Comment renforcer l’engagement lors des réunions avec Lucid, sans augmenter le nombre de réunions

Même avant la pandémie, essayer de faire en sorte qu’une salle pleine de monde participe activement à une réunion n’était pas une mince affaire : comme le constatent près de 80 % des entreprises, une ou deux personnes animent la majorité des discussions.

Si les réunions virtuelles ont permis de rassembler les équipes hybrides et délocalisées, elles ne peuvent pas encore recréer complètement les boucles de retour centrées sur le langage corporel en temps réel, qu’offre la collaboration en personne. De nombreux dirigeants s’interrogent encore sur le nombre de personnes s’adonnant à d’autres tâches en parallèle des réunions et sur l’impact de ce comportement sur les performances.

Sans les indices contextuels que fournit le présentiel, les responsables ont plus de mal à évaluer avec précision le degré d’engagement de leurs collaborateurs pendant les réunions et à déterminer l’influence de cette implication variable sur la cohésion de l’équipe dans son ensemble. 

Un manque d’engagement et de coordination pendant les réunions peut conduire à des problèmes à long terme :

• Si un ou plusieurs collaborateurs se détournent régulièrement de vos réunions virtuelles, ils risquent de miner le moral de l’équipe et de créer de la méfiance, car les autres auront l’impression de faire des efforts démesurés pour contribuer aux séances de travail.
   
• Les membres de l’équipe qui préfèrent collaborer de manière atypique ou moins expressive peuvent être considérés à tort comme n’ayant pas un bon esprit de groupe et même se voir exclus des activités communes.
   
• Les entreprises passent à côté des opinions et des idées stratégiques de personnes ayant des expériences diverses lorsque ces dernières ne s’impliquent pas dans les réunions, ce qui crée des angles morts qui rendent votre activité vulnérable face à la concurrence.
   
• En outre, les responsables ou les animateurs perdent du temps à répéter les informations ou le contexte.

Si vous avez l’impression que les réunions hybrides génèrent des distractions qui empêchent votre équipe d’exploiter son plein potentiel créatif ou stratégique, ces techniques pourront vous aider.

Impliquer davantage l’ensemble de votre équipe dans la prise de décision.

De nombreux responsables s’imaginent qu’ils font une faveur à leur équipe en ne l’impliquant pas dans certaines décisions stratégiques globales qui la concernent pourtant. Ils prennent ces décisions seuls, préférant utiliser les réunions pour informer les collaborateurs des mesures déjà adoptées. Cette pratique procède souvent d’une bonne intention ou d’un souci d’« efficacité », le but étant d’épargner aux collaborateurs une charge mentale supplémentaire qui s’ajoute à leur travail quotidien. 

Mais cette stratégie peut avoir l’effet inverse de celui espéré : les membres de l’équipe peuvent avoir l’impression que leurs idées et leurs points de vue ne sont pas pris en compte lors des réunions, ce qui conduira à contribuer toujours moins efficacement et sincèrement à l’idéation.

Les collaborateurs peuvent aussi avoir recours à ce que Bryan Stallings, évangéliste en chef chez Lucid, appelle la « dissidence au bureau », c’est-à-dire exprimer leur désaccord et leur ressentiment à l’égard des décisions sous la forme de commérages en coulisse avec leurs collègues. Ces complaintes et frustrations peuvent vite ne plus se limiter à des échanges post-réunion et envahir directement les sessions, ce qui détruit complètement la concentration et l’unité de l’équipe.

Bryan Stallings explique comment un manque de structure dans l’expression des désaccords peut nuire au moral de l’équipe.

Alors, que peut-on faire pour arrêter ce problème avant qu’il ne commence ?

S’assurer que chacun (y compris vous) connaît son rôle

Souvent, les responsables essaient d’être les « héros » des réunions parce qu’ils comprennent mal leur rôle d’animateur. Leur objectif n’est pas de prendre une part active à la prise de décision, mais de créer un environnement dans lequel les participants à la réunion peuvent produire le meilleur résultat possible (c’est-à-dire une décision de qualité - une expérience à tester, une nouvelle opportunité à saisir, une nouvelle fonctionnalité produit à développer, etc.).

Même si ce n’est pas le cas pour tous les types de décisions, dans la plupart des cas, les dirigeants susciteront beaucoup plus de confiance au sein de leur équipe en se contentant de jouer le rôle d’animateur plutôt que celui de décideur exclusif.

Lorsque les équipes comprennent leur rôle au cours d’une réunion et ont confiance dans le fait que l’animateur n’essaiera pas de prendre le pas sur les discussions ou de les dominer, elles sont plus susceptibles de s’impliquer activement.

Donner à votre équipe la possibilité d’exprimer son désaccord

Lorsque les collaborateurs n’ont pas l’impression qu’ils peuvent exprimer leur désaccord ou proposer des opinions divergentes en toute confiance, ils se détournent rapidement des réunions. Heureusement, il existe des moyens de gérer les désaccords sans se complaire dans la négativité.

Vous pouvez notamment y parvenir grâce à une technique appelée « dissidence rituelle », qui offre un espace structuré où les idées peuvent être critiquées et désapprouvées uniquement sur la base de leurs mérites, sans risque que les commentaires se transforment en attaques personnelles contre la personne qui les a exprimées.  

Une autre méthode consiste à organiser un brainstorming pré-mortem, qui vous permet de visualiser toutes les façons dont une initiative pourrait échouer, afin d’éviter les écueils de manière proactive.

Faire en sorte que tout le monde soit en phase de manière visuelle

Pour que les collaborateurs s’impliquent davantage dans la prise de décision au cours des réunions, vous devez surmonter un obstacle principal : trouver comment transformer leur participation qualitative en informations exploitables sans leur donner l’impression que leur contribution n’a pas été correctement interprétée ou prise en compte (comme lors de la planification de nouveaux produits ou de l’élaboration du thème d’une campagne marketing).

L’utilisation d’un tableau Lucidspark ou d’un document Lucidchart pour chaque réunion permet à chacun de devenir son propre preneur de notes. Et comme il est très facile de faire du brainstorming sur une zone de travail visuelle, de développer les contributions des autres et de les commenter au moyen de sessions de vote ou d’emoji, tout le monde dispose toujours du contexte nécessaire pour comprendre comment telle ou telle décision a été prise. Le travail sur une zone visuelle permet également de retenir plus efficacement l’attention, car les collaborateurs ont moins besoin de s’interrompre pour se demander où en est la réunion.

La puissante fonction Activités visuelles de Lucid permet également d’impliquer davantage l’équipe dans le processus de prise de décision au cours des réunions, en lui offrant des espaces de discussion où elle peut faire entendre sa voix sur les priorités, les décisions et les travaux en cours d’une manière visuellement attrayante, pour parvenir plus rapidement à un véritable consensus.

Vous pouvez également utiliser Lucid pour aider votre équipe à se concentrer et à éliminer les distractions pendant les réunions en  :

• définissant des minuteurs pour réaliser de courts sprints d’idéation ou des votes lors de réunions longues, et diviser les décisions en éléments plus petits afin qu’elles soient plus faciles à gérer ;
   
• utilisant des groupes de discussion pour travailler en petits comités afin que les collaborateurs les plus discrets se sentent plus à l’aise sans le regard d’une grande équipe ;
   
• incorporant des icebreakers au début des réunions pour mettre les gens à l’aise et les rapprocher les uns des autres.

Établir des bases de connaissances en équipe pour communiquer le contexte

Tout le monde a déjà rejoint un projet, une équipe plurifonctionnelle ou une initiative en cours de route sans avoir la moindre idée de la marche à suivre pour contribuer utilement aux réunions de ce groupe.

Si vous n’êtes pas en mesure de vous mettre à niveau par vous-même, il est facile de se laisser submerger par le simple fait d’essayer de suivre pendant les réunions. Au lieu de disposer du contexte riche dont vous avez besoin pour être un contributeur valable, vous passez la réunion à essayer de retrouver la documentation, les bonnes pratiques et l’ordre du jour des réunions précédentes.

Heureusement, cette source de distraction lors des réunions peut être facilement évitée.

Créer des référentiels visuels regroupant les informations essentielles de votre équipe

De nombreux responsables peinent à mettre les membres de leur équipe sur la même longueur d’onde parce que l’ensemble de la documentation est dispersée entre divers outils et fichiers, sans source centrale.

La fonctionnalité de pôle d’équipe de Lucid résout ce problème en vous donnant un point d’ancrage pour toutes les informations les plus importantes pour votre équipe. Vous ne perdez ainsi plus un temps précieux en réunion à essayer d’informer un collaborateur (ce qui déconcentre et désengage les membres de l’équipe mieux informés). Les pôles d’équipe vous offrent un espace permanent pour toutes les connaissances recueillies, les bonnes pratiques et les ressources utilisées par votre équipe, ce qui permet à chacun de se mettre à la page et de se plonger dans la documentation sans avoir besoin d’une aide directe.

Créer un espace pour votre équipe principale et travailler à partir de celui-ci lors de chaque réunion est un excellent moyen de minimiser les distractions. Les espaces d’équipe au sein des pôles d’équipe peuvent aider à concentrer la réunion sur la prise de décision et la résolution de problèmes plutôt que sur des tâches secondaires de recherche de contexte. Grâce aux icônes représentant chaque membre de l’équipe, vous pouvez facilement voir où chacun en est et attirer leur attention sur l’animateur si nécessaire. Vous pouvez également intégrer dans vos espaces d’équipe :

• un énoncé de mission pour l’équipe ;
• les informations relatives à l’équipe, telles que les horaires de travail et les modes de collaboration privilégiés ;
• un espace pour des activités icebreaker afin de renforcer le moral de l’équipe ;
• une section pour les informations quotidiennes afin de fournir un contexte pour les projets en cours, et plus encore.

Documenter l’innovation en temps réel

L’autre avantage de travailler à partir d’une plateforme de collaboration visuelle comme Lucid pendant les réunions ? Vous créez automatiquement votre propre documentation et votre propre référentiel d’innovation, en travaillant. Cette documentation peut aider votre équipe à visualiser l’impact de ses idées en temps réel pendant les réunions, car elle les voit connectées et entrelacées à l’ensemble des autres suggestions.

Par ailleurs, vous est-il déjà arrivé qu’un projet se déroule exceptionnellement bien, que la nouvelle se répande dans d’autres équipes et que d’autres responsables vous demandent de leur expliquer ce qui a fait son succès afin qu’ils puissent appliquer les mêmes principes ?

Si vous ne disposez pas d’une documentation détaillée sur la manière dont les décisions ont été prises, avec des artefacts pour chaque étape du processus, de la planification au reporting en passant par le brainstorming et l’exécution, vous risquez de perdre de précieuses informations dans la nature. Lorsque vous travaillez dans Lucid, tout est documenté sur votre tableau avec un contexte visuel riche, ce qui vous permet d’élaborer un schéma de votre activité.

Offrir à votre équipe de multiples possibilités de s’impliquer

Bien qu’il soit facile de supposer que les membres les plus actifs de votre équipe sont ceux qui s’impliquent le plus, nous avons découvert que de nombreux employés peuvent être classés dans trois catégories de collaboration distinctes et que seule l’une d’entre elles considère la communication verbale en temps réel avec de grands groupes comme leur mode de collaboration préféré.

Cela signifie que la majorité des réunions risquent d’aliéner votre équipe dès le départ, tout simplement parce qu’elles ne tiennent pas compte du mode de collaboration qu’elle préfère.

Voici quelques moyens supplémentaires de stimuler l’engagement pendant les réunions en dehors de la simple discussion verbale.

Sortir du mode présentation

Présentez. Faites une pause pour les questions. Présentez davantage. Faites une pause pour les questions. Présentez davantage. Faites une pause pour les questions.

Avec des outils de collaboration visuelle modernes qui vous permettent de co-créer des discussions riches en temps réel, il n’y a aucune raison de s’en tenir par défaut à cette « ancienne méthode » de gestion des réunions, et si vous y êtes encore fidèle, il n’est pas surprenant que votre équipe s’en détourne.

Si vous devez utiliser le format de présentation, la fonctionnalité Parcours de Lucid constitue un excellent moyen de donner à votre équipe un itinéraire défini à travers le contenu que vous souhaitez couvrir, tout en laissant de l’espace pour la collaboration et le retour d’information sur le moment. Vous pouvez vous écarter de votre parcours pour organiser un brainstorming rapide ou une session de vote directement sur la zone de travail à partir de laquelle vous effectuez votre présentation, sans avoir à changer d’outil ou d’onglet.

Vous pouvez également obtenir un feedback en direct de votre équipe pendant votre session de travail et faire des ajustements à la volée si l’implication n’est pas là.

Remplacer les réunions par une collaboration asynchrone dans Lucid

Si la participation de votre équipe aux réunions est faible, il s’agit potentiellement d’un problème de lassitude. Vos collaborateurs consacrent peut-être tellement d’attention à donner l’impression d’être impliqués (car filmés) qu’ils n’apportent pas réellement de contribution utile.

Vous pouvez éliminer ce problème en envoyant simplement un document Lucid de manière asynchrone et en invitant votre équipe à participer avant la réunion ou en remplacement de la réunion.

Autre possibilité, adopter une technique qui favorise la collaboration asynchrone tout en tenant compte des contributeurs qui préfèrent penser par écrit plutôt que par oral : le brainwriting. Cette méthode leur permet de réfléchir d’abord individuellement, puis de se réunir en équipe pour comparer les idées des uns et des autres et les reprendre.

Prévoir un parking à idées

Un membre de votre équipe monopolise régulièrement les discussions ? Envisagez de mettre en place un « parking à idées » à l’avance afin de minimiser les digressions et de permettre aux autres d’être entendus également.

Dans Lucid, vous pouvez créer un cadre sur votre tableau qui servira de parking pour les idées que les participants souhaitent consigner et qui pourraient être hors sujet ou dont l’exploration nécessite simplement plus de temps que vous en avez lors de la réunion.

Si vous sentez que la réunion dérape et que les collaborateurs commencent à décrocher, reprenez simplement la parole et invitez les participants à ajouter d’autres idées au sujet de la discussion en cours, puis ramenez l’attention sur les points de l’ordre du jour que vous devez aborder.

Stimuler l’engagement des participants aux réunions grâce à la collaboration visuelle

Avec Lucid, vous pouvez aider votre équipe à rester plus engagée et concentrée pendant les réunions en introduisant un langage commun - les visuels - dans votre lexique de collaboration.

Grâce à la collaboration visuelle, il est possible d’améliorer la coordination des équipes et de découvrir de nouvelles possibilités d’innovation.