効率化の方程式とは？プロジェクトの速度を低下させる要因 (と解決法)

急速な変化、高まる期待、そしてグローバルに分散した業務が特徴のビジネス環境において、企業はこれまで以上に迅速な成果の実現を求められています。戦略的な優先順位はすぐに変わり、リーダーは測定可能なインパクトを求めています。従業員には、時差、機能、ツールを超えてシームレスに協力することが重視されています。

しかし、世界中の 2,100 人以上のナレッジワーカーを対象とした最新の調査によると、ほとんどのプロジェクトの完成速度は加速しておらず、空回りしています。多すぎるツール、細分化されたプロセス、共有の可視性の欠如が、チームの速度を上げるべきタイミングで実はチームの速度を低下させています。

プロセスと標準化 : アジリティの基盤

急速に変化する環境において、プロセスを定義することはしばしば障害と見なされていますが、データによれば、実際はプロセス設定がスピードアップへの最も明確な道の 1 つとなります。プロセスが一貫していないか、文書化されていない場合、チームは実際に作業を行うよりも、作業方法を考えることに多くの時間を費やします。

ナレッジワーカーの約 3 分の 1 が週に何度もプロセスを再作成していると述べており、これは中央集権的で再利用可能なシステムがないことを示しています。チームが構造を求めていないわけではなく、構造にアクセスできないのが問題です。実際に、回答者は、確立されたプロセスに従う上での最大の障壁は文書化の欠如にあり、2 番目に大きな障害は十分なコミュニケーションなしにプロセスが頻繁に変更されることだとしています。

データによると、これら 2 つの課題は実際には経営幹部レベルに端を発しています。経営幹部の 43% が変更と更新の効果的な管理に苦労していると答えており、中間管理職や一般社員は、作業に支障が出る中、より明確なプロトコルと所有権の明確化を切望しています。一貫した施行とコミュニケーションなしに変更が行われると、効率が落ちてしまい、チームメンバーが各自でギャップを埋めるしかなくなります。

標準化は硬直性と同じではありません。共通の期待を生み出し、冗長な作業を減らし、チームが共通の基盤から勢いを生み出せるようにすることで、ビジネスのあらゆるレベルでアジリティを実現することを意味します。

可視性のギャップ : 自信と明確さの断絶

可視性とは、プロジェクトのダッシュボードやタイムラインに限らず、期待、成果物、そして業務がより広範なビジネス目標にどのように結びついているかについて全員が共通の理解を持つことを指します。この「理解」こそが、ギャップの広まるポイントです。

経営幹部の 93% がプロジェクトと成果物の期待に自信を持っていると答えている一方で、同様の回答をした一般社員は 74% に過ぎません。また、プロジェクトの業務フローの課題としてチームの不一致を挙げる回答者の割合は2023 年の 37%から今年は 44% へ増加しており、調整面でのギャップの拡大を浮き彫りにしています。さらに、合意形成にかかる時間も半年前と比べて増加しており、コラボレーションをさらに遅らせています。

こうした理解の断絶は、長期化すると、自信の低下にもつながります。当社のデータによると、管理職の自信が著しく低下しています。現在、37% の管理職がチームが目標を達成する自信がないと答えており、これは半年前の 21% から急増しています。

期待が高まり、業務が複雑化する中でチームが正しい方向に進むためには、連携と共有の理解が重要です。このレベルのコラボレーションを達成するためには、ナレッジワーカーは、プロジェクトや開発のタイムライン、プロジェクトの目的や目標、チーム全体で共有されるベストプラクティスがより可視化されることを望んでいます。

リーダーがプロジェクトが順調だと信じていても、チームがプロセス、所有権、成果について明確に把握できていない場合、不一致は避けられません。今日の急速に変化するビジネスでは、明確さはあれば良いレベルのものではなく、必須とされています。リーダーは、何がなぜ起きているのかをチームが共有し、より迅速かつ良い意思決定を行えるようにするためのソリューションや慣行に投資する必要があります。

情報の問題 : 散在しすぎて迅速に対応できない

チームが迅速な対応に苦労している場合、必要な情報を探すのに多くの時間を費やしていることが原因であることが多いです。プロジェクトのコンテキスト、決定事項、文書があまりにも多くのツール、スレッド、切断されたシステムに散在しています。圧倒的多数 (85%) の従業員が、自分の役割に関連する情報を探すのに 1 日 2 時間も費やしている事実は驚くに当たりません。

こうした日々の摩擦は積み重なっていきます。ナレッジワーカーの約 40% は、すべてのプロジェクトリソースにアクセスできる場所がわからないと答えています。その結果、必要なものを見つけるために多くの人が独自のシステムに頼り、約 3 分の 1 が個人のメモ、保存したメッセージ、ファイルに頼っているとし、28% はメールや他の会社のシステムを検索機能で探しています。このような時間の浪費は非効率的で、共有情報が古くなり、チームは毎週ほぼ丸一日の作業時間を失っています。

情報に簡単にアクセスできない場合、チームはギャップを埋めるために会議を開くのが一般的ですが、頻繁な会議と中断が効率的な作業の最大の障害となっています。さらに、ナレッジワーカーの 60% 以上が明確な次のステップが示されずに会議が終わると報告しており、調整を行うためのシステムそのものが、チームを混乱とやり直しのサイクルに陥らせることが多いことが証明されています。

ナレッジワーカーは、この解決の手段を明確に理解しています。やり直しを減らすための一番の方法としては簡単にアクセスできる文書が挙げられ、経営陣は信頼できるリアルタイムデータの必要性も指摘しました。回答者の 5 人に 1 人は、標準化され更新されたプロセス文書にアクセスできれば、1 日あたり 3 時間以上、つまり週の労働時間のほぼ半分を節約できると感じています。チームに必要なのは新しいシステムではなく、既存の作業環境で役立つ、より明確で集中化された情報なのです。

業務を加速させるために本当に必要なこと

摩擦があるにもかかわらず、ナレッジワーカーはツールを増やすことを求めているのではなく、より良いツールを求めています。約 3 分の 1 (28%) が時代遅れまたは不十分なツールが作業が遅れる原因になると述べています。求められているのは、プロダクトロードマップ、タスクトラッキング、ブレインストーミングやホワイトボードツールなど、真の進歩をサポートするシステムです。これらは、単に通知を増やすのではなく、可視性、整合性、実行を促進するソリューションです。

ほとんどの組織の意図は正しく、ツールに投資し、コラボレーションを優先し、部門横断型業務を奨励しています。しかし、従業員の日々の経験を見れば、実情は複雑です。

実際のところ、チームは懸命に働いていますが、いつも共同で作業しているわけではありません。ツールに圧倒され、自分たちの仕事が全体像の中でどう位置づけられるのか分からず、必要な情報にアクセスするのにかかる時間にも苛立っています。チームを支援するためのシステムが原因でチームが空回りしてしまうこともよくあります。

リーダーや組織が一貫したプロセス、共有された可視性、信頼できるデータと情報へのアクセスを優先することで、明確さと整合性が確立され、新たなレベルでの作業の加速を促進します。