La fatiga causada por las reuniones está afectando mucho a las organizaciones. El cambio al trabajo remoto eliminó la colaboración ad hoc y las charlas informales a las que muchos estaban acostumbrados, lo que provocó más reuniones a medida que los trabajadores intentaban adaptarse. Desde 2020, la cantidad de reuniones a las que asisten los trabajadores ha aumentado en un 13.5 %, y el 70 % de esas reuniones impiden que las personas se concentren y completen sus tareas. 

Las organizaciones saben que esta nueva cultura de reuniones está agotando a sus empleados, afecta la creatividad y hace perder un tiempo valioso. Necesitan un nuevo enfoque para mantener a sus equipos alineados y en interacción para lograr la innovación, pero ¿cuál?

Algunas organizaciones han adoptado el enfoque de cancelar todas las reuniones de su organización, o al menos una gran parte. Este enfoque puede ser eficaz, pero solo si se implementan intencionalmente nuevos métodos para que los empleados compartan información, planifiquen proyectos y trabajen juntos. Si una sesión de planificación se convierte en un hilo de correo electrónico complejo con más de 20 respuestas (y tres versiones diferentes de una hoja de cálculo adjunta), ¿realmente mejora la productividad o la interacción? Es posible que se resuelva el problema de "tener demasiadas reuniones", pero se genera una nueva serie de problemas en el proceso. 

Sin embargo, no te desanimes. La colaboración sin reuniones es posible. De hecho, este tipo de colaboración, llamada "colaboración asincrónica", puede ser mucho más efectiva que una serie interminable de reuniones si se aborda estratégicamente, es decir, con la combinación correcta de técnicas y herramientas.

Gracias a la información de empresas líderes en colaboración asincrónica como Loom, Asana, CloudApp y nuestro propio equipo de Lucid, esta guía te mostrará las estrategias comprobadas que permiten impulsar la productividad, la interacción y la innovación. 

¿Qué es la colaboración asincrónica?

La colaboración asincrónica es cualquier actividad de colaboración no programada en la que los colaboradores contribuyen en momentos distintos en vez de hacerlo en tiempo real. A diferencia de la colaboración sincrónica, que requiere que los participantes estén presentes durante un período de tiempo designado para brindar sus aportes, la colaboración asincrónica permite a los compañeros de equipo dejar mensajes, compartir ideas o hacer comentarios cuando les queda bien.

Es probable que ya estés familiarizado con algunas formas de comunicación asincrónica, como enviar correos electrónicos o dejar comentarios en un documento compartido. Debido a que la colaboración asincrónica permite a los participantes contribuir cuando su agenda se lo permite, puede reducir drásticamente la cantidad de reuniones a las que los empleados deben asistir. 

Ventajas de la colaboración asincrónica

Sabemos que el trabajo asincrónico reduce la fatiga causada por las reuniones, pero los beneficios se extienden mucho más allá de eso. De hecho, la comunicación asincrónica puede ser el combustible necesario para mantener a las organizaciones trabajando eficazmente y, en última instancia, mejorar los resultados finales. Algunos beneficios respaldados por datos de la colaboración asincrónica son los siguientes: 

Aumenta la eficiencia: el reciente Índice de la anatomía del trabajo de Asana reveló que los trabajadores pasan el 58 % de su tiempo "trabajando para poder trabajar" y 129 horas en reuniones innecesarias cada año. La colaboración asincrónica les devuelve a los empleados ese valioso tiempo.

"Al permitir que los empleados revisen y respondan a acciones y mensajes a su propio ritmo, se les brinda flexibilidad y espacio para enfocarse en el trabajo especializado y de alto impacto". (Billy Blau, director de desarrollo corporativo y de negocios de Asana) 

Se adapta a todos los estilos de colaboración: la investigación realizada por Lucid muestra que el 56 % de las personas considera que las voces más altas y activas dominan las reuniones. La colaboración asincrónica nivela este aspecto. 

"El trabajo asincrónico permite que las personas que se toman tiempo para pensar, las que planifican y las que se organizan preparen con más cuidado y reflexión sus opiniones antes de una fecha límite y lo hagan en los momentos más propicios para desplegar sus superpoderes". (Scott Smith, director ejecutivo de CloudApp)

Conecta equipos dispersos: la demanda de acuerdos de trabajo flexibles por parte de los empleados es muy alta: el 65 % de los profesionales preferiría un entorno de trabajo completamente remoto, y el 32 % preferiría un lugar de trabajo híbrido. Pero fomentar una colaboración eficaz entre una fuerza laboral dispersa no siempre es fácil. Con la colaboración asincrónica, los equipos pueden trabajar juntos desde donde quieran y cuando quieran sin perder productividad. 

"Hay una expectativa de flexibilidad en los trabajadores modernos en cuanto a la ubicación geográfica, el horario de trabajo y si se trabaja desde casa o en la oficina. La colaboración asincrónica satisface esa expectativa al permitir a los equipos seguir avanzando en los proyectos de la forma que mejor se adapte a sus agendas". (Dan Lawyer, director ejecutivo de producto de Lucid)

Aumenta la innovación: al eliminar las barreras de tiempo y ubicación, la colaboración asincrónica les permite a las organizaciones capturar perspectivas más diversas y, como resultado, acelerar la innovación. De hecho, una encuesta de Boston Consulting Group reveló que las organizaciones que tenían un nivel de diversidad por encima del promedio obtuvieron un impresionante 45 % de sus ingresos a través de la innovación.

Promueve la transparencia: con demasiada frecuencia, las organizaciones dejan las explicaciones importantes solo para las reuniones sincrónicas. Cualquiera que no participe en esa reunión, quizás porque aún no se ha incorporado al flujo de trabajo o simplemente no está disponible en ese momento, se pierde ese contenido.

"Las reuniones a menudo crean una brecha de conocimiento y nos obligan a tener conversaciones duplicadas para que todos se pongan al día. La comunicación asincrónica le permite a la empresa capturar ese conocimiento en un formato documentado y fácilmente escalable". (Anique Drumright, directora de operaciones de Loom)

Mejora el ánimo del equipo: cuando el horario de un empleado no está dictado por las reuniones, tiene más control sobre cuándo realiza su trabajo. Y las investigaciones muestran que, cuando los empleados sienten que los demás confían en ellos y les dan autonomía, están más felices. Según Harvard Business Review, la reducción de las reuniones en un 40 % no solo hizo que los empleados fueran más productivos, sino que también aumentó la satisfacción en un 52 %. 

Colaboración asincrónica o sincrónica: cómo decidir

La colaboración asincrónica puede ahorrar mucho tiempo y levantar el ánimo, pero no puede reemplazar todas las conversaciones en tiempo real. Entonces, ¿cómo puedes determinar qué actividades requieren una reunión y cuáles se realizan mejor de forma asincrónica?

Como regla general, la comunicación asincrónica debe ser tu forma de comunicación predeterminada. En otras palabras, si puedes lograr el resultado deseado sin una reunión, entonces cancela (o no programes) la reunión. 

Dicho esto, estos son algunos criterios que puedes usar para ayudarte a decidir si el resultado que buscas requiere colaboración en tiempo real. 

Criterios para la comunicación asincrónica

Hazte estas preguntas para determinar si es preferible tener una reunión: 

• ¿Qué tan urgente es el asunto? La colaboración asincrónica puede causar latencia, especialmente cuando los equipos se adaptan a una nueva forma de trabajar en las primeras etapas de la implementación de esta estrategia. Entonces, si necesitas resolver algo lo antes posible, quizás necesites hacer una llamada rápida.
• ¿Es un tema sensible o controvertido? Las conversaciones que podrían generar reacciones emocionales se hacen mejor en tiempo real. La colaboración sincrónica les permite a los participantes leer el lenguaje corporal, hacer preguntas y evitar cualquier malentendido que pudiera surgir si la conversación fuera por escrito. 
• ¿Estás tratando de construir una conexión en el equipo? Esto puede ser evidente, pero las actividades intencionales para fomentar el espíritu de grupo son mejores cuando los miembros del equipo pueden hablar, reír y conectarse cara a cara. 
• ¿La idea es novedosa o compleja? Si estás iniciando un proyecto completamente nuevo o diferente a cualquier cosa que tu equipo haya hecho antes, es probable que tengan muchas preguntas. Si prevés mucho debate, tal vez quieras iniciar el proyecto en tiempo real. Sin embargo, te recomendamos usar un formato que te ayude a hacer la transición de estos proyectos fácilmente al trabajo asincrónico luego del inicio, como la documentación visual de las ideas, los comentarios y los planes de proyectos.

Usa los valores y la misión de tu organización para crear un marco personalizado que ayude a tus empleados a decidir si una reunión es necesaria. "Por ejemplo, en Loom creemos que la explicación y la presentación es un tipo de comunicación que se adapta mejor a los canales asincrónicos", explica Drumright. "La toma de decisiones en grupo y el establecimiento de prioridades son ejemplos de comunicación muy adecuados para una conversación sincrónica".

¿Qué actividades colaborativas se hacen mejor de forma asincrónica? 

¿Necesitas inspiración para actividades colaborativas que puedan realizarse de forma asincrónica? Aquí tienes algunas que, con las herramientas y prácticas adecuadas, se pueden realizar fácilmente sin una reunión:

Inicia sesiones de ideación 

Piensa en las sesiones de lluvia de ideas en vivo a las que asististe. Es probable que la mayoría haya comenzado con unos minutos para que las personas registren ideas antes de que todos converjan para debatir. Dado que la lluvia de ideas inicial se realiza de forma independiente, puedes ahorrar tiempo innecesario al permitir que los miembros del equipo propongan ideas y reaccionen a las que plantean los demás de forma asincrónica. Luego, reúne al equipo para debatir las ideas en vivo. 

Al comenzar una actividad de ideación de forma asincrónica, la mayoría de los miembros del equipo estarán mejor preparados para participar en debates enriquecedores, especialmente aquellos que necesiten más tiempo para pensar las ideas.
 

Explica o asigna el trabajo

A menos que anticipes muchas preguntas o la necesidad de realizar un debate en vivo, a menudo puedes explicar un proyecto de forma asincrónica con documentación visual o mediante la grabación de un video rápido a través de una plataforma como Loom o CloudApp. La persona a quien te diriges puede ver tu video explicativo cuando le quede bien y, si el proyecto es reasignado, no necesitarás dedicar tiempo a volver a explicar lo mismo. 
 

Brinda actualizaciones de estado

La mayoría de las actualizaciones de estado, como los chequeos rápidos para ver cómo va el proyecto, se pueden realizar de forma asincrónica. Las reuniones de este tipo suelen estar tan arraigadas en nuestras rutinas semanales que no nos detenemos a cuestionar su efectividad o considerar si son necesarias.

Gracias a las herramientas que te ayudan a visualizar el trabajo y a etiquetar a tus compañeros de equipo, puedes mostrar el progreso, resaltar los obstáculos y mantener a todos alineados sin tantas reuniones. Prueba con un tablero Kanban o una plantilla de tablero de scrum para mantenerte al tanto de los proyectos. 

Obtén opiniones 

Puede ser tentador programar una reunión para recibir comentarios sobre una idea o plan, pero puedes obtener opiniones más sólidas en el contexto apropiado cuando lo haces de forma asincrónica. 

Recuerda que la colaboración asincrónica debe ser parte de una estrategia de colaboración de alto valor más amplia. El objetivo no es necesariamente reemplazar tantas reuniones como puedas, sino trabajar de la manera más eficiente posible para lograr resultados específicos. Con las herramientas y tácticas adecuadas, deberías poder hacer la transición entre la conversación en tiempo real y el trabajo asincrónico sin problemas.

"La mayoría de las veces, no necesitas una reunión. Pero eso no significa que el contenido no sea importante. Tampoco significa que no sea importante compartir ideas. Lo que significa es que hay mejores canales para hacer esas cosas". (Jarom Chung, director de producto de Lucid).

Buenas prácticas para la colaboración asincrónica

Para muchas organizaciones, la colaboración asincrónica representa un cambio importante de las formas tradicionales de trabajo. Este tipo de cambio requiere buscar intencionalmente el desarrollo de habilidades, el fortalecimiento cultural, la gestión de cambios y, por supuesto, paciencia. Para que la colaboración asincrónica sea exitosa en tu organización, ten en cuenta estos consejos.

Redefine la idea de productividad

Si no ves regularmente a la gente en la oficina o en videollamadas, es natural que te preocupe la productividad de tu equipo. Pero no confundas la ilusión del trabajo con el trabajo que realmente se hace. En lugar de usar las horas trabajadas o la cantidad de reuniones como referencia de la productividad, establece metas como equipo y mide el progreso para alcanzarlas. De esta manera, generas un nivel crítico de confianza con tu equipo que le permite hacer el trabajo de la mejor manera posible. 

"Mi equipo tiene objetivos muy concretos que queremos alcanzar, y no importa cómo lo consigamos, siempre y cuando lo logremos", afirma Lawyer. "Establezcan juntos cuáles son los resultados que esperan y deja que el equipo use su autonomía para determinar la mejor manera de llegar allí".

Consejo: Para asegurarte de que los roles y las responsabilidades estén claros, prueba a crear planes de proyectos y cronogramas en Lucidspark. Puedes transferirlos automáticamente a sistemas comunes de gestión de proyectos como Asana, Jira o monday.com para mantener a todos alineados. 

Usa un formato visual

¿Por qué programamos reuniones a menudo? Suele ser porque sería demasiado complicado o llevaría demasiado tiempo escribir el contexto necesario por correo electrónico o chat. "La comunicación por escrito está limitada por su naturaleza lineal", afirma Chung. "Eso significa que tratar de conectar ideas y encontrar información importante en los hilos de chat largos es casi imposible". 

Pero hay una mejor manera de agregar contexto, alinear y comunicar ideas rápidamente: los elementos visuales. Los seres humanos entienden la información más rápido y la retienen mejor cuando se presenta visualmente. 

Ya sea que conectes ideas en un diagrama de flujo, etiquetes compañeros de trabajo para que revisen diferentes partes de un diagrama o agregues información a un proyecto con notas adhesivas, etiquetas o enlaces, la colaboración visual le da a cada miembro del equipo el contexto que necesita para tomar decisiones y seguir avanzando en los proyectos. 

Documenta mientras trabajas

La documentación es necesaria para eliminar el conocimiento institucional, compartir información y mantener alineados a los miembros del equipo, ya sea que hayan estado o no en una reunión. 

Antes de sufrir ante la idea de una documentación laboriosa que consume mucho tiempo, considera esto: la documentación en realidad puede ser un subproducto natural de la colaboración, en otras palabras, puede hacerse prácticamente sin esfuerzo. ¿Cómo? Utilizando la misma plataforma colaborativa para todas tus sesiones de ideación, priorización, toma de decisiones, planificación de proyectos y demás actividades, producirás orgánicamente documentación que acelere la innovación. 

Al tener todas las ideas, el contexto del proyecto y los comentarios centralizados en un solo lugar, puedes responder fácilmente preguntas y resolver problemas sin robarle tiempo a la agenda de nadie.

Estandariza las normas de comunicación del equipo

Para garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados con la mejor forma de colaborar de forma asincrónica, tómate el tiempo necesario para establecer un acuerdo de trabajo en equipo que detalle las expectativas de comunicación y las mejores prácticas. Asegúrate de hacer esto de manera colaborativa, para que todos tengan la oportunidad de hacer sus aportes y sentir que han participado en este acuerdo. Por ejemplo, una carta de equipo para trabajar de forma asincrónica puede incluir lo siguiente:

• El horario de trabajo, la ubicación y la zona horaria de cada miembro del equipo
• Las herramientas para usar en diferentes tipos de colaboración (p. ej., Slack para actualizaciones diarias, Lucid para compartir conocimientos, etc.)
• Los acuerdos de comunicación para diferentes niveles de urgencia (p. ej., plazos para responder, cómo indicar alineación, etc.)
• Los enlaces a recursos comunes del equipo o bases de conocimiento 

Una carta de equipo no solo ayuda a establecer las expectativas adecuadas para tu equipo actual, sino que también es una excelente manera de poner al día a los nuevos miembros del equipo rápidamente. 

Cuestiona las reuniones recurrentes 

Muchas reuniones recurrentes, incluso si fueron valiosas en un momento dado, pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo e interrumpir la concentración y la productividad. 

"Muchos empleados tienen la percepción de que la dirección espera que asistan a todas esas conversaciones en tiempo real", dice Lawyer. "Pero, en realidad, son solo rituales de larga data que nadie se ha molestado en cuestionar".

Toma la transición a la asincronía como un proceso de prueba y error. Eso podría significar elegir una reunión recurrente para cancelar e intentar organizarla en un formato asincrónico. Quizás descubras que puedes reducir la frecuencia de la reunión a trimestral en lugar de mensual o semanal, o puede que no necesites reunirte en absoluto. 

Predica con el ejemplo

La mayoría de los cambios organizativos a gran escala requieren el apoyo completo del equipo de líderes para tener éxito. Si estás en un puesto que te permite liderar el cambio hacia la asincronía, recuerda que no es suficiente documentar tus patrones de colaboración, también debes emular ese comportamiento. Por ejemplo, si dices que quieres evitar la mentalidad de "estar siempre trabajando" que a menudo acompaña al trabajo flexible, establece el precedente de que programarás, en vez de enviar, los mensajes fuera del horario laboral, y cúmplelo siempre. Cuando demuestres que te tomas en serio este comportamiento, el resto del equipo hará lo mismo. 

"Con mucha frecuencia, hay personas dentro de una organización que están impulsando el cambio", dice Smith. "Quieren mejorar una dinámica existente, pero sin asistencia ejecutiva o administrativa, esos agentes de cambio pueden frustrarse y sentir que sus esfuerzos se ignoran". 

Cómo crear una pila tecnológica de colaboración asincrónica

El trabajo asincrónico requiere las herramientas adecuadas para ser efectivo, y no nos referimos solo al correo electrónico. Para compartir correctamente la información y mantener los proyectos en marcha, busca herramientas que ayuden a agregar contexto, aclarar ideas y ahorrar tiempo.

Cuando crees tu pila tecnológica de colaboración asincrónica, estos son los elementos imprescindibles para garantizar la continuidad, la colaboración y la alineación.

Plataformas de chat y mensajería

Muchos equipos confían en herramientas de mensajería, como Slack o Microsoft Teams, para la comunicación asincrónica básica. Estas herramientas te permiten chatear con tus compañeros de equipo, compartir actualizaciones, hacer preguntas y responder a tu propio ritmo. 

Mediante estas herramientas, puedes crear grupos o canales con las personas con las que te comunicas a menudo, lo que las convierte en una forma estupenda de alinearse en temas fáciles de explicar. Sin embargo, si notas que tus mensajes comienzan a ser demasiado largos o difíciles de seguir, probablemente sea mejor usar una herramienta asincrónica diferente. 

Herramientas de grabación de videos

La grabación de videos es una excelente manera de agregar contexto a los proyectos sin una reunión. Con herramientas como Loom o CloudApp, puedes enviar explicaciones pregrabadas del proyecto, actualizaciones de estado o pantallas compartidas para que los compañeros de equipo las vean cuando les resulte conveniente. 

Según una encuesta que Loom realizó a trabajadores de oficina de los Estados Unidos y del Reino Unido, casi un tercio (32 %) dijo que la mayoría de las reuniones de trabajo digitales podrían reemplazarse por videos asincrónicos. 

La grabación de videos no solo es una forma estupenda de aumentar la eficiencia, sino que, según Jana Lass, vicepresidenta de marketing de CloudApp, también puede aumentar la conexión: "Se puede ver un rostro humano, lo que hace que los puntos de contacto sean más personales y comprensibles, y pueden verse en el huso horario y según la agenda de cada uno, al tiempo que se evitan muchas de las distracciones que se producen en un entorno de trabajo presencial".

Sistemas de gestión de proyectos y trabajo

Las herramientas de gestión de proyectos y trabajo, como Jira, Asana o Smartsheet, son especialmente importantes cuando se trabaja de forma asincrónica, ya que permiten a los equipos realizar un seguimiento del trabajo, asignar tareas y gestionar los plazos sin necesidad de reunirse. 

"Una de las mejores cosas sobre Asana es que toda la comunicación está conectada directamente al trabajo, lo que facilita entender rápidamente quién está haciendo qué y cuándo", dice Blau. 

Herramientas de almacenamiento de documentos y gestión del conocimiento basadas en la nube

Al usar herramientas de almacenamiento de archivos como Google Drive y Microsoft OneDrive o herramientas de intercambio de conocimientos como Confluence y Notion, puedes ayudar a tu equipo a obtener información actualizada. Estas plataformas basadas en la nube permiten que los miembros del equipo de todo el mundo accedan a los archivos que necesitan cuando los necesitan. 

Plataformas de colaboración visual

Para ayudar realmente a los miembros de tu equipo a mantenerse alineados, informados y comprometidos sin una reunión, necesitarás una plataforma de colaboración visual. La colaboración visual ayuda a los equipos a lograr una comprensión compartida más rápidamente y a descubrir conocimientos más profundos que si se basan únicamente en la comunicación verbal o escrita. Los equipos pueden usar una plataforma de colaboración visual para trabajar conjuntamente de forma asincrónica en cualquier cosa, desde lluvias de ideas hasta el diseño de arquitecturas o incluso la planificación de nuevos productos. 

¿Cuál es la mejor parte? Al tener todo el contexto en un solo lugar, la plataforma de colaboración visual sirve como un modelo dinámico para la organización, lo que facilita que los equipos se muevan sin problemas entre reuniones y trabajo asincrónico sin perder impulso. 

Es importante tener en cuenta que no todas las plataformas de colaboración visual son iguales. Busca soluciones que se integren bien en tu flujo de trabajo, aprovechen tus datos existentes y automaticen las visualizaciones por ti.

Independientemente de cuáles sean las herramientas que decidas agregar a tu pila tecnológica asincrónica, es importante que se integren bien entre sí. De lo contrario, podrías terminar con información aislada y hacer que la colaboración asincrónica se dificulte más en vez de que sea más sencilla. 

Da los siguientes pasos en tu recorrido de colaboración asincrónica

La colaboración asincrónica puede ser una forma increíblemente útil de combatir la fatiga de las reuniones y de aumentar, al mismo tiempo, la eficiencia, la interacción y la innovación de la organización. La clave es hacerlo intencionalmente y no solo cancelar reuniones y esperar que todo salga bien. Con la combinación correcta de herramientas y técnicas, puedes fomentar la colaboración continua y pasar del tiempo real a la asincronía, de la idea a la realidad. 

Las organizaciones líderes están recurriendo a la Suite de Colaboración Visual de Lucid para aumentar la colaboración, la alineación y la claridad. La combinación de los diagramas inteligentes de Lucidchart y la pizarra virtual flexible de Lucidpsark permite que los equipos colaboren de manera eficiente durante todo el ciclo de vida del proyecto. 

De hecho, los clientes de Lucid se ahorran, en promedio, 2.2 reuniones por semana colaborando de forma asincrónica con Lucid. Y con un equipo dedicado de expertos en servicios profesionales que actúan como socios estratégicos y ayudan a mejorar la relación entre tiempo y valor, es fácil ver el aumento de la eficiencia desde el primer día.