Bij geplande brainstormsessies weet je van tevoren precies wat je uit de vergadering wilt halen. Je weet niet met welke oplossingen of ideeën de deelnemers zullen komen, maar je hebt wel een duidelijk beeld van wat je wilt bereiken. Dit geeft de vergadering richting en zorgt dat deelnemers gefocust blijven op de taak die voor hen ligt.
Wat moet je vermijden bij gestructureerd brainstormen?
Ondanks de sterke punten kan gestructureerd brainstormen snel de mist in gaan als je je niet aan enkele basisregels houdt. Om je te helpen het meeste uit je brainstormsessies te halen, hebben we een lijst samengesteld met dingen die je moet vermijden bij het organiseren van een gestructureerde brainstormsessie:
1. Begin niet aan een brainstormsessie met een specifieke oplossing in gedachten
Deze is enigszins misleidend. Als je begint te brainstormen, kun je wel een specifieke oplossing in gedachten hebben, maar je moet open blijven staan voor andere, betere oplossingen. Het hele punt van brainstormen is om mogelijke oplossingen, strategieën, enz. te bedenken, maar dan moet je wel openstaan voor alle mogelijkheden!
2. Gebruik geen negatieve termen
Herinner deelnemers er tijdens een gestructureerde brainstormsessie aan om open te blijven staan voor nieuwe ideeën. Deelnemers moeten hun ideeën kunnen delen zonder vijandigheid. Maak geen negatieve opmerkingen en vermijd negatieve lichaamstaal.
3. Laat de structuur goede ideeën niet in de weg staan
Gestructureerd brainstormen moet deelnemers helpen om ideeën te genereren. Tijdens een vergadering kun je merken dat het gesprek afdwaalt van de geplande structuur. Wees hier niet bang voor als je denkt dat het zou kunnen helpen. Misschien kom je zo wel op het gouden idee!
4. Dwaal niet te ver af
Dit gaat hand in hand met het vorige punt. Hoewel je open moet staan om af en toe af te wijken van de planning, moet je onthouden dat de structuur er niet zonder reden is. Je hebt een doel in gedachten voor de brainstormsessie, dus laat je niet te lang afleiden door zijsporen.
5. Zorg dat iedereen aan het woord komt
Een groot voordeel van gestructureerd brainstormen is dat je iedereen aan het woord kunt laten. Maar als je niet oppast, kunnen een paar dominante personen nog steeds de boventoon voeren. Doe je best om iedereen iets te laten zeggen, zelfs als dat betekent dat je mensen bij naam moet noemen om hun input te vragen.
Gestructureerd of spontaan: hoe bepaal je welke brainstormmethode je wilt gebruiken?
Nu we de soorten brainstormmethoden hebben besproken, is er nog één vraag die moet worden beantwoord: wanneer moet ik gestructureerd brainstormen? Om die vraag te beantwoorden, moeten we twee verschillende denkwijzen definiëren: convergent en divergent.
Een convergente taak heeft één specifieke oplossing. Om die oplossing te vinden, moet je verschillende feiten en alternatieven overwegen. Dit wordt convergent denken genoemd. (Deelnemers gebruiken beschikbare informatie om tot een oplossing te 'convergeren'.) Divergente taken daarentegen hebben veel mogelijke oplossingen. Je moet dan verschillende opties bedenken en de meest haalbare kiezen.
Maar wat heeft dit met brainstormen te maken? Het is je misschien opgevallen dat divergent denken veel lijkt op spontaan brainstormen. Dat komt omdat het eigenlijk hetzelfde is. Dus voor divergente taken moet je spontaan brainstormen. Convergente taken vereisen meer focus. Dit is waar gestructureerd brainstormen van pas komt.
Bij gestructureerd brainstormen bedenken mensen voorafgaand aan de vergadering mogelijke oplossing aan de hand van divergent denken. Vervolgens worden in een gestructureerde vergadering deze oplossingen samen met de feiten gepresenteerd. De groep bepaalt vervolgens de 'juiste' oplossing (door middel van convergent denken!).
Voorbeeldscenario's voor gestructureerd brainstormen:
Een paar situaties waarbij je baat kunt hebben bij gestructureerd brainstormen:
- Problemen met de bedrijfsstrategie bespreken en aanpakken
- Ontwikkelen van productfuncties om specifieke pijnpunten van klanten op te lossen
- Een teamvergadering om communicatieproblemen te bespreken en aan te pakken
Waarom teams open moeten blijven staan voor beide brainstormmethoden
We hebben ons gefocust op gestructureerd brainstormen (wat immers best fantastisch is), maar het is belangrijk om te onthouden dat spontane brainstorming soms ook nuttig kan zijn. Elke brainstormstijl heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. Bij het oplossen van een probleem kun je zowel spontaan als gestructureerd brainstormen. Wat past het beste bij je behoeften? Misschien wel een combinatie van de twee: probeer beide methoden uit bij het organiseren van brainstorms en kijk wat het beste voor jou werkt!
