A equação da aceleração: O que está desacelerando as equipes (e como resolver isso)

Em um cenário definido por mudanças rápidas, expectativas crescentes e trabalho distribuído globalmente, as equipes estão, cada vez mais, sob pressão para entregar rapidamente. As prioridades estratégicas mudam constantemente. Os líderes exigem um impacto mensurável. Espera-se que os funcionários colaborem harmoniosamente mesmo em diferentes fusos horários e com funções e ferramentas distintas.

Mas, de acordo com nossa mais recente pesquisa com mais de 2.100 profissionais do conhecimento em todo o mundo, a maioria das equipes não está acelerando. Elas estão girando em círculos. A sobrecarga de ferramentas, os processos fragmentados e a falta de visibilidade compartilhada estão retardando as equipes exatamente quando elas precisam ganhar velocidade.

Processos e padronização: a base da agilidade

Em ambientes dinâmicos, os processos são frequentemente vistos como obstáculos, mas os dados sugerem que eles são, na verdade, um dos caminhos mais claros para a agilidade. Quando os processos são inconsistentes ou não documentados, as equipes gastam mais tempo tentando descobrir como trabalhar do que realmente fazendo o trabalho.

Quase um terço daqueles que trabalham com o conhecimento afirmam que recriam processos várias vezes por semana, apontando para a falta de sistemas centralizados e reutilizáveis. Não é que as equipes não queiram estrutura; é que não têm acesso a ela. Na verdade, os entrevistados dizem que a falta de documentação é a principal barreira para seguir os processos estabelecidos, enquanto mudanças frequentes sem comunicação adequada representam o segundo maior obstáculo.

Os dados mostram que esses dois desafios realmente começam no nível executivo: 43% dos executivos dizem que têm dificuldade em gerenciar mudanças e atualizações de forma eficaz, deixando a gerência intermediária e os colaboradores na expectativa de protocolos mais claros e maior definição sobre quem deve assumir a responsabilidade quando o trabalho é interrompido. Quando as mudanças ocorrem sem reforço e comunicação consistentes, a eficiência se deteriora, e as equipes acabam tendo que preencher as lacunas por conta própria.

Padronização não significa rigidez, significa permitir agilidade em todos os níveis da empresa para criar expectativas compartilhadas, reduzir o trabalho redundante e permitir que as equipes ganhem impulso a partir de uma base comum.

Lacuna de visibilidade: uma desconexão entre confiança e clareza

Visibilidade não se resume a painéis de projeto ou cronogramas. Trata-se de alinhar todos em relação a expectativas, entregas e como o trabalho se conecta a objetivos de negócios mais amplos. E é nesse entendimento que as lacunas estão se ampliando.

Enquanto 93% dos executivos afirmam estar confiantes nas expectativas de projeto e entrega, apenas 74% dos colaboradores compartilham dessa confiança. A porcentagem de entrevistados que apontam o desalinhamento da equipe como um desafio no fluxo de trabalho do projeto subiu de 37% em 2023 para 44% este ano, evidenciando uma crescente lacuna na coordenação. O tempo necessário para construir consenso também aumentou em comparação a apenas seis meses atrás, retardando ainda mais a colaboração.

Essa desconexão na compreensão também está corroendo a confiança ao longo do tempo. Nossos dados mostram uma queda significativa na confiança dos gerentes: 37% dos gerentes agora dizem que não estão confiantes de que sua equipe atingirá suas metas — um aumento acentuado em relação a apenas 21% seis meses atrás.

À medida que as expectativas aumentam e o trabalho se torna mais complexo, o alinhamento e o entendimento compartilhado são cruciais para garantir que as equipes avancem juntas na direção certa. Para alcançar esse nível de colaboração, os profissionais da área do conhecimento têm clareza sobre onde desejam ter mais visibilidade: cronogramas de projeto e desenvolvimento, objetivos e metas do projeto, e práticas recomendadas compartilhadas entre as equipes.

O desalinhamento é inevitável quando os líderes acreditam que os projetos estão no caminho certo, enquanto as equipes não têm clareza sobre o processo, a responsabilidade e os resultados. No ambiente de trabalho atual, que evolui rapidamente, a clareza não pode ser opcional. Os líderes precisam investir em soluções e práticas que ofereçam às equipes uma visão compartilhada do que está acontecendo e por que, para que possam tomar decisões melhores e mais rapidamente.

O problema da informação: muito disperso para se mover rapidamente

Se as equipes estão tendo dificuldades para se mover rapidamente, geralmente é porque estão gastando muito tempo apenas tentando encontrar o que precisam. O contexto do projeto, as decisões e a documentação estão espalhados por muitas ferramentas, muitos tópicos e muitos sistemas desconectados. Não é surpresa, então, que uma esmagadora maioria (85%) dos trabalhadores gaste até duas horas por dia procurando informações relevantes para suas funções.

Esse atrito diário se acumula. Quase 40% dos trabalhadores do conhecimento dizem que não sabem onde acessar todos os recursos do projeto. Como resultado, muitos recorrem a seus próprios sistemas para encontrar o que precisam, com quase um terço relatando que confiam em anotações pessoais, mensagens salvas e arquivos, enquanto 28% usam funções de pesquisa para vasculhar e-mails e outros sistemas da empresa. Essa perda de tempo é ineficiente, resulta no compartilhamento de informações desatualizadas e custa às equipes quase um dia inteiro de trabalho por semana.

Quando as informações não são facilmente acessíveis, as equipes recorrem às reuniões para preencher as lacunas, mas as reuniões e interrupções frequentes foram classificadas como o principal obstáculo ao trabalho eficiente. Além disso, mais de 60% dos trabalhadores do conhecimento relatam sair das reuniões sem clareza sobre os próximos passos, provando que os próprios sistemas destinados a criar alinhamento muitas vezes deixam as equipes presas em um ciclo de confusão e retrabalho. 

Os trabalhadores do conhecimento sabem o que ajudaria. Documentação facilmente acessível foi apontada como a principal forma de reduzir o retrabalho, e os executivos também destacaram a necessidade de dados em tempo real confiáveis. Um em cada cinco entrevistados acredita que ter acesso a documentação de processos padronizada e atualizada economizaria três ou mais horas por dia, quase metade de uma semana de trabalho. O que as equipes precisam não são novos sistemas; são informações mais claras e centralizadas que as atendam onde já trabalham.

O que realmente é necessário para acelerar o trabalho

Apesar do atrito, os trabalhadores do conhecimento não estão pedindo mais ferramentas, e sim ferramentas melhores. Quase um terço (28%) afirma que ferramentas desatualizadas ou inadequadas estão atrasando-os. O que eles desejam, em vez disso, são sistemas que apoiem o progresso real: entre suas principais solicitações estão roadmap de produto, rastreamento de tarefas e ferramentas de brainstorming ou quadro branco. Esses são os tipos de soluções que promovem visibilidade, alinhamento e execução, não apenas mais notificações.

A maioria das organizações tem as intenções certas: elas investem em ferramentas; priorizam a colaboração; e incentivam o trabalho multifuncional. Mas a experiência cotidiana dos funcionários revela uma história mais complicada.

A verdade é que as equipes estão trabalhando duro, mas nem sempre juntas. Elas estão sobrecarregadas pelas ferramentas, não têm certeza de como o trabalho se encaixa no panorama e ficam frustradas com o tempo que leva para acessar as informações das quais precisam. Os sistemas que foram criados para capacitá-las muitas vezes as deixam sem rumo.

À medida que líderes e organizações priorizam processos consistentes, visibilidade compartilhada e acesso confiável a dados e informações, clareza e alinhamento impulsionarão um novo nível de trabalho acelerado.