Guía paso a paso para la planificación estratégica

Imagina que estás al pie de una montaña. En la cima está el negocio de tus sueños: todo transcurre sin problemas, los clientes llegan en masa y los miembros del equipo están motivados. Para llegar allí, necesitas saber cómo atravesar el peligroso terreno que tienes delante. 

Allí es donde entra en juego el plan estratégico. 

Un plan estratégico eficaz debe ser una hoja de ruta detallada que responda tres preguntas cruciales: ¿Dónde estamos ahora? ¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo llegamos allí? 

Crear un documento de este tipo es más fácil de decir que de hacer, especialmente cuando la mayoría de los recursos que encuentras sobre el tema carecen de las instrucciones prácticas que necesitas para que salga bien.

Por eso, desarrollamos esta guía de planificación estratégica para brindarte una demostración práctica paso a paso (con plantillas) de cómo crear un documento detallado y eficaz que sirva de GPS para tus equipos. Así que vayamos más allá de la teoría y empecemos a armar tu plan estratégico ideal.

Antes de empezar: elige una plataforma

Antes de sumergirte en el desarrollo de un plan estratégico, tendrás que decidir en qué plataforma lo alojarás. Nuestro método preferido para crear un documento es utilizar una plataforma de colaboración visual.

Los elementos visuales hacen que la información sea asimilable, clara y práctica. Cuando los equipos crean planes estratégicos visuales, pueden comunicarse fácilmente con los colaboradores, las partes interesadas y otros contribuyentes externos. Todo lo que necesitan hacer es agregar una nota adhesiva directamente en la parte del plan que no entienden o sobre la que necesitan hacer una pregunta. 

Los documentos de estrategia visual también muestran conexiones y relaciones críticas dentro de un plan estratégico. A través de esa previsión, puedes ver más fácilmente el impacto de tus decisiones desde el principio. 

Al elegir una plataforma visual para alojar tu plan estratégico, te conviene cerciorarte de que:

• Se integre bien con las aplicaciones críticas de tu pila tecnológica.
• Aproveche los datos y la automatización para mantener la precisión.
• Esté basada en la nube y se pueda acceder a ella desde cualquier lugar (lo que significa que los equipos remotos e híbridos también pueden colaborar).

Consejo pro: La Suite de colaboración visual de Lucid incluye un tablero virtual y diagramación inteligente y les permite a los equipos trabajar en un lienzo infinito para mostrar todo el contexto del plan estratégico en una ubicación centralizada. Esta visibilidad permite comprender rápidamente el impacto de las decisiones.

Cinco pasos para armar un plan estratégico eficaz

Es importante destacar que, si bien esta es una guía paso a paso para la planificación estratégica, es necesario pensar intencionalmente y, claro está, estratégicamente en ella. Como se dice, es necesario conocer las reglas para poder romperlas.

Para empezar, creamos una plantilla de planificación estratégica diseñada específicamente para guiarte en este proceso. A medida que avances en este artículo, podrás empezar a delinear y trabajar en la plantilla junto con nosotros.

En el interior, encontrarás una lista de los diferentes componentes que puede incluir tu plan estratégico y explicaciones para cada uno. De esta manera, puedes decidir qué elementos son críticos para tu plan único y adaptar la plantilla acorde a ello.

Paso 1: determina tu posición estratégica actual

Evaluar tu posición actual es la base para el resto del proceso de planificación. Al identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, puedes tomar decisiones informadas a medida que avanzas.

A continuación, se presentan los cuatro métodos que deberías implementar para determinar tu posición estratégica actual.

Método 1:

organiza entrevistas con las partes interesadas para obtener la perspectiva de las personas afectadas de forma directa o indirecta por las operaciones de tu organización. Esto incluye a clientes, empleados, proveedores y socios.

Método 2:

realiza un análisis PESTEL o FODA. Estos marcos estructurados proporcionan una forma sistemática de analizar los factores externos e internos que pueden afectar a tu organización.

Análisis PESTEL:

se centra en los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales que afectan tu organización. Este análisis te ayuda a entender el mercado más amplio y el contexto normativo.

Análisis FODA:

examina las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de tu organización. Es un análisis interno y externo que ayuda a identificar las áreas que se pueden mejorar y aquellas en las que tienes una ventaja competitiva.

Método 3:

haz un inventario de todos tus recursos, clasificándolos por tipo (recursos humanos, recursos financieros, tecnología y activos físicos). Este inventario puede incluir un desglose de los roles y posiciones organizacionales de tus equipos. Un organigrama puede ser especialmente útil para visualizar la estructura de tu equipo.

Método 4:

por último, pero no menos importante, conviene emplear la evaluación comparativa tradicional para medir tanto las métricas internas (mediante el análisis de paneles y datos) como los indicadores del sector. Este paso puede implicar la creación de un informe sencillo o profundizar en los detalles de tus métodos de generación de informes actuales para hacer un seguimiento del rendimiento pasado y presente.

Una vez recopilada la información mediante estos métodos, el siguiente paso es analizar y sintetizar los datos. Busca patrones, tendencias y temas comunes.

A partir de tu análisis, puedes identificar las áreas que requieren atención, como mejorar los procesos internos, aprovechar oportunidades de mercado, atender las preocupaciones de los clientes o mitigar posibles amenazas.

Paso 2: establece metas, determina la visión y delinea tu plan

Ahora veremos la puesta en marcha del proceso de planificación estratégica. Lo que queremos en esta siguiente fase es establecer metas claras y definir tu visión. Hay tres componentes críticos en este paso: una declaración de visión, una declaración de misión y los indicadores clave de rendimiento (KPI). 

Declaración de visión

Tu declaración de visión describe lo que tu compañía aspira a ser en el futuro y, lo más importante, por qué aspiras a lograrlo. Tener un porqué claro y poder explicárselo a empleados, interesados y clientes es clave para sentar una base estratégica estable.

Elaborar una declaración de visión convincente no es solo tarea del liderazgo; debe involucrar a todos los miembros del equipo. ¿Cuál es la mejor manera de involucrar a todo el equipo? Las Actividades Visuales de Lucid.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Incorporar KPI en tu plan estratégico es crucial. No es algo negociable. No solo ayudan a tu equipo a visualizar los hitos, sino que también proporcionan números objetivos para medir tu progreso. Los KPI llevan tu estrategia al siguiente nivel, al hacerla práctica y orientada a resultados. 

Para determinar los KPI adecuados para tu organización, puedes empezar planteando dos preguntas sencillas:

• ¿Cómo sabremos que tenemos éxito (es decir, qué es el éxito para nosotros)?
• ¿Qué métodos emplearemos para medir ese éxito?

Deberás incluir tus KPI en todo tu plan estratégico. Incluye estas métricas en tus cronogramas, planes de proyecto, páginas de metas, documentos de procesos y demás aspectos de toda la estrategia general. Los KPI son clave para que tu plan esté basado en datos.

Este paso consiste en establecer la dirección, el propósito y los indicadores para el éxito. Se trata de imaginar el futuro y equipar a tu organización con las herramientas y objetivos necesarios para alcanzar las metas. 

Es hora de empezar a escalar esa montaña.

Paso 3: determina cómo lograrás tus metas

Ahora, vas a determinar qué pasos concretos se necesitan para traducir la visión en estrategia, incluyendo quién hace qué y para cuándo.

Cómo establecer objetivos y resultados clave (OKR)

Los OKR son una herramienta poderosa para establecer metas y lograr la alineación. Ayudan a los equipos a comprender hacia dónde se dirigen, cómo medir el progreso y cómo establecer hitos realistas.

Piénsalo así: tus KPI están en la cima de la montaña; son tus indicadores de éxito y, como tales, los medirás a lo largo del desarrollo de tu visión. Los OKR actúan como señales en tu ascenso a la montaña, que actúan como puntos de referencia para indicarte si estás alcanzando los hitos adecuados para lograr el resultado final (según lo definido por los KPI).

Incorporar los OKR en tu plan estratégico garantiza que toda tu organización esté en sintonía, trabajando en torno a objetivos comunes.

Una vez que determines tus OKR, deberás incorporarlos a tu plan estratégico. Dependiendo de la estructura subjetiva de tu documento de la estrategia, podría ser conveniente asignarles una sección propia para que tus equipos los tengan siempre visibles.

Mapeo de tus objetivos estratégicos y líneas de tiempo

Para ayudar a tu equipo y a las partes interesadas a entender el panorama general y cómo los componentes individuales están interconectados, intenta trazar un mapa de tus objetivos estratégicos. Crear un diagrama visual quiere decir que, en lugar de presentar una lista de metas, o quizá en conjunto con una lista, puedes mostrarles a tus equipos un mapa visual de ellas y la manera en que los diferentes elementos se afectan entre sí.

La fase de implementación de la planificación estratégica suele ser desafiante. Tener líneas de tiempo claras asegura que todos entiendan el cronograma y sus responsabilidades, de modo que puedan coordinar sus esfuerzos de manera efectiva.

Haz un inventario de recursos y desarrolla una estrategia de personal

Para ejecutar tu plan estratégico, necesitas conocer tus recursos disponibles. Hacer un inventario de recursos implica identificar lo que tienes en abundancia y lo que aún necesitas para alcanzar tus metas. En este caso, estamos hablando específicamente del personal de tu organización y cómo aprovechar mejor su tiempo, sus talentos y sus responsabilidades.

Primero, es recomendable intentar crear un organigrama que te ayude a entender la estructura de tu organización, los roles y las jerarquías.

Estos son algunos pasos adicionales para tener en cuenta:

• Evaluación de habilidades: repasa las habilidades y competencias necesarias para alcanzar tus metas estratégicas. Identifica las deficiencias que debas abordar mediante capacitaciones o contrataciones.
• Revisión de la estructura: evalúa tu estructura organizacional para determinar si se ajusta tus objetivos estratégicos. Piensa si es necesario realizar reajustes o reorganizaciones.
• Desarrollo de talentos: crea un plan para el desarrollo y la sucesión de talentos, con el fin de garantizar un flujo continuo de empleados calificados.

Al crear un plan de acción claro, establecer OKR, visualizar tu estrategia, definir plazos y evaluar tus recursos y talentos, allanas el camino para una puesta en práctica exitosa. Recuerda que la planificación estratégica es un proceso continuo, así que revisa y adapta tu plan regularmente a medida que las circunstancias cambien.

Paso 4: implementa tu plan

¡Felicitaciones! Tienes todos los componentes esenciales de un plan estratégico estelar. Ahora llega la fase crucial de poner tu plan en marcha. La implementación es donde la estrategia se transforma en realidad, así que cerciorémonos de que tu visión se materialice eficazmente. 

Gestión del cambio

El cambio siempre es difícil, especialmente cuando se debe convencer a toda una organización de que se sume a tu plan estratégico. En esta área, la mayoría de los líderes tienen problemas con la planificación estratégica. Incluso si logras crear el documento, cubrir todos los temas y desarrollar estrategias para ejecutar, si no puedes alinear a tus equipos, todo habrá sido en vano. 

Aquí es donde entra en juego el liderazgo excepcional. Cuando los ejecutivos y líderes sénior actúan como promotores principales del plan estratégico, es mucho más fácil impulsar con éxito la implementación. 

Para ello, muchos líderes emplean marcos y técnicas de gestión del cambio. Existen varias opciones diferentes (como el modelo de cambio de ocho pasos de Kotter, el modelo de las 7 S de McKinsey, ADKAR, etc.) entre las que elegir.

El papel de la visualización para lograr la aceptación del equipo

La visibilidad y la transparencia son fundamentales a la hora de conseguir que tus equipos se alineen con tus estrategias. Aquí es donde realmente se destaca el poder de la colaboración visual, ya que cuando tu documento de planificación estratégica es visual, resulta mucho más fácil para todos comprender hacia dónde se dirige la organización.

La plataforma de colaboración visual de Lucid les permite a las empresas crear una única fuente de información, lo que significa que toda la documentación que nombramos en esta guía (y otra también) puede estar en un lugar centralizado. Esto elimina la necesidad de que los equipos busquen información o el hecho de que desconozcan la dirección estratégica general.

Con Lucid, estás fomentando activamente la visibilidad y la transparencia y aumentando la probabilidad de implementar con éxito tu plan estratégico.

Además, es especialmente importante permanecer abierto y ágil en este proceso. Al llegar a la mitad de la montaña podrías encontrarte con que hay un río enorme que bloquea tu camino y tener que ajustar tu plan para rodearlo. O puede que te hayas estado dirigiendo hacia el este cuando en realidad deberías haber ido al oeste. Mantenerte abierto y atento a cualquier cambio necesario es fundamental.

Paso 5: supervisa el progreso hacia las metas

Uno de los errores más comunes y fáciles de cometer es poner en práctica tu plan y olvidarte de hacer un seguimiento de su avance. Supervisar tu progreso garantiza que tu organización se mantenga en el buen camino, se adapte a las circunstancias cambiantes y, en última instancia, alcance sus objetivos.

Cómo garantizar el consenso del equipo y el cierre del proyecto

Tras la finalización de un proyecto o fase, haz un análisis retrospectivo para evaluar qué salió bien, qué se podría mejorar y qué lecciones se aprendieron. Este proceso es esencial para fomentar y crear una cultura de mejora continua.

Pide opiniones de forma regular

Para pedir opiniones, emplea un enfoque multifacético que abarque perspectivas tanto internas como externas. Esto podría incluir el envío de encuestas, la realización de entrevistas, la organización de grupos de debate, o incluso la celebración de talleres o retiros. Básicamente, tu objetivo es reunir opiniones tanto de tus equipos como de tus clientes con la mayor frecuencia posible. 

Lo más importante es fomentar un entorno abierto e inclusivo para este proceso. Este proceso es esencial para recopilar opiniones honestas, diversas y constructivas. Cuando los miembros del equipo se sienten seguros para expresar lo que piensan, descubres información valiosa.

Para crear un entorno abierto para recibir opiniones, asegúrate de que:

• Los líderes alienten y aprecien de forma activa la expresión de opiniones.
• Todas las voces sean escuchadas, independientemente de su rango o posición.
• El espacio para opiniones se trate como una oportunidad para mejorar, no como una crítica.

El otro tipo de opiniones que te vendrá bien reunir son las relacionadas a lo operativo. Los comentarios sobre el modelo operativo se centran en la efectividad de tus procesos, tus sistemas y tu gestión de datos. Ayudan a identificar cuellos de botella, ineficiencias o las áreas que se deben mejorar.

Los métodos para recopilar comentarios sobre el modelo operativo incluyen:

• Paneles
• Informes
• Auditorías
• Evaluaciones

Consejo pro: La función de vinculación de datos de Lucid puede facilitar la visualización de datos operativos.

Iteración continua

El seguimiento del progreso no es un evento único, sino un proceso continuo. Las opiniones deben recopilarse a intervalos regulares, normalmente trimestrales o anuales, dependiendo del ritmo de tu sector y de la naturaleza de tus iniciativas estratégicas.

Mientras reúnas opiniones, prepárate para iterar y revisar tu plan en función de la información obtenida. Este enfoque iterativo garantiza que tu plan estratégico se mantenga dinámico, adaptable y alineado con los objetivos cambiantes de tu organización y el entorno externo.

Incorporar las opiniones como parte integral de tu proceso de planificación estratégica fomenta una cultura de mejora continua. Le permite a tu organización tomar decisiones basadas en datos, responder a los retos de forma proactiva y, en última instancia, alcanzar el éxito a largo plazo.

Visualiza tu plan estratégico en Lucid

Invertir en una plataforma de colaboración visual lleva tu plan del papel a la práctica. Es la diferencia entre desear el éxito y alinear realmente a tu equipo y recursos para que suceda. Los elementos visuales superan toda confusión respecto a la complejidad de un plan estratégico, y, con todo centralizado en un solo lugar, tu equipo puede tener acceso a los documentos, actualizarlos y colaborar con facilidad. 

El mayor atractivo de los documentos visuales es que son ágiles. Puedes iterar, adaptarlos y evolucionar en tiempo real. 

La Lucid Suite incluye Lucidspark, nuestra herramienta de tablero virtual, y Lucidchart, nuestra solución de diagramación inteligente. Con estas dos poderosas aplicaciones, puedes diseñar un plan estratégico que guiará a tu organización a lo largo del camino y te ayudará a alcanzar tu visión del éxito.