Guide rapide sur l’analyse et la cartographie des parties prenantes

Les projets ne se mènent pas en vase clos. Pour lancer de nouvelles initiatives ou de nouveaux projets, vous devez obtenir l’adhésion et le soutien de diverses parties prenantes, telles que les responsables, les dirigeants et les clients.

Les parties prenantes peuvent faire ou défaire votre projet avant même qu’il ne démarre ; il est donc essentiel de savoir qui sont ces personnes, quel degré d’implication elles doivent avoir et comment vous allez devoir communiquer avec elles tout au long du projet.

Mais comment savoir qui sont vos parties prenantes ? Et comment faire pour qu’elles restent impliquées ? Sur des projets de grande envergure ou complexes, il peut être difficile de garder une vue d’ensemble de toutes les parties prenantes concernées.

C’est là qu’interviennent l’analyse et la cartographie des parties prenantes. L’objectif de ces deux processus est d’impliquer les acteurs clés dès le début, d’aligner les parties prenantes sur les objectifs et les plans du projet, ainsi que d’identifier et de résoudre les conflits ou les préoccupations. Utilisez notre guide pratique pour identifier et visualiser les parties prenantes du début à la fin.

Qu’est-ce qu’une analyse des parties prenantes ?

Une analyse des parties prenantes vous permet d’identifier ces dernières et de les hiérarchiser en fonction de leur intérêt, de leur influence et de leur investissement financier (entre autres facteurs pertinents). Cette analyse vous aide également à adapter les niveaux de communication et de visibilité afin que chacun comprenne rapidement comment le projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise. Vous pourrez ainsi susciter l’adhésion (ou anticiper les oppositions) avant que des blocages ne surviennent. Lorsqu’elle est bien menée, l’analyse des parties prenantes fait bien plus que favoriser l’alignement : elle renforce également l’exécution du projet.

Une fois que vous aurez cerné qui sont vos parties prenantes, ce dont elles ont besoin et leur impact sur votre projet, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions, de communiquer efficacement et d’obtenir l’adhésion dont vous avez besoin.

Un modèle d’analyse des parties prenantes, également appelée matrice pouvoir-intérêt, peut vous aider de quatre manières principales :

• Recueillir des informations cruciales : ce que vous ne connaissez pas vous échappe. Souvent, les parties prenantes clés apportent des informations précieuses qui peuvent vous aider à assurer le bon déroulement et la réussite de votre projet.

• Obtenir plus de ressources : si votre partie prenante comprend parfaitement ce qu’il faut pour lancer votre projet, elle peut vous aider à mobiliser les collaborateurs, les outils et les ressources dont vous avez besoin pour réussir.

• Renforcer la confiance : en sollicitant et en impliquant systématiquement les parties prenantes dans votre processus, vous établissez une relation de confiance qui peut les inciter à adhérer plus facilement aux projets à venir.

• Planifier plus efficacement : un retour d’information régulier de la part des parties prenantes clés vous permet d’anticiper leurs réactions et leurs besoins lors des prochains projets, et ainsi de décrocher plus rapidement leur adhésion.

Comment réaliser une analyse des parties prenantes

L’analyse des parties prenantes comporte trois étapes principales : l’identification, la hiérarchisation et l’élaboration d’un plan d’engagement.

1. Identifier les parties prenantes potentielles

La première étape consiste en un brainstorming autour de l’identification de vos parties prenantes. N’oubliez pas que celles-ci peuvent être internes, comme la direction de votre entreprise, les membres de votre équipe et les responsables de service, ou externes, comme votre client et son équipe élargie, ainsi que les utilisateurs finaux potentiels.

Pour rappel, les parties prenantes ne se limitent pas aux décideurs : toute personne concernée par les résultats de votre projet ou qui y participe activement est considérée comme une partie prenante.

Cela comprend : 

• Chefs de projet

• Membres de l'équipe

• Direction générale

• Cadres

• Clients

• Partenaires

• Investisseurs

• Fournisseurs

• Utilisateurs finaux

Distinguer les parties prenantes internes des parties prenantes externes constitue une première étape utile, mais il est important de définir clairement ces deux catégories afin de ne négliger aucune opinion pertinente.

Lors de l’évaluation des parties prenantes potentielles, tenez compte des éléments suivants :

• Qui a le plus d’influence sur ce projet ?

• Qui sera le plus touché par ce projet ?

• Qui contrôle les ressources dont vous aurez besoin ?

• Qui a un intérêt financier dans ce projet ?

• Qui pourrait être une personne importante sans pour autant être une partie prenante clé (comme le responsable d’un service distinct) ?

2. Classer les parties prenantes par ordre de priorité

Une fois que vous disposez de votre liste de parties prenantes, classez-les par ordre de priorité en fonction de leur importance relative et de leur influence sur votre projet. En d’autres termes, certaines parties prenantes auront davantage leur mot à dire sur l’évolution du projet et les ressources mises à disposition que d’autres. Il est important d’identifier ces acteurs clés afin de pouvoir communiquer efficacement avec eux et de conserver leur adhésion tout au long du projet.

C’est le moment idéal pour utiliser une matrice des parties prenantes afin de classer vos acteurs. En classant chaque partie prenante en fonction de son influence et de son intérêt, vous pouvez déterminer à quels groupes elles appartiennent, notamment :

• Personnes très influentes et très intéressées : impliquez pleinement ces parties prenantes et mettez tout en œuvre pour les satisfaire.

• Personnes très influentes, mais peu intéressées : veillez à satisfaire ces parties prenantes, mais sans excès, afin qu’elles ne se lassent pas de votre message.

• Personnes peu influentes, mais très intéressées : informez-les correctement et discutez avec elles pour vous assurer qu’aucun problème majeur ne survienne. Les personnes de cette catégorie peuvent souvent s’avérer très utiles pour les détails de votre projet, en jouant un rôle de soutien.

• Personnes peu influentes et peu intéressées : là encore, surveillez ces personnes, mais ne les ennuyez pas avec des communications trop fréquentes.

Plus une partie prenante est influente et intéressée, plus il faudra lui accorder d’attention pour qu’elle reste informée et impliquée. Si vous ne parvenez pas à rallier ces personnes à votre cause, vous risquez de mettre votre projet en péril, car elles pourraient ne pas approuver des financements essentiels ou d’autres ressources.

3. Élaborer un plan de collaboration avec les parties prenantes

Lors de l’élaboration de votre plan visant à impliquer les parties prenantes tout au long du projet, tenez compte des facteurs suivants :

• Qui a un intérêt émotionnel ?

• Quelles sont les principales motivations ou priorités de chaque partie prenante ?

• Qui sont les plus fervents partisans ou sympathisants ?

• Qui sont ceux qui font obstruction ou qui s’y opposent ?

Pour rendre votre plan d’engagement plus concret, identifiez la position actuelle de chaque partie prenante clé, les informations qui l’intéressent réellement et les personnes qui l’influencent. Maintenant que les parties prenantes ont été identifiées et classées par ordre de priorité, vous devez comprendre ce qu’elles pensent de votre projet. Voici quelques questions pertinentes à poser :

• Ont-elles un intérêt financier ou émotionnel dans le résultat de votre travail ? Est-il positif ou négatif ?

• Qu’est-ce qui les motive le plus ?

• Quelles informations concernant votre projet les concernent, et quelle est la meilleure façon de les communiquer ?

• Quelle opinion ont-elles actuellement de votre travail ? Cette opinion est-elle justifiée par des faits précis ?

• Qui influence leur opinion, et ces influenceurs sont-ils également vos parties prenantes ?

• S’il est peu probable que ces personnes soutiennent votre projet, que pouvez-vous faire pour décrocher leur adhésion ?

• Si vous ne parvenez pas à gagner leur appui, que pouvez-vous faire pour gérer leur résistance ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez définir les modalités et le calendrier de la campagne de sensibilisation afin que chacun sache à quoi s’attendre.

Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes ?

Alors que l’analyse des parties prenantes consiste à identifier et à hiérarchiser ces dernières, la cartographie des parties prenantes consiste à représenter visuellement ces informations. Une carte des parties prenantes est une roadmap de votre analyse des parties prenantes finalisée. Un outil de cartographie des parties prenantes vous aide à organiser votre analyse dans un format clair et facile à comprendre, et à définir un plan d’action pour la communication et l’engagement avec vos parties prenantes. Les cartes des parties prenantes peuvent être présentées sous la forme d’une simple grille, d’un tableur ou d’un tableau blanc numérique comme Lucidspark.

Quand faut-il utiliser une carte des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes s’avère indispensable pour les projets de grande envergure impliquant une multitude d’acteurs clés, qu’ils soient issus de fonctions, de services ou d'organisations distincts. À ce niveau de complexité, une communication transparente et soignée est cruciale pour fluidifier les processus, optimiser la gestion et susciter une adhésion totale. Voyez cette carte comme votre boussole : elle vous évitera de vous perdre face à un trop grand nombre d'interlocuteurs tout au long de votre parcours.

Types courants de parties prenantes

Voici quelques exemples de parties prenantes courantes et des moyens de communiquer avec elles.

Votre responsable ou superviseur direct

Pouvoir important, intérêt élevé

La notoriété de votre supérieur est fonction de la productivité des collaborateurs qu’il dirige. Il a également la capacité d’approuver ou de suspendre votre ou vos projets. Cela signifie que vous devez gérer cette relation attentivement, en communiquant fréquemment et en sollicitant des commentaires que vous mettrez en pratique.

Actionnaires/investisseurs

Pouvoir important, intérêt modéré

Les actionnaires et les investisseurs détiennent généralement des parts dans plusieurs entités, ce qui entraîne une dilution de leur intérêt particulier pour votre projet. Ainsi, pour obtenir un plus grand investissement de leur part dans votre travail, vous devez communiquer fréquemment avec eux, les consulter et les impliquer, dans le but d’accroître leur intérêt sur la durée. Cette stratégie dépend évidemment de la nature de leur investissement et du fait que votre projet soit un investissement isolé ou fasse partie d’un portefeuille d’investissements.

Administration

Pouvoir important, intérêt probablement faible

Le gouvernement détermine les lois et les réglementations susceptibles d’entraîner la fermeture de votre entreprise ou l’abandon de votre projet. Les inspecteurs sanitaires et les contrôleurs fiscaux sont des exemples de représentants de l’État considérés comme des parties prenantes. Étant donné que les organismes publics surveillent l’ensemble des activités, leur intérêt pour votre projet d’entreprise en particulier est probablement limité. Votre objectif devrait donc être de veiller à leur satisfaction en communiquant au besoin, en les consultant ou en les sollicitant afin d’éviter qu’ils ne constituent un risque pour votre projet.

Cadres supérieurs

Pouvoir important, intérêt faible

Ce sont les cadres supérieurs de votre entreprise qui prennent les décisions les plus importantes ; ils disposent ainsi d’une grande influence, mais ont peu de temps à consacrer spécifiquement à votre projet. Vous devez donc vous efforcer de les satisfaire. Communiquez avec eux lorsque cela s’avère nécessaire, consultez-les et sollicitez leur avis afin de susciter leur intérêt pour vous et votre travail.

Vos collègues

Pouvoir modéré, intérêt modéré

Vos collaborateurs ont une influence variable, mais celle-ci réside essentiellement dans leur capacité à mobiliser des ressources supplémentaires pour votre projet, notamment le soutien d’autres collègues et de vos responsables. Cela signifie que vous devez les satisfaire et les tenir informés. Tenez-les au courant des avancées de votre projet et profitez de leur intérêt pour obtenir leur soutien si nécessaire.

Cartographier les parties prenantes avec les outils adaptés

Bien qu’il soit possible d’analyser et de cartographier manuellement vos parties prenantes, cette tâche peut s’avérer fastidieuse et chronophage, en particulier pour les projets de grande envergure et complexes. Lucidspark facilite la cartographie des parties prenantes grâce à des modèles prêts à l’emploi qui vous aident à démarrer.

Organisez les informations relatives à vos parties prenantes en ajoutant des post-its virtuels et des commentaires directement sur le tableau blanc, utilisez des codes couleur pour avoir rapidement une vue d’ensemble, et impliquez les membres de l’équipe grâce à un partage simplifié et aux @mentions pour faciliter la collaboration.

Tirez parti de la zone de travail illimitée de Lucidspark pour créer des logigrammes et des chronologies décisionnelles personnalisés, ce qui vous permettra de gérer facilement vos parties prenantes et de veiller à ce que tout le monde reste sur la même longueur d’onde du début à la fin.