Cómo aumentar la participación en las reuniones con Lucid sin aumentar la cantidad de reuniones

Incluso antes de la pandemia, intentar mantener una sala llena de gente que estuviera activamente comprometida y participara en un debate era mucho pedir: como señala casi el 80 % de las empresas, una o dos personas acaban generando la mayor parte del debate en las reuniones.

Si bien las reuniones virtuales ayudaron a reunir equipos híbridos en distintas ubicaciones físicas, todavía no pueden recrear totalmente el ida y vuelta de comentarios en tiempo real y centrados en el lenguaje corporal que proporciona la colaboración en persona. Muchos directivos siguen preocupados por la multitarea que ocurre tras la cámara en las reuniones y por el impacto de la multitarea en el rendimiento.

Sin los indicios contextuales que indican la participación en persona, a los líderes les resulta más difícil medir con precisión el grado de participación de su equipo durante las reuniones y cómo eso afecta la alineación del equipo en su conjunto. 

La falta de participación y alineación durante las reuniones puede generar problemas a largo plazo en el futuro:

• Si uno o varios miembros del equipo dejan de participar de manera regular en las reuniones virtuales, eso puede bajar el ánimo del equipo y crear desconfianza, ya que otros miembros sienten que están haciendo un esfuerzo desmesurado para contribuir durante las sesiones de colaboración.
   
• Las personas que prefieren colaborar de formas no tradicionales o menos expresivas pueden ser vistos erróneamente como malos colaboradores y luego ser excluidos de las oportunidades de trabajo en equipo por completo.
   
• Las empresas se pierden opiniones y conocimientos estratégicos de personas que tienen un conjunto diverso de experiencias cuando estas no participan en las reuniones, lo que crea puntos ciegos que dejan a la empresa vulnerable a la competencia.
   
• Se desaprovechan oportunidades cuando los líderes o facilitadores tienen que dedicar tiempo a repetir información o contexto.

Si crees que la distracción en las reuniones remotas e híbridas impide que tu equipo alcance su potencial creativo o estratégico, considera aplicar algunas de estas técnicas para fortalecer la cohesión.

Haz que todo tu equipo se involucre más en la toma de decisiones

Muchos líderes pueden pensar que le están haciendo un favor a los miembros de su equipo al no involucrarlos en ciertas decisiones estratégicas de gran importancia que afectarán al equipo y las toman ellos solos, y luego usan las reuniones para "avisar" sobre las decisiones que ya se tomaron. Esto a menudo se hace con buena intención o en nombre de la "eficiencia" y para evitarles a sus compañeros de equipo una carga mental adicional además del trabajo diario. 

Pero no involucrar a los miembros del equipo en las decisiones puede tener el efecto contrario: puede hacer que el equipo sienta que sus opiniones y percepciones no se valoran durante las reuniones, lo que conducirá a que haya aún menos intercambio e ideación de manera honesta.

Los miembros del equipo también podrían recurrir a lo que Bryan Stallings, evangelista principal de Lucid, llama "disenso de pasillo": expresar desacuerdo y resentimiento con las decisiones en forma de chismes en voz baja. Una vez que esto comienza, puede ser fácil que este malestar y frustración pase de una charla de pasillo después de la reunión a una que posiblemente suceda durante la reunión, lo que anula por completo la concentración y la unidad del equipo.

Bryan Stallings explica cómo la falta de estructura para expresar el desacuerdo puede bajar el ánimo del equipo.

Entonces, ¿qué se puede hacer para evitar este problema antes de que comience?

Cerciórate de que todos (incluido tú) conozcan su rol

Muchas veces, los líderes intentan ser los "héroes" de las reuniones porque malinterpretan su rol como facilitadores. Como facilitador, el objetivo no es participar activamente en la toma de decisiones, sino crear un entorno en el que los participantes puedan lograr el mejor resultado final posible (es decir, una decisión de calidad: un experimento que probar, una nueva oportunidad por la que competir, una nueva característica del producto que crear, etc.).

Aunque puede que no sea así para todos los tipos de decisión, en la mayoría de los casos, los líderes generarían mucha más confianza en su equipo al actuar como facilitadores en lugar de como únicos responsables de la toma de decisiones.

Cuando los equipos comprenden su rol durante una reunión y confían en que el facilitador no intentará anular ni dominar el debate de los participantes es más probable que participen activamente.

Dale a tu equipo espacio para no estar de acuerdo

Cuando los compañeros de equipo no sienten que pueden discrepar de manera segura u ofrecer opiniones contrarias, rápidamente saldrán de las reuniones por completo. Afortunadamente, hay maneras de manejar el desacuerdo sin hundirse en la negatividad.

Puedes hacerlo a través de una técnica llamada "disenso ritual", que proporciona un espacio estructurado para criticar y discutir ideas solo en función de los méritos de cada una de ellas, sin el riesgo de que las opiniones se conviertan en un ataque personal contra quien la propuso. 

Otro método es hacer una lluvia de ideas preliminar, que te permite visualizar todas las formas en que una iniciativa podría fallar a fin de evitar los obstáculos de manera proactiva.

Pon a todos en sintonía visualmente

Uno de los problemas para conseguir que el equipo participe más en la toma de decisiones durante las reuniones es descubrir cómo convertir la participación cualitativa en ideas pragmáticas sin que los miembros del equipo sientan que su aporte no se interpretó o no se tuvo en cuenta adecuadamente (como cuando se planifican nuevos productos o se piensa el tema de una campaña de marketing).

Usar un tablero de Lucidspark o un documento de Lucidchart en cada reunión permite que cada uno tome sus propias notas. Y como es superfácil hacer una lluvia de ideas en un lienzo visual y ampliar sobre los aportes de los demás y reaccionar con sesiones de votación o reacciones con emojis, todos tienen siempre el contexto que necesitan para entender cómo se tomó una determinada decisión. También puedes mantener mejor la atención durante las reuniones cuando trabajas en un lienzo visual, porque hay menos necesidad de que los colegas de equipo se detengan y pregunten: "Espera, ¿dónde estamos?".

La poderosa función de Actividades Visuales de Lucid también proporciona una vía para conseguir que el equipo se implique más en el proceso de toma de decisiones durante las reuniones, ya que proporciona puntos de contacto en los que los miembros pueden hacer oír su voz de forma tangible sobre prioridades, decisiones y trabajos en curso de una forma visualmente atractiva, lo que te permitirá llegar a un verdadero consenso más rápidamente.

También puedes usar Lucid para ayudar a tu equipo a concentrarse y eliminar distracciones durante las reuniones de estas formas:

• Estableciendo temporizadores para sprints cortos de ideación o votación durante reuniones más largas, lo que te permite dividir las decisiones en partes más pequeñas para que sean más manejables.
   
• Usando tableros separados para debatir en grupos más pequeños, de modo que los colaboradores más callados se sientan más cómodos para participar sin tantas personas que los miren.
   
• Incorporando actividades para romper el hielo al comienzo de las reuniones con el fin de que la gente entre en calor y se conecte con sus compañeros de equipo.

Establece bases de conocimiento del equipo para comunicar el contexto

Todos conocen la experiencia de unirse a un proyecto, equipo multifuncional o iniciativa a mitad de camino e inmediatamente sentirse perdido para ser un colaborador valioso durante las reuniones de ese grupo.

Si no puedes ponerte al día por tu cuenta, es fácil que te sientas abrumado simplemente al tratar de estar al corriente durante las reuniones. En lugar de tener el contexto que necesitas para ser un colaborador valioso, te pasas la reunión tratando de buscar documentación, mejores prácticas y órdenes del día de reuniones anteriores.

Afortunadamente, esa fuente de distracción se puede evitar fácilmente.

Construye repositorios visuales para la información principal de tu equipo

A muchos líderes les cuesta poner a su equipo en sintonía porque toda la documentación está distribuida entre varias herramientas y documentos, sin una fuente central en la que el equipo pueda confiar.

La funcionalidad de centros de equipo de Lucid resuelve este problema al darte una base de operaciones para toda la información más importante para tu equipo. Para que no pierdas el valioso tiempo de reunión tratando de poner a un compañero de equipo al día (lo que hace que los que están más informados pierdan impulso e interés en la discusión), los centros de equipo te brindan una ubicación persistente para todos los conocimientos acumulados, las mejores prácticas y los recursos que usa tu equipo, lo que permite a cada miembro ponerse al corriente por su cuenta y sumergirse en la documentación sin necesidad de ayuda práctica.

Crear un espacio para tu equipo principal y trabajar dentro de él en todas las reuniones es una excelente manera de minimizar las distracciones. Los Espacios para Equipos dentro de los centros de equipo pueden ayudar a que la reunión se centre en la toma de decisiones y la resolución de problemas en lugar de en misiones secundarias de búsqueda de contexto. Y con los íconos de cada integrante del equipo, puedes ver fácilmente dónde están todos y llevar la atención hacia el facilitador según sea necesario. En los Espacios para Equipos, también puedes incorporar:

• Una declaración de la misión del equipo
• Información del equipo, como las horas de trabajo centrales y los estilos de colaboración preferidos
• Espacio para actividades rompehielos que eleven el espíritu del equipo
• Una sección de actualizaciones diarias para proporcionar contexto a los proyectos en curso y mucho más

Documenta la innovación en tiempo real

¿Cuál es la otra ventaja de trabajar desde una plataforma de colaboración visual como Lucid durante las reuniones? Por supuesto, creas tu propia documentación y repositorio de innovación como un subproducto natural de solo hacer tu trabajo. Esa documentación puede ayudar a tu equipo a ver en tiempo real el impacto de sus ideas durante las reuniones, ya que las ven conectadas y entrelazadas con las ideas del equipo en su conjunto.

Además, ¿alguna vez te pasó que un proyecto haya salido excepcionalmente bien, se haya corrido la voz a otros equipos y luego hayas tenido que responder a las solicitudes de información de otros líderes sobre lo que hizo que el proyecto tuviera éxito para que puedan aplicarlo ellos también?

Sin un registro detallado de cómo se tomaron las decisiones, con artefactos para cada paso del proceso, desde la planificación hasta la lluvia de ideas, la ejecución y la presentación de informes, es fácil que los aprendizajes valiosos desaparezcan por completo. Cuando trabajas en Lucid, todo se documenta en tu tablero con un contexto visual enriquecido, lo que te permite crear un plano de tu negocio.

Proporciona múltiples formas para que tu equipo participe

Si bien es fácil asumir que los miembros de tu equipo que más hablan son los que más participan, descubrimos que muchos trabajadores caen en una de las tres distintas categorías de colaboración, y solo en una de ellas se ve la comunicación verbal en el momento dentro de grupos grandes como modo preferido de colaboración.

Eso significa que la mayoría de las reuniones podrían estar manteniendo a tu equipo pasivo simplemente porque no se adaptan a su estilo de colaboración preferido.

Aquí te mostramos algunas formas adicionales de impulsar la participación durante las reuniones, además del debate oral.

Sal del modo presentación

Presenta. Haz una pausa para preguntas. Presenta un poco más. Haz una pausa para preguntas. Presenta un poco más. Haz una pausa para preguntas.

Con las modernas herramientas de colaboración visual que te permiten crear discusiones significativas en tiempo real en conjunto, no hay razón para usar de forma predeterminada la "manera antigua" de organizar reuniones, y si lo haces, no es de extrañar que tu equipo esté dejando de participar.

Si debes usar el formato de presentación, la funcionalidad Caminos de Lucid brinda una excelente manera de darle a tu equipo un recorrido definido a través del contenido que quieres cubrir sin dejar de dar espacio para la colaboración y los comentarios en el momento. Puedes desviarte de tu camino para hacer una rápida lluvia de ideas o una sesión de votación directamente en el lienzo desde el que estás haciendo la presentación sin tener que cambiar de herramienta ni de pestaña.

También puedes recibir comentarios en vivo de tu equipo durante tu sesión de trabajo y hacer ajustes sobre la marcha si el equipo no se siente involucrado.

Reemplaza las reuniones con la colaboración asincrónica en Lucid

Si no logras mucha participación de tu equipo durante las reuniones, es posible que estén experimentando fatiga de las reuniones, y quizás le dedican tanta atención a que parezca que participan (es decir, estar frente a la cámara) que en realidad no están haciendo aportes valiosos.

Puedes eliminar este problema con solo enviar un documento de Lucid de forma asincrónica e invitar a tu equipo a contribuir antes de una reunión, o directamente como reemplazo de la reunión.

Una actividad de escritura de ideas es una gran técnica para lograr que la colaboración asincrónica fluya y, al mismo tiempo, contemplar a los colaboradores que prefieren pensar a través de la escritura en lugar de hablar. Esta actividad les permitirá a los miembros de tu equipo hacer una lluvia de ideas por su cuenta primero y luego reunirse para comparar pensamientos y dar su opinión sobre las ideas de los demás.

Crea un estacionamiento

¿Hay una persona de tu equipo que acapare de manera regular los debates? Considera adoptar un "estacionamiento" de antemano para minimizar las tangentes y permitir que los demás también sean escuchados.

En Lucid, puedes establecer un marco en tu tablero, a manera de estacionamiento, para las ideas que los miembros del equipo quieren documentar y que podrían estar fuera de tema o necesitar más tiempo del que tienes en la reunión.

Si sientes que la reunión se desvía y los miembros del equipo comienzan a distraerse, haz un reseteo verbal y propón que agreguen al estacionamiento ideas adicionales sobre el tema de debate actual, y luego lleva el foco nuevamente a los temas de la orden del día que necesitas cubrir.

Impulsa la participación en las reuniones con la colaboración visual

Con Lucid, puedes ayudar a tu equipo a mantenerse más participativo y concentrado durante las reuniones al introducir un lenguaje común y elementos visuales, en tu léxico colaborativo.

Con la colaboración visual, es posible lograr una mejor alineación del equipo y descubrir nuevas oportunidades para innovar que quizás no hayas descubierto antes.