Como aumentar o engajamento em reuniões com o Lucid sem aumentar a quantidade de reuniões:

Mesmo antes da pandemia, tentar fazer com que uma sala cheia de pessoas se interessasse e participasse ativamente de um debate era um grande desafio. Cerca de 80% das empresas observam que uma ou duas pessoas acabam dominando a maioria das conversas nas reuniões.

Embora as reuniões virtuais tenham ajudado a agrupar equipes híbridas e remotas em locais físicos, ainda não conseguem replicar totalmente os ciclos de feedback em tempo real baseados na linguagem corporal que a colaboração presencial proporciona. Muitos líderes ainda se preocupam com a quantidade de multitarefas que ocorrem nos bastidores das reuniões e qual impacto as multitarefas exercem no desempenho.

Sem os sinais contextuais presenciais que indicam participação, está cada vez mais difícil para os líderes avaliarem com precisão o quanto suas equipes estão envolvidas durante as reuniões—e como isso afeta o alinhamento geral do grupo. 

A falta de envolvimento e alinhamento durante as reuniões pode causar problemas em longo prazo:

• quando um ou mais membros da equipe perdem o interesse pelas reuniões virtuais, o ânimo e a confiança da equipe podem cair, visto que outros sentem que estão se esforçando mais para contribuir durante as sessões colaborativas.
   
• Os colegas de equipe que preferem colaborar de maneiras menos convencionais ou menos expressivas podem ser julgados incorretamente como não sendo bons para o trabalho em equipe e, depois, excluídos das oportunidades de colaboração.
   
• As empresas perdem opiniões e insights estratégicos de pessoas com um conjunto diversificado de experiências quando não estão envolvidas nas reuniões, criando pontos cegos que deixam a empresa vulnerável à concorrência.
   
• Um desperdício considerável é gerado quando os líderes ou facilitadores precisam gastar tempo repetindo informações ou contexto.

Se você acredita que a distração em reuniões remotas e híbridas está impedindo sua equipe de atingir todo o seu potencial criativo e estratégico, considere aplicar algumas destas técnicas para fortalecer a coesão de sua equipe.

Faça com que toda a sua equipe se envolva mais na tomada de decisões

Muitos líderes acreditam que estão beneficiando a sua equipe ao não envolvê-la em certas decisões estratégicas de alto nível que impactarão a equipe e assumindo a responsabilidade sozinhos—em vez disso, utilizam reuniões para simplesmente dar a eles um "aviso" sobre decisões já tomadas. Isso geralmente é feito com boas intenções ou em nome da "eficiência", querendo poupar seus companheiros de equipe de uma carga mental adicional além do trabalho diário. 

Mas deixar de envolver os membros da equipe nas decisões pode gerar o efeito oposto: fazendo com que a equipe sinta que suas opiniões e percepções não são valorizadas durante as reuniões. Isso, por sua vez, levará a um compartilhamento e uma geração de ideias ainda menos sinceros.

Os colegas de equipe podem acabar recorrendo ao que Bryan Stallings, evangelista chefe da Lucid, chama de "divergência na mesa" — manifestando desacordo e ressentimento através de fofocas e conversas paralelas com os colegas de equipe. Uma vez iniciada, essa murmuração e frustração podem facilmente evoluir de um desabafo pós-reunião para uma atividade ocorrendo durante as reuniões, destruindo completamente o foco e a coesão da equipe.

Bryan Stallings explica como a falta de estrutura para expressar discordâncias pode prejudicar o moral da equipe.

Então, o que você pode fazer para interromper esse problema antes que ele comece?

Certifique-se de que todos (incluindo você) conheçam o respectivo papel

Muitas vezes, os líderes tentam ser o "herói" nas reuniões porque não compreendem seu verdadeiro papel como facilitador. Como facilitador, seu objetivo não é participar ativamente na tomada de decisões, mas sim criar um ambiente propício para que os participantes desenvolvam o melhor resultado possível (ou seja, uma decisão de qualidade, um experimento para testar, uma nova oportunidade de mercado, um novo recurso de produto, entre outros).

Embora isso não se aplique a todos os tipos de decisões, na maioria dos casos, os líderes ganham muito mais confiança de suas equipes agindo como facilitadores, em vez de os únicos tomadores de decisões.

Quando cada um da equipe entende seu respectivo papel nas reuniões — e confia que o facilitador não tentará anular ou dominar as conversas —, tendem a se envolver mais ativamente e de forma produtiva durante a reunião.

Permita que sua equipe discorde

Quando os membros da equipe não se sentem à vontade para discordar ou oferecer opiniões contrárias, eles rapidamente se desligam das reuniões. Felizmente, existem maneiras de gerenciar a discordância sem cair na negatividade.

Uma dessas técnicas é a divergência ritual, que cria um espaço estruturado para que as ideias sejam debatidas e questionadas com base em seus méritos, evitando que o feedback se transforme em um ataque pessoal contra quem compartilha a ideia. 

Outra abordagem eficaz é o brainstorming reverso, que permite visualizar todas as possíveis formas de falha de uma iniciativa, ajudando a equipe a evitar esses obstáculos de maneira proativa.

Promova o alinhamento de todos — visualmente

Uma barreira comum para envolver mais a equipe na tomada de decisões durante as reuniões é transformar a participação qualitativa da equipe em insights que podem ser colocados em prática sem que os membros da equipe sintam que suas contribuições não foram consideradas corretamente (como ao planejar novos produtos ou criar o tema para uma campanha de marketing).

Ao utilizar um mural do Lucidspark ou um documento do Lucidchart em cada reunião, você permite que cada participante da reunião faça suas próprias anotações. E como é superfácil fazer brainstorming usando uma tela visual, expandir e reagir às contribuições dos outros com sessões de votação ou reações de emoji, todos sempre têm o contexto necessário para entender como uma determinada decisão foi tomada. Além disso, você prende melhor a atenção durante as reuniões ao trabalhar em uma tela visual, reduzindo a necessidade de interrupções com perguntas como: “Espere, onde estamos?”

Os poderosos recursos do Atividades Visuais da Lucid também fornecem uma maneira de envolver a equipe no processo de tomada de decisão, permitindo que todos façam suas vozes serem ouvidas sobre prioridades, decisões e trabalhos em andamento de uma forma visualmente interessante, facilitando a chegada a um consenso verdadeiro mais rapidamente.

Você também pode usar a Lucid para ajudar sua equipe a se concentrar e eliminar distrações durante as reuniões:

• Defina temporizadores para sprints curtos de geração de ideias ou votação durante reuniões maiores, permitindo que você divida as decisões em partes mais gerenciáveis
   
• Utilize murais simultâneos para debates em grupos menores, assim colaboradores mais quietos se sentem mais confortáveis em participar sem a pressão de um grande grupo
   
• Incorpore quebra-gelos no início das reuniões para fazer um aquecimento com as pessoas e conectá-las com seus colegas de equipe

Estabeleça bases de conhecimento de equipe para comunicar o contexto

Todos conhecemos a sensação de ingressar em um projeto, uma equipe multifuncional ou uma iniciativa em andamento e sentir-se imediatamente perdido sobre como contribuir de forma eficaz para as reuniões.

Se você não consegue entrar no ritmo por conta própria, é fácil ficar sobrecarregado apenas tentando acompanhar as reuniões. Em vez de ter o contexto necessário para ser um colaborador valioso, você passa as reuniões buscando documentação, práticas recomendas e pautas de reuniões anteriores.

Felizmente, essa fonte de distração nas reuniões pode ser facilmente evitada.

Crie repositórios visuais com as principais informações da sua equipe

Muitos líderes enfrentam desafios para alinhar suas equipes, pois a documentação está dispersa em diferentes ferramentas e documentos, sem uma fonte central confiável.

A funcionalidade de centrais de equipe da Lucid resolve esse problema ao fornecer uma base sólida para as informações mais importantes da sua equipe. Em vez de desperdiçar preciosos minutos de reunião atualizando seus colegas (e fazendo com que os membros da equipe mais informados percam o interesse e a motivação), as centrais de equipe oferecem um local persistente para todo o conhecimento acumulado, práticas recomendadas e recursos utilizados pela sua equipe. Isso permite que cada membro da equipe se integre e explore a documentação por conta própria, sem necessitar de assistência direta.

Criar um espaço dedicado para sua equipe principal e utilizá-lo em cada reunião é uma estratégia eficaz para minimizar distrações. Os espaços de equipe dentro das centrais de equipe ajudam a centralizar a reunião na tomada de decisões e na resolução de problemas, evitando missões secundárias para busca de contexto. Com ícones para cada membro da equipe, você pode visualizar facilmente onde todos estão e chamar a atenção para o facilitador quando necessário. Dentro desses espaços de equipe, você pode incorporar:

• Uma declaração de missão da equipe
• Informações da equipe, como horários de trabalho principais e estilos de colaboração preferidos
• Espaço para atividades quebra-gelo, aumentando assim a empolgação da equipe
• Uma seção para atualizações diárias, fornecendo contexto sobre projetos em andamento e muito mais

Documente a inovação em tempo real

Qual é outra vantagem de utilizar uma plataforma de colaboração visual como a Lucid durante reuniões? Você cria automaticamente sua própria documentação e seu repositório de inovação como um subproduto natural do seu trabalho. Essa documentação permite que sua equipe veja, em tempo real, durante as reuniões, o quanto suas ideias são impactantes, pois elas aparecem conectadas e interligadas aos insights da equipe como um todo.

Você já teve um projeto que foi um sucesso absoluto, espalhou-se para outras equipes e, em seguida, acabou tendo que responder a solicitações de outros líderes interessados em saber os segredos do seu sucesso para aplicá-los nos projetos deles?

Sem um registro detalhado de como as decisões foram tomadas, com artefatos de cada etapa do processo, desde o planejamento até o brainstorming, a execução e a geração de relatórios, aprendizados valiosos podem se perder facilmente. Na Lucid, tudo é documentado no seu mural com um contexto visual rico, permitindo que você crie um projeto organizado e detalhado do seu negócio.

Ofereça múltiplas formas de envolvimento para sua equipe

Embora seja fácil presumir que os membros mais expressivos da sua equipe sejam os mais envolvidos, descobrimos que muitos profissionais se enquadram em três categorias de colaboração, e apenas uma delas tem a comunicação verbal imediata com grandes grupos como o modo preferido de colaboração.

Isso indica que a maioria das reuniões pode estar desencorajando sua equipe logo de início, simplesmente por não acomodar os estilos de colaboração preferidos dos participantes.

Descubra agora outras estratégias para promover o envolvimento nas reuniões além das conversas.

Saia do modo de apresentação

Apresente. Faça uma pausa para perguntas. Apresente mais algumas ideias. Outra pausa para perguntas. Apresente mais um pouco. Mais pausa para perguntas.

Com as ferramentas modernas de colaboração visual, você pode cocriar debates ricos em tempo real. Não há motivo para recorrer ao "jeito antigo" de conduzir as reuniões; se você ainda está fazendo isso, não é surpresa que sua equipe esteja desmotivada.

Se você precisar entrar no formato de apresentação, o recurso Percursos da Lucid oferece uma excelente maneira de apresentar seu conteúdo de forma estruturada, fornecendo uma rota definida para sua equipe, mantendo espaço para colaboração e feedback em tempo real. Você pode desviar do seu percurso para uma rápida sessão de brainstorming ou votações diretamente na tela, sem precisar alternar entre ferramentas ou abas.

Além disso, você pode receber feedback imediato da sua equipe durante a sessão de trabalho e fazer ajustes rapidamente caso a equipe não se sinta envolvida.

Substitua reuniões por colaboração assíncrona na Lucid

Se você percebe que a participação da sua equipe em reuniões está aquém do esperado, eles podem estar sofrendo de fadiga de reuniões, dedicando mais energia a parecerem empenhados (ou seja, estarem diante das câmeras) do que a contribuírem realmente com valor.

Resolva esse problema com uma simples mudança: envie um documento da Lucid de forma assíncrona e convide sua equipe a se envolver antes da reunião — ou como uma substituição para a reunião.

Uma excelente técnica para estimular a colaboração assíncrona e atender colaboradores que preferem expressar suas ideias por escrito é a atividade de brainwriting. Esta ferramenta permite que cada membro da equipe faça um brainstorming individualmente e, em seguida, juntem-se para compartilhar, comparar e aprimorar as ideias coletivamente.

Estabeleça um estacionamento para ideias

Tem alguém na sua equipe dominando regularmente as conversas? Considere, de antemão, implementar um “estacionamento” para ideias para minimizar as tangentes e permitir que outras pessoas também sejam ouvidas.

Na Lucid, você pode criar um espaço em seu mural para ser o estacionamento de ideias que os colegas de equipe desejam documentar, mas possam estar fora do foco ou precisar de mais tempo para serem debatidas e não extrapolar o tempo da reunião.

Se você sentir que a reunião está saindo dos trilhos e os colegas de equipe estão começando a abandoná-la, basta fazer uma intervenção verbal e solicitar outras ideias dos participantes sobre o tópico atual e colocá-las no estacionamento. Em seguida, desvie o foco para os itens principais da pauta.

Promova o envolvimento em reuniões com colaboração visual

Com a Lucid, você pode manter sua equipe mais envolvida e focada durante as reuniões ao introduzir uma linguagem comum, os recursos visuais, no seu léxico colaborativo.

A colaboração visual permite encontrar um melhor alinhamento da equipe e a descoberta de novas oportunidades de inovação que você talvez não tenha descoberto antes.