En moyenne, les employés passent 31 heures par mois dans des réunions improductives. Cela représente beaucoup de temps perdu et beaucoup d’employés frustrés. Alors, que faire ?
S’il peut être tentant d’annuler des réunions (ce que vous ne devez pas hésiter à faire lorsque leur utilité vous paraît douteuse), il arrive que celles-ci soient indispensables. Après tout, lorsqu’elles sont bien menées, les réunions sont des moments privilégiés pour résoudre les problèmes, développer des idées et prendre des décisions importantes.
Mais alors, comment faire pour que votre prochaine réunion soit efficace ? Une solution consiste à écrire un ordre du jour à l'avance.
Pourquoi faire un ordre du jour ?
Vous ne le croirez peut-être pas, mais 63 % des réunions se déroulent sans ordre du jour préétabli. Pourtant, leurs avantages sont évidents.
Un ordre du jour de réunion efficace permet de :
- maintenir l’attention des participants
- réduire le temps consacré à la réunion
- préparer les échanges
- stimuler la participation
- prioriser les sujets les plus importants
- noter les étapes suivantes pour que les participants puissent passer à l’action
Un ordre du jour correspond globalement à la roadmap de votre réunion. Il fixe le programme et le déroulement des échanges, décrit les principaux objectifs ou priorités, dresse la liste des intervenants et répartit les sujets de discussion si nécessaire.
En planifiant un ordre du jour de réunion et en l’envoyant à tous les participants à l’avance, vous permettez à chacun d'arriver préparé et impliqué. Si la discussion s’écarte du sujet, un ordre du jour permet de réorienter la conversation afin que tout le monde reste concentré sur l’objectif.
Que doit contenir un ordre du jour ?
À quoi ressemble un ordre du jour de réunion efficace ?
Votre ordre du jour doit comprendre les informations fondamentales suivantes :
- La date, l’heure et le lieu de la réunion
- Une liste des participants attendus
- Les objectifs de la réunion
- Les sujets ou questions à traiter
- Le temps imparti pour chaque sujet de discussion
- Toutes notes, documentations ou conclusions issues des réunions précédentes
- Des tâches ou des consignes de préparation pour les participants avant la réunion
Conseil : vous pouvez également inclure une brève conversation informelle ou un icebreaker pour lancer la réunion. Ces moments sont particulièrement utiles lorsque les participants proviennent d’équipes bien distinctes et ne se rencontrent pas souvent, ou lors de réunions virtuelles pour lesquelles ce type d’échanges a besoin d’un coup de pouce.
Ces informations représentent les piliers d’une réunion productive et permettent de jeter les bases d’une communication efficace.
Comment rédiger un ordre du jour :
Élaborer un ordre du jour de réunion efficace demande du temps et une planification minutieuse. N’attendez pas la dernière minute pour vous y mettre.
Pour tirer le meilleur parti de vos réunions – et de vos ordres du jour – suivez ces étapes :
Collaborer avec l’initiateur de la réunion pour harmoniser les buts et les objectifs
Avant d’établir l'ordre du jour de réunion, vous devez déterminer clairement son but. Comprendre ses objectifs vous permettra de déterminer les sujets à aborder et la manière de structurer votre rencontre.
Mais ne vous y prenez pas tout seul. Sollicitez la contribution de l’initiateur de la réunion : il s’agit généralement de la personne (ou du groupe) qui a réclamé cette rencontre ou en a identifié la nécessité. Lors d’une réunion impliquant l’ensemble du service, l’initiateur est probablement un cadre supérieur. Dans le cadre d’une réunion d’équipe quotidienne, c’est toute l’équipe qui en est l’initiateur.
Collaborez avec l’initiateur pour identifier les principaux objectifs de la réunion. Si l’ensemble de l’équipe est concernée, demandez à chaque collaborateur de participer afin que tout le monde soit en phase.
Cibler les sujets qui ont un impact sur l’ensemble du groupe
Profitez au maximum du temps qui vous est imparti en vous concentrant sur les sujets qui impliquent tous les participants de la réunion. En d’autres termes, votre ordre du jour doit se limiter à des questions pertinentes pour l’ensemble du groupe. Dans le cas contraire, vos collaborateurs se désintéresseront des discussions, et vous aurez des difficultés à les faire participer aux prochaines réunions.
Si vous devez aborder d’autres sujets qui ne concernent que certains participants, vous pouvez structurer les échanges de manière à ce que le reste du groupe puisse se retirer et retourner à son poste, ou bien garder ces questions pour une autre rencontre.
Indiquer la finalité de chaque sujet
Clarifiez l’objectif de la réunion et de chaque sujet de discussion. Cela aidera les membres de l’équipe à comprendre leur rôle et à participer plus efficacement.
Il existe trois objectifs principaux pour une réunion ou un sujet :
- Partager des informations : il peut s’agir d’un briefing ou d’un échange rapide lors duquel un plus ou moins grand nombre de participants se contentent d’écouter plutôt que de partager. Souvent, il est préférable de présenter les dernières informations avant la réunion, afin d’utiliser la réunion à proprement parler pour répondre aux questions et vous assurer que chacun a la même compréhension des sujets. Si vous devez obtenir des renseignements auprès d’autres membres de l’équipe, assurez-vous qu’ils en soient informés à l’avance pour qu'ils puissent préparer leurs réponses.
- Solliciter des avis : les réunions sont un excellent moyen de recueillir des suggestions et de prendre en compte des points de vue différents. Mais cela ne signifie pas que tout le monde participera à la prise de décision. Si l’objectif d’une discussion consiste uniquement à obtenir l’avis des participants, assurez-vous que cela soit clair dès le départ. Dans le cas contraire, vos collaborateurs risquent de s'agacer de voir que leurs idées ou solutions ne sont pas retenues dans la décision finale.
- Prendre une décision : si le but de la réunion est de prendre une décision, précisez-le dès le départ et exposez les critères du processus décisionnel. Par exemple, vous pouvez viser un consensus ou simplement procéder à un vote. Si aucun consensus n’est trouvé, le responsable aura peut-être le dernier mot. Quelle que soit l’approche décisionnelle que vous souhaitez adopter, soyez clair dès le début afin que chacun comprenne vos attentes et la manière dont il doit contribuer à la réalisation de l’objectif.
Estimer le temps nécessaire pour chaque point de discussion
Même avec un ordre du jour, une réunion peut facilement dérailler si les échanges ne sont pas bien planifiés. Assurez-vous que vos réunions restent sur la bonne voie en estimant la durée de chaque sujet.
Par exemple, si la durée prévue pour votre réunion est d’une heure et que vous avez cinq sujets de discussion à l’ordre du jour, la somme de temps alloué ne doit pas dépasser 60 minutes. Certains points peuvent ne prendre que cinq minutes, tandis que d’autres demanderont une réflexion plus approfondie. Même si le temps imparti n’est pas tout à fait exact, prévoir une durée pour chaque point de l’ordre du jour vous aidera à rythmer la rencontre de manière appropriée et à faire avancer la conversation.
Créer, partager et conserver vos ordres du jour :
Tirez le meilleur parti de vos ordres du jour en abandonnant le papier ou l’e-mail au profit d’un logiciel de collaboration dynamique. Ce type d’outil vous permet de créer facilement vos documents dans le cloud, où vous pouvez les modifier en temps réel, consigner vos notes de réunion et partager l’ensemble avec vos participants.
Une solution de collaboration visuelle telle que Lucidspark met à la disposition de votre équipe un tableau blanc virtuel qu’elle peut utiliser pour créer, stocker et consulter ses ordres du jour.
Inclure l’ordre du jour avec l’invitation à la réunion
Pour finir, une fois l’ordre du jour de votre réunion rédigé et opérationnel, pensez à le partager avec les participants que vous invitez afin qu’ils en prennent connaissance à l’avance. Cela permettra à chacun de savoir à quoi s’attendre et de se préparer aux échanges.
Exemples d'ordres du jour basés sur des questions
Bien que tous les ordres du jour doivent inclure les informations fondamentales que nous avons décrites précédemment, la manière de les présenter peut varier. Une méthode populaire consiste à utiliser des questions.
Les ordres du jour basés sur des questions, comme leur nom l’indique, présentent chaque sujet sous la forme d’une question. Par exemple, au lieu d’intituler un sujet « Fonctionnalités produit », vous pouvez demander « Quelles fonctionnalités devons-nous inclure pour améliorer la navigation ? ».
Préparez votre tableau Lucidspark en un clin d’œil avec un modèle d’ordre du jour de réunion d’équipe organisé en catégories clés :
- Objectifs
- Mises à jour
- Notes
- Sujets/problèmes à discuter
Partagez facilement votre modèle avec les autres participants afin de vous accorder sur les objectifs, de prendre des notes en temps réel et de préparer votre intervention.
En formulant vos sujets de discussion sous forme de questions, vous obtiendrez plus efficacement les résultats que vous recherchez. Les ordres du jour basés sur des questions sont plus stimulants et vous aident à vous concentrer sur l’objectif de la réunion afin que votre discussion soit ciblée et productive du début à la fin.
3 exemples d’ordre du jour de réunions efficaces
Élaborez un ordre du jour de réunion efficace et gagnez du temps grâce à nos modèles partageables et personnalisables. Lucidspark vous permet d’organiser facilement des réunions productives et de coordonner votre équipe grâce à des modèles de réunions d’équipe, de réunions hebdomadaires et d’ordres du jour hebdomadaires.
