Lorsque vos supérieurs ou responsables vous sollicitent pour de nouveaux projets, il est facile d’accepter et d’essayer de les intégrer à la charge de travail de votre équipe.
Mais que faire si votre équipe tourne déjà à plein régime ? Disposez-vous vraiment du temps et des ressources nécessaires pour mener à bien les projets que vous avez acceptés ? Et comment savoir si votre équipe a atteint ses limites ?
C’est là qu’intervient la planification des capacités, en aidant les équipes à s’engager sur un rythme viable et plus prévisible. Après près de 20 ans passés à diriger des initiatives et à collaborer avec des dizaines d’organisations, j’ai fini par comprendre les tenants et aboutissants d’une planification des capacités réussie.
Dans cet article, je vais vous expliquer en détail ce qu’est la planification des capacités et comment la mettre en œuvre efficacement afin que votre équipe puisse mener à bien les tâches qui lui sont assignées en toute confiance.
Qu’est-ce que la planification des capacités ?
La planification des capacités consiste à comparer les besoins d’un projet aux capacités d’une équipe à accomplir le travail correspondant. Elle vous permet d’obtenir une visibilité immédiate et de vous assurer que votre équipe alloue au mieux son temps et ses ressources.
Pour faire simple, la planification des capacités revient à trouver une solution au problème des embouteillages sur une autoroute. Vous aurez beau remplir une autoroute au maximum de sa capacité, ces véhicules ne pourront pas avancer, car ils seront bloqués dans les embouteillages. La planification des capacités garantit que le flux du travail, à l’instar du flux de la circulation, progresse efficacement. Lorsque vous essayez de gérer au plus juste une entreprise, la planification des capacités est le moyen de maximiser la vitesse, le flux et la livraison.
Par exemple, si une nouvelle demande de projet est soumise à une équipe, la planification des capacités l’aide à déterminer si elle peut sérieusement y donner suite. Elle devra peut-être faire des compromis et repousser certaines tâches afin de pouvoir intégrer le nouveau projet, ou bien décider de remettre à plus tard sa participation.
La capacité d’une équipe peut être exprimée en termes de contraintes financières (telles que le financement du projet), d’unités de temps (comme les heures) ou de techniques d’estimation relatives (telles que les story points), en fonction des besoins de l’équipe et du projet. De nombreuses équipes utilisent les heures ou l’estimation relative.
Avantages de la planification des capacités
La planification des capacités est une excellente pratique dans tous les cas. Voici quelques-uns de ses avantages :
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Elle donne aux équipes une plus grande confiance et une meilleure prévisibilité dans la réalisation des projets dans un délai donné. Les équipes ont une vision plus claire du temps que prendra réellement une tâche et peuvent déterminer avec plus de précision si elles sont en mesure de tenir le rythme demandé, ce qui facilite et améliore la précision de la planification future.
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Elle améliore la visibilité et la transparence. La planification des capacités met en évidence les inefficacités, les engagements trop importants et les domaines dans lesquels il est nécessaire d’investir davantage de ressources. Les membres de l’équipe bénéficient d’une meilleure visibilité sur la bande passante globale et peuvent constater l’impact réel de la planification des projets ou de la prise de décision.
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Elle réduit les coûts. Les entreprises gèrent souvent plusieurs projets à la fois, et la planification des capacités les aide à déterminer si elles disposent réellement des ressources financières nécessaires pour le faire. Une planification efficace réduit également le gaspillage et le coût des retards.
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Elle permet de maintenir un rythme de travail tenable. La planification des capacités aide les équipes à comprendre quand elles sont débordées et favorise une discussion constructive sur la charge de travail.
Comment planifier les capacités
Alors, comment fonctionne exactement la planification des capacités ? Voici quelques étapes qui ont donné d’excellents résultats à mes équipes.
Étape 1 : prévoir le travail à effectuer
La première étape consiste à estimer le travail nécessaire pour un projet nouveau ou prévu.
Nous quantifions cet effort en termes d’heures de travail, de story points ou de budget. Les unités que vous utilisez dépendront de votre équipe et de la portée du projet. Encore une fois, la plupart des équipes utiliseront des story points ou des heures d’effort.
Par exemple, lors d’une activité d’estimation, mon équipe peut utiliser les story points dans Lucid pour estimer l’effort nécessaire pour les tâches à venir.
