12 min.
Swimlanes (zwembaandiagrammen) scheppen meer duidelijkheid over wie wat doet in een proces. Dit artikel vertelt je meer over swimlanes: wat ze zijn, hoe je ze gebruikt en daarnaast bieden we uitgebreide voorbeelden en sjablonen waar je direct mee aan de slag kunt.
Een swimlane is een soort flowchart dat in kaart brengt wie wat doet in een proces. De metafoor van zwembanen in het zwembad wordt gebruikt om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, door de stappen van een proces binnen de horizontale of verticale "zwembanen" te plaatsen, die elk toebehoren aan een specifieke werknemer, werkgroep of afdeling. Tussen de banen worden verbindingen, communicatie en overdracht weergegeven. Deze diagrammen kunnen helpen verspilling, overbodigheid en inefficiëntie in processen te identificeren en voorkomen.
Dit type diagram is ook gekend als een Rummler-Brache-diagram of een functiestroomdiagram (zwembanen worden soms ook functionele banden genoemd). Swimlanes zijn een waardevol element voor Business Process Model & Notation (BPMN en BPMN 2.0); voor de tegenhanger voor softwaredesign, Unified Modeling Language (UML); en voor Process Flow Diagrams (PFDs). In combinatie met de standaard symbolen die voor deze soorten diagrammen worden gebruikt, kunnen zwembanen een gemakkelijk te begrijpen visuele weergave bieden van wie waarvoor verantwoordelijk is in een proces.
Lucidchart-instructievideo
In de jaren 40 verscheen er een vroege variant van stroomdiagrammen, waarbij een proces in meerdere kolommen werd afgebeeld. De kolommen werden gebruikt om processen te beschrijven waarbij meer dan één eenheid of afdeling betrokken was. De swimlane diagrammen van vandaag zijn hier conceptueel aan verwant, hoewel ze er anders uitzien.
 |  |
| Geary Rummler | Alan Brache |
In 1990 publiceerden Geary Rummler en Alan Brache hun boek Improving Processes, dat swimlane diagrammen in de kijker zette. De diagrammen worden nu soms Rummler-Brache-diagrammen genoemd, naar de auteurs van het boek. Bij Microsoft Office Visio worden ze functiestroomdiagrammen genoemd. De term Swimlane komt ook terug in de computerwetenschappen, meer bepaald in de JBoss Process Definition Language. Dit bondige geschiedenisoverzicht illustreert dat de methodes die we vandaag gebruiken het resultaat zijn van de voortdurende inspanningen van bedrijven om processen en verantwoordelijkheden duidelijker te maken.
Voor bedrijven met verschillende werkgroepen of afdelingen, kunnen deze diagrammen op een aantal manieren nuttig zijn:
Swimlane diagrammen gebruiken de standaard symbolen van het type schema dat geproduceerd wordt, waaraan vervolgens de verticale of horizontale "zwembanen" worden toegevoegd, die de stappen van het proces per werknemer, werkgroep, afdeling of zelfs informatiesysteem groeperen. Elke baan krijgt ook een gepaste naam. Soms zijn horizontale banen praktischer omdat desktopschermen breder zijn dan ze hoog zijn - maar dit is niet altijd het geval. De processtappen worden binnen de zwembanen benoemd en de interconnectie van de stappen tussen de banen wordt eveneens weergegeven. Zo toont het diagram hoe de verschillende actoren elk hun bijdrage leveren om het hele proces vlot te laten verlopen.
In BPMN 2.0 zijn zwembaden/zwembanen een van de vier soorten elementen die gebruikt worden in Business Process diagrammen. Een zwembad vertegenwoordigt een belangrijke deelnemer in een proces. Verschillende zwembaden kunnen verschillende bedrijven of afdelingen zijn, die toch bij het proces betrokken zijn. Zwembanen binnen een zwembad tonen de activiteiten en stromen voor een bepaalde rol of deelnemer, en definiëren zo wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. De drie andere soorten elementen zijn:
Meer informatie over BPMN-symbolen vind je hier.
Hoewel het mogelijk is om een zwembaandiagram te maken in Microsoft Excel, werkt dit niet erg intuïtief en loop je mogelijk tegen problemen aan. Om het proces te stroomlijnen, raden we je aan Lucidchart te gebruiken,.
De eerste stap bij het creëren van je zwembaandiagram in Excel is het aanpassen van de hoogte en breedte van de cellen in uw werkblad. Voor een horizontaal zwembaandiagram kun je jouw kolommen breder maken door alle kolommen te selecteren die je nodig hebt en dan de rechtergrens van de kolom te verslepen tot de kolom de gewenste breedte heeft.
Doe daarna hetzelfde voor de rijen. Als je een verticaal zwembaandiagram maakt (zoals het diagram hieronder), gebruik je één rij voor de titel van je zwembaan en één rij voor de rest van je diagram.
Zodra je het skelet van jouw zwembaandiagram in Excel hebt gemaakt, is het tijd om je containers te labelen. Containers vertegenwoordigen meestal de deelnemers aan een proces. Voor een beter visueel effect raden we je aan om kleuren te gebruiken in je zwembaandiagram.
Bekijk voordat je begint deze gids om te leren hoe je op een juiste manier je stroomdiagram bouwt. Zodra je jouw proces op de gewenste manier in kaart hebt gebracht, kun je vormen aan je zwembaandiagram in Excel toevoegen via het tabblad Invoegen en de juiste vormen vervolgens in de juiste containers invoegen.
Dit kan een vervelend werkje zijn in Excel, omdat het lastig is om de vormen op te maken en een constante stijl te houden. Daarom raden we je aan om Lucidchart te gebruiken, een cloudgebaseerde tool voor diagrammen waarmee je prachtige zwembaandiagrammen maakt zonder de problemen van Excel.
PowerPoint is een ongelooflijk krachtige tool voor het maken van presentaties. Met een uitgebreide vormbibliotheek kun je met met PowerPoint ook eenvoudige diagrammen maken, maar voor een naadloze diagramervaring raden we je aan de Lucidchart-invoegtoepassing voor MS Office te gebruiken om al je diagrammen in MS Office-documenten in te voegen.
In een lege PowerPoint-presentatie is de eerste stap het creëren van zwembaancontainers. Navigeer hiervoor naar het tabblad Invoegen en voeg een grote rechthoek toe voor je zwembaan. Voeg vervolgens een ander vak toe bovenop het eerste vak als titelsectie van je zwembaan.
Na het bouwen van je eerste zwembaan raden we je aan om de twee rechthoekige vormen te groeperen (klik op beide vormen, klik met de rechtermuisknop en selecteer "Groeperen"). Zodra je ze gegroepeerd hebt, kun je eenvoudig de kleuren van de zwembanen veranderen. Wij zijn een stap vooruit gegaan en hebben de achtergrond van de zwembanen transparant gemaakt en de vormen een zwarte contour gegeven. Zodra ze er goed uitzien, kun je jouw zwembanen zo vaak als nodig kopiëren en plakken om je diagram af te maken.
Zwembanen representeren meestal verschillende afdelingen die bijdragen aan hetzelfde proces, en vormen dus een eenvoudige manier om taken te delegeren. Om je zwembanen een label te geven, voeg je gewoon een tekstvak toe vanuit het tabblad Invoegen.
Nu je de contouren voor je zwembaandiagram hebt gemaakt, is het toevoegen van een stroomdiagram de volgende stap. Bekijk deze gids om te leren hoe je een stroomdiagram bouwt. In PowerPoint is het bouwen van je stroomdiagram heel eenvoudig: je voegt vormen uit het tabblad Invoegen toe en verbindt ze met elkaar.
Om de inhoud van je zwembaandiagrammen in PowerPoint visueel te organiseren, raden we je aan om de kleuren, het lettertype en andere elementen te veranderen waardoor jouw diagram er visueel aantrekkelijker uit komt te zien.
Zoals je ziet, is het mogelijk om een zwembaandiagram te maken in PowerPoint, maar je zult tegen een aantal beperkingen aanlopen als je complexere diagrammen probeert te bouwen. Voor een completere ervaring kun je Lucidchart proberen.
De volgende stappen leggen je de basis uit om een prachtig zwembaandiagram te maken in Lucidchart.
Met Lucidchart is het heel eenvoudig om door middel van slepen en neerzetten complexe processen te organiseren in zwembaandiagrammen. Meld je nu aan voor je gratis account om aan de slag te gaan met diagrammen.
Na het aanmelden voor een gratis Lucidchart-account begin je met het openen van een leeg document of met het kiezen van een van onze sjablonen. Als je met een leeg diagram begint, moet je de containervormbibliotheek inschakelen. Klik hiervoor op de knop "+Vormen" linksonder in je scherm. Schakel vervolgens beide bibliotheken in onder "Stroomdiagramvormen".
Zodra je de vormbibliotheken hebt ingeschakeld, kun je vormen toevoegen aan het tekenvel door ze uit het linkermenu te slepen en ze ergens neer te zetten. Verhoog het aantal zwembanen door op de oorspronkelijke vorm te klikken en het aantal te verhogen in het menu met geavanceerde opties boven het tekenvel.
Net als het toevoegen van zwembaanvormen kun je ook stroomdiagramvormen toevoegen door een willekeurige vorm te slepen en neer te zetten op het tekenvel. Verbind vormen met elkaar door over een vorm te bewegen en vanaf de rode stippen te slepen die verschijnen.
Vormen opmaken in Lucidchart is heel eenvoudig met onze intuïtieve thematool. Open het menu Thema's aan de rechterkant van je scherm en kies een van onze standaard thema's. Je kunt ook je eigen thema creëren, iedere vorm een eigen stijl geven en deze vorm als standaard instellen. Pas je aangepaste thema vervolgens toe op alle vormen door te klikken op "Alle toepassen" boven aan het menu Thema's.
