Różnice między Scrum i Kanban: przewodnik po współczesnych metodykach Agile

W dzisiejszych czasach wiele firm wdraża zasady zwinności, aby utrzymać przewagę konkurencyjną. Metodyki zwinne pomagają przedsiębiorstwom dostarczać produkty dopasowane do stale zmieniających się potrzeb klientów, jednak ich realizacja w praktyce może wyglądać zupełnie inaczej w zależności od zespołu czy organizacji. Przy tak wielu dostępnych strukturach (frameworkach) w ramach zwinnego rozwoju, wybór podejścia, które najlepiej wesprze Twoje cele biznesowe, może być wyzwaniem.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej dwóm popularnym strukturom agile: Scrum i Kanban. Choć obie opierają się na podobnych zasadach, różnią się między sobą harmonogramami dostarczania produktów, sposobami priorytetyzacji oraz rolami i zakresem obowiązków. Pomożemy Ci zrozumieć różnice między Scrum a Kanban, aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, która z tych metod będzie najlepsza dla Twojego zespołu.

Co to jest Scrum?

Scrum to lekka struktura (framework) typu Agile, która pomaga zespołom rozwiązywać złożone problemy, a jednocześnie sprawnie dostarczać wysokiej jakości produkty, które cieszą klientów.

Struktura Scrum koncentruje się na empirycznej kontroli procesów, która opiera się na trzech głównych filarach:

• Przejrzystość. Pracownicy potrzebują wglądu w proces rozwoju na każdym etapie, aby podejmować skuteczne decyzje, które napędzają inicjatywy. Zespoły mogą zapewnić wspólną pracę nad realizacją wspólnego celu, stosując jednolity język empiryczny i organizując regularne spotkania Scrum.

• Inspekcja. Aby utrzymać pracę na właściwym torze, zespoły regularnie sprawdzają, co jest tworzone i w jaki sposób (bez przerywania toku prac).

• Adaptacja. Przewidzenie każdego wymagania czy scenariusza jest niemożliwe, dlatego w przypadku odstępstw od planów zespoły powinny jak najszybciej dostosować swoje procesy lub produkt. Scrum oferuje możliwości adaptacji pod koniec każdej iteracji, co pozwala uniknąć marnowania wysiłków i usprawnić wydajność.

Role i obowiązki w Scrumie

W metodzie Scrum wyróżniamy trzy podstawowe role i zakresy obowiązków:

• Właściciel produktu (Product owner): Jest to jedyna osoba odpowiedzialna za zarządzanie backlogiem produktu i maksymalizację wartości końcowego produktu.

• Scrum master: Odpowiada za wdrożenie Scruma oraz upewnienie się, że zespół rozumie teorię i praktyki tej metody. Osoba na tym stanowisku pełni rolę coacha i doradcy zespołu, ułatwiając komunikację i współpracę.

• Zespół deweloperski (Development team): Pozostali członkowie zespołu to deweloperzy. Są oni odpowiedzialni za wykonanie prac mających na celu stworzenie użytecznego przyrostu (increment) na koniec każdego sprintu. Deweloperzy współpracują przy planowaniu sprintu, dbają o jakość, dokonują niezbędnych adaptacji i wzajemnie rozliczają się z postępów.

Co to jest Kanban?

Kanban to metodologia zaprojektowana do pracy z systemami i procesami, które już posiadasz. Pomaga ona zarządzać (i ograniczać) ilość pracy w toku, zwiększać efektywność i usprawniać produktywność bez nadmiernego obciążania pracowników. Kanban jest w mniejszym stopniu ograniczony ramami czasowymi niż Scrum, skupiając się zamiast tego na wizualizacji pracy w celu maksymalizacji przepływu i skrócenia czasu realizacji inicjatyw. Metodologia ta koncentruje się również na równoważeniu obciążeń pracą, aby zredukować wąskie gardła.

Kanban opiera się na kilku kluczowych zasadach:

• Zacznij od tego, co robisz obecnie. Kanban to elastyczna struktura, którą można bezinwazyjnie połączyć z procesami i metodykami już stosowanymi w firmie. Framework ten uznaje wartość obecnych procesów, jednocześnie wskazując możliwości ich poprawy w czasie.

• Dąż do ewolucyjnych i stopniowych zmian. Kanban został zaprojektowany tak, aby napotykać minimalny opór. Odradza się wprowadzanie gwałtownych zmian, ponieważ są one destrukcyjne i mogą budzić lęk oraz niepewność.

• Zachęcaj do postaw liderkich na wszystkich poziomach. Spostrzeżenia i opinie wszystkich pracowników są cenione, ponieważ napędzają współpracę i ciągłe doskonalenie.

Role i obowiązki w Kanbanie

Kanban nie wymaga konkretnych ról, ale istnieją dwie pozycje, których sformalizowanie warto rozważyć podczas wdrażania tej struktury:

• Menedżer ds. świadczenia usług (Service Delivery Manager – SDM): Ta osoba dba o sprawny przepływ elementów pracy, jednocześnie ułatwiając ciągłe doskonalenie.

• Menedżer ds. zgłoszeń serwisowych (Service Request Manager – SRM): Ta osoba porządkuje i priorytetyzuje elementy pracy oraz poprawia ład korporacyjny w ramach procesów.

Praktyki Scrum

Wyróżniamy pięć podstawowych rodzajów spotkań i wydarzeń w Scrumie:

1. Planowanie sprintu (Sprint planning) Pierwszym krokiem w Scrumie jest zaplanowanie pracy (planowanie projektu), która zostanie wykonana podczas sprintu. Cały zespół współpracuje przy planowaniu, a właściciel produktu pełni rolę osoby kontaktowej, dbającej o to, by wszyscy uczestnicy byli przygotowani do dyskusji.

2. Sprint Sam sprint to czas, w którym wykonywana jest praca zaplanowana wcześniej. Sprinty to krótkie przyrosty pracy trwające od jednego do czterech tygodni. Po zakończeniu jednego sprintu natychmiast rozpoczyna się kolejny. Sprinty zapewniają spójność faz rozwoju i sprawiają, że zespoły mogą w przewidywalny sposób realizować cele produktowe, pozwalając jednocześnie na adaptację w razie potrzeby.

3. Codzienny Scrum (Daily Scrum) Daily Scrum (znany również jako codzienne spotkanie na stojąco) to 15-minutowe spotkanie zespołu, podczas którego sprawdza się postępy w realizacji celu sprintu i w razie potrzeby dostosowuje backlog sprintu. Dzięki codziennym spotkaniom zespoły mogą skuteczniej organizować, planować i wykonywać pracę zgodną z celami produktu, poprawiając jednocześnie komunikację i umiejętność rozwiązywania problemów.

4. Przegląd sprintu (Sprint review) Na koniec sprintu zespół organizuje przegląd, aby sprawdzić wyniki prac i ustalić dalsze kroki. Jest to okazja dla zespołu Scrumowego i interesariuszy do przejrzenia tego, co udało się osiągnąć, nakreślenia ewentualnych zmian i dostosowania backlogu produktu do nowych możliwości.

5. Retrospektywa sprintu (Sprint retrospective) Retrospektywa kończy sprint. Jej celem jest zidentyfikowanie możliwości poprawy jakości i efektywności poprzez ocenę przebiegu sprintu. Obejmuje to ocenę poszczególnych osób, procesów, narzędzi, interakcji, założeń oraz przyjętej przez zespół definicji ukończenia. Zespół zastanawia się, co poszło dobrze, co można poprawić i co zrobi inaczej w kolejnym sprincie.

Praktyki Kanban

Kanban opiera się na sześciu kluczowych praktykach:

1. Wizualizacja przepływu pracy Kanban wykorzystuje fizyczne karty lub oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban, które wizualizują pracę w toku, pracę ukończoną oraz zadania, które dopiero mają zostać rozpoczęte. Tablica odzwierciedla obecny stan przepływu pracy, w tym ryzyka i specyfikacje.

2. Ograniczanie pracy w toku (WIP) Kanban zachęca zespół do skupienia się najpierw na bieżących zadaniach przed dodaniem nowych prac. Ta praktyka gwarantuje, że zespół podejmuje się tylko takich zadań, na które ma aktualnie moce przerobowe.

3. Zarządzanie przepływem
   Jednym z głównych celów Kanbanu jest usprawnienie przepływu pracy. Priorytetem powinno być zarządzanie pracą, a nie ludźmi – skupienie się na przepływie zadań i zrozumienie procesów, aby zapewnić płynność działań.

4. Jasne określenie zasad procesowych
   Procesy powinny być jasno zdefiniowane, opublikowane i udostępnione, aby zwiększyć ich zrozumienie i akceptację w zespole lub organizacji. Warto przygotować graficzny schemat (diagram) tych zasad i wytycznych, aby poprawić samoorganizację i zapewnić spójność działań.

5. Wdrażanie pętli zwrotnych Informacje zwrotne (insights) są kluczowe dla identyfikacji problemów i możliwości ciągłego doskonalenia. Wdrażaj regularne przeglądy zarówno z zespołem, jak i klientami, aby gromadzić cenne opinie i uwzględniać wnioski w swoim procesie pracy.

6. Ciągłe doskonalenie Wspólnie wdrażajcie zmiany w oparciu o dowody i regularnie przeglądajcie swoje systemy i procesy, aby zapewnić nieustanny rozwój.

Co to jest tablica Scrum?

Tablica Scrum to narzędzie do wizualizacji używane do śledzenia pracy w krótkich, przyrostowych sprintach. Zazwyczaj tablica jest podzielona na poziome tory lub pionowe kolumny, które zespół wykorzystuje do śledzenia postępów prac ustalonych na dany sprint.

Tablice Scrum mogą być wirtualne lub fizyczne. W obu przypadkach często zawierają następujące kolumny:

• Do zrobienia (To do): priorytetyzowany backlog zadań zaplanowanych na bieżący sprint.

• W toku (In progress): lista zadań, których realizacja już się rozpoczęła.

• W testach (In test): ukończone zadania, które przechodzą weryfikację.

• Gotowe (Done): zadania ukończone i pomyślnie zweryfikowane w testach.

Celem zespołu jest przeniesienie wszystkich zadań do kolumny „Gotowe” przed zakończeniem sprintu.

Nie ma jednego odgórnego formatu tworzenia tablicy Scrum, ponieważ to zespoły decydują o sposobie prezentacji niezbędnych informacji. Możesz dodawać lub usuwać tory i kolumny według własnych potrzeb.

Dlaczego warto korzystać z tablicy Scrum?

Kilka ważnych zasad Scruma to praca zespołowa i przejrzystość. Wszyscy członkowie zespołu muszą być świadomi wykonywanej pracy, wiedzieć, kto realizuje dane zadania, znać postępy oraz osiągnięcia zespołu. Tablica Scrum ułatwia realizację tych zasad w następujący sposób:

• Promuje interakcję i dyskusję w zespole: Członkowie zespołu i interesariusze patrzą na tablicę, aby omawiać postępy i priorytetyzować pracę.

• Sprawia, że informacje są wizualne i łatwo dostępne: Niezależnie od tego, czy Twoja tablica jest fizyczna, czy wirtualna, wyświetlane na niej informacje są łatwe do przyswojenia i dostępu. Każdy, kto patrzy na tablicę, może szybko ocenić, na jakim etapie iteracji znajduje się zespół i co jeszcze należy zrobić, aby osiągnąć cele.

• Wspiera pełne zaangażowanie zespołu: Gdy zespół widzi całą pracę na tablicy, zapobiega to skupianiu się wyłącznie na indywidualnych zadaniach. Osoby z dodatkowymi mocami przerobowymi widzą, gdzie mogą się wykazać i przejąć dodatkowe zadania.

Tablice Scrum są zaprojektowane tak, aby pomagać zespołom w kończeniu konkretnych opowieści użytkowników (user stories) i zadań w określonych ramach czasowych. Warto korzystać z tablicy Scrum, jeśli Twój zespół pracuje w oparciu o iteracje lub sprinty.

Co to jest tablica Kanban?

Tablica Kanban to narzędzie do wizualizacji, które zawiera kolumny służące do śledzenia pracy. Jego celem jest ciągłe doskonalenie w trybie „dokładnie na czas” (just-in-time), co pomaga zespołom ds. rozwoju (development teams) podejmować odpowiednią ilość pracy.

Tablica Kanban ma na celu ograniczenie liczby zadań w toku (WIP). Liczba zadań realizowanych jednocześnie powinna być na tyle duża, aby angażować wszystkich członków zespołu, ale na tyle mała, aby unikać pozorowanych działań, co ostatecznie wspiera zrównoważony przepływ pracy.

Przepływ pracy na tablicy Kanban zazwyczaj obejmuje te trzy kategorie:

• Kolejka (Queue): Praca, która musi zostać wykonana.

• W toku (In progress): Praca, która została pobrana z kolejki i jest obecnie realizowana.

• Gotowe (Done): Praca, która została ukończona.

Każda kategoria będzie miała limit liczby elementów pracy, które są do niej przypisane. Na przykład, jeśli zespół ustali, że w kolumnie „W toku” nie może znajdować się jednocześnie więcej niż sześć elementów, nowa praca nie może zostać pobrana z kolejki, dopóki bieżące zadania nie zostaną ukończone.

W miarę opróżniania kolejki można dodawać do niej nowe zadania. Proces ten zapewnia płynny przepływ pracy, gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte i utrzymuje zaangażowanie wszystkich członków zespołu.

 

Dlaczego warto korzystać z tablicy Kanban?

Głównymi powodami korzystania z tablicy Kanban są wizualizacja przepływu pracy, ograniczenie ilości pracy w toku oraz redukcja strat. Zespoły mogą uzyskać jasny wgląd we wszystkie swoje zadania na pierwszy rzut oka, co ułatwia śledzenie postępów i identyfikację wąskich gardeł. Jeśli Twojemu zespołowi szczególnie zależy na skupieniu się na kończeniu rozpoczętych prac zamiast na wielozadaniowości w celu zwiększenia efektywności, tablica Kanban jest dla Ciebie.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na fizyczną, czy internetową tablicę Kanban, możesz łatwo dostosować ją tak, aby zawierała dowolne kategorie lub kolumny. Ta elastyczność sprawia, że Kanban jest popularnym wyborem dla zespołów spoza branży rozwoju oprogramowania, takich jak działy marketingu, zarządzania projektami, HR oraz zespoły operacyjne.

Różnice między tablicami Scrum a tablicami Kanban

Porównując tablicę Scrum i tablicę Kanban, różnice mogą nie być od razu oczywiste. Obie tablice służą do wizualnego śledzenia prac, które muszą zostać wykonane, są w toku lub zostały ukończone. Te tablice Agile pomagają utrzymać zaangażowanie zespołu i koncentrację na celu. Jednak tablice Scrum opierają się na bardzo specyficznej, sztywnej metodologii, podczas gdy tablice Kanban są znacznie bardziej płynne i można je łatwiej dostosować. Oto kilka głównych różnic między tymi dwiema tablicami.

Harmonogram

Scrum: W metodologii Scrum zespoły priorytetyzują pracę i zobowiązują się do wykonania określonej liczby zadań w ramach sprintu, który trwa zazwyczaj od dwóch do czterech tygodni. Efekty pracy są udostępniane na koniec każdego sprintu.

Kanban: Kanban nie jest ograniczony do iteracji ani sprintu, lecz wspiera ciągłe dostarczanie (continuous delivery). Zespoły kontynuują pracę nad zadaniami w miarę pojawiania się nowych zleceń.

Role

Scrum: Role w Scrumie obejmują właściciela produktu (product owner), Scrum mastera oraz zespół deweloperski (development team).

Kanban: Zwinne tablice Kanban nie mają ściśle określonych ról.

Praca w toku

Scrum: Do tablicy Scrum nie można dodawać zadań w trakcie trwania sprintu, ale możliwe jest, aby wszystkie zadania znajdowały się w kolumnie „W toku” (In progress) w tym samym czasie.

Kanban: Zespół uzgadnia ilość pracy, która musi zostać wykonana, oraz liczbę zadań, które mogą być realizowane jednocześnie. Gdy zadania zostaną ukończone, członkowie zespołu pobierają nowe z kolejki.

Podejście do zmian

Scrum: W trakcie sprintu nie dodaje się nowej pracy. Chociaż cały zespół ma dostęp do tablicy Scrum, tylko właściciel produktu może dokonywać na niej zmian podczas trwania sprintu. Kanban: Tablice Kanban są elastyczne i można je modyfikować w dowolnym momencie.

Raporty

Scrum: Zespoły Scrumowe mogą oceniać wydajność, przyjmując prędkość (velocity) jako główny miernik, korzystając z wykresów spalania (burndown charts) oraz szeregu innych raportów.

Kanban: W Kanbanie nie ma jednej określonej metody raportowania, ale zespoły często korzystają ze skumulowanego diagramu przepływu (cumulative flow diagram).

Retrospektywa

Scrum: Na koniec sprintu zespoły organizują spotkania retrospektywne, aby omówić, co poszło dobrze i jak mogą się poprawić.

Kanban: Ponieważ tablice Kanban nie mają wyznaczonego okresu końcowego, z tą strukturą nie wiąże się żadne spotkanie retrospektywne.

Wizualizuj swoje procesy Scrum lub Kanban w Lucid

Ostatecznie zarówno Scrum, jak i Kanban to wartościowe podejścia w ramach zwinnego myślenia. Wybór jednego z nich zależy od potrzeb, celów i dynamiki Twojego zespołu – pamiętaj też, że możliwe jest łączenie aspektów obu metod. Wiele zespołów wdraża kombinację znaną jako „Scrumban”, organizując wydarzenia Scrumowe i jednocześnie używając tablic Kanban do śledzenia postępów. Niezależnie od wybranego podejścia Agile, wykorzystaj Lucid do wizualizacji swoich procesów i usprawnienia spotkań zespołu. Lucid oferuje różnorodne szablony tablic Kanban i Scrum, które pomogą Ci szybko je zbudować, a całą dokumentację możesz przechowywać w centralnym, łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu. Ożywiając swoje podejście Agile dzięki rozwiązaniu do współpracy wizualnej, możesz zwiększyć efektywność i upewnić się, że wszyscy dążą do tego samego celu.