Wenn Sie sich zunehmend Gedanken um die Produktivität Ihres Teams machen, sind Sie nicht allein.

85 % der Führungskräfte geben an, dass die Umstellung auf hybride Arbeitsformen eine Herausforderung für das Vertrauen in die Produktivität der Mitarbeitenden darstellt.

Manche Unternehmensleiter haben versucht, diesen Bedenken mit Software zur Produktivitätsüberwachung zu begegnen.Diese Lösungen verstärken jedoch in der Regel nur den Anschein von Produktivität, indem sie die Mitarbeitenden unter Druck setzen, E-Mails zu versenden und unnötige Meetings anzusetzen, nur, damit sie möglichst beschäftigt erscheinen.

Aber die Sache ist die: Mitarbeitende sind vielen der gleichen produktivitätshemmenden Fallstricken ausgesetzt, egal ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.Ineffiziente Meetings mit unklaren nächsten Schritten, Versionsprobleme bei der Dokumentation und Missverständnisse lassen sich nicht lösen, indem man die Beteiligten zurück ins Büro schickt. 

Wenn Sie die Produktivität am Arbeitsplatz tatsächlich steigern wollen (und nicht nur den Anschein von Produktivität), müssen Sie genauer hinschauen. 

Bei Lucid haben wir festgestellt, dass das Problem nicht darin besteht, dass die Mitarbeiter zu wenig Zeit am Bildschirm oder vor Ort verbringen. Das Problem liegt darin, dass die Mitarbeitenden zu viel Zeit damit verbringen, ineffizient zu arbeiten.

Aber das Wichtigste zuerst: Was verstehen wir unter Produktivität am Arbeitsplatz?

Ein Hauptgrund dafür, dass Unternehmen auf Büro-Mandate und Software zur Mitarbeiterüberwachung zurückgreifen, ist, dass sie die Produktivität anhand von Aktivitäten und nicht anhand von Resultaten messen.

Und während Kennzahlen zu Tastaturanschlägen, Arbeitsstunden, Meetings oder E-Mail-Aktivitäten auf vielbeschäftigte Mitarbeitende hindeuten können, sind sie nicht unbedingt ein Hinweis auf produktive Mitarbeitende. 

Die Produktivität am Arbeitsplatz sollte als hocheffektive Arbeit betrachtet werden, die auf effiziente Weise einen greifbaren geschäftlichen Wert schafft – höhere Einnahmen, niedrigere Betriebskosten oder bessere Kundenzufriedenheit, um nur einige Beispiele zu nennen. Wenn Mitarbeitende also ihre ganze Zeit in ineffizienten Meetings verbringen oder in E-Mail-Threads nach Informationen suchen, können sie unglaublich beschäftigt und gleichzeitig unglaublich unproduktiv sein.

Um die Produktivität richtig einschätzen zu können, sollten Führungskräfte klare Zielvorgaben machen und die Fortschritte auf dem Weg zu diesen Zielen messen. In diesem Artikel erläutern wir Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz, damit Ihr Unternehmen seine Ziele schneller und effizienter erreichen kann. 

„Mein Team hat ganz bestimmte Ziele, die wir erreichen wollen, und es ist egal, wie wir sie erreichen. Hauptsache ist, wir erreichen sie.Legen Sie gemeinsam fest, welche Ergebnisse Sie erwarten, und überlassen Sie es dem Team, den besten Weg dorthin zu finden.“– Dan Lawyer, Chief Product Officer, Lucid 

Was beeinflusst wirklich die Produktivität am Arbeitsplatz? 

Lucid Software hat eine Umfrage in Auftrag gegeben, um die grundlegende Ursache für Probleme bei der Produktivität und Kollaboration am Arbeitsplatz herauszufinden. Diese Umfrage hat Folgendes ergeben:

Die Mitwirkenden verschwenden Zeit in ineffektiven Meetings und verlieren danach an Elan

Meetings können ein wertvolles Mittel zur Problemlösung und zur Kontaktaufnahme sein, aber zu viele Meetings sind heutzutage entweder unnötig oder werden schlecht moderiert.Unsere Studie zeigt, dass 34 % der Arbeitnehmer Meetings nicht produktiv finden, und 31 % sind der Meinung, dass der Verlust von Informationen zwischen Meetings eines der Haupthindernisse für Innovation ist. 

Die Mitarbeitenden verbringen zu viel Zeit in Meetings, nur um sich alle gegenseitig auf den gleichen Stand zu bringen. Und allzu oft verlieren Teams nach den Meetings an Dynamik, weil die nächsten Schritte und Aktionspunkte unklar sind. 

Den Arbeitnehmern stehen zu viele Tools zur Verfügung.

Die plötzliche Verlagerung zur Fernarbeit vor einigen Jahren veranlasste viele Unternehmen, in relativ kurzer Zeit neue Tools einzuführen – zu viele Tools, wie es scheint. 

Fast die Hälfte der Befragten (45 %) nutzt fünf oder mehr Produktivitätsanwendungen bei der Arbeit, und 42 % der Arbeitnehmer finden es frustrierend, so viele Tools zur Verfügung zu haben. 

Außerdem verwenden die verschiedenen Teams im Unternehmen unterschiedliche Tools für die Kollaboration, was die organisatorischen Silos noch verstärkt.Fast die Hälfte der von uns befragten Unternehmen hat keine standardisierte Methode für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in ihrem technischen Umfeld, was zu Versionsproblemen und Wissenslücken führt. 

Die Beteiligten können die benötigten Informationen nicht finden

Da die Informationen über verschiedene Tools verteilt sind, wissen die Mitarbeitenden nicht genau, wo sie die Informationen finden, die sie für effizientes arbeiten benötigen.

Tatsächlich gaben die Beschäftigten an, dass sie durchschnittlich fünf Stunden pro Woche mit der Suche nach Projektinformationen verbringen, und 31 % sind der Meinung, dass ein wichtiger Bestandteil ihrer Projektabläufe ist „zu wissen, wo sie Projektressourcen finden“. 

Den Beteiligten fehlt es an Klarheit über Ziele, Pläne und Projektstatus

45 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass nicht alle relevanten Parteien über Projekte auf dem Laufenden gehalten werden, was den Fortschritt behindert. Und 30 % haben das Gefühl, dass ihnen eine klare Möglichkeit fehlt, Projektdetails wie Status, Prozess oder Mitwirkende zu visualisieren.

Ohne eine einfache Möglichkeit zur Darstellung des Projektfortschritts verbringen die Teams zu viel Zeit mit der Frage, wo das Projekt steht und was als nächstes geschehen muss, anstatt das Projekt tatsächlich voranzubringen. 

Vier Strategien zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz 

Wie können Sie die größten Produktivitätshindernisse beseitigen und Ihrem Unternehmen helfen, sich auf effektive Arbeit zu konzentrieren? Fangen Sie mit diesen Schritten an: 

Verwenden Sie visuelle Elemente, um Ihre Kommunikation klarer zu gestalten

Da die menschliche Sprache unpräzise ist, verschwenden Teams viel Zeit damit, Missverständnisse anhand von Texten aufzuklären, komplexe Konzepte zu erläutern oder ein weiteres Meeting einzuberufen, um sich „auf den gleichen Stand“ zu bringen. Mit Hilfe aussagekräftiger visueller Darstellungen können Sie Teams dabei helfen, schneller auf den gleichen Kenntnisstand zu gelangen.

Unsere Studie zeigt, dass visuelle Elemente der Schlüssel zu intelligenterer (statt zu härterer) Arbeit sind: 69 % der Arbeitnehmenden gaben an, dass visuelle Elemente für die Kollaboration äußerst oder sehr wichtig sind, und 30 % sind der Meinung, dass visuelle Elemente der Schlüssel zu einer besseren Abstimmung und schnelleren Erledigung von Aufgaben sind.

Bilder können in Sekundenschnelle vermitteln, wofür ein Text oder eine mündliche Mitteilung Stunden oder mehrere Meetings benötigen würde. Und mit Cloud-basierten Plattformen für visuelle Kollaboration können Teams von überall und jederzeit zusammenarbeiten.

Mit der Möglichkeit und den Tools zur Visualisierung von Ideen, Zeitplänen und Abhängigkeiten, Prozessen, technischen Diagrammen und allem anderen ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden, weniger Zeit mit der Einarbeitung und mehr Zeit mit hochproduktiver Arbeit zu verbringen.

Ermöglichen Sie eine asynchrone Kollaboration 

Wenn Meetings zu viel Zeit Ihrer Mitarbeitenden in Anspruch nehmen, würde eine Verringerung der Anzahl der Meetings natürlich die Produktivität erhöhen. E-Mails und Sofortnachrichten sind jedoch kein geeigneter Ersatz für alle Formen von Live-Besprechungen. 

Damit Ihr Team wirklich produktiver arbeiten kann, müssen Sie eine gezielte Strategie für die asynchrone Kollaboration entwickeln, die die richtigen Tools und Techniken kombiniert, sodass Ihre Mitarbeitenden besser Feedback erfassen, Updates austauschen und ohne Meetings die Arbeit voranbringen können. 

Suchen Sie nach einer Plattform, die Teams einen Raum zur Abstimmung untereinander bietet, während sie entweder in Echtzeit oder asynchron kollaborieren. Teams, die Lucid für die Zusammenarbeit nutzen, können beispielsweise wichtige Informationen zentral zusammenfassen, so dass alle Teammitglieder auch zwischen den Meetings über den nötigen Kontext verfügen, um ihre Arbeit fortzusetzen.

Überdenken Sie Ihren Tech-Stack

Um die negativen Auswirkungen des Tool-Wildwuchses auf die Produktivität zu bekämpfen, müssen Unternehmen vorrangig Wege zur Konsolidierung ihres Tech-Stacks finden. 

Dafür beginnt man am besten damit, Möglichkeiten zur Standardisierung von Tools oder zur Verringerung von Überschneidungen im gesamten Unternehmen zu finden, z. B. Kommunikations- oder Kollaborationsplattformen. Suchen Sie nach Tools, die eine Vielzahl von Anwendungsfällen und Teams (sowohl technische als auch nicht-technische) unterstützen können. Da Lucid beispielsweise die Zusammenarbeit über den gesamten Arbeitszyklus hinweg erleichtert, kann es mehrere Einzellösungen ersetzen und Unternehmen dabei helfen, den Standard auf eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit zu legen. 

Geben Sie bei Ihren Überlegungen Tools den Vorrang, die sich gut mit anderen Tools integrieren lassen.Je vernetzter das von Ihnen geschaffene Ökosystem ist, desto leichter werden Ihre Mitarbeitenden die Informationen finden, die sie benötigen, um sich abzustimmen, Entscheidungen zu treffen und effizient zu arbeiten. 

Dokumentieren und zentralisieren Sie wichtige Informationen 

Wenn wichtige Informationen zentral gespeichert und leicht zugänglich sind, müssen die Mitarbeitenden nicht mehr stundenlang nach Projektdetails suchen. Die Erstellung und Pflege einer herkömmlichen Dokumentation kann sich als zeitraubend erweisen, weshalb wir einen anderen Ansatz empfehlen. 

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Dokumentation während der Arbeit zu erstellen, nicht als eigenständige Aktivität.Wenn Sie beispielsweise eine Plattform für visuelle Kollaboration nutzen, um Brainstorming zu betreiben, Prioritäten zu setzen und Projekte zu planen, erstellen Sie ganz von selbst ein Innovationsarchiv für alle Projektinformationen.Jedes Teammitglied kann die Informationen finden, die es braucht, um schneller in die Arbeit einzusteigen, und wenn neue Teammitglieder hinzukommen, haben Sie die richtige Dokumentation zur Hand, um sie schnell an Bord zu holen. 

Wählen Sie anschließend ein cloud-basiertes Tool aus, um eine einzige Informationsquelle zu erstellen, die Ihre gesamte Dokumentation enthält.

Steigern Sie mit Lucid die Produktivität am Arbeitsplatz

Lucid ist die einzige Ende-zu-Ende-Lösung für visuelle Kollaboration, die die Arbeit über den gesamten Lebenszyklus des Projekts unterstützt – für jedes Team.Durch den Einsatz von Lucid für alle Arten der Kollaboration, von der Ideenfindung und Projektplanung bis hin zur Visualisierung komplexer Architektur und Prozesse, können Sie:

• Tools mit einer Plattform für virtuelle Whiteboards und intelligente Diagrammerstellung konsolidieren,
• Kontinuierlich zusammenarbeiten, sowohl in Echtzeit als auch asynchron,
• Die Dokumentation zentralisieren, damit Ihr Team über die Informationen verfügt, die es zur Abstimmung benötigt.

Mit anderen Worten: Lucid hilft Ihrem Unternehmen, weniger Zeit mit ineffizienten Tätigkeiten und mehr Zeit mit produktiver, hochwertiger Arbeit zu verbringen.