Las empresas de todos los sectores están buscando formas de hacer más con menos. Para los equipos generales y administrativos (operaciones, finanzas, RR. HH. y gestión legal/ejecutiva), esto significa alinear a la organización en torno a las iniciativas comerciales críticas y asignar los recursos de manera más eficiente. Cuando tantas partes interesadas están involucradas en estas actividades, puede ser difícil tomar decisiones y visualizar su impacto.

La Suite de Colaboración Visual de Lucid está pensada para que los equipos de todas las organizaciones visualicen, diseñen y construyan el futuro. Para los equipos generales y administrativos, Lucid ofrece una ubicación centralizada para alinear a los miembros del equipo, optimizar los sistemas y atravesar los cambios internos.

En este artículo, exploramos tres formas en que los equipos generales y administrativos pueden utilizar Lucid para colaborar de forma multifuncional, aclarar las complejidades de la empresa y mejorar las operaciones organizacionales.

1. Facilita la planificación estratégica

Las sesiones de planificación estratégica son la columna vertebral de las inversiones, la asignación de recursos y las decisiones de priorización. Pero si tu tecnología se interpone en el camino de la colaboración productiva, puede detener el progreso y generar frustración entre los miembros del equipo. Implementar una plataforma de colaboración visual como Lucid permite que tus equipos ideen, prioricen y se alineen más rápido que nunca casi sin fricciones durante todo el proceso.

Permite a tus equipos que creen planes estratégicos y prácticos usando Lucid para:

Reunir a las partes interesadas independientemente de su ubicación

Alinear a todas las partes interesadas relevantes en cuanto a objetivos, iniciativas, metas y acciones es un desafío, especialmente cuando los equipos trabajan en diferentes ubicaciones o zonas horarias.

Los equipos que usan Lucid como base de operaciones para sus sesiones de planificación estratégica pueden aumentar la claridad en las ideas, las decisiones y los planes. De hecho, el 83 % de los usuarios dice que Lucid aumenta la alineación entre sus equipos híbridos. Así que, independientemente de su ubicación física, puedes usar Lucid para reunir a todos. Nuestro software admite flujos de trabajo asincrónicos, que pueden hacer que la planificación estratégica sea mucho más eficiente. Con las funciones de @mentions y comentarios, puedes obtener opiniones y mantener los proyectos en movimiento sin necesidad de organizar una reunión.

Dirigir sesiones de planificación estratégica con facilidad

Liderar una sesión de planificación estratégica interesante es más fácil con las herramientas para facilitadores de Lucid. En Lucidspark, puedes usar el puntero láser para llamar la atención de los participantes, el cronómetro para mantener a todos a ritmo, las funciones de votación para recopilar aportes y mucho más. 

Los participantes pueden agregar ideas al tablero en tiempo real con notas adhesivas e interactuar con las ideas usando reacciones con emoji. Los facilitadores pueden usar funciones como los tableros para grupos pequeños, bloquear u ocultar ciertos elementos y guiar a los participantes en el panel usando rutas predeterminadas.

Lucid también cuenta con potentes integraciones con el software que usas a diario (incluidos Zoom y Microsoft Teams) para que la implementación sea perfecta. 

Transformar las ideas en planes de acción y generar alineación

Después de una sesión de lluvia de ideas exitosa, deberías tener muchas ideas para ordenar. Priorizar esas ideas de forma tradicional requiere un extenso intercambio con los colaboradores. Con Lucid, puedes agilizar el proceso. 

Las Actividades Visuales de Lucid permiten la priorización y alineación en tiempo real o de forma asincrónica. Una vez que estés dentro de cualquier documento de Lucid, es tan fácil como seleccionar una actividad de nuestra biblioteca, invitar a los participantes a dar su aporte y luego sentarte mientras las respuestas se agrupan automáticamente. 

Las Actividades Visuales te permiten capturar los comentarios de todos, sintetizar esa información para obtener nueva información, lograr alineación y trabajar para crear planes prácticos.

Después de la priorización, puedes usar los cronogramas y las integraciones con herramientas de administración de proyectos (como Asana, ClickUp y monday.com) para crear planes de acción estratégicos. 

Supervisar y hacer un seguimiento del avance en el logro de objetivos

Usar elementos gráficos para supervisar y hacer un seguimiento del progreso de tu equipo hace que sea más fácil interpretar la información clave y las métricas. Por ejemplo, puedes crear paneles de control de OKR en Lucid aprovechando las figuras inteligentes con datos asociados. Los equipos pueden alojar esos paneles de control y otra documentación relevante del proyecto en los Espacios para Equipos para mantenerse alineados a medida que implementan los planes. 

La documentación inteligente actúa como una fuente única de información que siempre refleja los datos más actualizados. Los equipos pueden usar estos recursos para tomar decisiones sobre la asignación o priorización de recursos para garantizar que cumplan los objetivos estratégicos.

2. Optimiza los procesos del negocio

Los procesos son el alma de las organizaciones. Para crear un flujo de trabajo eficaz, necesitas procesos probados para guiar a los miembros del equipo en sus distintas tareas y proyectos. 

Los equipos generales y administrativos están constantemente buscando formas de mejorar los procesos existentes e implementar otros nuevos, pero, para hacerlo, primero necesitan entender sus procesos actuales. Esta información a menudo solo existe como conocimiento institucional (que se traspasa de un empleado a otro) y carece de documentación oficial.

Además de la documentación, los equipos también necesitan una forma de proponer ideas y priorizar mejoras, conectarse con los colaboradores e identificar cambios rentables en los procesos. Con Lucid, puedes crear documentación moderna de tus procesos actuales, identificar áreas clave para mejorar y diseñar flujos óptimos para los procesos nuevos. 

Mejora tus procesos de negocio usando Lucid para: 

Visualizar el estado actual de los procesos existentes

Si tu objetivo es la optimización, la visualización es el primer paso. Visualizar el estado actual de los procesos existentes en un diagrama permite identificar fácilmente los impedimentos, las ineficiencias y las dependencias. 

Para abordar procesos complicados e interconectados, como los flujos de valor, necesitas una solución de diagramación sólida. Lucid puede ayudar a agilizar el proceso con plantillas prediseñadas y galerías de figuras para facilitar el mapeo de los procesos de negocio.

Identificar mejoras y proponer un estado futuro ideal de los procesos

Una vez que tengas tu proceso actual mapeado, invita a los miembros del equipo a colaborar en una sesión de lluvia de ideas. Puedes pensar mejoras en los procesos usando notas adhesivas, dibujando a mano y comentando directamente en el documento. 

Con ideas de cómo mejorar tus procesos, puedes comenzar a diseñar su estado futuro ideal. Luego, puedes compartir tus diseños con las partes interesadas para obtener los comentarios que necesitas directamente en el diagrama.

Utilizar los mapas de procesos como modelos dinámicos

La colaboración visual es mucho más que una pizarra digital. En Lucid, creemos que la colaboración visual es una serie de actividades conectadas que conducen a las organizaciones hacia la innovación constante. 

A través de la colaboración visual, los equipos desarrollan orgánicamente un modelo dinámico del negocio. Los equipos generales y administrativos pueden usar Lucid para crear una fuente de información única que abarque todas las ideas, planes y diseños de una empresa. Los mapas de procesos que creas en Lucid se convierten en modelos dinámicos que puedes seguir aprovechando una y otra vez. 

Las funciones de datos y automatización de Lucid hacen que innovar continuamente sobre los mapas de procesos existentes sea algo intuitivo. Puedes usar la superposición de datos y el formato condicional para ver el desempeño de las partes de un proceso. Nuestras figuras dinámicas permiten obtener información estratégica mediante la visualización de datos, ya que puedes usarlos incluso para crear paneles.

3. Diseña estructuras óptimas para la organización

Para alinear la organización en torno a las iniciativas más importantes, los equipos generales y administrativos deben comprender la dinámica organizacional, por ejemplo, las estructuras fluidas de un equipo, las compensaciones y la diversidad. Las aplicaciones basadas en texto disponibles en la actualidad no proporcionan el nivel de claridad necesario para comprender las dinámicas complejas y optimizar la organización.

Lucid permite que las organizaciones optimicen su estructura mediante la colaboración visual y la documentación moderna. Los equipos generales y administrativos pueden utilizar Lucid para trazar organigramas jerárquicos, de equipos multidisciplinarios, de equipos de SCRUM o de equipos distribuidos geográficamente. 

Crea diseños eficaces para tu organización con Lucid de las siguientes maneras: 

Usa datos superpuestos para visualizar la dinámica organizacional

Si no quieres crear tu organigrama desde cero, ¡tenemos buenas noticias! Lucid puede extraer tu organigrama automáticamente desde un archivo CSV, Google Sheets o BambooHR. Una vez que tengas un organigrama en Lucid, puedes superponer datos para comprender la dinámica a fondo. Por ejemplo, podrías superponer la información de pago, los niveles de equidad o la información demográfica. 

Luego, puedes crear vistas de grupo para ver tu organigrama según diferentes criterios, como departamento o ubicación. El formato condicional también puede ayudarte a entender rápidamente los datos.

Piensa ideas para abordar las inquietudes y alinear a las partes interesadas

Cuando se trata de generar ideas para el diseño de la organización, los equipos deben pensar las mejores formas de organizar los equipos y las jerarquías para ayudar eficazmente a que se cumplan los objetivos más importantes de la empresa. Lucid reúne a los equipos y facilita la alineación en la etapa de ideación, y después también.

Usando el lienzo universal de Lucid, los equipos pueden cambiar sin problemas a Lucidspark para hacer una lluvia de ideas sobre sus diagramas técnicos, incluidos organigramas y diseños. Lo mejor de esta flexibilidad es que centraliza la información, reduce el cambio de contexto y permite a los equipos acceder a las poderosas funciones de Lucidchart y Lucidspark en un lienzo compartido.

Planifica el cronograma de implementación de procesos

Implementar un nuevo proceso suele ser la parte más difícil. Lucid es una solución de colaboración visual integral, es decir que potenciamos y ayudamos a los equipos mucho más allá de la fase de ideación. Puedes usar Lucid para diseñar tus procesos, idear mejoras, colaborar con las partes interesadas y planificar la implementación.

Para alinear a todos los colaboradores y partes interesadas y garantizar una ejecución efectiva, planifica un cronograma de implementación de tus procesos en Lucid.

Así es como Lucid potencia a los equipos generales y administrativos

Los equipos generales y administrativos tienen la tarea de garantizar que las organizaciones funcionen de manera óptima. Los proyectos asociados a esta iniciativa requieren un conocimiento profundo y exhaustivo del funcionamiento interno de una empresa. Para obtener esa valiosa información, es posible aprovechar el software de colaboración visual inteligente de Lucid.

Con la combinación de Lucidchart y Lucidspark, la Lucid Suite permite que los equipos generales y administrativos colaboren y se alineen a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde la ideación hasta la puesta en práctica.

Cuando los equipos utilizan Lucid para colaborar, se benefician de las siguientes maneras:

• Ahorran tiempo: gracias a las funciones inteligentes de automatización y la capacidad de alinear a las partes interesadas en torno a una fuente de información única, es posible obtener el conocimiento necesario a partir de los datos. Esto les permite pasar a la acción más rápido.
• Aumentan la productividad: la plataforma de Lucid reduce el esfuerzo de crear y mantener la documentación manualmente, lo que permite centrarse en trabajos productivos, tales como identificar mejoras.

Aumentan la rentabilidad: Lucid ayuda a reducir los costos, porque hace que los procesos sean más eficientes y que los recursos se asignen de la mejor manera posible. De esta forma, las empresas pueden identificar continuamente oportunidades de ahorro de costos y optimizar la organización.