La ecuación de aceleración: qué está frenando a los equipos (y cómo solucionarlo)

En un panorama de transformación constante, expectativas cada vez mayores y trabajo distribuido globalmente, los equipos tienen la presión de responder más rápido que nunca. Las prioridades estratégicas cambian vertiginosamente. Los líderes exigen un impacto medible, y se espera que los empleados colaboren sin problemas con diferentes funciones y herramientas en distintas zonas horarias.

Sin embargo, según nuestra última encuesta realizada a más de 2100 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, la mayoría de los equipos no se están acelerando. Están dando vueltas. La sobrecarga de herramientas, los procesos fragmentados y la falta de visibilidad común están ralentizando a los equipos justo cuando necesitan aumentar su velocidad.

Procesos y estandarización: la base de la agilidad

En entornos que avanzan rápidamente, los procesos a menudo se consideran obstáculos, pero según los datos, en realidad son uno de los caminos más claros hacia la rapidez. Cuando los procesos son incoherentes o no están documentados, los equipos pasan más tiempo pensando cómo trabajar que trabajando.

Casi un tercio de los trabajadores del conocimiento dicen que recrean procesos varias veces a la semana, lo que indica una falta de sistemas centralizados y reutilizables. No es que los equipos no quieran estructura; es que no tienen acceso a ella. De hecho, los encuestados dicen que la falta de documentación es el obstáculo número uno para seguir los procesos establecidos, y los cambios frecuentes sin una comunicación adecuada son el segundo mayor obstáculo.

Los datos reflejan que estos dos desafíos en realidad se originan a nivel ejecutivo. El 43 % de los ejecutivos dicen que tienen dificultades para gestionar los cambios y las actualizaciones de manera eficaz; por lo tanto, los gerentes intermedios y los colaboradores individuales anhelan tener protocolos más claros y claridad sobre la responsabilidad cuando se interrumpe su trabajo. Cuando los cambios ocurren sin un refuerzo y comunicación constantes, la eficiencia se desmorona, y los equipos deben llenar los vacíos por su cuenta.

La estandarización no implica rigidez. Implica brindar agilidad en todos los niveles de la empresa mediante la creación de expectativas comunes, la reducción del trabajo redundante y la posibilidad de que los equipos ganen impulso desde una base común.

La brecha de visibilidad: una desconexión entre la confianza y la claridad

La visibilidad no incluye solo tableros o cronogramas de proyectos. Implica que todos estén en sintonía en cuanto a las expectativas, las entregas y la forma en que el trabajo se conecta con los objetivos empresariales más amplios. Y es en ese aspecto donde las brechas se están agrandando.

Mientras que el 93 % de los ejecutivos dicen que están seguros de las expectativas de los proyectos y las entregas, solo el 74 % de los colaboradores individuales coincide. Y el porcentaje de encuestados que mencionan la desconexión del equipo como un desafío del flujo de trabajo de los proyectos aumentó del 37 % en 2023 al 44 % este año, lo que indica una creciente brecha en la coordinación. El tiempo que lleva generar un consenso también aumentó en comparación con hace solo seis meses, lo cual frena aun más la colaboración.

Esa desconexión en la comprensión también erosiona la confianza con el tiempo. Nuestros datos reflejan una caída significativa en la confianza de los gerentes: el 37 % de los gerentes ahora dicen que no confían en que su equipo alcance sus objetivos, lo que muestra un fuerte aumento con respecto al 21 % de hace seis meses.

A medida que aumentan las expectativas y el trabajo se vuelve más complejo, la alineación y la comprensión común son cruciales para asegurar que los equipos avancen juntos en la dirección correcta. Para alcanzar ese nivel de colaboración, los trabajadores del conocimiento tienen claro dónde desearían tener más visibilidad: los cronogramas de proyectos y desarrollo, los objetivos y metas de cada proyecto, y las prácticas recomendadas compartidas entre los equipos.

La desconexión resulta inevitable cuando los líderes creen que los proyectos están en curso, pero los equipos carecen de claridad sobre el proceso, la responsabilidad y los resultados. En el entorno laboral acelerado de hoy, la claridad no puede ser opcional. Los líderes deben invertir en soluciones y prácticas que proporcionen a los equipos una visión común de lo que está sucediendo y por qué, para que puedan tomar mejores decisiones y de manera más rápida.

El problema de la información: demasiado dispersa como para avanzar rápido

Si los equipos tienen dificultades para avanzar rápidamente, a menudo se debe a que pasan demasiado tiempo tratando de encontrar lo que necesitan. El contexto del proyecto, las decisiones y la documentación están dispersos en demasiadas herramientas, hilos y sistemas desconectados. No es de extrañar, entonces, que una abrumadora mayoría (85 %) de los trabajadores dedique hasta dos horas al día a buscar información pertinente para sus funciones.

Esa fricción diaria se acumula. Casi el 40 % de los trabajadores del conocimiento indican que no saben dónde acudir para acceder a todos los recursos de un proyecto. Como resultado, muchos recurren a sus propios sistemas para buscar lo que necesitan, y casi un tercio informa que confía en notas personales, mensajes guardados y archivos, mientras que el 28 % recurre a funciones de búsqueda para revisar el correo electrónico y otros sistemas de la empresa. Este pérdida de tiempo es ineficiente, da lugar a un intercambio de información desactualizada y les cuesta a los equipos casi un día laboral completo por semana.

Cuando no se puede acceder fácilmente a la información, los equipos tienden a hacer reuniones para llenar los vacíos, pero las reuniones frecuentes e interrupciones se consideran el principal obstáculo para trabajar de forma eficiente. Además, más del 60 % de los trabajadores del conocimiento informan que salen de las reuniones sin pasos claros por seguir, lo que demuestra que los sistemas diseñados para crear alineación a menudo dejan a los equipos atrapados en un ciclo de confusión y trabajo doble. 

Los trabajadores del conocimiento tienen claro lo que les podría ayudar. Se mencionó que la documentación de fácil acceso es la principal forma de reducir el trabajo doble, y los ejecutivos también señalaron la necesidad de contar con datos en tiempo real en los que puedan confiar. Uno de cada cinco encuestados consideró que tener acceso a documentación de procesos estandarizada y actualizada les ahorraría tres o más horas al día, casi la mitad de una semana laboral. Lo que los equipos necesitan no son nuevos sistemas, sino información más clara y centralizada integrada al lugar donde ya trabajan.

Lo que en verdad se necesita para acelerar el trabajo

A pesar de las fricciones, los trabajadores del conocimiento no están pidiendo más, sino mejores herramientas. Casi un tercio (28 %) indica que las herramientas obsoletas o inadecuadas los ralentizan. Lo que quieren son sistemas que contribuyan al avance real: entre sus principales solicitudes, se incluyen la planificación de productos, el seguimiento de tareas y las herramientas de lluvia de ideas o pizarras. Estos son los tipos de soluciones que impulsan la visibilidad, la alineación y la ejecución, no solo más notificaciones.

La mayoría de las organizaciones tienen buenas intenciones. Invierten en herramientas. Priorizan la colaboración. Fomentan el trabajo multifuncional. Pero la experiencia diaria de los empleados refleja una realidad más compleja.

La verdad es que los equipos trabajan arduamente, pero no siempre en conjunto. Están abrumados por las herramientas, inseguros de cómo su trabajo encaja en el panorama general y frustrados por el tiempo que lleva acceder a la información que necesitan. Los sistemas que debían empoderarlos a menudo los dejan estancados.

A medida que los líderes y las organizaciones prioricen procesos coherentes, visibilidad común y acceso a datos e información confiables, la claridad y la alineación impulsarán un nuevo nivel de trabajo acelerado.