Le point commun de toutes les équipes performantes - qu’il s’agisse d’une équipe de football, d’un groupe de musique ou d’une unité de sauvetage - réside dans leur alignement. Chaque membre de l’équipe comprend le plan et son rôle au sein de celui-ci. De plus, chacun sait qu’il suffit d’une seule personne pour faire échouer un match, une représentation ou une mission.
Il en va de même sur le lieu de travail : tout le monde doit être en phase pour qu’un projet puisse respecter les délais et atteindre les objectifs fixés. Malheureusement, c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Dans une enquête récente commandée par Lucid, 41 % des personnes interrogées qui s’inquiétaient des lacunes des projets ont indiqué que leurs équipes n’étaient pas suffisamment alignées.
Les transferts de responsabilités inadaptés au sein des projets, les erreurs de communication et les pertes de temps sont devenus si courants que de nombreuses équipes semblent avoir accepté ce manque de cohérence comme un effet secondaire inévitable des environnements de travail complexes d’aujourd’hui.
Mais les équipes n’ont pas à (et ne devraient pas) se contenter de cette méthode de travail moins qu’idéale.
Pour comprendre comment améliorer l’alignement des équipes, vous devez d’abord vous attaquer à la racine de vos problèmes. Heureusement, les réponses à notre récente enquête nous ont permis de découvrir certains des obstacles les plus courants. Poursuivez votre lecture pour découvrir ceux qui s’appliquent à votre équipe (et obtenir des conseils pour surmonter chacun d’eux).
Qu’est-ce que l’alignement des équipes et pourquoi est-ce important ?
On parle d’alignement de l’équipe lorsque chaque membre d’une équipe, qu’elle soit fonctionnelle ou plurifonctionnelle, comprend les objectifs, les priorités et les plans du groupe à chaque instant.
Il est important de noter que l’alignement et l’entente de l’équipe sont deux notions distinctes. En effet, les équipes bien alignées ont souvent des désaccords - c’est un élément clé de l’innovation. Pour autant, elles sauront communiquer efficacement leurs opinions divergentes, prendre en compte chaque voix et se mettre d’accord sur la manière dont elles vont avancer ensemble.
Les avantages de l’alignement des équipes
Pourquoi vaut-il la peine de faire des efforts pour améliorer l’alignement des équipes ? Lorsque les équipes sont alignées, elles peuvent :
- Réduire les erreurs de communication : les équipes alignées éprouvent rarement ce sentiment désagréable de ne pas être à la hauteur parce que certains collaborateurs ne comprennent pas leur rôle ou leurs objectifs. Ces équipes savent qu’elles ne peuvent pas se fier uniquement à leur mémoire et ont donc maîtrisé les moyens de communiquer et de documenter les informations de la manière la plus claire possible.
- Respecter les délais systématiquement : lorsque les équipes sont alignées, il n’y a que peu ou pas de perte d’informations entre les collaborateurs entre les différentes étapes des projets. Cette efficacité permet de respecter les délais la plupart du temps.
- Gagner en agilité : les équipes qui savent non seulement s’aligner, mais aussi maintenir cet alignement sont capables de réagir rapidement aux changements et aux retours d’informations. Elles savent partager les informations et prendre des décisions, de sorte que les changements soudains ne les déstabilisent pas.
Les plus grands obstacles à l’alignement des équipes (et comment les surmonter)
L’alignement n’est pas inné. Toutes les équipes peuvent améliorer leur alignement si elles se montrent volontaires pour identifier (et éliminer) les obstacles qui se trouvent sur leur chemin.
Voici les plus grands défis en matière d’alignement auxquels les équipes sont confrontées aujourd’hui :
1. Les équipes passent trop de temps à se mettre au diapason
Pensez au temps que vous avez passé à expliquer un projet complexe à quelqu’un, que ce soit par e-mail, par messagerie instantanée ou même lors d’une réunion, avant de devoir tout recommencer lorsqu’un nouveau collaborateur se joint au projet. Les mots laissent trop de place aux erreurs d’interprétation et à la confusion, et il n’est pas efficace d’utiliser davantage de mots pour clarifier la complexité.
Étonnamment, l’enquête de Lucid montre que plus d’un quart (28 %) des travailleurs ne disposent pas d’un moyen clair de visualiser l’état d’avancement de leurs projets, les membres de leur équipe ou d’autres détails de leurs flux de travail. Sans moyen direct de comprendre rapidement les informations relatives à un projet, ils passeront sans doute trop de temps à se mettre au diapason.
Solution : utiliser des visuels pour générer une compréhension commune
Les visuels permettent aux équipes de créer un langage commun qui simplifie même les concepts les plus complexes. Les répondants à notre enquête ne disent pas le contraire, 76 % d’entre eux affirmant que les visuels sont très ou extrêmement importants pour parvenir à une compréhension commune. Plus vite les équipes peuvent créer et partager ces visuels, plus elles peuvent s’aligner efficacement.
