O que é planejamento de capacidade? Uma análise passo a passo + melhores práticas

É fácil aceitar mais trabalho. Quando gerentes de projeto ou líderes pedem novos projetos, pode ser tentador tentar encaixar tudo na carga de trabalho atual da sua equipe.

Mas e se sua equipe já estiver trabalhando no limite? Você realmente tem tempo ou recursos necessários para entregar os projetos que já aceitou? Como você sabe, de fato, quando sua equipe chegou ao limite? 

Apresento-lhes o planejamento de capacidade. O planejamento de capacidade ajuda as equipes a se comprometerem com o trabalho em um ritmo sustentável e mais previsível. Após quase 20 anos liderando iniciativas e trabalhando com dezenas de organizações, aprendi os meandros de um planejamento de capacidade bem-sucedido. 

Neste artigo do blog, explicarei exatamente o que é planejamento de capacidade e como fazê-lo de forma eficaz para que sua equipe possa entregar com confiança o trabalho com o qual você se comprometeu.

O que é planejamento de capacidade?

O planejamento de capacidade (ou capacity planning) é o processo de comparar as necessidades do projeto com a capacidade da equipe de realizar o trabalho. Ao realizar o planejamento de capacidade, você consegue ter visibilidade em tempo real e garantir que sua equipe esteja alocando tempo e recursos da melhor forma possível. 

Essencialmente, o planejamento de capacidade é como tentar encontrar uma solução para o trânsito intenso em uma rodovia. É possível encher a rodovia com o máximo de carros e usá-la em sua capacidade máxima, mas, nesse caso, os carros não avançam, pois ficam presos no congestionamento. O planejamento de capacidade garante que o fluxo de trabalho (assim como o fluxo do trânsito) avance em um ritmo eficiente. Quando o objetivo é operar um negócio de forma eficiente, o planejamento de capacidade é a maneira de maximizar velocidade, fluidez e entregas.

Por exemplo, quando surge uma nova solicitação de projeto, o planejamento de capacidade ajuda a equipe a determinar se é possível atendê-la de forma realista. A equipe pode precisar fazer concessões e adiar parte do trabalho para acomodar o novo projeto ou decidir que poderá se comprometer com ele em um momento futuro. 

A capacidade da equipe pode ser definida com base em restrições financeiras (como orçamento do projeto), unidades de tempo (como horas) ou técnicas de estimativa relativa (como pontos de história), dependendo das necessidades da equipe e do projeto. Muitas equipes utilizam horas ou estimativas relativas no planejamento de capacidade. 

Benefícios do planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade é uma ótima prática para qualquer equipe. Entre os benefícios do planejamento de capacidade podemos citar:

• Proporciona às equipes maior confiança e previsibilidade na realização de projetos dentro de um prazo específico. As equipes obtêm clareza sobre quanto tempo uma tarefa realmente levará e podem determinar com mais precisão se conseguem entregar no ritmo solicitado, facilitando e tornando mais preciso o planejamento futuro. 

• Aumenta a visibilidade e a transparência. O planejamento de capacidade destaca ineficiências, sobrecarga de trabalho e onde é necessário investir mais recursos. Membros da equipe obtêm visibilidade da capacidade geral da equipe e podem ver o impacto real do planejamento de projetos ou da tomada de decisões.

• Minimiza custos. As empresas costumam assumir vários projetos simultaneamente, e o planejamento de capacidade as ajuda a verificar se realmente possuem os recursos financeiros necessários para isso. Um planejamento eficiente também reduz o desperdício e o custo do atraso.

• Mantém um ritmo de trabalho sustentável para as equipes. O planejamento de capacidade ajuda as equipes a reconhecerem quando estão assumindo mais do que podem cumprir e estabelece um diálogo saudável sobre a disponibilidade de recursos.

Como fazer o planejamento de capacidade

Então, como exatamente funciona o planejamento de capacidade? Aqui está um detalhamento de alguns passos testados e comprovados que produziram ótimos resultados para minhas equipes.

Passo 1: prever o trabalho a ser feito

O primeiro passo é estimar o trabalho que precisa ser feito para um projeto novo ou futuro.

Calculamos a quantidade de esforço em termos de horas de trabalho, pontos de história ou orçamento. As unidades que você usa dependerão da sua equipe e do escopo do projeto e, novamente, a maioria das equipes usará pontos de história ou horas de esforço.

Por exemplo, durante uma atividade de estimativa, minha equipe pode usar pontos de história na Lucid para estimar a quantidade de esforço necessária para os próximos itens de trabalho.

Em seguida, podemos ver os resultados agregados e chegar a uma estimativa final em conjunto. 

Depois de ter uma ideia da capacidade necessária para um novo projeto, você pode compará-la com sua capacidade atual e decidir se assumir mais trabalho sobrecarregará sua equipe. Se o novo projeto exceder sua capacidade, você terá que mover algumas tarefas para acomodá-lo ou adiar o novo projeto para o próximo sprint.

Essa primeira etapa do planejamento de capacidade também pode ser feita no nível do portfólio se você estiver analisando um portfólio de projetos e decidindo quais novos projetos podem se encaixar em um fluxo de trabalho existente.

Passo 2: visualize sua capacidade atual

Após entender o trabalho a ser feito, calcule o que sua equipe consegue entregar atualmente dentro de um determinado período. Esse cálculo geralmente é a média da quantidade de trabalho concluída em sprints anteriores. Por exemplo, digamos 30 pontos de história por sprint. Para equipes Ágeis, a capacidade atual costuma ser calculada como velocidade da sprint, um ritmo mensurável ao qual a equipe pode se comprometer. 

Nesse caso, o uso de recursos visuais é muito útil. Gráficos de velocidade e gráficos de burndown são ótimas maneiras de visualizar o trabalho planejado, o que já foi concluído e quanto ainda falta fazer. Compreender o progresso médio é uma forma prática de avaliar a capacidade da equipe.

Após calcular a velocidade, o segundo componente deste passo é visualizar sua capacidade atual (o que já foi solicitado ou planejado até o momento). Normalmente, essa visualização pode ser feita com uma linha do tempo para mostrar onde há capacidade disponível. Visualizar a capacidade atual ajuda a verificar se é possível encaixar o trabalho a ser feito sem prejudicar a velocidade ou se será necessário adiar o trabalho já solicitado. Veja o exemplo abaixo.

Etapa 3: verificar se a capacidade está alinhada à demanda

Quando você já tem uma visão da capacidade atual, compare como os recursos disponíveis se encaixam no trabalho previsto. Priorize o trabalho de acordo com sua importância e avalie cada item em relação à capacidade da equipe. 

Muitas equipes entendem o ritmo em que conseguem entregar as tarefas, mas, ao assumir mais trabalho, tendem a se interessar por tudo o que parece relevante. O planejamento de capacidade oferece um valioso momento de reflexão, ajudando a equipe avaliar se realmente tem condições de assumir cada item de trabalho. Isso abre espaço para um diálogo construtivo e para decisões como: “Não, já estamos assumindo tarefas demais e precisamos adiar algumas delas.”

Nessa etapa, poder visualizar a capacidade e o impacto da sobrecarga de trabalho faz toda a diferença. Com os recursos avançados de planejamento da Extensão Agilidade da Lucid, é possível visualizar a capacidade da equipe e entender, em tempo real, o impacto imediato de qualquer alteração na carga de trabalho.

Na Lucid, você pode ativar o recurso de planejamento de capacidade em linhas do tempo ou tabelas dinâmicas para visualizar uma barra de capacidade no topo de cada coluna, representando cada equipe. Essa barra facilita a identificação de quais equipes já atingiram a capacidade máxima e quais têm disponibilidade.

Alinhar a capacidade atual com o trabalho previsto ajuda a garantir que todos estejam trabalhando de forma eficiente, sem sobrecarga. 

Melhores práticas para planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade parece simples à primeira vista, mas existem alguns aspectos fundamentais para torná-lo eficaz. Aqui estão algumas boas práticas a serem seguidas.

Deixe o trabalho visível 

Utilize um espaço central e compartilhado para documentar o trabalho e ver o progresso. Uma ferramenta visual como a Lucid, que sincroniza automaticamente com seu sistema de registro existente, pode ser muito útil. A funcionalidade de planejamento de capacidade da Lucid integra-se ao Jira, Azure DevOps e airfocus, permitindo que você utilize dados em tempo real para tomada de decisões mais assertivas. 

Na Lucid, você pode até mesmo acompanhar a carga de trabalho com formas de relatório. Gere representações visuais de sprints atuais ou futuras criando barras de progresso, gráficos de responsabilidade e rastreadores de carga de trabalho. Essas formas facilitam a visualização de quem está trabalhando em quê e quanto já foi concluído.

Além disso, você pode usar a Lucid para se conectar com sua equipe, realizando reuniões diárias e criando um espaço de equipe para reunir todos os seus recursos em um só lugar. Ao deixar o trabalho visível e alinhar todos os membros da equipe, você pode aumentar ainda mais a visibilidade e o alinhamento.

Tenha uma forma de saber quando sua capacidade máxima foi atingida.

Um dos erros que vejo as equipes cometerem é não entender o que significa estar em sua capacidade máxima. Sua capacidade máxima deve ser uma velocidade específica, uma quantidade máxima de story points ou, em casos de planejamento financeiro, o valor máximo do orçamento. 

Ter uma base sólida para a capacidade da sua equipe é algo fácil de esquecer, mas muito importante. Você precisa ser capaz de comunicar sua capacidade às partes interessadas e a outras equipes para não se comprometer demais constantemente. Colabore com sua equipe para estabelecer uma base de referência em conjunto e ajuste-a conforme necessário. 

Uso de dados históricos

Outro erro que já vi as equipes cometerem é não confiar em dados históricos para orientar a capacidade atual. Mantenha um registro consistente da sua carga de trabalho e torne essa documentação acessível aos membros da equipe e partes interessadas. 

Se você está começando a estimar a capacidade e ainda não tem dados históricos, comece pelo seu instinto. Registre sua carga de trabalho e o esforço que isso exige. Quanto mais dados você agrupar, mais precisa será estimar a capacidade da sua equipe. 

Lembre-se de que a capacidade de 100% não é a meta

Voltemos à nossa analogia com a autoestrada. Embora uma estrada possa ter 100% de capacidade e estar completamente lotada de carros, esse não é o uso ideal para uma via expressa.

Os OKRs costumam ser vistos da mesma forma, pois as pessoas normalmente almejam uma taxa de sucesso de 85 a 90%; se você está atingindo 100%, é provável que está fazendo um pouco mais.

Da mesma forma, as equipes não devem se esforçar para operar com 100% da capacidade o tempo todo. Se você está constantemente operando com 100% da capacidade, vale a pena analisar como seu tempo e recursos estão sendo alocados de fato. Muitas vezes, as pessoas pensam que 100% é a meta, mas eu sugiro buscar o ponto ideal de 85 a 90% e reavaliar a partir daí. 

Siga o planejamento de sua capacidade

Frequentemente, vi equipes fazerem o planejamento de capacidade sem acompanhamento ou propósito posterior. Não planeje apenas pelo planejamento; suas atividades de planejamento devem ter um propósito. Use o planejamento de capacidade para verificar com sua equipe, orientar a tomada de decisões e comunicar o progresso ou a disponibilidade do projeto à liderança. 

No início do seu ciclo de planejamento, a primeira coisa a fazer é analisar as métricas coletadas e como o planejamento de capacidade funcionava. Em seguida, sua equipe pode se planejar para se responsabilizar pelo padrão estabelecido ou discutir se a capacidade precisa ser alterada para o próximo sprint. Use uma retrospectiva para obter feedback da equipe sobre como eles se sentem em relação ao trabalho e como ele os está impactando.

Existem muitos fatores diferentes que impactam o planejamento de capacidade, incluindo a disponibilidade dos membros da equipe, férias e rotatividade. O objetivo do planejamento de capacidade não é fazê-lo uma vez e ver se é possível encaixar um projeto extra de vez em quando — é estar em sintonia com sua equipe e tomar decisões com base no que pode ser realizado no momento.

Visualize o trabalho para fazer um planejamento de capacidade eficaz

É fácil superestimar a nossa capacidade de assumir mais tarefas e é tentador dizer sim quando existe pressão para isso. O planejamento de capacidade ajuda as equipes a manter uma carga de trabalho realista e a dar transparência sobre os recursos disponíveis.

O Extensão Agilidade da Lucid ajuda as equipes a tomarem decisões mais embasadas sobre a capacidade, mantendo-as conectadas e alinhadas. Saiba como usar a Lucid para impulsionar a conexão, aumentar a agilidade e melhorar a forma como sua equipe trabalha.