Een van de belangrijkste functies in de wereld van productmanagement is het onderhouden van de productbacklog. De backlog is een takenlijst met de prioriteiten van de productbacklog-items (PBI). Een PBI kan een user story, een epic, een bugfix, een nieuwe functie, een wijzigingsvereiste enzovoort zijn.
In een agile omgeving is het de taak van de product owner om de productbacklog te beheren en te onderhouden. De belangrijkste of meest dringende PBI's staan bovenaan de lijst, zodat het team weet wat de volgende stappen in het proces zijn. Dit helpt teamleden om op koers te blijven en de voortgang te bewaken.
De productbacklog moet de enige bron van informatie zijn voor de productvereisten. Als iets niet in de backlog staat, zou het team er niet aan moeten werken.
Je doel is niet om alle PBI's uit de backlog weg te werken, maar om de lijst te verfijnen en de backlog gevuld te houden met relevante PBI's. Zo kun je continu waarde toevoegen aan je product.
Wat is verfijning van de productbacklog?
Verfijning van de productbacklog is een teamactiviteit waarbij het team items bekijkt die momenteel in de backlog staan, de prioriteit van items opnieuw bepaalt, verouderde items verwijdert, user stories verfijnt of nieuwe items toevoegt. De product owner is ervoor verantwoordelijk regelmatig sessies te houden waarin de productbacklog wordt verfijnd (voorheen ook wel backlog grooming genoemd).
Waarom is backlogverfijning belangrijk?
Regelmatige verfijning van de backlog is belangrijk omdat het de communicatielijnen openhoudt voor je teams en stakeholders. Deze communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten als het gaat om wijzigingen, aanvullingen en prioriteiten. Dit is erg nuttig in grote organisaties waar teamleden afhankelijk zijn van het werk dat door andere teams wordt gedaan om hun eigen taken te voltooien.
Bovendien is het proces van backlogverfijning belangrijk omdat het:
- Je team helpt efficiënter te zijn: Een goed verfijnde backlog houdt je team op koers en verhoogt de productiviteit. Je team weet wat de prioriteiten zijn en wat er daarna komt.
- De backlog overzichtelijk houdt: Een onoverzichtelijke backlog kan rommelig en verwarrend worden, waardoor het moeilijker wordt om PBI's te prioriteren en je sprints te plannen. Door de backlog te verfijnen, houd je deze leesbaar voor de rest van je team.
- De backlog beheersbaar houdt: Als de backlog niet voldoende items bevat, merk je misschien dat je teamleden tot stilstand komen en niet weten wat de volgende stappen zijn. Aan de andere kant kan een overschot aan productbacklog-items leiden tot het verspillen of vertragen van waardevolle user stories. Backlogverfijning helpt je de juiste balans voor je team te vinden. Hoewel je de backlog gevuld wilt houden om het werk op gang te houden, wil je niet dat deze te vol wordt.
- Teams up-to-date houdt: Regelmatige verfijning zorgt ervoor dat iedereen die bij het project betrokken is, weet wat de status is op het gebied van functies, functionaliteit, bugfixes, verbeteringen enzovoort.
- Helpt verwatering van de scope te verminderen: Verfijningssessies helpen user stories te identificeren en te elimineren die misschien een goed idee leken toen ze aan de backlog werden toegevoegd, maar nu toch niet echt waardevol blijken te zijn.
- Deelnemers in staat stelt om van elkaar te leren: PBI's worden meestal door verschillende mensen aan de backlog toegevoegd. Door de PBI's te doorzoeken, krijgen bijdragers de kans om uit te leggen waarom items zijn toegevoegd, zoals feedback van een live demonstratie, input van het ondersteuningsteam of prioriteiten van stakeholders. Teamleden krijgen inzicht in problemen waar ze misschien niet eerder aan hadden gedacht.
Best practices voor het verfijnen van de productbacklog
Onthoud dat je nooit "klaar" moet zijn met een productbacklog. Het verfijnen van de productbacklog is slechts één aspect van doorlopend productbacklogbeheer. De volgende tips kunnen je helpen je productbacklog verfijnd en klaar voor de komende sprints te houden.
Werk met slechts één productbacklog
Je productbacklog moet de enige bron van informatie zijn. Misschien word je gevraagd iets aan de backlog toe te voegen dat een goed idee lijkt, maar nu nog niet echt past. In zo’n situatie kan de verleiding ontstaan om een aparte backlog aan te maken voor items die je niet wilt vergeten.
Als het idee echter belangrijk genoeg is en echt waarde toevoegt, komt het vanzelf weer ter sprake en kun je het later aan de backlog toevoegen. Als je probeert een reservebacklog bij te houden, creëer je te veel overhead en wordt het later lastig het overzicht te behouden.
