Im Laufe des letzten Jahres haben die meisten von uns sicher folgendes Szenario erlebt: Wir saßen in unserem fünften Zoom Meeting des Tages (oder waren es vielleicht sogar mehr?), kämpften mit unseren Kameras und Stummschaltbuttons, gaben unser Bestes, andere Teilnehmende nicht zu unterbrechen oder über diese hinwegzusprechen, und versuchten, aufmerksam zu sein und uns einzubringen.

Selbst für die engagiertesten Mitarbeitenden ist das eine Herausforderung. Einige (oder besser: die meisten) von uns – egal, ob wir aus der Ferne oder in einem Büro arbeiten – brauchen etwas Hilfe, um unsere Produktivität zu steigern. Durch die Bereitstellung von Tools zur virtuellen Zusammenarbeit kann verstreut arbeitendes Personal unabhängig vom Standort effektiver zusammenarbeiten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass bei einer engen Zusammenarbeit mit einer fünfmal höheren Wahrscheinlichkeit mehr Leistung erzielt wird.

Sehen wir uns an, warum die virtuelle Zusammenarbeit für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend ist, warum ihr im Rahmen der digitalen Transformation Priorität eingeräumt werden sollte und welche Art von kollaborativer Technologie Unternehmen in diesem fortlaufenden Prozess unterstützen kann.

Warum die digitale Transformation technologische Lösungen zur Zusammenarbeit erfordert

Aufgrund der Pandemie sind Arbeitskräfte nun stärker verstreut als je zuvor. Unternehmen, die bereits auf Fernarbeit umgestellt hatten, bewerkstelligten die mit der Krise notwendig gewordene Umstellung spielend leicht, während diejenigen, die bis dato auf traditionelle analoge Prozesse gesetzt hatten, um ihr Überleben rangen. Schon im Jahr 2019, also noch vor der Pandemie, stellte das Wagnis „digitale Transformation“ die größte Sorge für Führungskräfte in Unternehmen dar.

Viele dieser Änderungen haben aber auch neue Möglichkeiten eröffnet. Die Arbeit ist nun wohl oder übel nicht mehr an die klassische Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr und Büroräumlichkeiten gebunden, und Mitarbeitende sind nicht auf geografische Standorte beschränkt. Außerdem greifen immer mehr Unternehmen auf Vertragsangestellte und freiberuflich Tätige zurück, um auf deren spezifisches Fachwissen für einmalige Projekte zurückzugreifen. Da sich Unternehmen stetig an diese veränderten Personal- und Arbeitsgewohnheiten anpassen, eine digitale Transformation durchlaufen und zu flexibleren Arbeitsumgebungen übergehen, wird die Technologie zur digitalen Zusammenarbeit (z. B. Nachrichtenplattformen, cloudbasierte visuelle Tools zur Zusammenarbeit, Telekonferenzen usw.) zu einem immer wichtigeren Bestandteil einer produktiven Belegschaft.

Warum Unternehmen zur digitalen Transformation auf die virtuelle Zusammenarbeit setzen sollten

Für eine verstreute, auf Distanz arbeitende Belegschaft ist eine enge Zusammenarbeit kein Leichtes. Genau deshalb sind Tools zur virtuellen Kollaboration so wichtig. Digitale Arbeitsplätze bieten zwar nicht mehr die Möglichkeit, sich schnell im Besprechungsraum zu treffen oder in der Kaffeeecke zu plaudern. Virtuelle Kollaborationstools bieten allerdings auch standortunabhängig wunderbare Möglichkeiten zur effektiven Zusammenarbeit.

Hier sind einige weitere Vorteile eines digital unterstützten kollaborativen Arbeitsplatzes: 

Weniger Nacharbeit

E-Mails sind hilfreich, um Details zu rekapitulieren und zu dokumentieren, doch sie eignen sich nicht für die virtuelle Zusammenarbeit. Anhänge, die hin- und hergeschickt werden, lassen viel Raum für Fehler und mangelhafte Versionsverwaltung. Notwendiges Feedback und Input von wichtigen Stakeholdern kann dadurch untergehen. Virtuelle und visuelle Kollaborationstools erleichtern eine Zusammenarbeit an Projekten in Echtzeit, sodass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, während redundante Bearbeitungen und endlose E-Mail-Ketten wegfallen.

Bessere Kommunikation und Teamarbeit

Die Gefahr von Missverständnissen und Frustration ist größer, wenn sich die Zusammenarbeit auf E-Mails und manuelle Kommunikationsformen beschränkt. Die virtuelle Zusammenarbeit über Messaging Apps ermöglicht Teammitgliedern die schnelle Beantwortung von Fragen und die Erarbeitung von Lösungen, während Videokonferenztools die persönliche Interaktion nachahmen und den Teamgeist stärken. Tools zur visuellen Zusammenarbeit wie virtuelle Whiteboards erleichtern die Vermittlung von Konzepten ohne langwierige Besprechungen oder E-Mails.

Mehr Flexibilität und Innovation

Der Verzicht auf ein physisches Büro bringt viele Vorteile mit sich. Es heißt, dass sich ein regelmäßiger Wechsel des Arbeitsorts förderlich auf die Kreativität und Inspiration auswirkt. Mitarbeitende, die sich ihren Arbeitsort selbst aussuchen können, fühlen sich zudem 88 % aktiver. Ferner trägt die Flexibilität der Fernarbeit und der virtuellen Zusammenarbeit dazu bei, den Gender Gap zu schließen und Platz für Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Rollen zu schaffen. Diese Vorteile hören sich nicht nur in der Theorie gut an. Eine Vielfalt des Denkens und der Erfahrungen bringt nachweislich auch große Vorteile für das Geschäft.

Unterstützung bei der Verwaltung von Aufgaben und Workloads

Virtuelle Tools zur Zusammenarbeit sind nicht auf direkte Kommunikationsmittel beschränkt. Mit cloudbasierten Dateiverwaltungstools kann sichergestellt werden, dass jedes Mitglied Ihres Teams vollkommen orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Dateiressourcen hat, die es für seine Arbeit benötigt. Tools zur Terminverwaltung können darüber hinaus die Planung von Besprechungen über Zeitzonen hinweg wesentlich vereinfachen.

Optimierung von Arbeitsabläufen

Die zweiwöchentliche Creative Review Meeting muss immer wieder verschoben werden, weil die wichtigsten Beteiligten nicht im Büro sind? Jetzt können Videositzungen zusammen mit Links zu allen relevanten Dateien, Notizen und Kommentaren aufgezeichnet und über Slack geteilt werden, um einen einfachen Zugriff und spätere Konsultationen zu ermöglichen.

Weniger Meetings

Wie oft haben Sie ein Meeting verlassen und sich daraufhin gedacht, dass die besprochenen Inhalte auch im Rahmen einer E-Mail oder über Slack hätten vermittelt werden können? Tools für die virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen eine schnelle und nahtlose Kommunikation über Abteilungen hinweg und reduzieren die Anzahl redundanter, zeitraubender Meetings.

Je weniger Zeit Ihr Team in unnötigen, sich wiederholenden Besprechungen verbringt, desto mehr Zeit hat es, sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren. 

Virtuelle Tools zur Zusammenarbeit für jede Anforderung 

Virtuelle Tools zur Zusammenarbeit eignen sich nicht nur für digitale Arbeitsbereiche oder verstreute Teams. Sie sorgen auch für eine verbesserte Zusammenarbeit in jeder Arbeitsumgebung.

Teams jeder Größe und Branche können von Projektmanagement-, Videokonferenz-, Chat-, Dateimanagement- und Terminplanungstools profitieren. Für kreativere Aufgaben kann ein virtuelles Whiteboard wie Lucidspark zu flexibleren, agileren Prozessen verhelfen und bietet dabei Raum für Ideen aus dem gesamten Unternehmen.

Wie Teams von Tools zur virtuellen Zusammenarbeit profitieren

Wenn man auf virtuelle Zusammenarbeit setzt, ist es wichtig, Arbeitsgewohnheiten zu etablieren, um den Nutzen dieser Tools zu maximieren.

Regelmäßige Kontaktaufnahme

Im Rahmen der Fernarbeit kann sich schnell ein Gefühl der Isolation und Ausgrenzung einstellen. Der direkte Bezug zum Unternehmen und zum Team geht verloren. Regelmäßige Kontaktaufnahmen und Einzelgespräche sind deshalb wichtiger denn je – leitende Angestellte sollten diesen also Priorität einräumen. Ebenso wichtig ist es, Wege zu finden, den Teamgeist zu pflegen – insbesondere, wenn der soziale Austausch im Büro oder die gemeinsame Mittagspause wegfallen.

Mit Tools zur virtuellen Zusammenarbeit können Sie regelmäßige Team- und Einzelsitzungen ganz einfach organisieren und einhalten. Verschicken Sie vor Teambesprechungen ein Besprechungsprogramm, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden vorbereitet sind und aktiv mitarbeiten können. Sowohl bei Team- als auch bei Einzelbesprechungen sollten Sie ein paar Minuten Zeit für Eisbrecher einräumen, damit alle „connecten“ und sich über Erfolge und Frustrationen austauschen können, bevor Sie zur Sache kommen.

Freigabe von Dokumenten

Virtuelles Projektmanagement, Dateifreigaben und virtuelle Whiteboards erleichtern die gemeinsame Nutzung von wichtigen Ressourcen, Dokumenten und Mockups, damit alle unabhängig vom eigenen Standort oder der Zeitzone stets auf dem Laufenden sind. Obwohl die cloudbasierte Dateifreigabe die Vergabe von Berechtigungen vereinfacht, ist es dennoch wichtig, Vorgaben für die Benennung, Speicherung und Freigabe von Dateien aufzustellen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Mastervorlagen gesperrt sind, und legen Sie Benennungsregeln fest, um die Kontrolle über die Versionierung zu behalten und gleichzeitig eine reibungslose digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Veranstalten Sie virtuelle Meetings zum gemeinsamen Brainstorming

Digitale Transformation und virtuelle Zusammenarbeit müssen sich nicht ausschließlich um das Geschäft und die Produktivität drehen, sondern können auch den Teamgeist stärken und Innovationen fördern. Erwägen Sie, aufgaben- und abteilungsübergreifende virtuelle Brainstorming Meetings zu veranstalten, um neue Ideen zu präsentieren und den Menschen im gesamten Unternehmen die Möglichkeit zu geben, einander besser kennenzulernen. Oder vergessen Sie die Arbeit für einen Moment und organisieren Sie virtuelle Happy Hours, Spiele-oder Kinoabende.

Jahrelang drehte es sich bei digitaler Transformation im Unternehmen mehr um Prozesse und weniger um die Zusammenarbeit. Da immer mehr Unternehmen auf die digitale Arbeit setzen, verschieben sich diese Prioritäten jedoch langsam. Und da die Arbeit immer komplexer wird, geht es bei der virtuellen Zusammenarbeit nun darum, Brücken zu schlagen und Teams mit den erforderlichen Tools auszustatten, die sie in die Lage versetzen, ihre Aufgaben effizient, kreativ, innovativ und produktiv zu erledigen.