L'équation de l'accélération : ce qui ralentit les équipes (et comment y remédier)

Dans un environnement marqué par des changements rapides, des attentes croissantes et un travail distribué à l’échelle mondiale, les équipes sont pressées de travailler plus rapidement que jamais. Les priorités stratégiques évoluent rapidement. Les dirigeants exigent un impact mesurable. Les employés sont censés collaborer de manière fluide, quels que soient les fuseaux horaires, les postes et les outils.

Mais selon notre dernière enquête menée auprès de plus de 2 100 travailleurs du savoir dans le monde entier, la plupart des équipes n’accélèrent pas. Elles tournent en rond. La surcharge d’outils, les processus fragmentés et le manque de visibilité partagée ralentissent les opérations au moment même où elles devraient prendre de la vitesse.

Processus et standardisation : le fondement de l’agilité

Dans les environnements en évolution rapide, les processus sont souvent considérés comme des obstacles, mais les données suggèrent qu’ils sont en fait l’une des voies les plus claires vers la rapidité. Lorsque les processus sont inconsistants ou mal documentés, les équipes passent plus de temps à comprendre comment travailler qu’à effectuer le travail.

Près d’un tiers des travailleurs du savoir déclarent recréer des processus plusieurs fois par semaine, ce qui dénote un manque de systèmes centralisés et réutilisables. Ce n’est pas que les équipes ne veulent pas de structure, c’est qu’elles n’y ont pas accès. En effet, les personnes interrogées affirment que le manque de documentation est le principal obstacle au respect des processus établis, tandis que les changements fréquents sans communication adéquate constituent le deuxième obstacle le plus important.

Les données montrent que ces deux défis commencent au niveau de la direction. 43 % des cadres supérieurs déclarent avoir des difficultés à gérer efficacement les changements et les évolutions, laissant les cadres intermédiaires et les autres collaborateurs en attente de protocoles clairs et d’une répartition précise des responsabilités, ce qui les coupe dans leur élan. Lorsque des changements interviennent sans une communication et un accompagnement appropriés, l’efficacité s’effondre et les équipes doivent se débrouiller seules pour combler les lacunes.

La standardisation n’est pas synonyme de rigidité. Elle implique de renforcer l’agilité à tous les niveaux de l’entreprise en créant des attentes communes, en réduisant le travail redondant et en permettant aux équipes de prendre de l’élan à partir d’une base partagée.

Le manque de visibilité : un décalage entre la confiance et la clarté

La visibilité ne se limite pas aux tableaux de bord ou à des chronologies de projets. Il s’agit de faire en sorte que tout le monde soit en phase avec les attentes, les livrables et la manière dont le travail s’inscrit dans les objectifs métier généraux. Et c’est sur cette compréhension que les écarts se creusent.

Alors que 93 % des cadres se disent confiants dans les attentes relatives aux projets et aux livrables, seuls 74 % des autres collaborateurs sont du même avis. Et le pourcentage de personnes interrogées qui citent le manque de cohésion des équipes parmi les difficultés liées au déroulement des projets est passé de 37 % en 2023 à 44 % cette année, ce qui met en évidence un fossé croissant en matière de coordination. Le temps nécessaire à l’obtention d’un consensus a également augmenté par rapport à il y a seulement six mois, ce qui ralentit encore la collaboration.

Ce manque de compréhension érode également la confiance au fil du temps. Nos données montrent une baisse significative de la confiance des responsables : 37 % d’entre eux déclarent aujourd’hui ne pas être convaincus que leur équipe atteindra ses objectifs, ce qui représente une forte augmentation par rapport aux 21 % d’il y a six mois.

À mesure que les attentes augmentent et que le travail devient plus complexe, il est essentiel de parvenir à un alignement et à une compréhension commune pour s’assurer que les équipes avancent ensemble dans la bonne direction. Pour atteindre ce niveau de collaboration, les travailleurs du savoir savent clairement dans quels domaines ils souhaitent avoir plus de visibilité : chronologies de projet et de développement, objectifs partagés et bonnes pratiques au sein des équipes.

Le décalage est inévitable lorsque les dirigeants s’imaginent que les projets sont sur la bonne voie alors que les équipes manquent de clarté en ce qui concerne les processus, les responsabilités et les résultats. Dans le monde du travail actuel, où tout évolue rapidement, la clarté n’est pas une option. Les dirigeants doivent investir dans des solutions et des pratiques qui permettent aux équipes d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui se passe et pourquoi, afin qu’elles puissent prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

Le problème de l’information : trop dispersée pour aller vite

Si les équipes ont des difficultés à avancer rapidement, c’est parce qu’elles passent trop de temps à chercher ce dont elles ont besoin. Le contexte du projet, les décisions et la documentation sont dispersés dans un trop grand nombre d’outils, de discussions et de systèmes déconnectés les uns des autres. Il n’est donc pas surprenant qu’une écrasante majorité (85 %) de collaborateurs passe jusqu’à deux heures par jour à rechercher des informations pertinentes pour leur rôle.

Ces frustrations quotidiennes s’accumulent. Près de 40 % des travailleurs du savoir déclarent ne pas savoir où trouver toutes les ressources nécessaires à leur projet. En conséquence, beaucoup se tournent vers leurs propres systèmes pour obtenir ce dont ils ont besoin, près d’un tiers d’entre eux indiquant avoir recours à des notes personnelles, des enregistrements de messages et des fichiers, tandis que 28 % se servent des fonctions de recherche pour parcourir leurs e-mails et d’autres systèmes de l’entreprise. Cette perte de temps est inutile, entraîne un partage d’informations obsolètes et coûte aux équipes près d’une journée de travail entière chaque semaine.

Lorsque l’information n’est pas facilement accessible, les équipes se tournent vers les réunions pour combler les lacunes, mais la fréquence de celles-ci et d’autres interruptions constitue l’obstacle numéro un à un travail efficace. En outre, plus de 60 % des travailleurs du savoir déclarent sortir des réunions sans avoir défini clairement les prochaines étapes, ce qui prouve que les systèmes censés favoriser la cohésion laissent souvent les équipes bloquées dans un cycle de confusion et de remaniement. 

Les travailleurs du savoir savent clairement ce qui les aiderait. Une documentation facilement accessible est citée comme le moyen numéro un de réduire les retouches, et les dirigeants soulignent également le besoin de disposer de données en temps réel auxquelles ils peuvent se fier. Une personne interrogée sur cinq estime que l’accès à une documentation standardisée et actualisée sur les processus lui permettrait d’économiser au moins trois heures par jour, soit près de la moitié d’une semaine de travail. Ce dont les équipes ont besoin, ce ne sont pas de nouveaux systèmes, mais d’informations plus claires et plus centralisées qui les accompagnent là où elles travaillent déjà.

Ce qu’il faut vraiment pour accélérer le travail

Malgré les frictions, les travailleurs du savoir ne demandent pas plus d’outils, ils en demandent de meilleurs. Près d’un tiers (28 %) affirment que des outils obsolètes ou inadéquats les ralentissent. Ce qu’ils veulent à la place, ce sont des systèmes qui soutiennent de véritables progrès : leurs principales demandes incluent la planification de produits, le suivi des tâches et les outils de brainstorming ou de tableau blanc. Ce sont les types de solutions qui favorisent la visibilité, l’alignement et la mise en œuvre, et pas seulement plus de notifications.

La plupart des organisations ont de bonnes intentions. Elles investissent dans des outils et donnent la priorité à la collaboration. Elles encouragent le travail inter-équipes, mais l’expérience quotidienne des employés est plus complexe.

En réalité, les équipes travaillent dur, mais pas toujours ensemble. Elles sont submergées par les outils, ne savent pas comment leur travail s’inscrit dans le contexte général et sont frustrées par le temps qu’il faut pour accéder aux informations dont elles ont besoin. Les systèmes censés leur donner les moyens d’agir les laissent souvent dans l’expectative.

Lorsque les dirigeants et les organisations donneront la priorité à des processus cohérents, à une visibilité partagée et à un accès fiable aux données et aux informations, la clarté et l’alignement permettront d’atteindre un nouveau niveau d’accélération du travail.