En promedio, los empleados pasan 31 horas al mes en reuniones improductivas, lo que les representa una gran pérdida de tiempo y frustración. Pero, ¿qué puedes hacer para evitar esto?
Si bien podría ser tentador cancelar las reuniones (y debes cancelar las que no sean necesarias), a veces son la mejor manera en la que puedes emplear tu tiempo. Después de todo, las reuniones que se llevan a cabo correctamente son oportunidades importantes para resolver problemas, intercambiar ideas y tomar decisiones clave.
Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que tu próxima reunión valga la pena? Una manera de logar esto es incluir una agenda eficaz.
La magia de una agenda eficaz
Aunque parezca increíble, el 63 % de las reuniones se llevan a cabo sin una agenda planeada con anticipación. Sin embargo, los beneficios de usar una agenda son muy claros.
Una agenda eficaz para una reunión te ayudará a:
- Mantener la reunión enfocada en los temas a tratar.
- Reducir el tiempo dedicado a la reunión.
- Preparar a los participantes para analizar los puntos a tratar.
- Alentar la participación.
- Dar prioridad a los temas más importantes.
- Registrar los pasos a seguir para que los participantes puedan tomar las medidas acordadas.
Básicamente, la agenda es la hoja de ruta de tu reunión, ya que establece el cronograma y plan de los temas a tratar, describe los objetivos y prioridades, incluye una lista de los participantes y asigna los temas de debate, según sea necesario.
Si planeas la agenda con anticipación y la envías a todos los participantes, todos podrán llegar preparados y listos para los temas en específico. Si la conversación se desvía de los temas centrales, una agenda eficaz puede reorientar la conversación para que todos se mantengan enfocados en el objetivo.
La estructura de una agenda adecuada
¿Cómo debe ser una agenda eficaz?
Tu agenda debe incluir la siguiente información básica:
- La fecha, hora y ubicación de la reunión
- Una lista de los participantes
- Los objetivos de la reunión
- Temas y preguntas a tratar
- Tiempo asignado a cada tema
- Notas, documentación y conclusiones de las reuniones anteriores
- Una lista de las actividades asignadas o notas de preparación para los participantes antes de la reunión
Consejo pro: también puedes incluir un breve debate como preparación o una actividad para romper el hielo para iniciar la reunión. Son muy útiles para grupos multidisciplinarios, personas que no se reúnen con frecuencia o reuniones virtuales en las que es necesario estimular la conversación natural.
Esta información establece los elementos básicos de una reunión productiva y ayuda a sentar las bases para lograr una comunicación eficaz.
Cómo crear una agenda
Crear una agenda eficaz requiere tiempo y una planeación minuciosa. No esperes hasta el último minuto para hacerla.
Para aprovechar al máximo tus reuniones (y agendas) al máximo, sigue estos pasos:
Colabora con el organizador de la reunión para alinear metas y objetivos
Antes de hacer un borrador de la agenda, debes tener claro cuál es el objetivo de la reunión. Esto será tu guía para saber qué temas deben abordarse y cómo debes estructurarla.
No hagas esto por tu cuenta. Pide la opinión al organizador de la reunión, que por lo general es la persona (o el grupo) que solicitó o identificó la necesidad de llevarla a cabo. Es probable que en reuniones de todo el departamento, sea un ejecutivo. Pero en las reuniones diarias del equipo, todos los integrantes son organizadores.
Colabora con el organizador para identificar los objetivos principales de la reunión. Si el equipo es el organizador, pide a cada integrante su opinión para que todos estén de acuerdo.
Enfócate en los temas que afectan a todo el grupo
Haz que cada minuto de la reunión valga la pena al centrarte en los temas que afectan a todos los participantes de la reunión. Es decir, tu agenda solo debe incluir los temas que son relevantes para todo el grupo. De lo contrario, no habrá interés y es menos probable que logres que asistan y participen en otras reuniones en el futuro.
Si hay otros temas que necesitas cubrir y que solo afectan a algunos participantes, podría ser buena idea que estructures la conversación para que esos integrantes del equipo puedan retirarse de la reunión y regresar a trabajar o abordar esos temas en otra reunión.
Destaca el objetivo de cada tema
Aclara el objetivo de la reunión y de cada tema. Esto ayudará a que los integrantes puedan entender su función y estar adecuadamente preparados.
Hay tres objetivos principales para una reunión o tema:
- Compartir información: esto podría ser una rápida actualización o intercambio de información en la que algunos o incluso la mayoría de los participantes escuchan, en lugar de compartir. Muchas veces, es mejor compartir las actualizaciones antes de la reunión para que puedas usar el tiempo para responder preguntas y que todos tengan un buen entendimiento del tema. Si necesitas información de otros integrantes del equipo, asegúrate de informarles con suficiente anticipación para que puedan llegar preparados para compartir.
- Busca opiniones: las reuniones son una buena oportunidad para recabar opiniones y consider los puntos de vista desde varias perspectivas. Sin embargo, esto significa que todos participarán en la toma de decisiones. Si el objetivo de la reunión es solo obtener la opinión de los participantes, debes dejar eso en claro desde el principio. De lo contrario, los participantes podrían frustrarse si sus ideas o soluciones no se incluyen en la decisión final.
- Para tomar decisiones: si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, debes aclarar esto desde el principio y describir las reglas al respecto. Por ejemplo, quizá estás en busca de un consenso o solo llevar a cabo una votación. Si no puede lograrse un consenso, el líder podría tener la última palabra. Independientemente del enfoque que quieras adoptar para la toma de decisiones, debes aclararlo desde el principio para que todos entiendan cuáles son las expectativas y cómo deben participar para lograr el objetivo.
Calcula el tiempo que se necesitará para analizar cada tema
Si la conversación de una reunión no está bien planeada, puede desviarse fácilmente incluso con una agenda. Para evitarlo, debes calcular el tiempo que se necesita para analizar cada tema.
Por ejemplo, si la reunión está programada para una hora y tienes cinco temas en la agenda, el tiempo total asignado no debe superar los 60 minutos. Si bien es posible que solo se necesiten cinco minutos para tratar algunos temas, otros requerirán un análisis más profundo. Asignar tiempo a cada tema de la agenda, aunque no sea exacto, te ayudará a mantener el ritmo de la reunión de manera adecuada y que la conversación avance.
Utiliza software de colaboración para crear, compartir y guardar tu agenda
Actualiza tus herramientas de agenda en papel o correo electrónico a un software dinámico de colaboración. Este te ayuda a crear una agenda fácilmente en la nube, ya que puedes actualizarla en tiempo real, registrar minutas y compartir tu agenda con los participantes.
Una solución de colaboración visual, como la que ofrece Lucidspark, te brinda una pizarra virtual donde los equipos no solo pueden ver y guardar la agenda, sino también aportar sus ideas.
Incluye la agenda en la invitación a la reunión
Por último, cuando tu agenda esté lista para enviarse, asegúrate de incluirla en la invitación a la reunión para que los participantes puedan revisarla de antemano. Esto garantizará que todos entiendan las expectativas y puedan llegar preparados para escuchar, compartir y comentar.
Agenda basada en preguntas
Si bien toda agenda debe incluir la información básica que describimos anteriormente, el formato puede variar. Un método popular es utilizar una agenda basada en preguntas.
Tal como lo indica el nombre, una agenda basada en preguntas describe cada tema como una pregunta. Por ejemplo, en lugar de incluir un tema en la lista como “Características del producto”, podrías preguntar “¿Qué características debemos incluir para mejorar la navegación?”
Al plantear los temas como una pregunta, puedes impulsar los resultados que buscas de manera más eficaz. Una agenda basada en preguntas es más atractiva y puede ayudarte a que todos se concentren en el objetivo de la reunión y que se mantenga la productividad de principio a fin.
Tres plantillas para crear una agenda eficaz
Elabora una agenda eficaz y ahorra tiempo con plantillas que puedes compartir y personalizar. Lucidspark te facilita llevar a cabo reuniones productivas y logra que tu equipo esté en sintonía con plantillas para llevar a cabo reuniones de equipo y semanales, y elaborar una agenda semanal.
Plantilla para una agenda para una reunión del equipo
Configura tu tablero de Lucidspark en un instante con una plantilla de agenda para tus reuniones de equipo que organiza tu agenda en categorías importantes:
- Objetivos
- Actualizaciones
- Notas
- Temas/Asuntos para debatir
Comparte la plantilla fácilmente con otros participantes para que todos estén alineados con los objetivos, tomen notas en tiempo real y lleguen preparados.
