Le terme « collaboration » est tellement galvaudé que beaucoup le prononcent sans même savoir de quoi il s’agit exactement.
Mais cela n’enlève rien à l’importance de cette pratique pour les équipes modernes. Cela signifie simplement que vous devez faire quelques efforts pour passer au crible les éléments inutiles et déterminer quelles sont les actions qui auront un impact réel sur votre équipe, par opposition aux tâches répétitives sans réelle efficacité.
De nombreux outils prétendent favoriser la collaboration. Il est donc facile d’adopter une solution sans savoir si elle est la meilleure pour vous ou votre équipe. D’autres continuent à utiliser ce qu’ils ont toujours utilisé, simplement parce qu’ils l’ont toujours utilisé. Ou encore, vous vous reposez peut-être sur l’outil qui vous est le plus facilement accessible, sans jamais vous demander s’il existe un meilleur moyen d’accomplir votre tâche.
Nous remettons en question ces habitudes dans une série d’articles qui vous permettront de reconsidérer vos outils et de trouver de meilleures solutions pour tirer parti des synergies permises par la collaboration. Si vous venez de nous rejoindre, consultez notre dernier article sur les pièges des présentations PowerPoint.
Sujet du jour : les feuilles de calcul
Les feuilles de calcul existent depuis des décennies et ont été créées à l’origine pour remplacer la comptabilité papier. Elles sont toujours très utiles pour saisir et analyser de grandes quantités de données, mais elles ont évolué pour s’adapter à d’autres cas d’utilisation. Et cela ne fonctionne pas toujours.
Le problème, c’est que presque tout le monde dispose d’un tableur, et c’est donc tout ce que les gens envisagent ou savent utiliser. Et comme le dit Nathan Rawlins, directeur marketing à Lucid, « si tout ce que vous avez à votre disposition est une feuille de calcul, vous aurez besoin d’une réunion longue et ennuyeuse pour chaque interaction. »
Pourquoi les feuilles de calcul ne suffisent pas
Comme nous l’avons déjà mentionné, les feuilles de calcul ont leur place : elles sont efficaces pour travailler avec des données dans le cadre d’une utilisation particulière. Nombreux sont ceux qui essaient de s’en servir dans des présentations, comme une aide visuelle complexe projetée sur le mur de la salle de conférence, ou comme un moyen de collaborer en équipe, avec plusieurs participants qui travaillent de manière inefficace sur un seul et même document.
La vérité ? Ce n’est pas parce que les tableurs sont un outil que tout le monde connaît qu’ils sont les plus adaptés. Voici pourquoi :
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Ils sont difficiles à utiliser
Tout le monde sait que les feuilles de calcul sont réputées pour être difficiles à utiliser.
Il est difficile d’accomplir des tâches simples sans formation. Certaines ressources suggèrent un minimum de 20 à 24 heures pour se familiariser avec Microsoft Excel (et jusqu’à trois mois pour un niveau de maîtrise intermédiaire ou avancé). Les ateliers et les formations universitaires destinés à vous initier aux principes et aux fonctions des tableurs se comptent par centaines et, à moins d’acquérir un niveau de compétence élevé, vous ne serez pas en mesure de tirer le meilleur parti des fonctionnalités de quelque logiciel que ce soit.
Une fois que vous avez franchi toutes ces étapes (si tel est le cas), vous aurez à consacrer encore plus de temps à la création de la feuille de calcul proprement dite. Avec plus de 500 formules et des milliers de lignes et de colonnes (et autant d’occasions de faire une erreur), il faut une bonne dose de finesse et de patience pour créer une feuille de calcul qui puisse être considérée comme utile.
À une époque où le gain de temps est primordial, pouvez-vous vraiment vous permettre de suivre un cours de niveau universitaire pour pouvoir utiliser un logiciel désuet ? Et il vous faudra encore plus de temps pour manier l’outil dans un cas d’utilisation qui sort du cadre prévu.
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Ils sont visuellement étouffants
Les feuilles de calcul sont parfaites pour consigner des données, mais elles ne sont pas idéales pour les interpréter et aider les équipes à prendre des décisions. Il est à la fois frustrant et pénible d’avoir à déchiffrer une feuille de calcul complexe. Sans contexte, c’est presque impossible.
Et disons les choses telles qu’elles sont : les tableurs sont ennuyeux. Bien sûr, vous pouvez changer la couleur des lignes et du texte, mais cela ne suffit pas à rendre une feuille de calcul palpitante. C’est un défi pour tous ceux qui vivent dans ce monde en constante évolution, en particulier pour ceux qui ont besoin de visuels pour apprendre et qui ne peuvent pas donner le meilleur d’eux-mêmes en s’appuyant uniquement sur des chiffres.
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Ils sont cloisonnés
Le contenu d’une feuille de calcul ne sort jamais de celle-ci
Au-delà de l’intégration de liens vers d’autres documents, les feuilles de calcul ne se prêtent pas bien à l’utilisation d’autres outils. À moins que vous ne souhaitiez imprimer votre feuille de calcul ou la joindre en tant que document dans un e-mail, il n’existe pas vraiment de moyen de transférer vos données et vos formules vers un autre programme, ce qui les confine souvent à cet emplacement. Cela signifie qu’il est également difficile de les mettre à jour, en particulier lorsqu’il s’agit de données complexes. Tout cela représente beaucoup de temps passé à saisir des chiffres et à répéter des tâches manuelles.
De plus, les feuilles de calcul sont très difficiles à utiliser en réunion. Comme vous avez uniquement la possibilité de partager votre écran et de demander à une personne de faire les modifications, il est pratiquement impossible de recueillir des commentaires et des idées dans le logiciel.
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Ils sont peu pratiques à utiliser pour les équipes
Les tableurs ne sont pas seulement isolés des autres outils, ils vous coupent également des membres de votre équipe. Ils fonctionnent très bien à titre individuel, mais toute équipe qui a essayé de collaborer sur un tableur sait à quel point c’est compliqué et inefficace dans le cadre d’un travail de groupe.
La liste des fonctionnalités essentielles pour une collaboration efficace est longue, et la plupart des tableurs ne les proposent pas. Nombre d’entre eux ne permettent pas à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément sur un même document, et même ceux qui le font ne disposent pas de fonctionnalités de suivi suffisantes. Il est donc difficile de savoir sur quoi travaillent vos collègues et de maintenir des limites afin que votre contribution n’ait pas d’incidence négative sur la leur. Vous pouvez facilement effacer accidentellement une saisie importante effectuée par un autre utilisateur, et la plupart des programmes n’offrent pas d’historique de révision permettant de restaurer les données perdues.
