非同期コラボレーションガイド : 会議を増やさずにチームのコラボレーションを向上させる方法

会議疲れは組織に大きな悪影響を及ぼしています。リモート勤務への移行により、多くが慣れ親しんでいたオフィスでの共同作業や雑談がなくなり、従業員がそれに慣れようとする中で会議の数が増えました。2020年以降、従業員が参加する会議の数は13.5%増加しており、その70%が参加者の集中力やタスク完了の妨げとなっています。

この新しい会議文化が従業員の体力を消耗し、創造性を奪い、貴重な時間を無駄にしていることを組織は認識しています。では、チームの連携、エンゲージメントとイノベーションの維持には新しいアプローチが必要となりますが、具体的には何ができるでしょうか。

一部では、組織の会議のすべて (または大部分) を取りやめるアプローチをとる組織もあります。このアプローチは、従業員が情報を共有し、プロジェクトを計画し、新たなコラボレーション方法を意図的に実践している場合にのみ効果を発揮します。計画セッションを取りやめ、代わりに20件以上の返信 (3種類のバージョン違いのスプレッドシートを添付) がメールで返されるようになったとしたら、生産性やエンゲージメントが本当に向上したとは言いにくいでしょう。会議が多すぎるという問題は解決しても、その過程で新たに多くの問題が発生することになります。

とはいえ、会議をせずにコラボレーションすることは可能です。実際に、非同期コラボレーションと呼ばれるこの種のコラボレーションは、戦略的に、テクニックとツールを適切に組み合わせて実践すれば、延々と続く会議よりもはるかに効果的となります。

このガイドでは、非同期コラボレーションをリードする Loom、Asana、Zight (旧CloudApp)、そして Lucid などの企業チームの洞察をもとに、生産性、エンゲージメント、そしてイノベーションを促進する実証済みの戦略を明らかにします。

非同期コラボレーションとは

非同期コラボレーションとは、参加者がリアルタイムではなく別々の時間に貢献する、スケジュールが設定されない共同作業を指します。指定された時間に都合が悪ければ参加できない同期コラボレーションとは異なり、非同期コラボレーションでは、メンバーが自分の都合のよい時にメッセージを残したり、アイデアを共有したり、フィードバックを提供したりすることができます。

メールの送信や共有文書へのコメントの追加など、非同期通信のいくつかの形式についてはすでにご存じかと思います。非同期コラボレーションでは、参加者はスケジュールが許す限り貢献できるため、出席が必要な会議の数を大幅に減らすことができます。

非同期コラボレーションの利点

会議疲れが軽減される以外にも、非同期で作業することにはさまざまな利点があります。実際、非同期コミュニケーションは、組織が効果的に機能し続け、最終的に収益を向上させるために必要な燃料となる可能性があります。データから、非同期コラボレーションの以下のような利点が明らかになっています。

効率の向上 : Asana が最近発表した仕事の解剖学インデックスでは、労働者が年に58%の時間を「仕事のための仕事」に費やし、不要な会議に129時間を費やしていることが明らかになりました。非同期コラボレーションなら、こうした貴重な時間を取り戻せます。

「従業員が自分の好きな時間にアクションやメッセージを確認して対応できるようにすることで、高度でインパクトの大きい仕事に集中できる柔軟性と余裕を与えられます。」—Asana コーポレート・事業開発責任者、Billy Blau 氏

あらゆるコラボレーションスタイルに対応 : Lucid の調査によると、声が大きく、発言数の多い人が会議を支配していると感じている人は全体の56％に上ります。非同期コラボレーションなら、こうした傾向がなくなります。

「非同期での作業により、熟考型の人やプランナー、オーガナイザーは、締め切り前により慎重に、思慮深く自分の考えを準備し、自分の持つ力を最も発揮できる時間に作業に取りかかれます。」—Zight CEO、Scott Smith 氏

分散したチームがつながる : 柔軟な勤務形態に対する従業員の需要はかつてないほど高まっており、専門職の65％は完全なリモート勤務を、32％はハイブリッド勤務を希望しています。ただ、従業員が分散した状態で効果的なコラボレーションを促進することは必ずしも容易ではありません。非同期コラボレーションにより、チームは生産性を損なうことなく、いつでも好きな場所でコラボレーションできます。

「現代の働き方には、地理的な場所、勤務時間、自宅で働くかオフィスで働くかなど、柔軟性が求められています。非同期コラボレーションはこうした期待に応え、チームがそれぞれのスケジュールに最適な方法でプロジェクトを進め続けることができるようにします。」—Lucid CPO、Dan Lawyer

イノベーションの促進 : 非同期コラボレーションで場所と時間の障壁が取り除かれ、組織はより多様な視点を持てるようになり、結果としてイノベーションが加速されます。実際に、Boston Consulting Group の調査によると、平均以上の多様性を持つ組織は、収益の実に45%をイノベーションから獲得しています。

透明性の促進 : 組織は通常、重要な説明を対面での会議のみで行いがちですが、ワークストリームにまだ参加していない、単にその時間に参加できないなど、その会議に出ていない人は重要な内容を聞き逃してしまいます。

「会議では知識のギャップが生じ、全員に最新情報を伝えるために説明を繰り返しがちですが、非同期のコミュニケーションなら、内容が文書化され、拡張も簡単です。」—Loom COO、Anique Drumright 氏

チームの士気の向上 : 従業員のスケジュールが会議によって左右されることがなければ、仕事を終わらせるタイミングをよりコントロールできるようになります。また、調査では、従業員は信頼されており、自主性があると感じられる場合、幸福度が上がることがわかっています。Harvard Business Review では、会議を40％削減することで従業員の生産性が向上し、さらに満足度も52％向上したとしています。

非同期コラボレーションと同期コラボレーション : どちらを選ぶか

非同期コラボレーションは時間を大幅に節約し、士気を高めることができますが、リアルタイムでの会話をすべて置き換えることはできません。では、会議が必要な業務と非同期で行う方がよい業務を見分けるにはどうすればよいでしょう。

全体的な指針として、非同期コミュニケーションをデフォルトのコミュニケーション形式とし、会議を行わずに望ましい結果を達成できる場合は、会議をキャンセルするか設定しないことをおすすめします。

これを踏まえ、求める結果に同期でのコラボレーションが必要かどうかを判断するには、以下の基準が役立ちます。

非同期コミュニケーションの基準

会議が最適な方法かどうかを判断するには、次の内容を自問してみましょう。

• 問題の緊急度は？非同期コラボレーションでは、特にチームが非同期戦略の実装の初期段階で新たな作業方法に慣れる最中の場合、遅れが発生する可能性があります。したがって、問題をできるだけ早く解決する必要がある場合は、電話の方が早いかもしれません。
• デリケートまたは物議を醸すテーマか？感情的になる可能性のある会話は、リアルタイムで行うのがベストです。顔を見て話し合うことで、参加者はボディランゲージを読み、質問することができ、文章ベースの会話にありがちな誤解を避けることができます。
• チームのつながりを築くことが目的か？言うまでもないことですが、意図的にチームビルディング活動を行うなら、メンバーが顔を合わせて話し、笑い、つながりを持てることが重要です。
• 斬新または複雑なアイデアか？まったく新しいプロジェクトやこれまでに行ってきたこととは違うプロジェクトを開始する場合には、たくさんの質問が出てくるはずです。活発な議論が予想される場合は、プロジェクトをリアルタイムで開始することをおすすめします。ただし、アイデア、フィードバック、プロジェクト計画の視覚的な文書化など、キックオフ後にプロジェクトを非同期作業に簡単に移行できる形式を使いましょう。

組織の価値観やミッションを基に、会議が必要かどうかを従業員が判断するのに役立つカスタムフレームワークを構築します。「例えば、Loom では、説明やプレゼンテーションは非同期チャンネルに最も適したコミュニケーションだと考えています」と Drumright は説明します。「対して、グループでの意思決定と優先順位付けは、同期での会話に適しているでしょう。」

非同期で行う方がよいコラボレーション活動とは？

非同期で実行できるコラボレーションのアイデアをお求めですか？適切なツールと実践方法を導入すれば、以下のような業務を会議なしで簡単に実行できます。

アイデア出しセッションの開始

対面でのブレインストーミングセッションは通常、全員が集まってアイデアを話し合う前に、各自で数分間アイデアをメモすることから始まります。どんな形式でも最初のブレインストーミングは独立して行われるため、チームメンバーが非同期でブレインストーミングを行い、お互いのアイデアにリアクションできるようにすれば、不必要な会議の時間を節約できます。その後、チームが対面で集まってアイデアを議論します。

非同期でアイデア出しを始めることで、特にアイデアをじっくり考える時間が必要なメンバーなど、メンバーの大半が充実したディスカッションに参加する準備を整えることができます。

作業の説明や割り当て

多数の質問が予想される場合やライブでのディスカッションが必要でない限り、ビジュアルを多用した文書で非同期的にプロジェクトを説明したり、Loom や Zight などのプラットフォームで手軽に動画を録画したりするのが有効です。担当者は、都合がよいタイミングで説明動画を視聴でき、プロジェクトの担当が変更された場合も同じ内容の説明を繰り返す必要がなくなります。
 

ステータス更新の提供

手短なプロジェクトの進捗確認など、ほとんどのステータス更新は非同期でできます。こうした会議は毎週のルーティンに組み込まれていることが多いため、その有効性を疑問視したり、要不要を検討したりすることはあまりありません。

作業を視覚化し、チームメイトにタグを付けるのに役立つツールを使用すると、進捗状況を表示し、阻害要因を強調表示し、何度も会議を行わずに足並みを揃えることができます。カンバンボードやスクラムボードのテンプレートを共同でのプロジェクトの状況把握に使ってみましょう。

フィードバックの収集

アイデアや計画に関するフィードバックが欲しいときには会議を設定してしまいがちですが、これを非同期で行うと、適切なコンテキストを与え、よりしっかりとしたフィードバックを収集できます。

非同期コラボレーションは、より大規模で価値の高いコラボレーション戦略の一部として組み込むべきもので、その目標は、できるだけ多くの会議を置き換えることではなく、目標とする成果を達成するためにできるだけ効率的に作業することです。適切なツールと戦術を使用すれば、リアルタイムの会話と非同期での作業の間をシームレスに移行できるようになります。

「ほとんどの場合、会議は必要ありませんが、だからといってその内容が重要でないとか、アイデアの共有が重要ではないということにはなりません。単に、こうしたことを行うためのよりよいチャネルが存在するということです。」—Lucid プロダクトディレクター、Jarom Chung

非同期コラボレーションのベストプラクティス

多くの組織にとって、非同期コラボレーションは従来の働き方からの大きな転換を意味します。この種の変化には、意図的なスキル構築、文化の強化、変更管理、そしてもちろん忍耐が必要となります。組織で非同期コラボレーションを成功させるには次のヒントを参考にしましょう。

生産性を再定義

オフィスやビデオ通話で定期的に顔を合わせないと、チームの生産性が心配になるのは当然ですが、仕事の幻想と実際に行われている仕事とを混同するのは避けましょう。生産性を勤務時間や出席した会議数で測るのではなく、チームとして目標を設定し、その目標に向けた進捗状況を測定することで、メンバーとの間に重要な信頼が生まれ、各自が最高の仕事を達成できるようになります。

「私のチームには達成しようとしている具体的な目標があり、そこに到達する限り、到達する方法は問題ではありません」と Lawyer。「期待する結果が何であるかを一緒に考え、チームが自主性を発揮してそこに到達するための最善の方法を決定すべきでしょう。」

ヒント : 役割と責任範囲を明確にするには、Lucidspark でプロジェクト計画とタイムラインを構築してみましょう。Asana、Jira、monday.com などの共通のプロジェクト管理システムに自動転送すれば、全員の連携を保てます。

ビジュアルを活用

つい会議を設定してしまう理由は、主にメールやチャットで必要なコンテキストを入力するのが面倒だったり、時間がかかりすぎたりするためです。「テキストベースのコミュニケーションには直線的な性質があり、限界があります」と Chung は説明します。「長いチャットスレッド全体でアイデアを結び付けたり、重要な情報を見つけたりすることはほぼ不可能です。」

コンテキストを追加し、アイデアを調整し、スピーディに伝えたいなら、ビジュアルを使用するのがよいでしょう。人間は、情報を視覚的に示されると、より速く理解し、記憶も定着しやすい傾向にあります。

フローチャートでアイデアをつなげたり、同僚にタグをつけて図のさまざまな部分を確認してもらったり、付箋やタグ、リンクでプロジェクト情報を追加したり。ビジュアルコラボレーションならチームメンバー全員に意思決定やプロジェクトの進行に必要なコンテキストを提供できます。

作業しながら文書化

文書化は、組織的な知識を排除し、情報を共有し、会議に参加できないメンバーがいる場合でも足並みを揃えるために必要です。

文書作成には手間と時間がかかり、面倒になりがちですが、ここでヒント。コラボレーションの過程で副産物として文書が出来上がれば、手間をかけずに作業をほぼ自動化できます。具体的には、すべてのアイデアセッション、優先順位付け、意思決定、プロジェクト計画などにコラボレーション向けの同じプラットフォームを使用することで、イノベーションを加速する文書を自然に作成できます。

すべてのアイデア、プロジェクトのコンテキスト、フィードバックが1か所に集中するため、他の人のスケジュールを心配することなく、簡単に質問に答えたり、問題を解決したりできます。

チームのコミュニケーション規範を標準化

チーム全員が非同期で最適なコラボレーションを行う方法について確実に共通認識を持てるようにするには、期待されるコミュニケーションのあり方とベストプラクティスを詳細に記したチーム作業に関する合意を、時間をかけて形成します。全員が貢献し、内容に同意できると感じられるよう、こうした合意は必ず協力して作成しましょう。非同期で作業するためのチーム憲章の例には、以下の内容が含まれます。

• 各チームメンバーの勤務時間、勤務地、タイムゾーン
• さまざまな種類のコラボレーションに使用するツール (毎日の更新には Slack、知識共有には Lucid など)
• さまざまなレベルの緊急度に応じたコミュニケーション協定 (応答期限、調整方法など)
• 共通のチームリソースやナレッジベースへのリンク

チーム憲章は、現在のチームの状況に適した期待を設定するのに役立つだけでなく、新しいチームメンバーがスピーディに馴染めるようにする上でも有効です。Lucid では、チームスペースをすべてのチーム情報のホームベースとして使用することもできます。

定期的な会議を再評価

繰り返し行われる会議の多くは、ある時点では価値があったとしても、間もなく時間の無駄となり、集中力や生産性を損なう原因となる可能性があります。

「従業員の多くが、こうしたリアルタイムの会議すべてに出席することを経営陣に期待されていると認識していますが、実際には、こうした会議の大半が長年行われてきた儀式で、発言もほとんどないのです」と Lawyer は説明します。

非同期への移行には試行錯誤がつきものです。対面での会議の開催を止め、非同期形式の会議を試行していく中で、会議の頻度を毎月や毎週でなく毎四半期に減らせるかもしれません。開く必要のなくなる会議も出てくるでしょう。

模範を示す

大規模な組織変革を成功させるには、一般に経営陣の全面的なサポートが必要です。非同期への移行を主導する立場にいる場合は、コラボレーションのパターンを文書化するだけでは十分でなく、こうしたサポートの姿勢を示すことも重要です。例えば、柔軟な勤務体制で発生しがちな「仕事とプライベートの垣根がなくなる」事態を避けたい場合には、勤務時間外にはメッセージを送信せず、送信予約をするという前例を作って、これをしっかり守ります。真剣に取り組んでいる姿勢を示せば、チームの他のメンバーもそれに従うでしょう。

「多くの場合、組織内には変化を推進する支持者がおり、既存の力関係を改善したいと考えていますが、経営陣や上司のサポートがなければ、苛立ち、自分たちの努力が無視されていると感じるかもしれません」と Smith 氏は説明します。

非同期コラボレーション技術スタックの構築方法

非同期の仕事を効果的に進めるには適切なツールが必要ですが、メール以外にも選択肢は多数あります。情報を適切に共有し、プロジェクトを前進させ続けるには、コンテキストを追加し、アイデアを明確にし、時間を節約するのに役立つツールを探しましょう。

非同期コラボレーション技術スタックを構築する場合、継続性、コラボレーション、連携を確保するためには以下のようなツールが必須となります。

チャット・メッセージングプラットフォーム

多くのチームは、基本的な非同期コミュニケーションに Slack や Microsoft Teams などのメッセージングツールを多用しています。チームメンバーとチャットしたり、最新情報を共有したり、質問したり、好きな時間に返信したりできるツールです。

これらのツールを使用すると、頻繁に連絡を取るメンバーとのグループやチャネルを作成でき、トピックを説明しやすくなり、スムーズに意見を一致させることができます。ただし、メッセージが長すぎたり、わかりにくくなったりする場合は、別の非同期ツールを使用したほうがよいでしょう。

ビデオ録画ツール

ビデオ録画は、会議を行わずにプロジェクトにコンテキストを追加する優れた方法です。Loom や Zight などのツールを使用すると、事前に録画したプロジェクトの説明、ステータス更新、画面共有を送信して、メンバーが都合のよいときに視聴できるようにできます。

Loom が米国と英国の会社員を対象に実施した調査によると、ほぼ3分の1 (32%) が、デジタルでの業務会議の大部分が非同期動画で置き換えられると回答しています。

Zight の Jana Lass マーケティング担当バイスプレジデントは、動画録画は効率性を高めるだけでなく、つながりの強化にも役立つとしてこう説明します。「顔が見えることでタッチポイントがよりパーソナルになり、より理解しやすくなり、対面の職場環境で発生しがちな雑談を避けつつ、誰もが自分の好きな時間帯とスケジュールで利用できるようになります。」

プロジェクト・作業管理システム

Jira、Asana、Smartsheet などのプロジェクト・作業管理ツールは、チームが会議を行わずに作業を追跡し、タスクを割り当て、タイムラインを管理できるツールとして、非同期で作業する場合に特に重要になります。

「Asana の最も優れている点の 1 つは、すべてのコミュニケーションが業務に直接結びついているため、誰が何をいつまでに行うのかを手軽に、すぐに把握できることです」と Blau 氏は述べています。

クラウドベースの文書ストレージとナレッジ管理ツール

Google Drive や Microsoft OneDrive などのファイルストレージツールや、Confluence や Notion のようなナレッジ共有ツールを使うことで、チーム全体で常に最新の情報を共有できます。これらのクラウドベースのプラットフォームを使用すると、世界中のチームメンバーが必要なときに必要なファイルにアクセスできるようになります。

ビジュアルコラボレーションプラットフォーム

チームメンバーが会議をせずに常に連携し、情報を共有し、仕事に取り組めるようにするには、ビジュアルコラボレーションプラットフォームが必要です。口頭や文章ベースのコミュニケーションのみに頼るよりも、ビジュアルをコラボレーションに取り入れれば、よりスピーディに共通認識を醸成し、より深い洞察を得られるようになります。ビジュアルコラボレーションプラットフォームを利用することで、アイデアのブレインストーミングからアーキテクチャの設計、さらには新製品の企画に至るまで、非同期でコラボレーションを行えます。

何よりも、すべてのコンテキストを1か所に集約することで、ビジュアルコラボレーションプラットフォームが常時更新される組織の設計図として機能し、チームは勢いを失わずに会議と非同期作業の間をシームレスに簡単に移動できるようになります。

ただし、すべてのビジュアルコラボレーションプラットフォームが同じように設計されているわけではないため、自社のワークフローにうまく統合し、既存のデータを活用し、視覚化を自動化できるソリューションを探しましょう。

種類にかかわらず、非同期技術スタックに追加するツールは、相互に適切に連携できることが重要です。そうしないと、情報がサイロ化されてしまい、図らずも非同期コラボレーションが複雑化してしまう可能性があります。

非同期コラボレーションジャーニーの次の段階へ

非同期コラボレーションは、組織の効率、エンゲージメント、イノベーションを向上させながら、会議疲れに対処するための非常に強力な方法となりえます。重要なのは、単に会議を止めて改善を期待するのではなく、意図的に行動することです。ツールやテクニックを適切に組み合わせることで、リアルタイムから非同期、アイデア出しから実現まで、継続的なコラボレーションが可能になります。

先進的な企業は、コラボレーション、連携と明瞭性を高めるために Lucid ビジュアルコラボレーションスイートを活用しています。Lucid スイートは、Lucidchart のインテリジェントな作図機能、Lucidspark の柔軟なバーチャルホワイトボード、チームスペース、コラボレイティブ AI、ビジュアルアクティビティなどの高度な機能を組み合わせ、プロジェクトのライフサイクル全体を強化する唯一のビジュアルコラボレーションソリューションです。

実際、Lucid をご利用の顧客企業は、Lucid を活用した非同期でのコラボレーションで週に平均2.2回の会議を省略しています。また、Forrester Consulting が Lucid の委託を受けて実施した調査によると、Lucid を使用した組織を組み合わせたある複合組織は、146,000件のフォローアップミーティングの回避と260万ドルの費用節減を実現しています (『The Total Economic Impact™ Of The Lucid Visual Collaboration Suite』、2023年5月)。

プロフェッショナルサービスの専門家から構成される専任チームが戦略的パートナーとして対応し、価値実現までの時間を短縮すれば、導入当初から効率向上が目に見えるのも当然でしょう。