Een beknopte handleiding voor het analyseren en in kaart brengen van stakeholders

Projecten worden niet in een vacuüm voltooid. Om nieuwe initiatieven of projecten van de grond te krijgen, heb je draagvlak en steun nodig van diverse stakeholders, zoals managers, leidinggevenden en klanten.

Belanghebbenden kunnen je project al voor het van start gaat maken of breken; het is dus van cruciaal belang om te weten wie je stakeholders zijn, in hoeverre ze bij het project betrokken moeten worden en welke communicatie ze gedurende het hele project nodig hebben. 

Maar hoe weet je wie je stakeholders zijn? En hoe houd je ze betrokken? Als je aan grote of complexe projecten werkt, kan het moeilijk zijn om alle relevante stakeholders in de gaten te houden.

Dat is waar stakeholderanalyse en stakeholdermapping van pas komen. Het doel van stakeholderanalyse en -mapping is om belangrijke partijen vroegtijdig te betrekken, stakeholders op één lijn te brengen wat betreft projectdoelen en -plannen, en conflicten of zorgen te ontdekken en aan te pakken. Gebruik onze beknopte handleiding om stakeholders van begin tot eind in kaart te brengen en te visualiseren.

Wat is stakeholderanalyse?

Een stakeholderanalyse helpt u om uw stakeholders in kaart te brengen en ze te rangschikken op basis van belang, invloed en financiële inbreng (naast andere relevante factoren). Een analyse helpt je ook om de mate van communicatie en zichtbaarheid af te stemmen op de situatie, zodat stakeholders snel begrijpen hoe het werk in het bredere bedrijfsbeeld past en zodat je draagvlak kunt creëren (of je kunt voorbereiden op weerstand) voordat dit je werk vertraagt. Als het goed wordt uitgevoerd, draagt een stakeholderanalyse niet alleen bij aan afstemming, maar kan het ook de uitvoering versterken.

Als je eenmaal begrijpt wie je belanghebbenden zijn, wat ze nodig hebben en welke invloed ze op je project hebben, kun je betere beslissingen nemen, effectief communiceren en het benodigde draagvlak creëren.

Een sjabloon voor een belanghebbendenanalayse, ook wel bekend als 'macht en belangen rooster', kan u op vier manieren helpen:

• Cruciale input krijgen: Je weet niet wat je niet weet. Vaak leveren belangrijke stakeholders waardevolle inzichten die ervoor kunnen zorgen dat je project op koers blijft en een succes wordt.

• Meer informatie inwinnen: Als de belanghebbende een goed beeld heeft van wat ervoor nodig is om jouw project van de grond te krijgen, kan diegene je helpen de juiste mensen, middelen en informatie te krijgen die je nodig hebt om succes te behalen.

• Vertrouwen opbouwen: Door stakeholders consequent te betrekken bij je proces bouw je vertrouwen op, zodat zij jou tijdens komende projecten zullen steunen.

• Vooruit plannen: Consistente feedback van belangrijke stakeholders kan je helpen anticiperen op feedback en eisen van toekomstige projecten en sneller meer inzet te krijgen.

Een belanghebbendenanalyse uitvoeren

Er zijn drie belangrijke stappen in een stakeholderanalyse: identificeren, prioriteren en een betrokkenheidsplan maken. 

1. Je stakeholders identificeren

De eerste stap is brainstormen over wie je stakeholders zijn. Houd er rekening mee dat stakeholders zowel intern kunnen zijn, zoals het topmanagement van je bedrijf, teamleden en afdelingshoofden, als extern, zoals je klanten en hun uitgebreide team, evenals potentiële eindgebruikers.

Ter herinnering: stakeholders zijn niet alleen besluitvormers – iedereen die te maken krijgt met de uitkomst van je project, of er actief bij betrokken is, wordt een stakeholder genoemd. 

Dit omvat: 

• Projectmanagers

• Teamleden

• Hoger management

• Executives

• Klanten

• Partners

• Investeerders

• Leveranciers

• Eindgebruikers

Het onderscheiden van interne en externe stakeholders is een nuttige eerste stap, maar het is de moeite waard om beide categorieën duidelijk te omschrijven, zodat je geen kritische stem over het hoofd ziet.

Houd bij het evalueren van potentiële stakeholders rekening met het volgende:

• Wie heeft de meeste invloed op dit project?

• Wie wordt het meest door dit project beïnvloed?

• Wie beheert de middelen die je nodig hebt?

• Wie heeft een financieel belang of interesse?

• Wie zou een belangrijke persoon kunnen zijn, maar geen centrale stakeholder (zoals een aparte afdelingsleider)?

2. Geef prioriteit aan stakeholders

Zodra je een lijst hebt met stakeholders, is het tijd om ze te prioriteren op basis van hun relatieve belang en invloed op je project. Met andere woorden, sommige stakeholders zullen meer te zeggen hebben over hoe het project evolueert en welke middelen beschikbaar worden gesteld dan andere. Het is belangrijk om te achterhalen wie deze sleutelspelers zijn, zodat je effectief met hen kunt communiceren en draagvlak kunt creëren gedurende het hele project.

Dit is een goed moment om een stakeholder matrix te gebruiken om je spelers te organiseren. Door elke stakeholder te organiseren op basis van hun invloed en belang, kun je bepalen in welke groepen ze vallen, waaronder:

• Mensen met veel macht en veel interesse: Betrek deze mensen er volledig bij en doe alles om ze tevreden te stellen.

• Mensen met veel macht en weinig interesse: Houd deze mensen tevreden, maar niet in die mate dat ze verveeld raken door je bericht.

• Mensen met weinig macht en veel interesse: Informeer deze mensen op adequate wijze en praat met ze zodat er geen grote problemen ontstaan. Mensen in deze categorie kunnen vaak van pas komen bij de details van jouw project en hebben vaak een ondersteunende functie.

• Mensen met weinig macht en weinig interesse: Volg deze mensen, maar verveel ze niet met teveel communicatie.

Hoe meer macht en interesse een stakeholder heeft, hoe meer aandacht ze nodig hebben om geïnformeerd en betrokken te blijven. Als je er niet in slaagt om deze stakeholders tevreden te houden, kun je je project in gevaar brengen als ze ervoor kiezen om belangrijke financiering of andere middelen niet goed te keuren.

3. Maak een plan om met stakeholders in contact te komen

Wanneer je een plan opstelt om gedurende de hele looptijd van je project met stakeholders in contact te komen, moet je rekening houden met factoren zoals:

• Wie heeft er een emotionele interesse?

• Wat zijn de belangrijkste motivaties of prioriteiten voor elke Stakeholder?

• Wie zijn de grootste supporters of sympathisanten?

• Wie zijn de tegenstanders of sceptici?

Om je betrokkenheidsplan beter uitvoerbaar te maken, breng je in kaart wat het huidige standpunt van elke belangrijke stakeholder is, welke informatie voor hen echt van belang is en wie er invloed op hen uitoefent. Nu je belanghebbenden zijn geïdentificeerd en prioriteit hebben gekregen, moet je te weten komen wat zij vinden van jouw project. Goede vragen die je kunt stellen zijn:

• Hebben ze een financieel of emotioneel belang bij de uitkomst van je werk? Is dit positief of negatief?

• Wat motiveert hen het meest?

• Welke projectinformatie is relevant voor hen en wat is de beste manier om die informatie over te brengen?

• Wat is hun huidige mening over je werk? Is deze mening gebaseerd op nauwkeurige informatie?

• Wie beïnvloedt hun mening en zijn deze personen ook belanghebbenden van jou?

• Als zij jouw project niet steunen, wat kun je dan doen om toch steun van hen te krijgen?

• Als je hun steun niet kunt krijgen, wat kun je dan doen om hun tegenstand onder controle te houden?

Zodra je die vragen hebt beantwoord, kun je de details van de outreach vastleggen, zodat iedereen weet wat hij of zij kan verwachten. 

Wat is stakeholder mapping?

Terwijl stakeholderanalyse het proces is van het identificeren en prioriteren van stakeholders, is stakeholder mapping het proces van het visueel weergeven van die informatie. Een belanghebbendenkaart is een overzicht van je voltooide stakeholderanalyse. Een tool voor stakeholdermapping helpt je je analyse te organiseren in een duidelijk, goed te begrijpen formaat en een actieplan op te stellen voor communicatie en betrokkenheid met je belanghebbenden. Belanghebbendenkaarten kunnen worden weergegeven in een eenvoudig raster, spreadsheet of digitaal whiteboard zoals Lucidspark.

Wanneer moet je een stakeholderanalyse gebruiken? 

Stakeholderanalyses zijn nuttig voor elk project, maar vooral als je een groot project hebt dat gevolgen heeft voor veel belangrijke partijen in verschillende functies, afdelingen en zelfs organisaties. Met name op deze schaal vereisen projecten heldere en professionele communicatie om succesvol beheer, gestroomlijnde processen en enthousiaste betrokkenheid te garanderen. Met andere woorden, gebruik een map als je een grote reis voor de boeg hebt. Het is makkelijk om het overzicht te verliezen als je met te veel stakeholders te maken hebt.

Veelvoorkomende soorten stakeholders

Hieronder volgen enkele voorbeelden van veelvoorkomende stakeholders en hoe je met hen kunt communiceren.

Jouw directe manager of leidinggevende

Veel macht, veel interesse

De reputatie van jouw baas is afhankelijk van de productiviteit van de medewerkers die hij aanstuurt. Jouw baas heeft tevens de macht om groen licht te geven voor je project(en) of deze stop te zetten. Dat betekent dat je deze relatie nauw moet opvolgen, vaak moet communiceren en vaak om feedback moet vragen en deze ook moet toepassen.

Aandeelhouders/investeerders

Veel macht, gemiddelde interesse

Stakeholders en investeerders hebben vaak belang bij meerdere entiteiten, waardoor hun unieke interesse in je project/onderneming verwatert. Daarom moet je - om hun investering in jouw werk optimaal te benutten - vaak met hen communiceren, ze vaak raadplegen en erbij betrekken met als doel hun interesse na verloop van tijd te vergroten. Dit is natuurlijk afhankelijk van het type investeringsrol dat bestaat en of jouw project de enige investering is of slechts onderdeel van een portfolio aan investeringen.

Overheid

Veel macht, waarschijnlijk weinig interesse

De overheid is de baas over de wet- en regelgeving waardoor jouw bedrijf of project stopgezet zou kunnen worden. Een gezondheidsinspecteur voor een restaurant en een IRS-auditeur voor algemene bedrijven zijn voorbeelden van overheidsfunctionarissen die tot de stakeholders behoren. Omdat overheidsinstanties over het algemeen alles/iedereen volgen, is hun interesse in jouw individuele bedrijf/inspanning waarschijnlijk gering. Daarom moet het je doel zijn om hen tevreden te stellen, regelmatig te communiceren, ze te raadplegen en erbij te betrekken om te voorkomen dat ze een risico vormen voor je project.

Hogere leidinggevenden

Veel macht, weinig interesse

De hogere leidinggevenden nemen de grootste beslissingen, waardoor zij veel invloed hebben, maar beperken de bandbreedte om zich op de uitkomst van je project te concentreren. Dit betekent dat je strategie moet zijn om ze tevreden te houden. Communiceer waar nodig, overleg en vraag om feedback, om hun interesse in jou en je werk te vergroten.

Je collega's

Gemiddelde macht, gemiddelde interesse

Collega's kunnen een verscheidenheid aan invloed hebben, maar hun invloed zit hem voornamelijk in hun mogelijkheid om aanvullende middelen voor je project te krijgen, waaronder de steun van andere collega's en leidinggevenden. Dat betekent dat je hen tevreden en op de hoogte wilt houden. Houd ze op de hoogte over je project en wees bereid hun interesse in te zetten als ondersteunende rol.

Stakeholders in kaart brengen met de juiste tools

Hoewel je je stakeholders handmatig kunt analyseren en in kaart brengen, kan dit een moeizaam en tijdrovend proces zijn, met name voor grotere en complexere projecten. Lucidspark maakt het in kaart brengen van stakeholders eenvoudig met kant-en-klare sjablonen waarmee je direct aan de slag kunt.

Organiseer je stakeholderinformatie door virtuele sticky notes en opmerkingen direct op het whiteboard toe te voegen, gebruik kleurcodering zodat je snel het grote geheel kunt begrijpen, en betrek teamleden via eenvoudig delen en @mentions voor samenwerking. 

Maak gebruik van het oneindige canvas van Lucidspark om aangepaste flowcharts en beslissingstijdlijnen toe te voegen, zodat je je stakeholders gemakkelijk kunt beheren en iedereen van begin tot eind op één lijn houdt.