão dispostas a compartilhar.

Para facilitar isso, reforce a norma de “não julgar durante a idealização” para que as pessoas não se sintam punidas por assumirem riscos criativos. Remover a crítica da equação cria um ambiente para compartilhar pensamentos e ideias livremente, sem medo de julgamento ou de ser considerado errado ou estúpido.

E quando alguém compartilhar algo que pareça extravagante, trate isso como uma contribuição útil — porque geralmente é mais fácil refinar um conceito ousado do que inventar um do zero. Alex Osborn disse: "É mais fácil suavizar uma ideia maluca do que pensar em uma nova."

Faça o acompanhamento e cumpra as promessas todas as vezes

Ninguém gosta de sentir que perdeu tempo, e é fácil ficar desapontado com pedidos regulares de brainstorming quando você vê suas ideias não serem utilizadas.

Se você estiver facilitando uma sessão de brainstorming, precisa levar as etapas de acompanhamento a sério para que os participantes saibam exatamente quais ações estão sendo tomadas como resultado das ideias geradas. E se houver motivos para não prosseguir com uma determinada ideia, fornece contexto sobre o porquê — quando você é transparente em seus argumentos, ajuda as pessoas a continuarem se sentindo valorizadas e não as desencoraja a compartilhar ideias estranhas ou malucas no futuro.

Construa relacionamentos reais com as pessoas com quem você trabalha

Não se preocupe — este não é um chamado clichê para conhecer os detalhes íntimos da vida de todos os membros da sua equipe. Mas saber o que motiva alguém profissionalmente, o que os apaixona, como pensam e quais condições permitem que sejam mais criativos é crucial para aprimorar seus brainstorms.

A colaboração visual desbloqueia o melhor brainstorming da categoria

Se você ainda está lutando para ver o objetivo do brainstorming — especialmente porque o trabalho remoto o afastou das sessões físicas de quadro branco —, pode ser que você esteja simplesmente usando a plataforma de colaboração errada. É aqui que entra a Lucid.

O simples uso de um quadro do Lucidspark como sede de todas as suas sessões de brainstorming resolve muitos dos problemas que descrevemos na introdução deste guia:

• As equipes convergem rapidamente em torno de um pequeno número de ideias: fazer um brainstorming na Lucid é mais fácil porque você tem um canvas infinito para lançar ideias em qualquer direção e fazer conexões visuais entre as ideias com linhas de conexão, reações instantâneas de emoji e notas incorporadas em notas adesivas. O uso de um documento ou planilha repleto de texto como documento principal para o brainstorming torna mais difícil para as pessoas participarem e anotarem ideias rapidamente. Embora você possa fazer brainstorming em qualquer produto da Suíte Lucid, o Lucidspark será o mais adequado para esta parte do seu fluxo de trabalho.

• Colaboradores desengajados diminuem a energia, enquanto participantes barulhentos dominam a discussão: com a Lucid, fica mais fácil gerenciar uma variedade de estilos de colaboração — mesmo os extremos. O canvas visual cria um campo de jogo mais equilibrado, onde os colaboradores introvertidos podem usar notas adesivas para capturar suas ideias mais abstratas por escrito antes de compartilhá-las com a equipe, enquanto os colaboradores mais extrovertidos podem canalizar melhor sua energia entusiasmada com recursos como cronômetros e sessões de votação.

• As ideias se perdem enquanto os participantes esperam para compartilhar: quando você cria um quadro do Lucidspark para cada reunião recorrente, nunca precisa se preocupar com a perda de ideias porque cria uma documentação rica e sem esforço à medida que avança. Seu quadro será um artefato duradouro de todas as discussões que você teve e que poderá revisar, complementar ou até mesmo transformar em um modelo para projetos futuros.

• Os brainstorms são agendados sem uma meta clara: como a Lucid se integra perfeitamente ao restante do seu ecossistema tecnológico, você sempre pode ter seu quadro de brainstorming incorporado em todos os lugares onde precisa visualizar e complementar suas ideias. Você pode até incorporar documentação e contexto importantes diretamente no seu quadro da Lucid, economizando tempo sem a necessidade de criar uma agenda do zero.

Para equipes modernas que buscam replicar todas as melhores partes dos brainstormings presenciais em ambientes de trabalho remotos e híbridos, a Lucid fornece a base para descobrir suas melhores ideias e impulsionar a inovação.

Exemplo de brainstorming