チームの生産性や職場の効率にまつわる不安がこれまでにないほど高まっているのはあなただけではありません。
85%のリーダーがが、ハイブリッド勤務へのシフトにより、従業員の生産性を信頼することが難しくなっていると回答しています。
一部のビジネスリーダーは、生産性モニタリングソフトウェアでこれらの懸念に対処しようとしています。しかし、これらの解決策は生産性向上の印象を高めるだけで、忙しそうに見せるためだけにメールを送り、不要な会議をスケジュールするよう従業員に圧力をかけるだけです。
問題は、従業員が、オフィス勤務であろうとリモート勤務であろうと、同じように生産性を低下させる罠にはまりやすいという点にあります。従業員をオフィスに戻しても、次のステップが不明確な非効率な会議、文書のバージョン管理の問題、ミスコミュニケーションは解決しません。
職場で (見せかけだけでなく) 実際に生産性を高めたいなら、もっと深く掘り下げる必要があります。
Lucid では、従業員が画面を見る時間や対面する時間が足りないことが問題なのではなく、非効率的な作業に時間を費やしすぎていることが問題の本質だと気づきました。
そもそも、職場の生産性とは何を指すのでしょうか。
組織がオフィス勤務の義務化や従業員追跡ソフトウェアに頼る主な理由の1つは、生産性をインパクトではなくアクティビティで測定しているためです。
また、キーストローク、デスクでの時間、出席した会議、メールでのアクティビティに関する指標は従業員が忙しくしていることを示しても、その生産性の高さを示すわけではありません。
職場の生産性は、増収、運用コストの削減、顧客満足度など、効率的に具体的なビジネス価値を生み出すインパクトの高いの仕事と捉えるべきです。したがって、従業員が非効率な会議 やメールの情報収集に時間を費やしているようだと、非常に忙しく、かつ非常に非生産的となる可能性があります。Asana が実施した調査によると、従業員はアクティビティに勤務時間の60%を費やしており、それが有意義な仕事にかける時間を奪っています。
生産性を正確に評価するため、リーダーは明確な成果目標を設定し、その進捗を測定すべきです。この記事では、職場の効率と生産性を高め、組織が目標に向かってより早く前進できるよう支援する方法に焦点を当てます。
「私が所属するチームの目標は非常に具体的です。そこにたどり着くための方法は重要ではありません。たどり着けさえすればいいからです。期待する結果を一緒に決め、チームが自律性持って最適な方法を決めるのです。」
—Lucid 最高製品責任者、Dan Lawyer
職場の生産性に大きな影響を与える要素とは何なのでしょうか？
Lucid Software は、職場における生産性とコラボレーションの課題の根本原因を探る委託調査を実施しました。調査で判明した内容は以下の通りです。
労働者は非効率な会議で時間を無駄にし、その後の勢いを失っている
会議は問題解決やつながり構築の貴重な手段になり得ますが、今日では多くの会議が無駄だったり、ファシリテーションが不十分だったりしています。調査によると、34%の従業員が会議を生産的でないと感じ、31%が会議の間で情報が失われることがイノベーションの最大の障壁だと感じています。
従業員は、ただ認識を統一するためのだけに会議に多くの時間を費やしています。そして、次のステップやアクションアイテムが明確でないため、チームが勢いを失う事例があまりに多いのが事実です。
労働者が自由に使えるツールが多すぎる
数年前の突然のテレワークへのシフトは、多くの企業が比較的短期間で新しいツールを導入するきっかけとなりましたが、どうやらそのツールが多すぎたようです。
調査によれば、回答者のほぼ半数 (45%) が職場で5つ以上の生産性向上アプリケーションを使用しており、42%の従業員はツールが多すぎることにフラストレーションを感じています。
さらに、社内のさまざまなチームがさまざまなツールを使用して連携しているため、組織のサイロ化がさらに深刻化しています。調査組織のほぼ半数で技術スタック全体で文書を共有するための標準化された方法がなく、バージョン管理の問題や知識のギャップにつながっています。
労働者が必要な情報を見つけられない
情報がさまざまなツールに分散しているため、仕事を効果的に行うために必要な情報をどこで見つければよいのか分からないことが多くなります。
実際、労働者は週に平均5時間をプロジェクト情報を探すことに費やしており、31%が「プロジェクトリソースをどこで入手すればよいか把握すること」がプロジェクトプロセスに欠けている重要な要素だと感じています。
労働者が目標、計画、プロジェクトの進捗状況を明確に把握していない
45％の労働者が、すべての関係者がプロジェクトの最新情報を把握しているわけではなく、それが進行を妨げていると感じています。また、30％は、ステータス、プロセス、担当者などのプロジェクトの詳細を視覚化する明確な方法が欠けていると感じています。
プロジェクトがどのように進行しているかを簡単に確認・理解する方法がなければ、チームはプロジェクトを実際に前進させるのではなく、プロジェクトの現状と次に何が必要かを理解しようとすることに多くの時間を費やすことになります。
