Imaginons que vous étudiez la possibilité de déménager en solo vers une région lointaine. Vous commencerez sans doute vos recherches en vous renseignant sur différents États ou pays, sur tel ou tel logement, sur la sécurité du quartier, sur les possibilités d’emploi et sur les offres de loisir à proximité de votre nouvelle résidence.
Imaginons maintenant que vous envisagiez ce même déménagement pour une famille de six personnes. Vous devez à présent tenir compte des besoins de chaque membre de la famille : l’un d’eux veut aller dans une école qui propose des cours de cuisine, un autre a horreur des climats trop froids, un autre voudrait un terrain assez grand pour avoir un poney, etc.
Cet exemple commence à répondre à une question importante : en quoi la prise de décision collective diffère-t-elle de la prise de décision individuelle ? Le processus de prise de décision collective peut s’avérer plus difficile, car il introduit un niveau de complexité supplémentaire. En effet, il vous impose de prendre en compte des points de vue multiples, qui sont parfois même contradictoires.
Dans le cadre d’une prise de décision collective en entreprise, il est facile de se sentir dépassé, et il est également tentant d’ignorer les souhaits des autres pour donner la priorité à ses propres attentes. Par chance, des techniques de prise de décision permettent de contenter les personnes impliquées et de retrouver un peu de sérénité.
L’importance des techniques de prise de décision collective dans le management d'entreprise :
Si prendre une décision collective est si compliqué, pourquoi ne pas décider seul, sans consulter personne ? D'une part parce que personne n'aime les dictateurs, et d'autre part parce que consulter un groupe avant de prendre une décision présente aussi de nombreux avantages.
Recueillir des points de vue différents
Supposons que vous vous apprêtiez à lancer une application de suivi d’activités sportives qui s’appuie sur des capteurs pour comptabiliser les mouvements et les pas. Avez-vous tenu compte du fait que certaines personnes se déplacent à l’aide d’un fauteuil roulant ? Que certaines personnes préfèrent faire de l’exercice dans une piscine ?
Le travail de groupe apporte de nombreuses perspectives différentes et permet de faire émerger des points de vue que vous n’auriez probablement jamais envisagés. C’est un avantage déterminant lors du développement d’un produit, car vous pouvez ainsi répondre aux besoins d’une base d’utilisateurs beaucoup plus étendue et diversifiée.
Le fait de s’en remettre à une seule personne pour prendre des décisions concernant le produit signifie que, même si cette personne est très empathique, le produit sera biaisé en faveur de sa propre vision du monde.
Obtenir l’adhésion des parties prenantes
L’une des techniques les plus importantes à utiliser en tant que responsable consiste à demander l’avis d’experts. Si vous êtes PDG et que vous développez un logiciel, par exemple, il est important d’obtenir l’accord de l’équipe de développement avant de prendre une décision unilatérale sur les nouvelles fonctionnalités. Les développeurs vous indiqueront ce qui est faisable et fixeront des attentes quant à la portée et au calendrier du développement, mais ils seront également plus enclins à vous aider s’ils sentent que vous respectez leur expertise.
C’est véritablement le point le plus important. Les parties prenantes veulent se sentir incluses et respectées : si vous ne les consultez pas, elles seront beaucoup moins désireuses de participer à votre projet.
Sans cette adhésion, vous risquez même de vous heurter à une forte résistance lorsque vous voudrez aller de l’avant. Les collaborateurs offrent également des perspectives précieuses dont vous ne tenez peut-être pas compte lorsque vous prenez des décisions, car ils considèrent souvent les choses du point de vue de leur équipe. Les dirigeants tiennent quant à eux compte de l’impact plus large des décisions sur l’entreprise. C’est pourquoi la collaboration avec les parties prenantes est un élément essentiel du processus décisionnel.
Avantages et inconvénients du processus de prise de décision collective :
Malgré tous ses avantages, la prise de décision en groupe n’est pas toujours synonyme de réussite et de perspectives élargies. Recourir à un prise de décision collective n’est pas toujours le bon choix. Aussi, si vous envisagez de prendre une décision en groupe, tenez compte des avantages et des inconvénients suivants :
Avantages d'une prise de décision collective :
- Favorise une culture collaborative.
- Permet de recueillir différents points de vue.
- Renforce la motivation et la participation.
- Permet de faire porter la responsabilité du risque à l’ensemble du groupe au lieu d’une seule personne. Par exemple, si Thomas prend la décision d’installer une table de ping-pong et que l’équipe n’arrive plus à se concentrer sur son travail, il est facile de lui jeter la pierre. En revanche, si vous décidez tous ensemble d’acheter une table de ping-pong, c’est le groupe qui est responsable, et pas seulement ce pauvre Thomas.
- Permet de consolider une organisation et de développer sa culture d'entreprise.
Inconvénients d'une prise de décision collective :
- Recourir à un groupe pour prendre une décision prend plus de temps que de confier cette tâche à une seule personne.
- Certaines personnes ne contribueront pas à la décision.
- Certaines contributions seront biaisées.
- Personne n’aura à assumer l’entière responsabilité de la décision.
- Le groupe peut perdre de vue les objectifs de l’entreprise.
- Certains membres du groupe risquent d’être plus dominants que d’autres et d’influencer leur entourage. Cela peut être évité en adoptant une méthode de prise de décision efficace.
- Certains membres peuvent ne pas être intéressés par le résultat et ne pas apporter une contribution valable.
4 techniques pour réussir son processus de prise de décision collective :
Chaque technique de prise de décision convient à un contexte particulier, et il peut s’avérer nécessaire de les expérimenter pour trouver la technique la plus adaptée à votre situation. Voici quatre techniques efficaces pour prendre une décision en groupe :
1. Vote par points/multivote
Dans le vote par points, les membres de l’équipe soumettent d’abord les idées sur lesquelles voter. Ensuite, au cours du vote, les participants se prononcent sur leur option préférée à l’aide d’autocollants. L’option qui obtient le plus de voix l’emporte.
Avantages
- Cette méthode de vote est facile à mettre en place, et il est difficile d’en contester les résultats.
- Les options peuvent être présentées simultanément afin que les membres de l’équipe pèsent le pour et le contre de chaque option.
- Le vote par points rend le processus plus ludique et renforce la participation.
Inconvénients
- Voir le vote des autres incite à choisir l’option la plus populaire.
- Le fractionnement des votes signifie que des options similaires peuvent recueillir individuellement moins de vote que les options qui n’ont pas d’équivalent.
- Ce processus fonctionne uniquement dans le cas d’options très simples, sans aucun lien entre elles.
- Si certaines options sont difficiles à mettre en œuvre et d’autres faciles, le groupe aura tendance à choisir les options faciles.
2. Technique du groupe nominal
Avec cette technique, une question ou un problème est présenté, et chaque membre du groupe doit noter toutes les solutions ou idées qui lui viennent à l’esprit dans un laps de temps déterminé (généralement environ cinq minutes).
Ensuite, chaque membre du groupe lit une idée ou une solution à voix haute, et le responsable inscrit cette idée sur le tableau. Ces idées font ensuite l’objet d’un vote par le groupe, puis les modérateurs comptabilisent les votes pour déterminer lesquelles sont les plus populaires. Enfin, le groupe classe les idées par ordre de priorité : la mieux notée est retenue.
Avantages
- Cette technique est idéale pour favoriser la créativité.
- Elle permet une participation maximale de chaque membre du groupe.
- Elle permet de réfléchir sans être distrait par les autres.
- Elle permet à l’idée la plus populaire de gagner, et pas seulement à celle qui a obtenu le plus grand nombre de votes.
Inconvénients
- Il faut un certain temps pour parvenir à un consensus.
- La spontanéité fait défaut.
- Cette technique permet de traiter seulement un problème à la fois.
3. Méthode Delphi
Également connue sous le nom de méthode de prévision, cette technique permet de recueillir les avis d’un groupe d’experts par le biais de plusieurs séries de questions.
Pour commencer, votre équipe identifie le problème et définit un objectif. Ensuite, des experts (internes ou externes) sont invités à intervenir, et un animateur est choisi. L’animateur présente alors un questionnaire aux experts, qui y répondent de manière anonyme, puis découvrent les réponses du groupe. Le processus est répété trois fois dans le but de s’approcher d’un consensus.
Avantages
- Cette technique est la meilleure lorsqu’il s’agit de prendre une décision très importante et à fort enjeu.
- L’opinion de chaque expert a le même poids que celle des autres.
- Le comité peut être consulté sans subir les inconvénients d’un grand groupe, tels que les longues discussions ou les contraintes horaires.
Inconvénients
- Il faut du temps pour parvenir à un consensus.
- La méthode Delphi est plus adaptée à la phase initiale d’un processus.
- La même question est posée plusieurs fois aux mêmes participants.
4. Arbres de décision
Un arbre de décision est un logigramme qui utilise des branches pour déterminer des décisions et leurs conséquences potentielles. Dans un arbre de décision, un nœud interne représente une question ou un test, chacune des branches représente un résultat possible et les nœuds feuille représentent les étiquettes de classe.
Avantages
- Ils sont faciles à comprendre et utiles pour visualiser des résultats.
- Les arbres de décision ne nécessitent pas de nettoyage approfondi des données.
- La création de règles est simple.
Inconvénients
- Les arbres de décision ne fonctionnent pas bien avec les données non numériques.
- Les arbres volumineux peuvent nécessiter un élagage.
Le secret pour réussir à prendre des décisions en groupe est de s’appuyer sur un processus structuré. Utilisez les techniques ci-dessus pour faire des choix éclairés qui limiteront les risques et vous permettront d’obtenir le meilleur résultat possible. Vous constaterez peut-être également que votre entreprise adopte une culture de la collaboration et du travail d’équipe.
