Was ist Kapazitätsplanung? Eine schrittweise Aufschlüsselung und Best Practices

Es ist leicht, zu mehr Arbeit Ja zu sagen. Wenn Projektmanagerinnen und Projektmanager oder Führungskräfte neue Projekte anfordern, kann es verlockend sein, diese in die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams zu quetschen.

Aber was ist, wenn Ihr Team bereits an seinen Grenzen arbeitet? Haben Sie tatsächlich die Zeit oder Ressourcen, die Sie benötigen, um die Projekte zu liefern, die Sie zugesagt haben? Woher wissen Sie überhaupt, wann Ihr Team an seiner Grenze ist? 

Hier kommt die Kapazitätsplanung ins Spiel. Sie hilft Teams, sich auf ein nachhaltiges und besser planbares Arbeitstempo festzulegen. Nach fast 20 Jahren Erfahrung in der Leitung von Initiativen und der Zusammenarbeit mit zahlreichen Unternehmen kenne ich alle Aspekte erfolgreicher Kapazitätsplanung. 

In diesem Blogbeitrag werde ich genau erklären, was Kapazitätsplanung ist und wie man sie effektiv durchführt, damit Ihr Team die zugesagte Arbeit sicher erledigen kann.

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung ist der Prozess des Vergleichs von Projektanforderungen mit der Kapazität eines Teams zur Erledigung von Arbeit. Mithilfe der Kapazitätsplanung können Sie für Transparenz sorgen und sicherstellen, dass Ihr Team seine Zeit und Ressourcen optimal einsetzt. 

Im Wesentlichen ist Kapazitätsplanung wie der Versuch, eine Lösung für starken Verkehr auf einer Autobahn zu finden. Man kann eine Autobahn mit so vielen Autos wie möglich füllen und die Autobahn bis zu ihrer maximalen Kapazität nutzen, aber dann kommen diese Autos nirgendwo hin, weil sie im Verkehr stecken bleiben. Kapazitätsplanung stellt sicher, dass der Arbeitsfluss (wie der Verkehrsfluss) mit einem effizienten Tempo voranschreitet. Wenn Sie versuchen, ein Unternehmen effizient zu führen, ist Kapazitätsplanung der Weg, wie Sie Geschwindigkeit, Abläufe und Lieferung maximieren können.

Zum Beispiel hilft die Kapazitätsplanung einem Team zu bestimmen, ob es eine neue Projektanfrage realistisch erfüllen kann. Das Team muss möglicherweise einen Kompromiss eingehen und einige Arbeiten verschieben, um das neue Projekt unterzubringen, oder es könnte entscheiden, das neue Projekt zu einem späteren Zeitpunkt zu übernehmen. 

Die Teamkapazität kann auf finanziellen Einschränkungen (wie Projektfinanzierung), Zeiteinheiten (wie Stunden) oder relativen Schätztechniken (wie Story Points) basieren, abhängig von den Team- und Projektanforderungen. Viele Teams verwenden Stunden oder relative Schätzungen für ihre Kapazitätsplanung. 

Vorteile der Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanung ist eine großartige Praxis für jedes Team. Einige Vorteile der Kapazitätsplanung sind:

• Gibt Teams größeres Vertrauen und Vorhersehbarkeit bei der Durchführung von Projekten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. Teams erhalten Klarheit darüber, wie lange ein Arbeitselement tatsächlich dauern wird, und können genauer bestimmen, ob sie in dem geforderten Tempo liefern können, was die zukünftige Planung einfacher und genauer macht. 

• Verbessert die Sichtbarkeit und Transparenz. Kapazitätsplanung hebt Ineffizienzen, Überverpflichtungen und Bereiche hervor, in denen mehr Ressourcen investiert werden müssen. Teammitglieder erhalten Einblick in die gesamte Team-Bandbreite, und man kann die tatsächliche Auswirkung der Projektplanung oder Entscheidungsfindung sehen.

• Minimiert Kosten. Unternehmen nehmen oft mehrere Projekte gleichzeitig an, und die Kapazitätsplanung hilft ihnen zu sehen, ob sie tatsächlich über die finanziellen Ressourcen dafür verfügen. Eine effiziente Planung reduziert auch Verschwendung und die Kosten von Verzögerungen.

• Erhält ein nachhaltiges Arbeitstempo für Teams. Die Kapazitätsplanung hilft Teams zu erkennen, wenn sie zu viel übernehmen, und fördert einen konstruktiven Dialog über die benötigte Kapazität.

Wie man die Kapazitätsplanung durchführt

Wie genau funktioniert die Kapazitätsplanung? Hier ist eine Aufschlüsselung einiger bewährter Schritte, die für meine Teams großartige Ergebnisse erzielt haben. 

Schritt 1: Prognose der zu erledigenden Arbeit

Der erste Schritt besteht darin, den Arbeitsaufwand für ein neues oder bevorstehendes Projekt abzuschätzen.

Wir berechnen den Aufwand in Arbeitsstunden, Story Points oder Budget. Die Einheiten, die Sie verwenden, hängen von Ihrem Team und dem Projektumfang ab; die meisten Teams verwenden Story Points oder Arbeitsstunden. 

Zum Beispiel könnte mein Team während einer Schätzungsaktivität Story Points in Lucid verwenden, um den Aufwand für bevorstehende Arbeitselemente zu schätzen.

Dann können wir uns die aggregierten Ergebnisse ansehen und uns auf eine endgültige Schätzung einigen.

Sobald Sie eine Vorstellung von der Kapazität haben, die für ein neues Projekt erforderlich ist, können Sie diese mit Ihrer aktuellen Kapazität vergleichen und feststellen, ob die Aufnahme von mehr Arbeit Ihr Team überfordern würde. Wenn das neue Projekt Ihre Kapazität übersteigt, müssen Sie die Arbeit verschieben oder das neue Projekt für Ihren nächsten Sprint aufheben.

Dieser erste Schritt der Kapazitätsplanung kann auch auf Portfolioebene erfolgen, wenn Sie ein Portfolio von Projekten betrachten und entscheiden, welche neuen Projekte in einen bestehenden Arbeitsablauf passen.

Schritt 2: Visualisieren Sie Ihre aktuelle Kapazität

Nachdem Sie sich über die zu erledigenden Aufgaben im Klaren sind, berechnen Sie, was Ihr Team derzeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums leisten kann. Diese Berechnung entspricht in der Regel dem Durchschnitt der Arbeitsmenge, die Sie in vergangenen Sprints erledigt haben. Nehmen wir beispielsweise 30 Story Points für jeden Sprint an. Bei agilen Teams wird die aktuelle Kapazität häufig als Sprint-Geschwindigkeit berechnet, also als gemessenes Tempo, das das Team einhalten kann. 

Hier ist die Verwendung von Visualisierungen hilfreich. Geschwindigkeits- und Burndown-Diagramme eignen sich hervorragend, um zu sehen, welche Arbeiten geplant und welche bereits abgeschlossen sind und wie viel noch zu tun ist. Das Verständnis des durchschnittlichen Fortschritts ist eine praktische Methode, um die Teamkapazität einzuschätzen.

Nachdem Sie die Geschwindigkeit berechnet haben, visualisieren Sie im zweiten Schritt Ihre aktuelle Kapazität (die bereits festgelegten oder geplanten Aufgaben). Diese Visualisierung erfolgt üblicherweise mithilfe eines Zeitstrahls, der freie Kapazitäten aufzeigt. Die Visualisierung der aktuellen Kapazität hilft Ihnen zu erkennen, ob Sie die anstehenden Arbeiten ohne Beeinträchtigung der Geschwindigkeit einplanen können oder ob Sie bereits festgelegte Aufgaben verschieben müssen. Siehe das folgende Beispiel.

Schritt 3: Prüfen Sie, ob die Kapazität mit den Anforderungen übereinstimmt.

Sobald Sie Ihre aktuelle Kapazität kennen, prüfen Sie, inwieweit Ihre vorhandenen Ressourcen dem voraussichtlichen Arbeitsaufwand entsprechen. Ordnen Sie die Aufgaben nach Priorität und gleichen Sie sie jeweils mit der Kapazität Ihres Teams ab. 

Viele Teams kennen ihr Arbeitstempo, doch je mehr Aufgaben sie übernehmen, desto mehr haben sie Lust auf all die spannenden Dinge, die sie vermeintlich noch unterbringen können. Kapazitätsplanung bietet dem Team die wertvolle Gelegenheit zur Selbstreflexion, um zu hinterfragen, ob es tatsächlich die Kapazität hat, jede einzelne Aufgabe zu bewältigen. Sie fördert einen konstruktiven Dialog und ermöglicht es, zu sagen: „Nein, wir haben bereits zu viel auf einmal zu tun und sollten einige Projekte zurückstellen.“

Die Möglichkeit, die Kapazität und die Auswirkungen zusätzlicher Aufgaben direkt zu sehen, ist in diesem Schritt äußerst hilfreich. Ich nutze die erweiterten Planungsfunktionen des Lucid Agilitäts-Accelerators , um die Kapazität meines Teams zu visualisieren und die unmittelbaren Auswirkungen von Arbeitslaständerungen in Echtzeit zu verstehen.

In Lucid kann ich die Kapazitätsplanungsfunktion entweder in Zeitleisten oder in dynamischen Tabellen aktivieren, um eine Kapazitätsanzeige am oberen Rand jeder Spalte für jedes Team anzuzeigen. Mithilfe der Kapazitätsanzeige lässt sich leicht erkennen, welche Teams bereits ausgelastet sind und welche Teams über freie Kapazitäten verfügen.

Die Abstimmung der aktuellen Kapazität mit der prognostizierten Arbeit hilft Ihnen, sicherzustellen, dass alle effizient arbeiten, ohne überlastet zu werden. 

Best Practices für die Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung wirkt auf den ersten Blick einfach, aber es gibt einige grundlegende Aspekte, um Ihre Planung effektiv zu machen. Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, denen Sie folgen sollten.

Machen Sie Arbeit sichtbar 

Nutzen Sie einen zentralen, gemeinsamen Arbeitsbereich, um Ihre Arbeit zu dokumentieren und Ihren Fortschritt zu visualisieren. Ein visuelles Tool wie Lucid, das sich automatisch mit Ihrem bestehenden Datenerfassungssystem synchronisiert, ist dabei hilfreich. Die Kapazitätsplanungsfunktion von Lucid lässt sich in Jira, Azure DevOps und airfocus integrieren, sodass Sie Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen nutzen können. 

In Lucid können Sie die Arbeitslast sogar mithilfe von Berichtsformen verfolgen. Erstellen Sie visuelle Darstellungen aktueller oder anstehender Sprints, indem Sie Fortschrittsbalken, Verantwortlichkeitsdiagramme und Workload-Tracker generieren. Diese Formen zeigen Ihnen auf einen Blick, wer woran arbeitet und wie viel bereits erledigt ist.

Mit Lucid können Sie sich außerdem regelmäßig mit Ihrem Team austauschen, indem Sie Stand-up-Meetings veranstalten und Team Spaces erstellen, um alle Ressourcen an einem Ort zu bündeln. Indem Sie die Arbeit sichtbar machen und alle auf den gleichen Stand bringen, verbessern Sie Transparenz und Abstimmung zusätzlich.

Erkennen Sie, wann Sie Ihre Kapazität erreicht haben

Einer der Fehler, die ich bei Teams beobachtet habe, besteht darin, dass sie nicht wissen, was es bedeutet, überhaupt an der Kapazitätsgrenze zu sein. Ihre maximale Kapazität sollte eine bestimmte Geschwindigkeit, eine maximale Anzahl von Story Points oder, für die Finanzplanung, die maximale Höhe des Budgets sein.

Eine solide Grundlage für die Kapazität Ihres Teams zu schaffen, wird leicht vergessen, ist aber sehr wichtig. Sie müssen Ihre Kapazität gegenüber Stakeholderinnen und Stakeholdern und anderen Teams kommunizieren können, um nicht ständig zu viel anzunehmen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um eine gemeinsame Grundlinie festzulegen und diese bei Bedarf anzupassen. 

Verwenden Sie historische Daten

Ein weiterer Fehler, den ich bei Teams beobachtet habe, ist, dass sie sich bei der Einschätzung ihrer aktuellen Kapazität nicht auf historische Daten stützen. Dokumentieren Sie Ihre Arbeitslast regelmäßig und stellen Sie diese Dokumentation allen Teammitgliedern und Stakeholderinnen und Stakeholdern zur Verfügung. 

Wenn Sie gerade erst mit der Schätzung der Kapazität beginnen und noch keine historischen Daten haben, beginnen Sie mit Ihrem Bauchgefühl. Erfassen Sie Ihr Arbeitsaufkommen und den damit verbundenen Aufwand. Je mehr Daten Sie sammeln, desto genauer können Sie die Kapazität Ihres Teams einschätzen. 

Denken Sie daran, dass eine Kapazität von 100 % nicht das Ziel ist

Kehren wir zu unserer Autobahn-Analogie zurück. Auch wenn eine Straße mit einer Kapazität von 100 % voll mit Autos sein könnte, ist das nicht die ideale Nutzung für eine Autobahn.

OKRs werden oft auf die gleiche Weise betrachtet, da man in der Regel eine Erfolgsquote von 85–90 % anstrebt. Wenn man 100 % erreicht, besteht die Möglichkeit, dass man noch etwas mehr tun könnte. 

Genauso wenig sollten Teams ständig unter Volllast arbeiten. Wenn Sie permanent am Limit arbeiten, sollten Sie Ihre Zeit- und Ressourcennutzung kritisch hinterfragen. Viele denken, 100 % seien das Ziel, aber ich empfehle, zunächst 85–90 % anzustreben und die Situation dann neu zu bewerten. 

Verfolgen Sie Ihre Kapazitätsplanung

Oftmals erlebe ich, dass Teams Kapazitätsplanungen durchführen, ohne diese anschließend nachzuverfolgen oder einen konkreten Zweck damit zu verfolgen. Planen Sie nicht einfach nur um der Planung willen; Ihre Planungsaktivitäten sollten einen Zweck erfüllen. Nutzen Sie die Kapazitätsplanung, um sich mit Ihrem Team abzustimmen, die Entscheidungsfindung zu unterstützen und die Führungsebene über Fortschritte oder die Projektverfügbarkeit zu informieren. 

Zu Beginn des Planungszyklus sollten Sie zunächst die zusammengetragenen Metriken und die bisherige Kapazitätsplanung analysieren. Anschließend kann Ihr Team die Einhaltung der festgelegten Standards überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen der Kapazität für den kommenden Sprint besprechen. Nutzen Sie eine Retrospektive, um Feedback vom Team zu erhalten, wie die Arbeit empfunden wird und welche Auswirkungen sie auf die Teammitglieder hat.

Die Kapazitätsplanung wird von vielen verschiedenen Faktoren beeinflusst, darunter die Verfügbarkeit von Teammitgliedern, Urlaubszeiten und Personalfluktuation. Ziel der Kapazitätsplanung ist es nicht, sie einmalig durchzuführen und dann hin und wieder ein zusätzliches Projekt einzuschieben, sondern vielmehr, die Bedürfnisse des Teams zu berücksichtigen und Entscheidungen auf Grundlage der aktuell realisierbaren Kapazitäten zu treffen.

Visualisieren Sie Arbeit für eine effektive Kapazitätsplanung

Es ist leicht, unsere Fähigkeit zu überschätzen, mehr Arbeit zu übernehmen, und es ist verlockend, Ja zu sagen, wenn wir unter Druck stehen. Die Kapazitätsplanung ist eine großartige Möglichkeit für Teams, eine realistische Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten und Transparenz über verfügbare Ressourcen zu schaffen.

Der Agilitäts-Accelerator von Lucid hilft Teams, fundiertere Entscheidungen über Kapazitäten zu treffen, während sie miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt bleiben. Finden Sie heraus, wie Sie mit Lucid den Zusammenhalt stärken, die Agilität steigern und die Arbeitsweise Ihres Teams verbessern können.