O estresse das reuniões está prejudicando as organizações. A transição para o trabalho remoto eliminou a comunicação espontânea e as conversas informais a que muitos estavam acostumados, levando a um aumento nas reuniões à medida que os funcionários tentavam se adaptar. Desde 2020, o número de reuniões frequentadas pelos trabalhadores aumentou em 13,5%, e 70% dessas reuniões impedem as pessoas de se concentrarem e completarem as tarefas.
As organizações estão cientes de que essa nova cultura de reuniões cansa os funcionários, mina a criatividade e desperdiça um tempo valioso. Que nova abordagem eles precisam para manter as equipes alinhadas, engajadas e inovando?
Algumas organizações adotaram a abordagem de cancelar grande parte, se não a totalidade, das reuniões. Essa abordagem pode ser eficaz, mas somente se novas maneiras de os funcionários compartilharem informações, planejarem projetos e colaborarem tiverem sido intencionalmente habilitadas. Será que você realmente melhorou a produtividade ou o engajamento se uma sessão de planejamento se transformou em uma complexa conversa de e-mail com mais de 20 respostas (e três versões diferentes de uma planilha em anexo)? Você pode ter resolvido a questão do "excesso de reuniões", mas criado uma série de novos problemas no processo.
Mas não desanime. É possível colaborar sem realizar reuniões. Na verdade, esse tipo de colaboração, conhecida como comunicação assíncrona, pode ser mais eficaz do que uma série interminável de reuniões se abordada estrategicamente - ou seja, com a combinação adequada de técnicas e ferramentas.
Este guia revelará estratégias testadas e comprovadas que impulsionam a produtividade, o engajamento e a inovação com insights de empresas que lideram a mudança na comunicação assíncrona, tais como Loom, Asana, CloudApp e nossa própria equipe na Lucid.
O que é comunicação assíncrona?
Comunicação assíncrona é qualquer atividade colaborativa não programada e que envolve colaboradores que trabalham em momentos diferentes, não em tempo real. Ao contrário da comunicação síncrona, que exige que os participantes estejam presentes durante um período específico, a comunicação assíncrona permite que os colegas de equipe deixem mensagens, compartilhem ideias ou deem feedback quando acharem mais apropriado.
Você provavelmente já conhece algumas formas de comunicação assíncrona, como o envio de e-mails ou deixar comentários em um documento compartilhado. A comunicação assíncrona permite que os participantes contribuam conforme as respectivas agendas, reduzindo significativamente o número de reuniões que os funcionários devem participar.
Benefícios da comunicação assíncrona
Já sabemos que o trabalho assíncrono reduz o cansaço das reuniões, mas as vantagens dele vão muito além disso. Aliás, a comunicação assíncrona pode ser o combustível que mantém as organizações funcionando e melhora o resultado final. Vários benefícios da comunicação assíncrona são comprovados por dados e estatísticas, incluindo:
Aumenta a eficiência: de acordo com o recente Índice de Anatomia do Trabalho da Asana, os funcionários gastam 58% do tempo em "trabalho sobre o trabalho" e 129 horas por ano em reuniões desnecessárias. A comunicação assíncrona permite que os funcionários recuperem esse tempo precioso.
"Ao dar aos funcionários a flexibilidade e a liberdade de rever e responder a ações e mensagens em seu próprio ritmo, você oferece a flexibilidade e a liberdade de se concentrarem em tarefas qualificadas e de alto impacto". —Billy Blau, Chefe de Desenvolvimento Corporativo e Comercial da Asana
Permite todos os estilos de colaboração: de acordo com a pesquisa da Lucid, 56% das pessoas acreditam que quem fala mais alto e é mais ativo, domina as reuniões. A comunicação assíncrona cria um campo de igualdade.
"O trabalho assíncrono permite que pensadores profundos, planejadores e organizadores preparem as ideias com mais cuidado e reflexão antes de um prazo, e o façam nos momentos em que os pontos fortes são mais eficazes". — Scott Smith, CEO da CloudApp
Conecta equipes dispersas: as oportunidades de trabalho flexível são muito requisitadas entre os funcionários. De acordo com uma pesquisa recente, 65% dos profissionais preferem um ambiente de trabalho totalmente remoto, enquanto 32% preferem um local de trabalho híbrido. Contudo, nem sempre é fácil promover uma colaboração eficaz entre uma força de trabalho dispersa. Com a comunicação assíncrona, as equipes colaboram em qualquer lugar, a qualquer hora, sem perder produtividade.
"A força de trabalho moderna espera flexibilidade em termos de localização geográfica, horário de trabalho e trabalho remoto ou no escritório. A comunicação assíncrona atende a essa expectativa, permitindo que as equipes avancem com os projetos da forma que melhor se adapte aos horários delas." —Dan Lawyer, CPO da Lucid
Aumenta a inovação: a comunicação assíncrona traz inovação ao eliminar restrições geográficas e de tempo, de modo que as organizações captem perspectivas mais diversas e, como resultado, acelerem a inovação. De acordo com uma pesquisa do Boston Consulting Group, as organizações com diversidade acima da média ganham 45% da receita graças à inovação.
Promove a transparência: as organizações frequentemente reservam explicações cruciais apenas para reuniões síncronas. Quem não comparece à reunião, ainda não foi integrado ao fluxo de trabalho ou não está disponível no momento, perde o conteúdo tratado.
"As reuniões criam uma lacuna de conhecimento e forçam você a repetir as conversas para colocar todos em dia. Com a comunicação assíncrona, a empresa documenta e expande o conhecimento." —Anique Drumright, COO da Loom
Melhora a moral da equipe: quando as reuniões não ditam os horários dos funcionários, eles têm mais controle sobre quando podem concluir o trabalho. Os funcionários ficam mais felizes quando se sentem confiáveis e têm autonomia, de acordo com as pesquisas. De acordo com a Harvard Business Review, reduzir as reuniões em 40% aumentou a produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que aumentou o nível de satisfação em 52%.
