Tipps zur Verwendung virtueller Whiteboards bei Besprechungen

Mit einem virtuellen Whiteboard wie Lucidspark können Sie die Gespräche in Ihrem Team noch ansprechender, produktiver und kollaborativer für alle Beteiligten gestalten. Virtuelle Whiteboards eignen sich zwar hervorragend für Remote Gespräche, aber die gleichen Vorteile gelten auch für hybride und sogar vollständig in Präsenz stattfindende Meetings – denn der eigentliche Vorteil besteht darin, Ideen sichtbar zu machen, zu teilen und leicht wieder aufgreifen zu können.

Tipps zur Verwendung eines Whiteboards für virtuelle Besprechungen

Genau wie sich Klassenzimmer und Teams schon so lange, wie wir uns erinnern können, um das Board versammelt haben, ermöglicht das virtuelle Whiteboard die digitale Zusammenarbeit und das Brainstorming während Online Anrufen. Wenn man sich auf separate Notizen und individuelle Interpretationen verlässt, kann es leicht passieren, dass man nach einem Meeting denkt, man sei sich einig – nur um später festzustellen, dass jeder etwas anderes gehört hat. Ein gemeinsames digitales Board hilft dabei, die Teammitglieder zu vereinen und die wichtigsten Erkenntnisse zu verdeutlichen.

Nutzen Sie Kollaborationsfunktionen, um die Meetingteilnehmenden einzubinden

Sie können allen Beteiligten helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, indem Sie Funktionen zur Zusammenarbeit mit Ihren virtuellen Whiteboards nutzen. Kollaborative Funktionen sorgen für eine stärkere Beteiligung Ihrer Teilnehmenden. Interaktive Funktionen wie Abstimmungen, Timer, Post its, Emojis und Kommentare ermöglichen es den Teilnehmenden, ihr Feedback, ihre Fragen und Beiträge direkt im Gespräch zu teilen. Dies wiederum gibt Ihrem Team eine Stimme und ist weitaus ansprechender als ein Vortrag oder eine Präsentation mit Folien.

Obwohl Sie mit diesen Funktionen die Teilnahme fördern können, sollten Sie aktiv die Art von kollaborativer Umgebung fördern, die Sie sich wünschen. Ein praktischer Vorteil der digitalen Beteiligung ist, dass sie sichtbarer ist. Wenn alle im selben Bereich arbeiten, ist es schwieriger, sich „auszuklinken“, und man erkennt leichter, wer noch keine Gelegenheit hatte, einen Beitrag zu leisten. Sofern Ihr Tool dies unterstützt, weisen Sie jeder Teilnehmerin bzw. jedem Teilnehmer eine eigene Nutzerfarbe zu, damit die Beiträge über Cursor, Post its und Skizzen hinweg eindeutig zugeordnet werden können. 

Um die Zusammenarbeit weiter zu fördern, versuchen Sie, alle digitalen Whiteboard Funktionen zu nutzen, indem Sie:

• Eine Umfrage erstellen: Abstimmungen eignen sich hervorragend, um Meinungen zu einer kontroversen oder unklaren Frage einzuholen.

• Fragen stellen: Überlegen Sie, ob Sie dem Board vorher einige Fragen hinzufügen möchten. Teilen Sie eine Agenda und prüfen Sie, ob jemand Fragen hinzufügen möchte.

• Beispiele hinzufügen: Einige Teilnehmenden wissen möglicherweise nicht, welches Feedback Sie benötigen, wenn Sie es ihnen nicht zeigen. Bringen Sie Ihre eigenen Ideen ein oder bitten Sie eine Teamkollegin bzw. einen Teamkollegen um Hilfe.

• Gamification mit Eisbrechern hinzufügen: Fügen Sie während des Meetings eine lustige Aktivität hinzu, um die Teilnehmenden zum Reden (und Nachdenken) zu bringen. Bitten Sie beispielsweise alle, drei GIFs zu teilen, die am besten darstellen, was sie sich für die Woche erhoffen.

Sammeln Sie alle Rückmeldungen und notieren Sie alles auf dem Board, anstatt alles in Randnotizen festzuhalten. Auf diese Weise wird das Whiteboard zu einer gemeinsamen Aufzeichnung, auf die die Gruppe später zurückgreifen kann, und nicht zu einer Ansammlung von fragmentierten Notizen.

Bilder hinzufügen, um das Engagement zu steigern

Visuelle Elemente können das fehlende kreative Element hinzufügen und Ihr Brainstorming auf eine neue Ebene heben. Grafiken wie GIFs, Fotos und sogar Freihandzeichnungen von Kolleginnen und Kollegen können trockene Diskussionen auflockern, die Monotonie endloser Texte durchbrechen und das Interesse an dem besprochenen Thema wecken. 

Bildmaterial kann Ihren Teilnehmenden auch helfen, Ihre Perspektive zu verstehen, Voreingenommenheit zu beseitigen, Mehrdeutigkeiten zu klären und Emotionen zu vermitteln. Sie verbessern unsere Zusammenarbeit und fördern unser Brainstorming über das hinaus, was traditionelle Präsentationen leisten können. 

Bilder erleichtern es auch, klares Feedback und Zustimmung von den Stakeholderinnen und Stakeholdern zu erhalten, weil Menschen auf etwas Konkretes reagieren können (z. B. ein grobes Wireframe, ein Flussdiagramm, ein Konzeptcluster), anstatt die Bedeutung aus rein textbasierten Notizen zu erschließen. Wenn ein digitales Whiteboard vorliegt, muss den Stakeholderinnen und Stakeholdern einfach nur ein Link zu dem Whiteboard zugesandt werden. Diese können so jeden beliebigen Aspekt des Whiteboards kommentieren, und auf der Grundlage dieses Feedbacks können dann Aufgaben zugewiesen werden.

Eine Vorlage für eine Tagesordnung verwenden

Wenn Sie jemals an einem Meeting teilgenommen haben, bei dem alle das Thema aus den Augen verloren haben, kennen Sie den Wert einer Tagesordnung, um die Teilnehmenden im Einklang und beim Thema zu halten. Vorlagen erleichtern die Erstellung solcher Tagesordnungen erheblich.

Wenn Sie eine Tagesordnung verwenden, sollten Sie folgende bewährte Vorgehensweisen beachten:

• Teilen Sie sie frühzeitig: Eine überraschende Tagesordnung hilft Ihren Teilnehmenden nicht bei der Vorbereitung. Teilen Sie sie, sobald es praktisch und sinnvoll ist.

• Finden Sie Moderatorinnen bzw. Moderatoren: Jedes Element könnte eine Moderatorin bzw. einen Moderator oder eine Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner haben, der den Teilnehmenden Raum gibt, ihre Fachgebiete zu teilen.

• Link zu Ressourcen: Ihre Agenda sollte zu Materialien verlinken, auf die Ihr Team vor oder während der Besprechung Bezug nehmen muss.

• Fügen Sie Diskussionspunkte hinzu: Wenn Sie in einem Meeting Zeit für Diskussionen einplanen, können Sie durch das Hinzufügen von Themen zur Tagesordnung Raum für diese schaffen.

Es stehen viele verschiedene Arten von Agendavorlagen zur Verfügung, sodass Sie leichter die passende für Ihre geplante Besprechung finden können. Zu den Vorlagen für Tagesordnungen gehören in der Regel:

• Aktualisierungen: Schnelle Fortschrittsaktualisierungen können auf der Tagesordnung für jedes Teammitglied, jede Abteilung oder Rolle aufgeführt werden, um sie während des Meetings ausführlich zu besprechen.

• Ziele: Übergeordnete Ziele sind eine großartige Ergänzung und sorgen dafür, dass das Meeting auf das Wesentliche fokussiert bleibt.

• Aktionspunkte: Um den Schwung aufrechtzuerhalten und die Umsetzung zu gewährleisten, halten Sie Aktionspunkte direkt während des Meetings auf dem Whiteboard fest. Die Zuweisung von Zuständigen und das Markieren von Teammitgliedern in Echtzeit verhindert, dass Aufgaben verloren gehen, und verlagert die Verantwortung von einer einzelnen Person auf das gesamte Team.

• Erwähnungen: Hervorzuheben, was gut läuft, ist großartig für die Motivation. Fügen Sie eine lustige Grafik oder ein GIF hinzu, um es visuell zu gestalten.

• Prioritäten: Nutzen Sie Ihre Tagesordnung, um Prioritäten zu setzen und das Meeting auf bestimmte Bereiche zu konzentrieren.

Verbesserungspotenzial: Wann immer Sie darüber sprechen, wie sich Ihr Team verbessern könnte, ist ein positiver Tonfall von unschätzbarem Wert. Wenn Sie es richtig anstellen, können Sie das Wichtige besprechen, ohne mit dem Finger auf jemanden zu zeigen.

Sobald Ihre Tagesordnung fertig ist, fügen Sie sie dem Whiteboard hinzu, wo sie während des Meetings sichtbar ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team sie sehen und lesen kann. Da sich die Tagesordnung auf der gleichen Arbeitsfläche wie die Diskussionsergebnisse (z. B. Notizen, Diagramme, Beschlüsse) befindet, kann sie auch Teil Ihrer Dokumentation werden, wodurch es einfacher wird, später nachzuvollziehen, was behandelt wurde und was sich im Laufe der Zeit geändert hat.

Erleichtern Sie die Arbeit in kleinen Gruppen mithilfe von Breakout-Boards

Haben Sie schon einmal vom Ringelmann Effekt gehört? Im Wesentlichen nimmt der individuelle Beitrag zu den Gruppenbemühungen mit dem Wachstum der Gruppe ab. Wenn eine Person hart arbeitet, bedeutet das in der Regel, dass sie 100 % für die Aufgabe gibt, aber in großen Gruppen sinkt der individuelle Einsatz oft deutlich und die Effizienz sinkt auf ein Minimum.

Um Ihre Meetings zu optimieren, überlegen Sie, wie Sie die Vorteile kleiner Gruppen nutzen können. Breakout-Boards, Nutzerfarben, Timer, Abstimmungen und Visual Activities sind allesamt Lucidspark Funktionen, die darauf ausgelegt sind, das Potenzial kleiner Gruppen optimal auszuschöpfen. Die Moderations-Tools von Lucid ermöglichen die Zusammenarbeit von Teams auf einem gemeinsamen virtuellen Whiteboard mit speziellen Funktionen zur Unterstützung erfolgreicher Meetings:

• Board-Nachricht: Senden Sie eine Ankündigung an eine ganze Gruppe.

• Laserpointer: Lenken Sie die virtuelle Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche auf dem Board.

• Übernehmen Sie die Führung: Leiten Sie die Teilnehmenden während Präsentationen oder Demonstrationen automatisch über das Board.

Treffen Sie sich mit einem Whiteboard

Virtuelle Whiteboards optimieren die Zusammenarbeit, indem sie als Echtzeit Informationsquelle dienen, auf die alle unabhängig vom Standort zugreifen und zu der sie beitragen können. Durch die Konsolidierung individueller Notizen in einem cloudbasierten Datensatz stellen Whiteboards sicher, dass die Ergebnisse organisch und genau dokumentiert werden, ohne sich auf eine einzelne Protokollantin bzw. einen einzelnen Protokollanten zu verlassen. Da digitale Whiteboards den Versionsverlauf speichern und nicht versehentlich geleert werden können, wie es bei einem physischen Whiteboard der Fall ist, bieten sie eine zuverlässige, sich weiterentwickelnde Aufzeichnung, die die Teams zusammenhält und wertvolle Ideen bewahrt.

Möchten Sie Ihre virtuellen Meetings mit einem virtuellen Whiteboard aufwerten? Testen Sie Lucidspark.