La fatiga causada por las reuniones está afectando mucho a las organizaciones. El cambio al trabajo remoto eliminó la colaboración ad hoc y las charlas informales a las que muchos estaban acostumbrados, lo que provocó más reuniones a medida que los trabajadores intentaban adaptarse. Desde 2020, la cantidad de reuniones a las que asisten los trabajadores ha aumentado en un 13.5 %, y el 70 % de esas reuniones impiden que las personas se concentren y completen sus tareas.
Las organizaciones saben que esta nueva cultura de reuniones está agotando a sus empleados, afecta la creatividad y hace perder un tiempo valioso. Necesitan un nuevo enfoque para mantener a sus equipos alineados y en interacción para lograr la innovación, pero ¿cuál?
Algunas organizaciones han adoptado el enfoque de cancelar todas las reuniones de su organización, o al menos una gran parte. Este enfoque puede ser eficaz, pero solo si se implementan intencionalmente nuevos métodos para que los empleados compartan información, planifiquen proyectos y trabajen juntos. Si una sesión de planificación se convierte en un hilo de correo electrónico complejo con más de 20 respuestas (y tres versiones diferentes de una hoja de cálculo adjunta), ¿realmente mejora la productividad o la interacción? Es posible que se resuelva el problema de "tener demasiadas reuniones", pero se genera una nueva serie de problemas en el proceso.
Sin embargo, no te desanimes. La colaboración sin reuniones es posible. De hecho, este tipo de colaboración, llamada "colaboración asincrónica", puede ser mucho más efectiva que una serie interminable de reuniones si se aborda estratégicamente, es decir, con la combinación correcta de técnicas y herramientas.
Gracias a la información de empresas líderes en colaboración asincrónica como Loom, Asana, CloudApp y nuestro propio equipo de Lucid, esta guía te mostrará las estrategias comprobadas que permiten impulsar la productividad, la interacción y la innovación.
¿Qué es la colaboración asincrónica?
La colaboración asincrónica es cualquier actividad de colaboración no programada en la que los colaboradores contribuyen en momentos distintos en vez de hacerlo en tiempo real. A diferencia de la colaboración sincrónica, que requiere que los participantes estén presentes durante un período de tiempo designado para brindar sus aportes, la colaboración asincrónica permite a los compañeros de equipo dejar mensajes, compartir ideas o hacer comentarios cuando les queda bien.
Es probable que ya estés familiarizado con algunas formas de comunicación asincrónica, como enviar correos electrónicos o dejar comentarios en un documento compartido. Debido a que la colaboración asincrónica permite a los participantes contribuir cuando su agenda se lo permite, puede reducir drásticamente la cantidad de reuniones a las que los empleados deben asistir.
Ventajas de la colaboración asincrónica
Sabemos que el trabajo asincrónico reduce la fatiga causada por las reuniones, pero los beneficios se extienden mucho más allá de eso. De hecho, la comunicación asincrónica puede ser el combustible necesario para mantener a las organizaciones trabajando eficazmente y, en última instancia, mejorar los resultados finales. Algunos beneficios respaldados por datos de la colaboración asincrónica son los siguientes:
Aumenta la eficiencia: el reciente Índice de la anatomía del trabajo de Asana reveló que los trabajadores pasan el 58 % de su tiempo "trabajando para poder trabajar" y 129 horas en reuniones innecesarias cada año. La colaboración asincrónica les devuelve a los empleados ese valioso tiempo.
"Al permitir que los empleados revisen y respondan a acciones y mensajes a su propio ritmo, se les brinda flexibilidad y espacio para enfocarse en el trabajo especializado y de alto impacto". (Billy Blau, director de desarrollo corporativo y de negocios de Asana)
Se adapta a todos los estilos de colaboración: la investigación realizada por Lucid muestra que el 56 % de las personas considera que las voces más altas y activas dominan las reuniones. La colaboración asincrónica nivela este aspecto.
"El trabajo asincrónico permite que las personas que se toman tiempo para pensar, las que planifican y las que se organizan preparen con más cuidado y reflexión sus opiniones antes de una fecha límite y lo hagan en los momentos más propicios para desplegar sus superpoderes". (Scott Smith, director ejecutivo de CloudApp)
Conecta equipos dispersos: la demanda de acuerdos de trabajo flexibles por parte de los empleados es muy alta: el 65 % de los profesionales preferiría un entorno de trabajo completamente remoto, y el 32 % preferiría un lugar de trabajo híbrido. Pero fomentar una colaboración eficaz entre una fuerza laboral dispersa no siempre es fácil. Con la colaboración asincrónica, los equipos pueden trabajar juntos desde donde quieran y cuando quieran sin perder productividad.
"Hay una expectativa de flexibilidad en los trabajadores modernos en cuanto a la ubicación geográfica, el horario de trabajo y si se trabaja desde casa o en la oficina. La colaboración asincrónica satisface esa expectativa al permitir a los equipos seguir avanzando en los proyectos de la forma que mejor se adapte a sus agendas". (Dan Lawyer, director ejecutivo de producto de Lucid)
Aumenta la innovación: al eliminar las barreras de tiempo y ubicación, la colaboración asincrónica les permite a las organizaciones capturar perspectivas más diversas y, como resultado, acelerar la innovación. De hecho, una encuesta de Boston Consulting Group reveló que las organizaciones que tenían un nivel de diversidad por encima del promedio obtuvieron un impresionante 45 % de sus ingresos a través de la innovación.
Promueve la transparencia: con demasiada frecuencia, las organizaciones dejan las explicaciones importantes solo para las reuniones sincrónicas. Cualquiera que no participe en esa reunión, quizás porque aún no se ha incorporado al flujo de trabajo o simplemente no está disponible en ese momento, se pierde ese contenido.
"Las reuniones a menudo crean una brecha de conocimiento y nos obligan a tener conversaciones duplicadas para que todos se pongan al día. La comunicación asincrónica le permite a la empresa capturar ese conocimiento en un formato documentado y fácilmente escalable". (Anique Drumright, directora de operaciones de Loom)
Mejora el ánimo del equipo: cuando el horario de un empleado no está dictado por las reuniones, tiene más control sobre cuándo realiza su trabajo. Y las investigaciones muestran que, cuando los empleados sienten que los demás confían en ellos y les dan autonomía, están más felices. Según Harvard Business Review, la reducción de las reuniones en un 40 % no solo hizo que los empleados fueran más productivos, sino que también aumentó la satisfacción en un 52 %.
