会議疲れは組織に大きな悪影響を及ぼしています。リモート勤務への移行により、多くが慣れ親しんでいたオフィスでの共同作業や雑談がなくなり、従業員がそれに慣れようとする中で会議の数が増えました。2020年以降、従業員が参加する会議の数は13.5%増加しており、その70%が参加者の集中力やタスク完了の妨げとなっています。
この新しい会議文化が従業員の体力を消耗し、創造性を奪い、貴重な時間を無駄にしていることを組織は認識しています。では、チームの連携、エンゲージメントとイノベーションの維持には新しいアプローチが必要となりますが、具体的には何ができるでしょうか。
一部では、組織の会議のすべて (または大部分) を取りやめるアプローチをとる組織もあります。このアプローチは、従業員が情報を共有し、プロジェクトを計画し、新たなコラボレーション方法を意図的に実践している場合にのみ効果を発揮します。計画セッションを取りやめ、代わりに20件以上の返信 (3種類のバージョン違いのスプレッドシートを添付) がメールで返されるようになったとしたら、生産性やエンゲージメントが本当に向上したとは言いにくいでしょう。会議が多すぎるという問題は解決しても、その過程で新たに多くの問題が発生することになります。
とはいえ、会議をせずにコラボレーションすることは可能です。実際に、非同期コラボレーションと呼ばれるこの種のコラボレーションは、戦略的に、テクニックとツールを適切に組み合わせて実践すれば、延々と続く会議よりもはるかに効果的となります。
このガイドでは、非同期コラボレーションをリードする Loom、Asana、Zight (旧CloudApp)、そして Lucid などの企業チームの洞察をもとに、生産性、エンゲージメント、そしてイノベーションを促進する実証済みの戦略を明らかにします。
非同期コラボレーションとは
非同期コラボレーションとは、参加者がリアルタイムではなく別々の時間に貢献する、スケジュールが設定されない共同作業を指します。指定された時間に都合が悪ければ参加できない同期コラボレーションとは異なり、非同期コラボレーションでは、メンバーが自分の都合のよい時にメッセージを残したり、アイデアを共有したり、フィードバックを提供したりすることができます。
メールの送信や共有文書へのコメントの追加など、非同期通信のいくつかの形式についてはすでにご存じかと思います。非同期コラボレーションでは、参加者はスケジュールが許す限り貢献できるため、出席が必要な会議の数を大幅に減らすことができます。
非同期コラボレーションの利点
会議疲れが軽減される以外にも、非同期で作業することにはさまざまな利点があります。実際、非同期コミュニケーションは、組織が効果的に機能し続け、最終的に収益を向上させるために必要な燃料となる可能性があります。データから、非同期コラボレーションの以下のような利点が明らかになっています。
効率の向上 : Asana が最近発表した仕事の解剖学インデックスでは、労働者が年に58%の時間を「仕事のための仕事」に費やし、不要な会議に129時間を費やしていることが明らかになりました。非同期コラボレーションなら、こうした貴重な時間を取り戻せます。
「従業員が自分の好きな時間にアクションやメッセージを確認して対応できるようにすることで、高度でインパクトの大きい仕事に集中できる柔軟性と余裕を与えられます。」—Asana コーポレート・事業開発責任者、Billy Blau 氏
あらゆるコラボレーションスタイルに対応 : Lucid の調査によると、声が大きく、発言数の多い人が会議を支配していると感じている人は全体の56％に上ります。非同期コラボレーションなら、こうした傾向がなくなります。
「非同期での作業により、熟考型の人やプランナー、オーガナイザーは、締め切り前により慎重に、思慮深く自分の考えを準備し、自分の持つ力を最も発揮できる時間に作業に取りかかれます。」—Zight CEO、Scott Smith 氏
分散したチームがつながる : 柔軟な勤務形態に対する従業員の需要はかつてないほど高まっており、専門職の65％は完全なリモート勤務を、32％はハイブリッド勤務を希望しています。ただ、従業員が分散した状態で効果的なコラボレーションを促進することは必ずしも容易ではありません。非同期コラボレーションにより、チームは生産性を損なうことなく、いつでも好きな場所でコラボレーションできます。
「現代の働き方には、地理的な場所、勤務時間、自宅で働くかオフィスで働くかなど、柔軟性が求められています。非同期コラボレーションはこうした期待に応え、チームがそれぞれのスケジュールに最適な方法でプロジェクトを進め続けることができるようにします。」—Lucid CPO、Dan Lawyer
イノベーションの促進 : 非同期コラボレーションで場所と時間の障壁が取り除かれ、組織はより多様な視点を持てるようになり、結果としてイノベーションが加速されます。実際に、Boston Consulting Group の調査によると、平均以上の多様性を持つ組織は、収益の実に45%をイノベーションから獲得しています。
透明性の促進 : 組織は通常、重要な説明を対面での会議のみで行いがちですが、ワークストリームにまだ参加していない、単にその時間に参加できないなど、その会議に出ていない人は重要な内容を聞き逃してしまいます。
「会議では知識のギャップが生じ、全員に最新情報を伝えるために説明を繰り返しがちですが、非同期のコミュニケーションなら、内容が文書化され、拡張も簡単です。」—Loom COO、Anique Drumright 氏
チームの士気の向上 : 従業員のスケジュールが会議によって左右されることがなければ、仕事を終わらせるタイミングをよりコントロールできるようになります。また、調査では、従業員は信頼されており、自主性があると感じられる場合、幸福度が上がることがわかっています。Harvard Business Review では、会議を40％削減することで従業員の生産性が向上し、さらに満足度も52％向上したとしています。
