Le terme « collaboration » est tellement galvaudé que beaucoup le prononcent sans même savoir de quoi il s’agit exactement.

Mais cela n’enlève rien à l’importance de cette pratique pour les équipes modernes. Cela signifie simplement que vous devez faire quelques efforts pour passer au crible les éléments inutiles et déterminer quelles sont les actions qui auront un impact réel sur votre équipe, par opposition aux tâches répétitives sans réelle efficacité.

De nombreux outils prétendent favoriser la collaboration. Il est donc facile d’adopter une solution sans savoir si elle est la meilleure pour vous ou votre équipe. D’autres continuent à utiliser ce qu’ils ont toujours utilisé, simplement parce qu’ils l’ont toujours utilisé. Ou encore, vous vous reposez peut-être sur l’outil qui vous est le plus facilement accessible, sans jamais vous demander s’il existe un meilleur moyen d’accomplir votre tâche.

Nous remettons en question ces habitudes dans une série d’articles qui vous permettront de reconsidérer vos outils et de trouver de meilleures solutions pour tirer parti des synergies permises par la collaboration. Si vous venez de nous rejoindre, consultez notre dernier article sur les pièges des présentations PowerPoint.

Sujet du jour : les feuilles de calcul

Les feuilles de calcul existent depuis des décennies et ont été créées à l’origine pour remplacer la comptabilité papier. Elles sont toujours très utiles pour saisir et analyser de grandes quantités de données, mais elles ont évolué pour s’adapter à d’autres cas d’utilisation. Et cela ne fonctionne pas toujours.

Le problème, c’est que presque tout le monde dispose d’un tableur, et c’est donc tout ce que les gens envisagent ou savent utiliser. Et comme le dit Nathan Rawlins, directeur marketing à Lucid, « si tout ce que vous avez à votre disposition est une feuille de calcul, vous aurez besoin d’une réunion longue et ennuyeuse pour chaque interaction. »

Pourquoi les feuilles de calcul ne suffisent pas

Comme nous l’avons déjà mentionné, les feuilles de calcul ont leur place : elles sont efficaces pour travailler avec des données dans le cadre d’une utilisation particulière. Nombreux sont ceux qui essaient de s’en servir dans des présentations, comme une aide visuelle complexe projetée sur le mur de la salle de conférence, ou comme un moyen de collaborer en équipe, avec plusieurs participants qui travaillent de manière inefficace sur un seul et même document. 

La vérité ? Ce n’est pas parce que les tableurs sont un outil que tout le monde connaît qu’ils sont les plus adaptés. Voici pourquoi :

1. Ils sont difficiles à utiliser

Tout le monde sait que les feuilles de calcul sont réputées pour être difficiles à utiliser.

Il est difficile d’accomplir des tâches simples sans formation. Certaines ressources suggèrent un minimum de 20 à 24 heures pour se familiariser avec Microsoft Excel (et jusqu’à trois mois pour un niveau de maîtrise intermédiaire ou avancé). Les ateliers et les formations universitaires destinés à vous initier aux principes et aux fonctions des tableurs se comptent par centaines et, à moins d’acquérir un niveau de compétence élevé, vous ne serez pas en mesure de tirer le meilleur parti des fonctionnalités de quelque logiciel que ce soit.

Une fois que vous avez franchi toutes ces étapes (si tel est le cas), vous aurez à consacrer encore plus de temps à la création de la feuille de calcul proprement dite. Avec plus de 500 formules et des milliers de lignes et de colonnes (et autant d’occasions de faire une erreur), il faut une bonne dose de finesse et de patience pour créer une feuille de calcul qui puisse être considérée comme utile.

À une époque où le gain de temps est primordial, pouvez-vous vraiment vous permettre de suivre un cours de niveau universitaire pour pouvoir utiliser un logiciel désuet ? Et il vous faudra encore plus de temps pour manier l’outil dans un cas d’utilisation qui sort du cadre prévu.

2. Ils sont visuellement étouffants

Les feuilles de calcul sont parfaites pour consigner des données, mais elles ne sont pas idéales pour les interpréter et aider les équipes à prendre des décisions. Il est à la fois frustrant et pénible d’avoir à déchiffrer une feuille de calcul complexe. Sans contexte, c’est presque impossible. 

Et disons les choses telles qu’elles sont : les tableurs sont ennuyeux. Bien sûr, vous pouvez changer la couleur des lignes et du texte, mais cela ne suffit pas à rendre une feuille de calcul palpitante. C’est un défi pour tous ceux qui vivent dans ce monde en constante évolution, en particulier pour ceux qui ont besoin de visuels pour apprendre et qui ne peuvent pas donner le meilleur d’eux-mêmes en s’appuyant uniquement sur des chiffres.

3. Ils sont cloisonnés

Le contenu d’une feuille de calcul ne sort jamais de celle-ci

Au-delà de l’intégration de liens vers d’autres documents, les feuilles de calcul ne se prêtent pas bien à l’utilisation d’autres outils. À moins que vous ne souhaitiez imprimer votre feuille de calcul ou la joindre en tant que document dans un e-mail, il n’existe pas vraiment de moyen de transférer vos données et vos formules vers un autre programme, ce qui les confine souvent à cet emplacement. Cela signifie qu’il est également difficile de les mettre à jour, en particulier lorsqu’il s’agit de données complexes. Tout cela représente beaucoup de temps passé à saisir des chiffres et à répéter des tâches manuelles.

De plus, les feuilles de calcul sont très difficiles à utiliser en réunion. Comme vous avez uniquement la possibilité de partager votre écran et de demander à une personne de faire les modifications, il est pratiquement impossible de recueillir des commentaires et des idées dans le logiciel.

4. Ils sont peu pratiques à utiliser pour les équipes

Les tableurs ne sont pas seulement isolés des autres outils, ils vous coupent également des membres de votre équipe. Ils fonctionnent très bien à titre individuel, mais toute équipe qui a essayé de collaborer sur un tableur sait à quel point c’est compliqué et inefficace dans le cadre d’un travail de groupe.

La liste des fonctionnalités essentielles pour une collaboration efficace est longue, et la plupart des tableurs ne les proposent pas. Nombre d’entre eux ne permettent pas à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément sur un même document, et même ceux qui le font ne disposent pas de fonctionnalités de suivi suffisantes. Il est donc difficile de savoir sur quoi travaillent vos collègues et de maintenir des limites afin que votre contribution n’ait pas d’incidence négative sur la leur. Vous pouvez facilement effacer accidentellement une saisie importante effectuée par un autre utilisateur, et la plupart des programmes n’offrent pas d’historique de révision permettant de restaurer les données perdues.

En bref ? Les feuilles de calcul sont une source importante d’erreurs. Et vous devriez y réfléchir à deux fois avant de vous appuyer sur elles pour vos travaux les plus importants.

Par exemple, avez-vous entendu parler du trader surnommé La baleine de Londres, qui a perdu 6,2 milliards de dollars pour JPMorgan & Chase Co. en 2012 ? La société a indiqué que l’une des principales causes de cette débâcle était une feuille de calcul Excel défectueuse qui avait été remplie manuellement en copiant et en collant des données.

Autre exemple, la crise économique américaine de 2007-2009 a été qualifiée par certains de « dépression Excel », car l’une de ses causes provient des conclusions inexactes d’une équipe d’économistes, liées à une erreur de programmation dans une feuille de calcul.

De plus, les feuilles de calcul ne sont pas optimisées pour la communication interne, vous devez donc vous appuyer sur un autre outil (Slack, e-mail, etc.) pour poser des questions ou communiquer les changements nécessaires. Il n’y a aucun moyen de mettre en place des dépendances ou des alertes.

Pourquoi Lucid est plus efficace ?

Si vous utilisez des feuilles de calcul depuis des années, vous n’avez probablement pas envisagé d’alternative. Mais sachez que les fonctionnalités et les outils dynamiques de Lucid en font un bien meilleur choix pour le travail en équipe et la présentation de données. Notre solution coche toutes les cases sur lesquelles les feuilles de calcul font l’impasse. Voici pourquoi :

1. C’est innovant

Les tableurs n’ont pas beaucoup changé depuis les années 70. Mais à moins que vous ne portiez encore des pantalons à pattes d’éléphant (rien de mal à ça), il est probablement temps de trouver une solution plus moderne à laquelle confier vos données et travaux les plus importants.

Les fonctions de création de diagrammes intelligents de Lucid vous aident à interpréter vos données visuellement et simplement (ce que des tableurs ne peuvent juste pas faire), ce qui accélère la prise de décision et stimule l’innovation. Créez facilement des diagrammes de processus et des flux d'utilisateur, étendez votre infrastructure cloud, préparez et organisez vos équipes scrum et cartographiez des flux de données à l’aide d’un langage visuel commun qui renforce la communication et vous aide à décomposer rapidement des idées complexes.

Lucid s’enrichit continuellement de nouvelles fonctionnalités et options qui optimisent votre productivité. Par exemple, nous avons récemment annoncé le lancement de l’IA collaborative pour accélérer les travaux d’idéation, de planification, de conception et de création. Et ce n’est que le début. Travaillez en toute confiance, avec l’assurance d’avoir à votre disposition les solutions les plus innovantes.

2. C’est collaboratif

C’est dans ses fonctions de collaboration que Lucid excelle. Véritable antithèse aux tableurs statiques et rigides, Lucid offre un espace de travail polyvalent qui permet de partager vos idées, de poser des questions et de collaborer en temps réel, comme si vous étiez dans une salle de réunion (mais en mieux, car vous pouvez porter un pyjama si vous le souhaitez).

Pour un processus d’idéation et de création sans contraintes, utilisez les post-its, le dessin à main levée, les curseurs avec un code couleur, ainsi qu’une variété de formes et de lignes sur notre zone de travail illimitée. Profitez des émojis et de la fonction de vote pour connaître les réactions et les opinions des participants en temps réel, programmez un minuteur pour fixer la durée des discussions et rester sur la bonne voie, et organisez des groupes de discussion pour travailler en petits comités et assurer la fluidité des échanges et des réunions. Regroupez vos idées par thèmes et tendances, parvenez à un consensus et créez des processus et de la documentation de projet. Et c'est juste le début !

Des milliers de modèles et de nombreuses intégrations pour vos applications préférées vous permettent de démarrer en toute simplicité.

3. C’est intuitif

Vous n’avez pas besoin de passer des heures à vous familiariser avec un logiciel complexes, puis avec des formules et ensuite saisir manuellement vos données. Lucid s’appuie sur le travail que vous avez déjà effectué afin que vous puissiez consacrer votre temps à des activités à impact fort qui affectent directement vos résultats, comme la résolution de problèmes ou l’interprétation de données à des fins stratégiques et décisionnelles.

La superposition de données, à savoir l’ajout de données sur vos diagrammes, et les fonctions de remplacement de données facilitent la combinaison, le transfert et la mise à jour des informations entre vos diagrammes, afin de vous aider à visualiser les performances de vos processus, de vos systèmes et bien plus encore. Les conteneurs intelligents (semblables aux tableaux dynamiques ou au filtrage dans une feuille de calcul, mais beaucoup plus faciles à utiliser) vous permettent de regrouper les jeux de données liés à votre diagramme par des attributs uniques. Ils vous évitent ainsi de passer au crible une feuille de calcul pour trouver l’information dont vous avez besoin. Les formes dynamiques vous permettent d’ajouter des valeurs et des formules pour calculer ou afficher des informations telles que la progression, les pourcentages et les classements.

Vous pouvez également lier vos documents Lucid à des données déjà existantes pour réaliser des mises à jour en temps réel, ce qui vous permet de toujours travailler avec les informations les plus récentes et de faire de votre document une source de vérité fiable pour votre équipe.

4. C’est engageant 

Si vous voulez que les membres de votre équipe se sentent impliqués dans un projet, une tâche ou une présentation, vous devez vous efforcer de ne pas être ennuyeux. Avec des centaines de couleurs, d’images, d’émojis, de symboles, de GIF, et plus encore, à votre disposition, Lucid est tout sauf rébarbatif.

Nous sommes convaincus que la collaboration est plus efficace lorsqu’elle est visuelle, et nous avons les chiffres pour le prouver. Selon notre étude, 30 % des travailleurs diplômés pensent que les visuels sont déterminants pour améliorer la cohésion et accomplir plus rapidement les tâches. Et 69 % d’entre eux estiment que ces éléments sont extrêmement ou très importants pour la collaboration.

Avis aux adeptes de tableurs

Si vous avez utilisé des feuilles de calcul toute votre vie, et surtout si vous êtes de ceux qui ont consacré des heures à leur maîtrise, il se peut que vous hésitiez à changer d’approche. Sachez toutefois que vous pouvez laisser aux tableurs le soin de faire le travail pour lequel ils ont été conçus, tout en utilisant une solution plus performante pour les tâches qui nécessitent une collaboration plus poussée. 

Vous tirerez toujours profit de l’intégration de Lucid dans votre flux de travail. Ajoutez facilement des diagrammes, des logigrammes, des tableaux blancs et bien plus encore directement aux côtés de vos données dans une feuille de calcul. Donnez vie visuellement à vos données pour les rendre plus claires et les replacer dans leur contexte.

Vous pouvez également inclure un lien vers des feuilles de calcul dans vos documents Lucid sous la forme d’une miniature que vous pouvez facilement consulter, agrandir et modifier. Il vous est en outre possible d’importer des lignes issues de Google Sheets en tant que cartes Lucid dans Lucidspark, que vous pouvez ensuite étiqueter, regrouper, trier, organiser, attribuer, etc.

Lucid : largement supérieur aux feuilles de calcul

Les tableurs sont parfaits pour un usage très spécifique, mais il y a de fortes chances que vous les utilisiez d’une manière inappropriée et que votre productivité et votre efficacité en pâtissent. Pour être vraiment compétitif dans ce monde moderne, vous devez aborder vos outils technologiques de manière réfléchie, en vous assurant que vous utilisez la bonne solution pour le travail à accomplir.

Considérez Lucid comme une alternative. Nos nombreuses intégrations, nos innombrables fonctionnalités et nos milliers de modèles vous offrent des possibilités infinies pour gagner en productivité et en clarté, afin que vous puissiez vraiment donner le meilleur de vous-même, plus rapidement.