Bij de meeste banen hebben vergaderingen een slechte reputatie. Ze zijn onnodig, te lang of ronduit saai – en dat is terechte kritiek. Leiders voeren vergaderingen vaak op een starre, top-down manier, waarbij ze van boven naar beneden de agenda aflopen zonder echt moeite te doen om de aanwezigen erbij te betrekken of de expertise en creativiteit van teamleden aan te spreken.
Bij een goede vergadering gaat het om meer dan alleen het overbrengen van een boodschap of het afvinken van taken op een lijstje. Tijdens een goede vergadering voelen mensen zich op hun gemak en gewaardeerd, en wordt gewerkt aan sociale cohesie richting een gemeenschappelijk doel.
Een van de beste manieren om een vergadering goed te beginnen, is met een ijsbreker. Een goede ijsbreker zet meteen de toon voor de vergadering en zorgt ervoor dat mensen zich open, creatief en vertrouwd voelen. Hier zijn een paar manieren om goede ijsbrekers in je virtuele vergaderingen te gebruiken en technologie in te zetten om ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt en gehoord wordt.
Waarom ijsbrekers?
IJsbrekers kunnen leuk zijn, maar waarom zijn ze essentieel voor een goede vergadering?
Ze zorgen voor verbinding tussen leden van het team
Met zo veel te doen op het werk, kan het makkelijk zijn om regelmatig met mensen te werken en geen idee te hebben wie ze zijn buiten het werk, wat hen drijft of welke unieke vaardigheden en perspectieven ze meebrengen naar het werk. Dit is vooral het geval bij hybride werk, waar veel mensen niet eens fysiek naar kantoor gaan en veel van de traditionele mogelijkheden om contact te leggen achterhaald zijn.
Het openen van een vergadering met een ijsbreker kan mensen de kans geven om op het werk te delen wie ze zijn. Door mensen vragen te stellen over hun hobby's of samen een snel teamspel te spelen, creëer je een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om zich te uiten op een manier waarop ze dit normaal niet zouden doen op het werk. Het zorgt er ook voor dat elk type persoon – extravert of gereserveerd, nieuw of gevestigd – zich betrokken voelt bij het gesprek. En als extraatje kunnen teamleiders zo inzicht krijgen in de persoonlijkheden, vaardigheden en leerstijlen van teamleden op een manier die misschien niet voor de hand ligt bij het uitvoeren van dagelijkse taken.
Het belangrijkste is dat goede ijsbrekers ervoor zorgen dat mensen elkaar leren kennen en plezier hebben in het werk dat ze doen, waardoor het waarschijnlijker wordt dat ze goed werk zullen leveren. Het stelt mensen ook in staat om vertrouwen in elkaar op te bouwen, waardoor ze zich prettiger voelen om ideeën uit te wisselen, opbouwende kritiek te uiten en met anderen samen te werken.
Begin een vergadering ruim voordat je je op je takenlijst stort
Veel mensen zien op tegen vergaderingen. Ze zien ze als een afleiding van hun eigen werk of zijn bang dat ze de les worden gelezen en dat ze vervolgens weer naar huis worden gestuurd zonder dat er iets is bereikt. Teamleiders kunnen deze angsten wegnemen door vergaderingen te organiseren die boeiend, samenwerkingsgericht, doelgericht en zelfs leuk zijn.
De makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat een vergadering goed eindigt, is door 'm goed te beginnen. In plaats van met een lijstje van vooraf geplande richtlijnen en updates de vergadering in te gaan, kun je het beter aanpakken als een soort facilitator die het beste in anderen naar boven haalt door hun ideeën, leiderschap en initiatief aan te moedigen. Niets helpt zo goed om deze samenwerkingsgeest te bevorderen als een goede ijsbreker. Door een paar minuten de tijd te nemen om elkaar beter te leren kennen, of zelfs gewoon wat gek te doen, kun je de sfeer onder de deelnemers enorm verbeteren. Het zorgt ervoor dat ze zich meer op hun gemak voelen en zich beter kunnen inzetten voor hun werk, waardoor de kans groter is dat ze betrokken en enthousiast blijven over de rest van de agenda.
Neem een korte pauze gedurende de dag
Mensen komen naar het werk om dingen gedaan te krijgen. Maar als hun dag bestaat uit een eindeloze reeks taken, zullen ze waarschijnlijk afhaken en zullen de productiviteit en betrokkenheid dalen. Daarom is het essentieel om wat speelsheid in de werkdag te brengen, zodat mensen kunnen schakelen en ontspannen, socializen of iets nieuws kunnen leren. Het gebruik van ijsbrekers aan het begin van vergaderingen kan mensen een moment geven om te schakelen en hun volledige zelf in het team te brengen. Maar het is ook leuk om gedurende de dag met wat ijsbrekers te komen, mensen samen te brengen om een leuke vraag te beantwoorden, een snel spelletje te spelen of technologie te gebruiken om teamleden (op afstand en op kantoor) GIF's te laten posten over hun stemming of doelen voor de dag.
Door kleine pauzes te nemen om plezier te maken en relaties te verdiepen, kunnen mensen tempo houden, burn-out voorkomen en op een zinvolle manier contact maken met teamleden.
Hoe maak je ijsbrekers effectiever?
Je bent ervan overtuigd dat goede ijsbrekers het werk leuker en betekenisvoller maken voor je team. Maar hoe kies je de beste ijsbrekers voor je team of hoe bedenk je de beste spelletjes om te spelen of vragen om te stellen? Gelukkig zijn er hulpmiddelen die je daarbij kunnen helpen.
Gebruik sjablonen
Veel bedrijven hebben er hun taak van gemaakt om andere bedrijven te helpen goede vergaderingen te organiseren en hun teams erbij te betrekken. Lucidspark heeft drie sjablonen die mensen op verschillende niveaus betrekken, zodat je je vergaderingen op de juiste manier kunt beginnen.
Leer je kennismakingssjabloon kennen
Aan het begin van de vergadering nodig je je team uit om het gebruiksvriendelijke 'kennismakingssjabloon' van Lucidspark te openen. Je kunt een reeks vakken met aanwijzingen bovenaan plaatsen en zoveel vragen toevoegen als je wilt. Je kunt mensen vragen wat hun superkracht zou zijn als ze een superheld waren, welke beroemde persoon ze het liefst zouden uitnodigen voor een etentje of welke vaardigheid ze als dat kon in een oogwenk zouden willen leren. Laat mensen hun eigen vakken toevoegen met nieuwe vragen als ze die bedenken. Deelnemers kunnen virtuele sticky notes gebruiken om hun antwoorden op te schrijven en uit te werken met foto's en GIF's. Moedig teamleden ten slotte aan om te reageren met emoticons of tekst. In slechts een paar minuten heeft je team iets nieuws geleerd over iedereen met wie ze samenwerken.
