Qu’est-ce que la planification des capacités ? Analyse étape par étape et bonnes pratiques

Lorsque vos supérieurs ou responsables vous sollicitent pour de nouveaux projets, il est facile d’accepter et d’essayer de les intégrer à la charge de travail de votre équipe.

Mais que faire si votre équipe tourne déjà à plein régime ? Disposez-vous vraiment du temps et des ressources nécessaires pour mener à bien les projets que vous avez acceptés ? Et comment savoir si votre équipe a atteint ses limites ? 

C’est là qu’intervient la planification des capacités, en aidant les équipes à s’engager sur un rythme viable et plus prévisible. Après près de 20 ans passés à diriger des initiatives et à collaborer avec des dizaines d’organisations, j’ai fini par comprendre les tenants et aboutissants d’une planification des capacités réussie. 

Dans cet article, je vais vous expliquer en détail ce qu’est la planification des capacités et comment la mettre en œuvre efficacement afin que votre équipe puisse mener à bien les tâches qui lui sont assignées en toute confiance.

Qu’est-ce que la planification des capacités ?

La planification des capacités consiste à comparer les besoins d’un projet aux capacités d’une équipe à accomplir le travail correspondant. Elle vous permet d’obtenir une visibilité immédiate et de vous assurer que votre équipe alloue au mieux son temps et ses ressources. 

Pour faire simple, la planification des capacités revient à trouver une solution au problème des embouteillages sur une autoroute. Vous aurez beau remplir une autoroute au maximum de sa capacité, ces véhicules ne pourront pas avancer, car ils seront bloqués dans les embouteillages. La planification des capacités garantit que le flux du travail, à l’instar du flux de la circulation, progresse efficacement. Lorsque vous essayez de gérer au plus juste une entreprise, la planification des capacités est le moyen de maximiser la vitesse, le flux et la livraison.

Par exemple, si une nouvelle demande de projet est soumise à une équipe, la planification des capacités l’aide à déterminer si elle peut sérieusement y donner suite. Elle devra peut-être faire des compromis et repousser certaines tâches afin de pouvoir intégrer le nouveau projet, ou bien décider de remettre à plus tard sa participation. 

La capacité d’une équipe peut être exprimée en termes de contraintes financières (telles que le financement du projet), d’unités de temps (comme les heures) ou de techniques d’estimation relatives (telles que les story points), en fonction des besoins de l’équipe et du projet. De nombreuses équipes utilisent les heures ou l’estimation relative. 

Avantages de la planification des capacités

La planification des capacités est une excellente pratique dans tous les cas. Voici quelques-uns de ses avantages :

• Elle donne aux équipes une plus grande confiance et une meilleure prévisibilité dans la réalisation des projets dans un délai donné. Les équipes ont une vision plus claire du temps que prendra réellement une tâche et peuvent déterminer avec plus de précision si elles sont en mesure de tenir le rythme demandé, ce qui facilite et améliore la précision de la planification future. 

• Elle améliore la visibilité et la transparence. La planification des capacités met en évidence les inefficacités, les engagements trop importants et les domaines dans lesquels il est nécessaire d’investir davantage de ressources. Les membres de l’équipe bénéficient d’une meilleure visibilité sur la bande passante globale et peuvent constater l’impact réel de la planification des projets ou de la prise de décision.

• Elle réduit les coûts. Les entreprises gèrent souvent plusieurs projets à la fois, et la planification des capacités les aide à déterminer si elles disposent réellement des ressources financières nécessaires pour le faire. Une planification efficace réduit également le gaspillage et le coût des retards.

• Elle permet de maintenir un rythme de travail tenable. La planification des capacités aide les équipes à comprendre quand elles sont débordées et favorise une discussion constructive sur la charge de travail.

Comment planifier les capacités

Alors, comment fonctionne exactement la planification des capacités ? Voici quelques étapes qui ont donné d’excellents résultats à mes équipes. 

Étape 1 : prévoir le travail à effectuer

La première étape consiste à estimer le travail nécessaire pour un projet nouveau ou prévu.

Nous quantifions cet effort en termes d’heures de travail, de story points ou de budget. Les unités que vous utilisez dépendront de votre équipe et de la portée du projet. Encore une fois, la plupart des équipes utiliseront des story points ou des heures d’effort. 

Par exemple, lors d’une activité d’estimation, mon équipe peut utiliser les story points dans Lucid pour estimer l’effort nécessaire pour les tâches à venir.

Ensuite, nous pouvons consulter les résultats agrégés et nous accorder sur une estimation finale. 

Une fois que vous avez une idée de la capacité requise pour un nouveau projet, vous pouvez la comparer à votre capacité actuelle et déterminer si accepter davantage de travail risque de surcharger votre équipe. Si le nouveau projet dépasse votre capacité, vous devrez réorganiser certaines tâches pour y faire face ou le reporter au prochain sprint.

Cette première étape de la planification des capacités peut également être effectuée au niveau du portefeuille si vous examinez un ensemble de projets et que vous devez décider lesquels peuvent s’intégrer dans un flux de travail existant.

Étape 2 : visualiser votre capacité actuelle

Après avoir compris le travail à accomplir, calculez ce que votre équipe peut actuellement réaliser dans un laps de temps donné. Le résultat correspond généralement à la moyenne du travail que vous avez accompli lors des sprints précédents. Par exemple, disons 30 story points pour chaque sprint. Pour les équipes agiles, la capacité actuelle est souvent calculée en fonction de la vélocité de sprint, un rythme mesuré que l’équipe peut s’engager à respecter. 

Dans ce cas, il est utile d’utiliser des supports visuels. Les graphiques de vélocité et les graphiques d’avancement sont un excellent moyen de voir le travail planifié, accompli et restant. Comprendre votre progression moyenne est très utile pour évaluer la capacité de votre équipe.

Une fois que vous avez calculé la vélocité, la deuxième étape consiste à visualiser votre capacité actuelle (ce qui a déjà été planifié jusqu’à présent). En général, cette représentation peut être réalisée à l’aide d’une chronologie afin d’indiquer les endroits où il existe de la disponibilité. La visualisation de la capacité actuelle vous aide à déterminer si vous pouvez intégrer le travail à effectuer sans nuire à la vélocité ou si vous devrez reporter les tâches déjà prévues. Consultez l’exemple ci-dessous.

Étape 3 : déterminer si la capacité correspond à la demande

Lorsque vous avez une idée de votre capacité actuelle, évaluez dans quelle mesure vos ressources actuelles correspondent au travail prévu. Classez les tâches par ordre de priorité et vérifiez-les à chaque fois par rapport à la capacité de votre équipe. 

De nombreuses équipes ont conscience du rythme auquel elles sont capables de travailler, mais à mesure qu’elles avancent, elles ont tendance à vouloir se lancer dans toutes sortes de projets passionnants qu’elles pensent pouvoir mener à bien. La planification des capacités offre à l’équipe un précieux « moment de réflexion » au cours duquel elle peut se demander si elle a réellement la capacité d’assumer chaque tâche. Elle favorise une conversation saine et donne l’occasion de dire : « Non, nous en faisons déjà trop, nous devrions mettre certaines choses de côté. »

Pouvoir réellement voir la capacité et l’impact d’une charge de travail supplémentaire est extrêmement utile à cette étape. J’utilise les fonctionnalités de planification améliorées de l’Accélérateur d’agilité de Lucid pour visualiser la capacité de mon équipe et comprendre l’impact immédiat de tout changement sur la charge de travail en temps réel.

Dans Lucid, je peux activer la fonctionnalité de planification de capacité dans les chronologies ou les tables de données dynamiques pour voir en haut des colonnes une barre représentant chaque équipe. Cette barre de capacité permet de visualiser facilement quelles équipes fonctionnent déjà à plein régime et quelles équipes disposent d’une marge supplémentaire.

Aligner vos capacités actuelles sur le volume de travail prévu vous permet de vous assurer que tout le monde travaille efficacement sans être surchargé. 

Bonnes pratiques de planification des capacités

La planification des capacités semble simple à première vue, mais certains aspects fondamentaux sont à prendre en compte pour la mettre en œuvre efficacement. Voici quelques bonnes pratiques à suivre.

Rendre le travail visible 

Utilisez un espace centralisé et partagé pour documenter votre travail et visualiser vos progrès. Un outil visuel tel que Lucid, qui se synchronise automatiquement avec votre système d’enregistrement existant, pourra vous être utile. La fonctionnalité de planification des capacités de Lucid s’intègre à Jira, Azure DevOps et airfocus afin que vous puissiez utiliser des données en temps réel pour prendre des décisions éclairées. 

Dans Lucid, vous pouvez également suivre la charge de travail à l’aide de formes de rapport. Générez des représentations visuelles de vos sprints actuels ou à venir en créant des barres de progression, des graphiques de responsabilité et des outils de suivi de la charge de travail. Ces formes permettent de voir facilement qui travaille sur quoi et quelle est la part du projet déjà réalisée.

Vous pouvez également utiliser Lucid pour faire le point avec votre équipe en organisant des standups et en créant un espace d’équipe afin de regrouper toutes vos ressources au même endroit. En rendant le travail visible et en mettant tout le monde en phase, vous pouvez encore améliorer la visibilité et la coordination.

Savoir reconnaître quand vous avez atteint votre capacité maximale

L’une des erreurs que j’ai constatées chez certaines équipes est qu’elles ne comprennent pas ce que signifie être à plein régime. Votre capacité maximale doit être une vélocité spécifique, un nombre plafond de story points ou, pour la planification financière, le montant budgétaire à ne pas dépasser. 

Il est facile d’oublier l’importance d’établir une base cohérente pour la capacité de votre équipe, mais celle-ci est pourtant essentielle. Vous devez être en mesure de communiquer votre capacité aux parties prenantes et aux autres équipes afin de ne pas vous surcharger en permanence. Collaborez avec votre équipe pour établir ensemble une base de référence et ajustez-la si nécessaire. 

Utiliser les données historiques

Une autre erreur que j’ai constatée chez certaines équipes est de ne pas s’appuyer sur les données historiques pour évaluer leur capacité actuelle. Conservez un registre cohérent de votre charge de travail et rendez cette documentation accessible aux membres de l’équipe et aux parties prenantes. 

Si vous commencez tout juste à estimer la capacité et que vous ne disposez pas encore de données historiques, fiez-vous à votre intuition. Notez votre charge de travail et l’effort nécessaire pour l’accomplir. Plus vous collecterez de données, plus vous serez en mesure d’estimer avec précision la capacité de votre équipe. 

Garder à l’esprit que le but n’est pas d’atteindre une capacité de 100 %

Revenons à notre analogie avec l’autoroute. Même si une voie peut être utilisée à 100 % de sa capacité et complètement saturée par les voitures, ce n’est pas l’utilisation idéale d’une autoroute. 

Les OKR sont souvent considérés de la même manière, avec un taux de réussite cible de 85 à 90 % ; si vous atteignez 100 %, il y a de fortes chances que vous puissiez en faire un peu plus. 

De même, les équipes ne devraient pas chercher à fonctionner à 100 % de leur capacité en permanence. Si vous êtes constamment à plein régime, cela vaut la peine d’examiner comment votre temps et vos ressources sont réellement répartis. On pense souvent que l’objectif est d’atteindre 100 %, mais je suggère de viser plutôt un niveau optimal de 85 à 90 % et de réévaluer la situation à partir de là. 

Tenir compte de votre planification des capacités

J’ai souvent vu des équipes planifier leurs capacités sans suivi ni objectif précis. Ne planifiez pas juste pour planifier ; cette activité doit avoir un but. Utilisez la planification des capacités pour faire le point avec votre équipe, éclairer la prise de décision et communiquer vos progrès ou votre disponibilité à la direction. 

Au début de votre cycle de planification, la première chose à faire est d’examiner les indicateurs que vous avez recueillis et le déroulement de la planification des capacités précédentes. Ensuite, votre équipe peut prévoir de se conformer à la norme établie ou discuter de la nécessité de modifier les capacités pour le prochain sprint. Utilisez une rétrospective pour recueillir les commentaires de l’équipe sur son sentiment à l’égard du travail et son impact sur elle.

De nombreux facteurs influent sur la planification des capacités, notamment la disponibilité des membres de l’équipe, les congés et le taux de rotation du personnel. L’objectif n’est pas de la réaliser une seule fois et de voir si vous pouvez ajouter un projet supplémentaire de temps en temps, mais plutôt d’être en phase avec votre équipe et de prendre des décisions en fonction de ce qui peut être accompli actuellement.

Visualisez votre travail pour une planification des capacités efficace

Il est facile de surestimer notre capacité à assumer davantage de travail, et il est tentant d’accepter lorsqu’on nous met la pression. La planification des capacités est un excellent moyen de maintenir une charge de travail réaliste et d’assurer la transparence quant aux ressources disponibles.

L’Accélérateur d’agilité de Lucid aide les équipes à prendre des décisions plus éclairées en matière de capacité, tout en restant en contact et coordonnées. Découvrez comment utiliser Lucid pour renforcer les liens, accroître l’agilité et améliorer le fonctionnement de votre équipe.