Neste ano que passou, você teve muitas experiências virtuais um tanto frustrantes: inúmeras reuniões no Zoom, problemas técnicos com as câmeras e botões de silenciar o microfone, fazendo o possível para não interromper a fala dos colegas e tentando prestar atenção e ser colaborativo.  

Talvez você tenha ficado sobrecarregado(a), mas alguns (na verdade, a maioria) de nós, seja trabalhando remotamente ou em um escritório, precisa de ajuda para melhorar a produtividade. Com ferramentas de colaboração on-line, funcionários remotos podem trabalhar juntos com mais eficiência, independentemente de suas localizações geográficas. Uma pesquisa recente revelou que o trabalho colaborativo tem uma probabilidade cinco vezes maior de melhorar o desempenho de colaboradores.

Vamos analisar por que a colaboração virtual é essencial para o sucesso das empresas, por que ela deve ser priorizada na transformação digital e quais tipos de tecnologia colaborativa podem ajudar as empresas a realizar a transformação contínua. 

Por que a transformação digital precisa de tecnologia colaborativa

Devido à COVID-19, funcionários e equipes estão mais fisicamente distantes do que nunca. Empresas que já tinham adotado recursos de trabalho remoto se adaptaram bem às mudanças, enquanto aquelas com processos mais analógicos e tradicionais sofreram e tiveram que fazer muitos ajustes rapidamente para acompanhar as novidades e sobreviver. Até mesmo antes da COVID, em 2019, o risco da transformação digital era a principal preocupação de líderes de empresas. 

Muitas dessas mudanças também apresentaram novas oportunidades. Goste ou não, o trabalho não está mais confinado a escritórios físicos entre 9 da manhã e 6 da tarde, e o talento não se limita mais a localizações geográficas. Além disso, um número crescente de empresas está trabalhando com colaboradores autônomos e freelancers em projetos pontuais devido aos seus conhecimentos específicos. Conforme as empresas continuam se adaptando a essas mudanças em seu quadro de funcionários e em seus hábitos de trabalho, e adotam a transformação digital e usufruem de ambientes de trabalho mais flexíveis, a tecnologia colaborativa (como plataformas de troca de mensagens, ferramentas de colaboração on-line baseadas em nuvem, teleconferência etc.) torna-se cada vez mais fundamental para a produtividade dos funcionários. 

Por que as empresas devem adotar a colaboração virtual em suas transformações digitais 

Funcionários remotos e geograficamente distantes não são necessariamente colaborativos, e por isso é muito importante adotar uma tecnologia de colaboração virtual. Embora não seja possível realizar reuniões rápidas em salas ou ter conversas informais na hora do café em locais de trabalho digitais, ferramentas de colaboração on-line ajudam funcionários a colaborar de qualquer lugar. 

Conheça mais benefícios do local de trabalho colaborativo e digital: 

Reduz o retrabalho

E-mails são ótimos para resumir e documentar detalhes, mas são péssimos para a colaboração. A troca de anexos produz um alto índice de erro humano e não contribui para o controle de versão; e opiniões e informações enviadas pelas partes interessadas podem gerar confusão. Ferramentas de colaboração on-line e visual facilitam colaborar em projetos em tempo real e alinham todos os envolvidos, eliminando rodadas desnecessárias de edições e e-mails intermináveis e mal interpretados. 

Melhora a comunicação e fortalece os relacionamentos na equipe

A probabilidade de haver mal-entendidos e frustrações é maior quando a colaboração é restrita a e-mails e formas manuais de comunicação. A colaboração virtual por meio de aplicativos de mensagens permite que membros de equipes façam perguntas e obtenham soluções rapidamente, e ferramentas de videoconferência simulam as interações presenciais que resultam em amizades e companheirismo. Ferramentas de colaboração visual, como quadros brancos virtuais, também facilitam comunicar conceitos sem a necessidade de longas reuniões ou e-mails. 

Melhora a flexibilidade e a inovação

Não se limitar fisicamente a escritórios oferece diversos benefícios. Dizem que a criatividade e a inspiração melhoram muito quando mudamos nossos locais de trabalho. Funcionários que têm a opção de escolher seus locais de trabalho relatam sentir-se 88% mais engajados, e a flexibilidade do trabalho remoto e da colaboração virtual também ajuda a promover a igualdade de gênero e oferecer mais espaço para pessoas com diferentes experiências e funções. E esses benefícios são mais práticos do que parecem. A diversidade de pensamento e experiência oferece enormes vantagens reais para os negócios. 

Ajuda a gerenciar tarefas e a carga de trabalho

As ferramentas de colaboração on-line não se limitam a ferramentas de comunicação direta. Ferramentas de gerenciamento de arquivos baseadas na nuvem ajudam a garantir que todos os membros da sua equipe tenham acesso aos recursos de arquivos necessários para realizar seus trabalhos a qualquer momento e de qualquer lugar. Ferramentas de gerenciamento de agendas também facilitam marcar reuniões em diferentes fusos horários. 

Otimiza as operações

Você tem uma reunião quinzenal de avaliação criativa que sempre precisa ser reagendada porque as principais partes interessadas nunca estão na empresa? Agora, sessões de vídeo podem ser gravadas — e ainda conter links de arquivos, notas e comentários relevantes — e compartilhadas em canais do Slack para facilitar o acesso. 

Diminui a frequência de reuniões

Quantas vezes você já saiu de uma reunião pensando: "isso poderia ter sido resolvido com um e-mail ou uma conversa no Slack?" Com as ferramentas de colaboração on-line certas, você pode ter uma comunicação rápida e uniforme entre diferentes departamentos, diminuindo a quantidade de reuniões desnecessárias e demoradas. 

Quanto menos tempo membros de equipes ficarem presos em reuniões repetitivas e desnecessárias, mais tempo terão para focar em trabalhos mais significativos. 

As ferramentas de colaboração on-line mais recomendadas 

Ferramentas de colaboração on-line não são apenas voltadas para locais de trabalho digitais ou equipes remotas, elas podem melhorar a colaboração em qualquer ambiente de trabalho. 

Equipes de todos os tamanhos e setores podem aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de gestão de projetos, videoconferência, bate-papo, gerenciamento de arquivos e agendamento. Para finalidades mais criativas, um aplicativo de quadro branco virtual como o Lucidspark proporciona processos mais flexíveis e ágeis para as equipes, e ajuda a organizar ideias vindas de toda a empresa. 

Como as ferramentas de colaboração on-line beneficiam as equipes

Ao usar a colaboração on-line, é muito importante estabelecer hábitos de trabalho para maximizar o impacto dessas ferramentas. 

Comunicar-se com frequência

Para as equipes remotas, é bastante comum elas sentirem que não fazem mais parte da cultura do local de trabalho e dos membros da equipe. Para os gerentes, é mais importante do que nunca comunicar-se com frequência e ter conversas individuais com os colaboradores. Também é essencial encontrar novas formas de desenvolver amizades e companheirismo quando não há mais oportunidades de conversar presencialmente no escritório ou organizar um almoço com um colega. 

As ferramentas de colaboração on-line facilitam estabelecer e manter reuniões frequentes individuais e de equipes. Para reuniões de equipes, certifique-se de enviar a programação da reunião virtual com antecedência para que todos estejam preparados para participar. Para reuniões individuais e de equipes, recomendamos dedicar alguns minutos iniciais para quebrar o gelo para todos conversarem entre si ou compartilharem novidades sobre suas conquistas e frustrações antes de iniciar os trabalhos. 

Compartilhe documentos 

A gestão de projetos virtuais, o compartilhamento de arquivos e quadros brancos virtuais facilitam compartilhar recursos, documentos e modelos importantes para todos estarem atualizados, independentemente da localização geográfica ou do fuso horário. O compartilhamento de arquivos baseados em nuvem remove muitos obstáculos baseados em permissões, contudo, é importante definir diretrizes sobre como os documentos devem ser nomeados, armazenados e compartilhados. Por exemplo, certifique-se de que os modelos mestres estejam bloqueados e defina orientações de nomenclatura para organizar o controle de versão e realizar colaborações uniformes. 

Organize reuniões virtuais de brainstorming

A transformação digital e a colaboração virtual não precisam discutir somente os negócios e a produtividade, elas também podem ajudar a criar amizades e companheirismo entre as equipes, e promover a inovação. Recomendamos organizar reuniões de brainstorming virtuais multifuncionais e entre diferentes departamentos para apresentar novas ideias e ajudar as pessoas em toda a empresa a se conhecerem melhor. Ou esqueça o trabalho um pouco e faça um happy hour virtual, uma noite de jogos ou uma festa para assistir a um filme. 

Há muitos anos a transformação digital prioriza os processos acima da colaboração. Entretanto, conforme mais empresas adotam o trabalho remoto e digital, as prioridades mudam. À medida que o trabalho se torna mais complexo, a colaboração virtual ajuda a unir as diferenças e a capacitar as equipes com as ferramentas necessárias para promover trabalhos eficientes, criativos, inovadores e produtivos.