In Unternehmen macht sich zunehmend eine gewisse „Meeting-Müdigkeit“ breit. Durch die Umstellung auf die Remote-Arbeit gab es plötzlich keine spontanen Gespräche in der Kaffeeküche mehr, die vorher einfach zum normalen Büroalltag dazugehörten. Das führte dazu, dass mehr virtuelle Meetings durchgeführt wurden, um diesen fehlenden direkten Austausch auszugleichen. Seit 2020 ist die Anzahl der Meetings, an denen Beschäftigte teilnehmen, um 13,5 % gestiegen. Dabei halten 70 % dieser Meetings Mitarbeitende davon ab, konzentriert zu arbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen.
Unternehmen wissen, dass diese neue Meeting-Kultur Mitarbeitende auslaugt, die Kreativität ausbremst und wertvolle Zeit vergeudet. Sie brauchen einen neuen Ansatz, damit sich ihre Teams aufeinander abstimmen, zusammenarbeiten und Innovation vorantreiben können. Aber wie könnte das aussehen?
Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, alle oder zumindest einen großen Teil der Meetings in ihrem Unternehmen ganz zu streichen. Dieser Ansatz kann effektiv sein, aber nur, wenn Sie bewusst neue Möglichkeiten für die Angestellten schaffen, um Informationen auszutauschen, Projekte zu planen und zusammenzuarbeiten. Wenn das, was früher in einer Planungsrunde besprochen wurde, zu einem komplexen E-Mail-Thread mit über 20 Antworten (und drei verschiedenen Versionen einer angehängten Tabelle) wird, haben Sie dann wirklich die Produktivität oder das Engagement verbessert? Sie haben vielleicht das Problem der „zu vielen Meetings“ gelöst, aber dabei eine ganze Reihe neuer Probleme geschaffen.
Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken. Zusammenarbeit ohne Meetings ist möglich. Genau genommen kann diese Art der Zusammenarbeit, die als asynchrone Zusammenarbeit bezeichnet wird, viel effektiver als eine endlose Reihe von Meetings sein – sofern das Ganze strategisch angegangen wird, d. h. mit der richtigen Mischung aus Techniken und Tools.
Mit Erkenntnissen von Unternehmen, die im Bereich der asynchronen Zusammenarbeit führend sind – Loom, Asana, CloudApp und unser eigenes Team bei Lucid – zeigt dieser Leitfaden die besten Strategien, um Produktivität, Engagement und Innovation zu fördern.
Was ist asynchrone Zusammenarbeit?
Asynchrone Zusammenarbeit ist jede ungeplante kollaborative Aktivität, bei der Teilnehmende zu unterschiedlichen Zeiten und nicht in Echtzeit zusammenarbeiten. Im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit, bei der Teilnehmende zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend sein müssen, um sich zu beteiligen, können Teammitglieder bei der asynchronen Zusammenarbeit dann Nachrichten hinterlassen, Ideen teilen oder Feedback geben, wann es ihnen am besten passt.
Sie sind wahrscheinlich bereits mit einigen Formen der asynchronen Kommunikation vertraut, wie dem Senden von E-Mails oder dem Hinterlassen von Kommentaren in einem freigegebenen Dokument. Da die asynchrone Zusammenarbeit es Teilnehmende ermöglicht, sich dann einzubringen, wenn es ihr Kalender erlaubt, lässt sich dadurch die Anzahl der obligatorischen Meetings drastisch reduzieren.
Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit
Wir wissen, dass asynchrones Arbeiten die Meeting-Müdigkeit reduziert, aber es gibt noch weitaus mehr Vorteile. So kann die asynchrone Kommunikation der Antrieb dafür sein, dass in einem Unternehmen effektiver gearbeitet und letztendlich das Geschäftsergebnis verbessert wird. Hier sind einige mit Daten nachgewiesene Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit:
Steigerung der Effizienz: Der kürzlich von Asana veröffentlichte Anatomy of Work Index offenbarte, dass Angestellte 58 % ihrer Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ und 129 Stunden pro Jahr in unnötigen Meetings verbringen. Asynchrone Zusammenarbeit gibt Mitarbeitende diese wertvolle Zeit zurück.
„Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Aufgaben und Nachrichten nach ihrem eigenen Terminplan zu überprüfen und zu beantworten, geben Sie ihnen die Flexibilität und den Freiraum, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, für die sie eigentlich eingestellt wurden.“ – Billy Blau, Leiter der Unternehmens- und Geschäftsentwicklung bei Asana
Geeignet für alle Typen von Mitarbeitenden: Untersuchungen von Lucid haben gezeigt, dass 56 % der Menschen das Gefühl haben, dass Meetings von den lautesten und aktivsten Stimmen dominiert werden. Asynchrone Zusammenarbeit schafft hier einen Ausgleich.
„Durch asynchrones Arbeiten können Personen, deren Superkräfte in den Bereichen Deep Thinking, Planung oder Organisation liegen, ihre Gedanken vor einer Frist sorgfältiger und durchdachter planen und zwar zu den Zeiten, in denen ihnen das am leichtesten fällt.“ – Scott Smith, CEO von CloudApp
Vernetzung verteilter Teams: Die Nachfrage der Arbeitnehmer nach flexiblen Arbeitsregelungen ist so hoch wie nie zuvor: 65 % der Berufstätigen würden am liebsten vollständig remote arbeiten und 32 % würden ein hybrides Modell bevorzugen. Aber es ist nicht immer einfach, eine effektive Zusammenarbeit zwischen verteilt arbeitenden Menschen zu gewährleisten. Mit asynchroner Zusammenarbeit können Teams zusammenarbeiten, wo und wann sie wollen – ohne dass dies zu Lasten der Produktivität geht.
„Moderne Arbeitskräfte erwarten Flexibilität – in Bezug auf den geografischen Standort, die Arbeitszeiten und die Frage, ob sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Die asynchrone Zusammenarbeit erfüllt diese Erwartung und ermöglicht es Teams, Projekte so zu bearbeiten, wie es ihren Zeitplänen am besten entspricht.“ – Dan Lawyer, CPO bei Lucid
Förderung der Innovation: Da asynchrone Zusammenarbeit räumliche und zeitliche Barrieren beseitigt, können Unternehmen vielfältigere Perspektiven einbeziehen und so die Innovation beschleunigen. Eine Umfrage der Boston Consulting Group ergab sogar, dass Unternehmen mit einer überdurchschnittlichen Diversitätsrate sagenhafte 45 % ihres Umsatzes durch Innovation erzielt haben.
Mehr Transparenz: In vielen Organisationen werden wichtige Erklärungen nur in synchronen Meetings verkündet. Alle, die nicht an solch einem Meeting teilnehmen – vielleicht weil sie noch nicht in den Prozess eingebunden waren oder weil sie zu diesem Zeitpunkt einfach keine Zeit hatten – verpassen diese Inhalte.
„Meetings führen oft zu Wissenslücken und zwingen Sie dazu, Gespräche mehrfach zu führen, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Asynchrone Kommunikation ermöglicht es dem Unternehmen, dieses Wissen in einem dokumentierten und leicht skalierbaren Format zu erfassen.“ – Anique Drumright, COO bei Loom
Bessere Moral im Team: Wenn der Terminkalender einer Person nicht von Meetings diktiert wird, hat sie mehr Kontrolle darüber, wann die Arbeit erledigt wird. Und Untersuchungen zeigen, dass Angestellte glücklicher sind, wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und sie eigenverantwortlich arbeiten können. Laut Harvard Business Review hat eine Reduzierung der Meetings um 40 % nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Zufriedenheit um 52 % verbessert.
