Urgente vs. belangrijke activiteiten
De sleutel tot het begrijpen van de Eisenhower methode is het verschil leren maken tussen "urgente" en "belangrijke" taken.
Belangrijk: Belangrijke taken komen komen overeen met je taken en helpen je om je hoofddoelen te bereiken. Ze richten zich vaak op de lange termijn en leveren mogelijk niet onmiddelijk resultaten op. Dit maakt het gemakkelijk om ze op korte termijn te verwaarlozen voor meer urgente taken.
Urgent: Urgente activiteiten zijn tijdgevoelig en vereisen onmiddellijke aandacht. Door belangrijke taken lang genoeg uit te stellen, worden ze uiteindelijk urgent, waardoor stress en druk ontstaat om ze op tijd af te ronden.
Een Eisenhower matrix vereist dat we definiëren welke taken urgent en welke belangrijk zijn. Zodra je weet waar elke taak past, kun je je taken prioriteren en efficiënter werken.
Een Eisenhower matrix gebruiken
Elk kwadrant in een Eisenhower matrix vertegenwoordigt een ander prioriteitsniveau. Door te evalueren welke taken belangrijk, urgent of een combinatie van beide zijn, kun je vervolgens beslissen hoe je deze het beste kunt beheren.
Kwadrant 1: als eerste doen
Kwadrant 1 bevat je 'belangrijke en urgente' activiteiten. Dit zijn taken die zowel belangrijk als urgent zijn.
Richt je eerst op het voltooien van deze taken. Er zijn meestal twee soorten taken die in dit kwadrant terechtkomen: taken die je niet kon voorzien en taken die je uitstelde. Bedenk bij het invullen van dit kwadrant welke taken je tot het laatste moment hebt overgelaten en plan hoe je kunt voorkomen dat je ze in de toekomst opnieuw uitstelt. Een methode om toekomstige stress te verminderen, is door jezelf extra tijd in je planning te geven om rekening te houden met onvoorziene taken en jezelf een buffer te geven voor al het werk dat achterloopt.
Kwadrant 2: bepalen wanneer
Kwadrant 2 bevat 'belangrijke maar niet urgente' activiteiten.
Met andere woorden, je moet ze op een dag voltooien, maar er staat geen onmiddellijke deadline voor. Deze taken helpen je je doelen te bereiken, maar ze worden vaak verwaarloosd omdat ze niet dringend zijn. Om uitstel te voorkomen, moet je beslissen wanneer je aan een taak gaat werken. Stel duidelijke deadlines om deze activiteiten in je planning op te nemen.
Kwadrant 3: delegeren
Kwadrant 3 is waar veel mensen vastlopen. Dit is het gedeelte 'urgent maar niet belangrijk'.
Deze taken zorgen er doorgaans voor dat je niet aan je hoofddoelen kunt werken. Taken in dit kwadrant komen vaak van andere mensen. Je collega kan je bijvoorbeeld vragen een presentatie voor hun te beoordelen die over een paar uur moet worden afgerond, maar die niet van toepassing is op jouw verantwoordelijkheidsgebieden. Probeer het werken aan dit soort taken tot een minimum te beperken door ze waar mogelijk beleefd af te wijzen of te delegeren.
Kwadrant 4: later doen of elimineren
Kwadrant 4 bevat de items met de laagste prioriteit. Dit zijn de 'niet belangrijk en niet urgent' activiteiten.
Uiteindelijk dienen deze items als een afleiding van je belangrijke taken. De beste oplossing is om ze helemaal uit je prioriteiten te schrappen of ze te verplaatsen naar een beter moment om ze af te maken, idealiter naar een moment waarop je niet zoveel belangrijke taken hebt om aan te werken.
