Het afgelopen jaar hebben we het allemaal meegemaakt: we zaten vast in onze vijfde Zoom-vergadering van de dag, worstelden met onze camera's en mute-knoppen, deden ons best om onze collega's niet te onderbreken of te overstemmen, en probeerden aandachtig te blijven en samen te werken.  

Het is veel, zelfs voor de meest toegewijde werknemers, maar of we nu op afstand of op kantoor werken, sommigen (lees: de meesten) van ons kunnen wel wat hulp gebruiken om onze productiviteit op te krikken. Door tools voor online samenwerken aan te bieden, kunnen werknemers die verspreid zijn over verschillende locaties doeltreffender samenwerken. Uit een recent onderzoek is gebleken dat samenwerking tot vijf keer betere resultaten leidt.

Laten we eens kijken waarom virtuele samenwerking cruciaal is voor het succes van een bedrijf, waarom het een van de belangrijkste aandachtspunten van een digitale transformatie zou moeten zijn, en wat voor soort tools voor online samenwerken bedrijven kan helpen om een voortdurende digitale transformatie te realiseren. 

Waarom digitale transformatie een samenwerkingstechnologie nodig heeft

In het spoor van COVID-19 werken de werknemers meer verspreid dan ooit. Bedrijven die al op afstand werkten, hadden weinig moeite met de noodzakelijke veranderingen, maar bedrijven die gewend waren aan traditionelere, analoge processen moesten zich haasten om bij te blijven en te overleven. Zelfs in 2019, vóór COVID, was het risico van digitale transformatie de grootste zorg voor bedrijfsleiders. 

Veel van deze veranderingen hebben ook nieuwe kansen gecreëerd. Werken is niet langer gebonden aan een kantoorbaan van 9 tot 5 en talent is niet meer beperkt tot geografische locaties. Bovendien doen steeds meer bedrijven een beroep op contractuele werknemers en freelancers voor hun specifieke expertise bij eenmalige projecten. Bedrijven blijven zich aanpassen aan deze veranderingen qua personeel en werkgewoontes, ondergaan een digitale transformatie en evolueren richting flexibelere werkomgevingen. Daarom zijn samenwerkingstechnologieën (zoals messaging-platforms, cloudgebaseerde, visuele samenwerkingstools, teleconferenties, enz.) steeds vaker een essentieel onderdeel van een productief personeelsbestand. 

Waarom bedrijven online samenwerken moeten stimuleren tijdens de digitale transformatie 

Werknemers die op afstand werken en zich op verschillende plaatsen bevinden, werken niet per se samen, en daarom is virtuele samenwerkingstechnologie zo belangrijk. Op digitale werkplekken is het misschien niet meer mogelijk om snel even te vergaderen of te kletsen, maar met virtuele samenwerkingstools kunnen werknemers doeltreffend samenwerken, ongeacht waar ze zijn. 

Hier zijn enkele andere voordelen van een digitale werkomgeving waarin samenwerking centraal staat: 

Vermindert dubbel werk

E-mails zijn handig voor bondige verslagen en om details te documenteren, maar vormen geen goede manier om samen te werken. Bijlagen die heen en weer worden gestuurd tussen mailboxen zorgen vaak voor menselijke fouten en slecht versiebeheer, waardoor noodzakelijke feedback en input van belangrijke stakeholders verloren kunnen gaan. Virtuele en visuele samenwerkingstools maken het eenvoudig om in realtime samen te werken aan projecten, zodat iedereen op één lijn zit en er geen onnodige wijzigingen en lange e-mails meer nodig zijn. 

Verbetert de communicatie en versterkt de onderlinge relaties in het team

De kans op misverstanden en frustraties is groter wanneer de samenwerking beperkt blijft tot e-mails en manuelere vormen van communicatie. Virtuele samenwerking via messaging apps stelt teamleden in staat om snel vragen en oplossingen te bespreken, terwijl videoconferentietools de fysieke interacties reproduceren waardoor vriendschappen kunnen ontstaan. Visuele samenwerkingstools, zoals virtuele whiteboards, maken het gemakkelijk om concepten uit te leggen zonder lange vergaderingen of e-mails. 

Verbetert de flexibiliteit en innovatie

Even weg zijn van je kantoor blijkt vele voordelen te hebben. Er wordt gezegd dat creativiteit en inspiratie een enorme boost krijgen als we de plekken waar we werken afwisselen. Werknemers die zelf hun werkplek kunnen kiezen, geven ook aan zich 88% meer betrokken te voelen. De flexibiliteit van telewerken en virtuele samenwerking helpt ook de genderkloof te dichten en plaats te maken voor mensen met verschillende achtergronden en rollen. Deze voordelen zien er niet alleen goed uit op papier. Diverse ideeën en ervaringen hebben ook grote, aantoonbare voordelen voor het bedrijf. 

Helpt taken en werkdruk te beheren

Virtuele samenwerkingstools zijn niet beperkt tot directe communicatietools. Cloudgebaseerde tools voor bestandsbeheer kunnen ervoor zorgen dat elk teamlid toegang heeft tot de bestanden die ze nodig hebben voor hun werk, waar en wanneer ze maar willen. Tools voor planningsbeheer kunnen ook giswerk wegnemen bij het inplannen van vergaderingen in verschillende tijdzones. 

Stroomlijnt activiteiten

Die tweewekelijkse creatieve evaluatie die regelmatig moet worden verschoven omdat de belangrijkste stakeholders niet op kantoor zijn? Voortaan kan deze videosessie worden vastgelegd, samen met links naar relevante bestanden, notities en commentaar, en worden gedeeld via Slack-kanalen voor een snelle toegang en toekomstige referentie. 

Vermindert het aantal vergaderingen

Hoe vaak heb je een vergadering verlaten en gedacht: "We hadden dit toch kunnen regelen via een snelle e-mail of via Slack?" Virtuele samenwerkingstools maken snelle, naadloze communicatie tussen afdelingen mogelijk, waardoor het aantal onnodige en tijdrovende vergaderingen vermindert. 

Hoe minder tijd je teamleden verliezen door onnodige vergaderingen, hoe meer tijd ze hebben om zich te concentreren op belangrijker werk. 

Online samenwerken tools om te overwegen 

Virtuele samenwerkingstools zijn niet alleen ideaal voor digitale werkplekken of teams op afstand, ze kunnen de samenwerking voor elke werkomgeving verbeteren. 

Teams, ongeacht hun grootte of sector, kunnen profiteren van projectmanagement, videoconferenties, chatten, bestandsbeheer en planningstools. Voor creatievere functies kan een applicatie met virtuele whiteboards, zoals Lucidspark, teams helpen om hun processen flexibeler en behendiger te maken en ideeën van de hele organisatie te gebruiken. 

Hoe online samenwerkingstools nuttig zijn voor teams

Als je vertrouwt op virtuele samenwerking, is het net zo belangrijk om werkgewoontes aan te leren om de impact van die tools te maximaliseren. 

Regelmatige check-ins

Bij teams op afstand is het gemakkelijk om je snel los te maken van de bedrijfscultuur en de teamleden. Voor managers betekent dit dat regelmatige check-ins en een-op-eengesprekken belangrijker zijn dan ooit. Het is ook belangrijk om manieren te vinden om vrienden te maken als je niet regelmatig op kantoor bent of even weg bent voor een snelle lunchpauze. 

Tools voor online samenwerken kunnen het makkelijker maken om geregeld team- en individuele vergaderingen te organiseren. Zorg dat je voor teamvergaderingen van tevoren een planning verstuurt, zodat iedereen voorbereid is en kan meedoen. Neem voor team- en individuele vergaderingen een paar minuten de tijd om het ijs te breken, zodat iedereen met elkaar kan praten of elkaars successen en frustraties kan delen, voordat je aan de slag gaat. 

Deel documenten 

Virtueel projectmanagement, bestanden delen en virtuele whiteboards maken het delen van belangrijke bronnen, documenten en mockups gemakkelijk, zodat iedereen op de hoogte kan blijven ongeacht hun locatie of tijdzone. Hoewel het cloudgebaseerd delen van bestanden veel obstakels omtrent toestemming wegneemt, is het belangrijk om richtlijnen op te stellen over hoe documenten worden benoemd, opgeslagen en gedeeld. Zorg er bijvoorbeeld voor dat originele sjablonen vergrendeld zijn en ontwikkel naamgevingsconventies om de controle over de versies te behouden en toch een vlotte samenwerking mogelijk te maken. 

Organiseer virtuele brainstormsessies

Digitale transformatie en virtuele samenwerking hoeven niet alleen te draaien om het bedrijf en productiviteit, ze kunnen ook bijdragen aan de teamgeest en de innovatie bevorderen. Overweeg om virtuele brainstormsessies te organiseren tussen verschillende functies en afdelingen, om nieuwe ideeën te presenteren en elkaar beter te leren kennen. Of vergeet even al het werk en organiseer een virtuele happy hour, spelletjesavond of filmavond. 

Jarenlang was de digitale transformatie meer gericht op processen en minder op samenwerking. Nu steeds meer bedrijven beschikken over werknemers die digitaal werken, zijn deze prioriteiten veranderd. Naarmate het werk complexer wordt, draait virtuele samenwerking om het overbruggen van kloven en om teams de tools te geven die ze nodig hebben om efficiënt, creatief, innovatief en productief te werken.