Attività urgenti o importanti
La chiave per comprendere il metodo Eisenhower è capire la differenza tra le attività "urgenti" e quelle "importanti".
Importanti: le attività importanti sono in linea con i tuoi valori e ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi principali. Spesso si concentrano sul lungo termine e potrebbero non produrre risultati immediati. In questo modo è facile trascurarle a breve termine, portando avanti compiti più urgenti.
Urgenti: le attività urgenti sono sensibili al fattore tempo e richiedono un'attenzione immediata. Rimandando i compiti importanti abbastanza a lungo, alla fine diventano urgenti, creando stress per portarli a termine in tempo.
Una matrice di Eisenhower ci impone di definire quali compiti sono urgenti e quali sono importanti. Una volta che sai dove collocare ogni attività, puoi dare priorità alle tue attività e lavorare in modo più efficiente.
Come usare una matrice di Eisenhower
Ogni quadrante in una matrice di Eisenhower rappresenta un diverso livello di priorità. Valutando quali attività sono importanti, urgenti o una combinazione dei due, puoi decidere come gestirle al meglio.
Primo quadrante: importante e urgente
Il primo quadrante contiene le attività "importanti e urgenti". Si tratta di compiti che hanno un'importanza e un'urgenza elevate.
Concentrati prima sul completamento di queste attività. Di solito ci sono due tipi di attività che finiscono in questo quadrante: attività che non potevi prevedere e attività che hai procrastinato. Mentre riempi questo quadrante, considera quali compiti hai lasciato all'ultimo minuto e pianifica come evitare di procrastinarli di nuovo in futuro. Un metodo per ridurre lo stress in prospettiva futura consiste nel prevedere un margine di tempo extra nella tua agenda per tenere conto dei compiti imprevisti e per darti la possibilità di recuperare qualsiasi lavoro rimasto indietro.
Secondo quadrante: decidi quando fare qualcosa
Il secondo quadrante include attività "importanti ma non urgenti".
In altre parole, prima o poi è necessario completarle, ma non c'è una scadenza immediata. Queste attività ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi, ma spesso vengono trascurate perché non sono urgenti. Per evitare di rimandare, decidi quando lavorare su ogni compito. Stabilisci delle scadenze chiare, che ti aiutino a integrare queste attività nel tuo programma.
Terzo quadrante: delega
Il terzo quadrante è il punto in cui molte persone rimangono bloccate. Questa è la sezione "urgente ma non importante".
In genere, queste attività impediscono di lavorare per raggiungere gli obiettivi principali. Le attività in questo quadrante spesso provengono da altre persone. Ad esempio, il tuo collega potrebbe chiederti di rivedere una presentazione che dovrà essere effettuata tra un paio d'ore ma che non riguarda le tue aree di responsabilità. Cerca di ridurre al minimo il lavoro su questi tipi di attività rifiutando o delegando gentilmente i compiti quando possibile.
Quarto quadrante: esegui in un secondo momento o elimina
Il quarto quadrante contiene gli elementi con priorità più bassa. Queste sono le attività "non importanti e non urgenti".
In definitiva, queste attività rappresentano una distrazione dai compiti importanti. La soluzione migliore è eliminarle del tutto dalle tue priorità o riportarle a un momento migliore per terminarle, idealmente quando non sono presenti tante attività importanti su cui lavorare.
