Digitale Transformation im öffentlichen Dienst: 4 Strategien für mehr Klarheit, bessere Abstimmung und Anpassungsfähigkeit

Der Druck auf den öffentlichen Sektor, seine Organisationen zu digitalisieren, ist größer denn je – und die Messlatte liegt hoch.

Bürger:nnen und Bürger erwarten von ihren Interaktionen mit Behörden, etwa bei der Verlängerung eines Reisepasses oder der Abgabe einer Steuererklärung, dieselben reibungslosen, benutzerfreundlichen Erlebnisse, die sie vom Online-Banking oder -Shopping gewohnt sind. Auch die Erwartungen der Beschäftigten im öffentlichen Sektor an ihre Arbeitserfahrungen, zum Beispiel in Bezug auf Meetings und Kommunikation, sind nicht weniger hoch.

Die Corona-Pandemie hat die Notwendigkeit von Initiativen zur Digitalisierung im öffentlichen Sektor deutlich gemacht. Sie hat gezeigt, dass Digitalisierung nicht nur für Innovation und Modernisierung entscheidend ist, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Resilienz. 

Dennoch verfehlen 80% der großen Veränderungsinitiativen im öffentlichen Sektor ihre Ziele. Trotz der offensichtlichen Vorteile ist die digitale Transformation im öffentlichen Sektor keine einfache Aufgabe.

Aber sie ist möglich. Damit die digitale Transformation im öffentlichen Sektor gelingt, benötigen Führungskräfte einen Ansatz, der Klarheit, Abstimmung und Anpassungsfähigkeit in den Mittelpunkt stellt. 

Warum die digitale Transformation im öffentlichen Sektor scheitert

Es ist kein Geheimnis, dass der öffentliche Sektor bei der Umsetzung digitaler Lösungen vor großen Herausforderungen steht. Von knappen Budgets und strengen Haushaltszyklen über langwierige Beschaffungsprozesse bis hin zu politisierten Entscheidungswegen sowie hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen gibt es zahlreiche Hürden zu überwinden.

Der wohl wichtigste Grund jedoch, warum digitale Transformationsvorhaben im öffentlichen Sektor scheitern, ist ihre Komplexität. Und wenn Initiativen komplex sind, wird es schwierig, Entscheidungen zu treffen, Budgets zu verwalten und Veränderungen voranzutreiben. 

Im öffentlichen Sektor ergibt sich diese Komplexität aus mehreren zentralen Faktoren:

• Neuland bringt viele Unbekannte mit sich: Zunächst gibt es eine Vielzahl möglicher Digitalisierungsinitiativen – von der Digitalisierung von Dokumentation bis zur Einführung fortschrittlicher Technologien wie generativer KI. Es ist schwierig, Prioritäten zu setzen und den potenziellen Nutzen oder, noch beängstigender, das Risiko einzuschätzen. Und sobald eine Initiative beschlossen ist, bleibt häufig unklar, wer sie leiten wird und wie genau sie umgesetzt werden soll. 
• Abgeschottete Behörden und Abteilungen (Silos): Laut Gartner sind organisatorische Silos die größte Herausforderung für CIOs im öffentlichen Sektor – noch vor einer risikoscheuen Kultur oder unzureichender Finanzierung. Ohne geeignete Möglichkeiten zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit wird die Entwicklung von Umsetzungs- und Finanzierungsstrategien für Digitalisierungsprojekte zu einem mühsamen und unübersichtlichen Prozess. 
• Hierarchische Strukturen: Darüber hinaus sind staatliche Projekte in der Regel mit zahlreichen internen und externen Stakeholdern verbunden, oft deutlich mehr als im privaten Sektor. Dies kann die Entscheidungsfindung erheblich verlangsamen oder sogar vollständig zum Stillstand bringen. 

Organisationen im öffentlichen Sektor, die die Ursache ihrer Digitalisierungsprobleme – nämlich die Komplexität – gezielt angehen, sind besser in der Lage, die Erfahrungen von Mitarbeitenden und Bürgerinnen und Bürgern zu verbessern, die Effizienz zu steigern und ihre Resilienz zu erhöhen. 

So kann der öffentliche Sektor die Komplexität bewältigen und die digitale Transformation beschleunigen

Beim Umgang mit Komplexität geht es nicht unbedingt darum, Ordnung oder Einfachheit zu schaffen. Das Ziel besteht vielmehr darin, die Komplexität zu verstehen, und im Laufe der Zeit, wenn man mehr über die Situation lernt, entstehen daraus Lösungen. 

Aus diesem Grund hängt der Erfolg der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor entscheidend von der Fähigkeit ab, Klarheit zu schaffen, wo immer es möglich ist, Teams auf die Veränderungen auszurichten und Strategien regelmäßig anzupassen. 

Die folgenden Strategien können dem öffentlichen Sektor helfen, das Maß an Klarheit, Abstimmung und Anpassungsfähigkeit zu erreichen, das erforderlich ist, um die Komplexität zu bewältigen und die digitale Transformation der Organisationen erfolgreich voranzutreiben. 

Definieren Sie Ihre Vision, Prioritäten und Strategie

Laut Deloitte ist eine der größten Herausforderungen, mit denen Regierungen bei der digitalen Transformation konfrontiert sind, unabhängig von ihrem digitalen Reifegrad, die zahlreichen konkurrierenden Prioritäten. Da so viele Stakeholder beteiligt sind, kann es ein langer und mühsamer Prozess sein, sich darauf zu einigen, welche Prioritäten am wichtigsten sind – und wie diese umgesetzt werden sollen. 

Diese Art der Entscheidungsfindung ist naturgemäß in hohem Maße kollaborativ. Sie erfordert kontinuierliche Kommunikation, Informationsaustausch und Feedback. Und selbst wenn Entscheidungen getroffen sind, bleibt es eine fortlaufende Herausforderung, die Teams auf ihre jeweilige Rolle im Prozess abzustimmen. 

Um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und Teams auf gemeinsame Prioritäten auszurichten, können Organisationen im öffentlichen Sektor folgende Strategien anwenden:

Nutzen Sie Lösungen, um Feedback zu erfassen. Damit die richtigen Stimmen Gehör finden, kann man sich nicht ausschließlich auf schriftliche Kommunikation wie E-Mails verlassen – dort gehen wichtige Nachrichten oft unter und Missverständnisse verzögern den Fortschritt. Auch rein synchrone Meetings sind problematisch, da Personen, die nicht teilnehmen können, ausgeschlossen bleiben. Stattdessen sollten Lösungen eingesetzt werden, die es Mitarbeitenden in verschiedenen Teams oder Behörden ermöglichen, Ideen, Fragen und Bedenken im Kontext zu teilen – in Echtzeit oder asynchron.  

Mit Lucid können Teams im öffentlichen Sektor beispielsweise mithilfe von Visual Activities gemeinsam Prioritäten festlegen und dabei Faktoren wie Risiko, Einfluss und Geschäftswert bewerten. Teams teilen einfach eine interaktive, cloudbasierte Aktivität mit ihren Stakeholdern. Sobald alle ihren Beitrag geleistet haben, werden die Ergebnisse automatisch aggregiert, sodass Bereiche der Übereinstimmung oder Meinungsverschiedenheit sichtbar werden. Visual Activities können während eines Meetings, asynchron oder in einer Kombination aus beidem verwendet werden, um Gruppenentscheidungen schnell und effektiv zu treffen.

Integrieren Sie Anpassungsfähigkeit in Ihre Planung. Auf Grundlage der von Ihnen definierten Prioritäten sollten Sie eine Roadmap erstellen, die zentrale Meilensteine, Abhängigkeiten und Rollen klar darstellt, aber gleichzeitig Raum für Iterationen lässt. Experimentieren ist ein entscheidender Bestandteil der digitalen Transformation. Behandeln Sie Ihre Roadmap daher als lebendiges Dokument und passen Sie Ihre Pläne an, sobald Sie neue Erkenntnisse gewinnen. Nutzen Sie Erfolgsmessgrößen wie OKRs, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Digitalisierungsziele erreichen – oder ob es Zeit ist, den Kurs zu ändern. 

Identifizieren Sie schnelle Erfolge. Wenn Sie gerade erst mit Ihrer digitalen Transformation beginnen, starten Sie mit kurzfristigen, leicht umsetzbaren Erfolgen. Kleinere Digitalisierungsinitiativen können Ihnen helfen, bessere Daten zu sammeln, um zukünftige Entscheidungen zu treffen, Mehrwert sichtbar zu machen und eine Basis für größer angelegte Digitalisierungsprojekte zu schaffen. Darüber hinaus hilft das Teilen von Erfolgen dabei, dass die gesamte Organisation das Potenzial der digitalen Transformation erkennt und unterstützt. 

Erstellen Sie eine flexible, modulare Lösungs- und Datenarchitektur  

Eine flexible Architektur ist eines der grundlegenden Elemente zur Unterstützung der digitalen Transformation. Organisationen im öffentlichen Sektor sollten eine serviceorientierte Architektur einführen, die schnelle Experimente ermöglicht, die Anwendungsentwicklung demokratisiert und Silos miteinander verbindet. 

Doch der Entwurf einer flexiblen, modularen Architektur setzt voraus, dass Sie vollständige Transparenz über Ihre vorhandenen Daten haben – sowie eine Möglichkeit, Ihren Zielzustand visuell darzustellen. So können Sie beginnen:

Nutzen Sie intelligente Tools, um Ihre Daten und Architektur zu visualisieren. Die Visualisierung ist entscheidend, um Klarheit über Ihre Systeme, ihre Wechselbeziehungen und die Auswirkungen von Änderungen zu gewinnen. Beginnen Sie damit, den aktuellen Zustand Ihrer Lösungs- und Systemarchitektur, einschließlich APIs und Datenarchitektur, zu visualisieren. Anschließend können Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern erarbeiten, wie ein zukünftiger Zielzustand aussehen soll, und diesen grafisch abbilden. Verwenden Sie diese Visualisierungen, um organisatorische Zustimmung und Engagement zu bekommen.

Arbeiten Sie rückwärts – beginnen Sie damit, das Erlebnis der Bürger zu verstehen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, ein Online-Zahlungssystem zu entwickeln, beginnen Sie damit, das ideale Erlebnis für Bürgerinnen und Bürger bei Online-Zahlungen zu skizzieren. Verwenden Sie anschließend eine Erlebnis-Map als Leitfaden, um festzulegen, wie Sie Ihre Daten und Systeme strukturieren, segmentieren und miteinander verbinden müssen, um dieses Erlebnis zu ermöglichen.  

Verbessern Sie Ihre Architektur schrittweise. Für viele Organisationen im öffentlichen Sektor stellen eine modulare Datenarchitektur und eine starke API-Strategie einen erheblichen Wandel gegenüber ihrer bisherigen Systemlandschaft dar. Bedenken Sie, dass Sie Ihr gesamtes System nicht auf einmal neu gestalten müssen. Bauen Sie stattdessen nach und nach mehr Flexibilität in Ihre Architektur ein – beginnend mit den Systemen, die Sie anpassen müssen, um Ihre Roadmap zu unterstützen. 

Lucid-Fallstudie: Visualisierung komplexer Architekturen

Die Modernisierungsziele einer großen öffentlichen Gesundheitsbehörde verzögerten sich, weil es an ausreichender Transparenz in der bestehenden Architektur mangelte. Das Team nutzte zunächst SharePoint und Visio zur Diagrammerstellung, doch die begrenzten kollaborativen Funktionen erschwerten das Freigeben der Diagramme und die Aufklärung der Stakeholder auf den aktuellen Stand der Architektur.

Durch den Wechsel zu Lucid konnte die Behörde in Echtzeit zusammenarbeiten, Versionskonflikte vermeiden und die Dokumentation zentralisieren. Lucid ermöglichte einen vollständigen Überblick über die gesamte Architektur, sodass die DevOps-Teams schnell und zuversichtlich fundierte Entscheidungen treffen konnten.

Zentralisierung und Optimierung der Dokumentation 

Dokumentation ist eines der wichtigsten Elemente, um funktionsübergreifende Teams abzustimmen und neue Möglichkeiten für Automatisierung, Verbesserung oder Digitalisierung zu identifizieren. Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Teams im öffentlichen Sektor alles dokumentieren, von internen Prozessen und Organisationsstrukturen bis hin zu Implementierungsplänen und unterstützenden Systemen.  

Ohne eine einfache Möglichkeit, all diese Dokumentation zu erstellen, zu pflegen und zentral zu verwalten, ist es leicht nachvollziehbar, wie Versionskonflikte, Missverständnisse und Schwierigkeiten bei der Informationssuche den Fortschritt wichtiger Projekte ausbremsen können. 

Damit die digitale Transformation im öffentlichen Sektor erfolgreich ist, müssen Behörden gezielt nach Wegen suchen, um ihren Dokumentationsprozess zu vereinfachen und zu optimieren. Und so geht's:

Erstellen Sie Dokumentation während der Arbeit. Anstatt Dokumentation als separaten Prozess zu betrachten, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, die Dokumentation ganz natürlich während der Arbeit zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein virtuelles Whiteboard für die Zusammenarbeit verwenden, können Sie Ihre Ideen, Entscheidungen, Pläne und vieles mehr ganz natürlich an einem Ort dokumentieren.

Verwenden Sie cloudbasierte Plattformen für Ihre Dokumentation. Eine cloudbasierte Plattform stellt sicher, dass Teams jederzeit und überall auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Um das Risiko zu minimieren, dass wichtige Informationen beim Ausscheiden von Mitarbeitenden nach außen gelangen, sollten Sie Plattformen mit erweiterten Administrationsfunktionen wählen – etwa für Dokumentenaufbewahrung, Domainsteuerung und Benutzerberechtigungen.

Modernisierung und Konsolidierung Ihres Technologie-Stacks 

Um Prioritäten abzustimmen, Architekturanforderungen zu verstehen und Dokumentation zu zentralisieren, benötigen Sie die richtigen Werkzeuge. 

Wie McKinsey erklärt: „Die erfolgreichsten Transformationen im öffentlichen Sektor nutzen eher Echtzeitdaten als andere Programme und setzen modernste digitale Werkzeuge wie hybride Arbeitsplattformen ein, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Entscheidungsfindung zu stärken.“

Visuelle Zusammenarbeit hat sich als die effektivste Lösung herauskristallisiert, um die Kooperation und Abstimmung hybrider Teams zu unterstützen. Der größte Vorteil: Eine umfassende Plattform für visuelle Zusammenarbeit, wie Lucid, kann mehrere Einzellösungen ersetzen und dem öffentlichen Sektor ermöglichen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. 

Doch nicht alle Kollaborationsplattformen sind gleich. Damit der öffentliche Sektor seinen Technologie-Stack wirklich vereinfachen kann, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die:

• Unterstützung für die Anwendungsfälle der verschiedenen Teams bietet. Priorisieren Sie eine Plattform, die sowohl flexibles Brainstorming in Echtzeit als auch fortgeschrittene technische Diagrammerstellung unterstützt.
• Automatisierung und Daten zur Effizienzsteigerung nutzt. Suchen Sie nach Lösungen, die Automatisierung für zentrale Anwendungsfälle (z. B. Erstellung von Diagrammen der Cloud-Infrastruktur) einsetzen, um Klarheit und Abstimmung schnell zu erreichen. 
• Einfach zu implementieren und zu nutzen ist. Es ist entscheidend, dass jede neue Lösung im öffentlichen Sektor benutzerfreundlich und schnell einsatzbereit ist. Wenn Sie von älteren Diagrammlösungen wie Visio wechseln, achten Sie auf Plattformen, die Tools oder Services zur Migration Ihrer bestehenden Arbeit anbieten. 
• Erweiterte Sicherheits- und Governance-Funktionen bietet. Nicht jede Kollaborationsplattform verfügt über die Sicherheitskontrollen, die der öffentliche Sektor benötigt, um Daten zu schützen. Suchen Sie nach Lösungen, die Sicherheit priorisieren, damit Ihre Teams vertrauensvoll zusammenarbeiten können. 

So beschleunigt Lucid die digitale Transformation im öffentlichen Sektor 

Mit der Leistungsfähigkeit von Lucid haben viele Organisationen im öffentlichen Sektor erfolgreich ihre Kernprozesse digitalisiert, Innovationen gesteigert und die Abstimmung in ihrer hybriden Arbeitswelt verbessert. Tatsächlich geben 88 % unserer Kunden an, dass Lucid ihre Produktivität steigert, und 83 % sagen, Lucid erhöht die Abstimmung in ihren hybriden Teams.

So unterstützt Lucid die digitale Transformation im öffentlichen Sektor:

• Eine Plattform für alle Kollaborationsanforderungen: Durch die Kombination von intelligenter Diagrammerstellung, virtuellen Whiteboards und Cloud-Visualisierung in einer Plattform hilft Lucid Organisationen im öffentlichen Sektor dabei, ihren Technologie-Stack zu konsolidieren. Mit dem Universal Canvas von Lucid können Teams und Stakeholder reibungslos über den gesamten Projektzyklus hinweg zusammenarbeiten. 
• Zusammenarbeit jederzeit und ortsunabhängig: Lucid ist cloudbasiert, sodass Mitarbeitende gemeinsam brainstormen, planen, Feedback geben und arbeiten können – unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät.
• Visuelle Dokumentation aus einer Quelle: In Lucid können Teams die Dokumentation zu Prozessen, Architekturen, Plänen und mehr zentralisieren, um die Abstimmung zu verbessern. Mit Lucidscale können Teams zudem automatisch Diagramme der Cloud-Infrastruktur erstellen und so schneller zu einem gemeinsamen Verständnis gelangen. 
• Fachdienstleistungen: Lucid verfügt über ein erfahrenes Team für Fachdienstleistungen, das strategische Beratung für die individuellen Anforderungen jeder Organisation bei der digitalen Transformation bietet. Von der Dokumentenmigration (von Plattformen wie Visio) bis hin zu maßgeschneiderten Onboarding-Programmen – wir begleiten Sie bei jedem Schritt. 
• Sicher und konform: Lucid wurde von FedRAMP auf der Auswirkungsstufe Moderat autorisiert, sodass Organisationen im öffentlichen Sektor Lucid vertrauen können, um die für ihre Mission kritischen Ziele zu erreichen und gleichzeitig Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Lucid basiert auf der AWS GovCloud-Infrastruktur und wird von US-Verteidigungsbehörden und Auftragnehmern für Verteidigungs-, ITAR- und andere kontrollierte Informationen genutzt.