La reputazione delle riunioni di lavoro è ormai celebre. Inutili, troppo lunghe, noiose... tutte critiche giuste. I leader spesso conducono le riunioni in modo rigido e dall'alto verso il basso, scorrendo i punti dell'ordine del giorno uno dopo l'altro senza sforzarsi di coinvolgere i partecipanti o di trarre beneficio dalle competenze e dalla creatività dei membri del team.
Tuttavia, una buona riunione non si limita a comunicare un messaggio o a spuntare le voci di un elenco di cose da fare. Una buona riunione fa sentire le persone a proprio agio e apprezzate e crea una coesione sociale verso un obiettivo comune.
Uno dei modi migliori per iniziare una riunione con il piede giusto è il ricorso ad attività "rompi ghiaccio", o icebreaker. Un buon icebreaker stabilisce il tono di una riunione fin dall'inizio, attirando le persone in un modo che invita ad aprirsi, a mettere in campo la propria creatività e ad avere fiducia. Ecco alcuni modi per incorporare delle buone attività icebreaker nelle riunioni virtuali e utilizzare la tecnologia per far sentire tutti inclusi e ascoltati.
Perché usare gli icebreaker?
Gli icebreaker sono senz'altro divertenti, ma perché sono essenziali per una buona riunione?
Creano connessioni tra i membri del team
Con tutte le cose che ci sono da fare, può capitare di trovarsi a lavorare fianco a fianco con persone di cui non si sa niente: non si conosce chi sono fuori dal lavoro, cosa le motiva, quali competenze e prospettive uniche portano con sé. Tutto questo diventa ulteriormente complicato con il lavoro ibrido, dove molte persone non sono nemmeno mai state in ufficio e molte delle tradizionali opportunità di connessione non possono avere luogo.
Aprire una riunione con un icebreaker offre alle persone la possibilità di condividere chi sono durante l'orario di lavoro. Fare domande sugli hobby preferiti dei colleghi o fare un rapido gioco in squadra crea un ambiente che permette di sentirsi a proprio agio nell'esprimere sé stessi in modi solitamente non associati al lavoro. Inoltre, permette a tutti, estroversi o timidi, nuovi assunti o colleghi senior, di sentirsi inclusi nella conversazione. Inoltre, come vantaggio aggiuntivo, permette ai leader di comprendere le personalità, le abilità e gli stili di apprendimento dei membri del team in un modo che altrimenti non emergerebbe durante le attività quotidiane.
La cosa più importante è che un buon icebreaker permette alle persone di conoscersi e di apprezzare il lavoro che stanno svolgendo; questo, a sua volta, rende più probabile che svolgano un ottimo lavoro. Inoltre, consente di costruire rapporti di fiducia reciproca che aiuteranno i colleghi a sentirsi maggiormente a proprio agio nel condividere idee, offrire critiche costruttive e collaborare con gli altri.
Inizia una riunione ancora prima di immergerti nella lista delle cose da fare
Molte persone non sopportano l'idea di partecipare alle riunioni. Le vedono come distrazioni dal lavoro che stanno svolgendo o temono di essere rimproverate e poi congedate senza aver fatto alcun progresso reale. I responsabili dei team possono aiutare ad alleviare questi timori organizzando riunioni coinvolgenti, collaborative, mirate e persino divertenti.
Il modo più semplice per far sì che una riunione vada bene è partire con il piede giusto. Invece di iniziare con un elenco di direttive e aggiornamenti studiati a tavolino, prova ad affrontarla come un moderatore che aiuta a tirare fuori il meglio dagli altri incoraggiando le loro idee, la loro leadership e le loro iniziative. Non c'è niente che aiuti a promuovere questo spirito collaborativo di team come un buon icebreaker. Dedicare qualche minuto a tutti per conoscersi meglio, o anche solo a un momento goliardico, può fare miracoli sull'umore dei partecipanti alla riunione. Permette di rilassarsi e di portare più di sé stessi al lavoro, aumentando le probabilità che i membri del team si sentano coinvolti e si entusiasmino per il resto dell'ordine del giorno.
Fai una piccola pausa durante la giornata
Le persone vanno al lavoro per portare a termine alcune attività. Tuttavia, se la loro giornata è costituita solo una serie infinita di attività, probabilmente si distrarranno e la produttività e il coinvolgimento crolleranno a picco. Ecco perché è essenziale introdurre un po' di svago nella giornata lavorativa, permettendo alle persone di cambiare ritmo e rilassarsi, socializzare o imparare qualcosa di nuovo. Usare gli icebreaker all'inizio delle riunioni può offrire alle persone un momento per rallentare e presentarsi al team con tutta la loro personalità. È anche utile distribuire qualche icebreaker nel corso della giornata, riunire le persone per rispondere a una domanda divertente, fare un gioco veloce o usare la tecnologia per aiutare i membri del team (sia quelli da remoto che quelli in ufficio) a pubblicare GIF sui loro stati d'animo o sui loro obiettivi per la giornata.
Fare piccole pause per divertirsi e approfondire le relazioni aiuta a gestire il ritmo, a evitare il burnout e a entrare in connessione con i colleghi in modo significativo.
Come rendere più efficaci gli icebreaker
Hai capito che un buon icebreaker renderebbe il lavoro più piacevole e significativo per il tuo team, ma come scegliere i migliori icebreaker o capire i migliori giochi da fare o le domande da porre? Per fortuna, esistono strumenti che possono aiutarti a fare proprio questo.
Usa dei modelli
Ci sono aziende che aiutano altre aziende a organizzare riunioni efficaci e a coinvolgere i propri team. Lucidspark offre tre modelli che coinvolgono le persone a vari livelli, per iniziare le riunioni con il piede giusto.
Conosci il tuo modello di icebreaker
All'inizio della riunione, invita il tuo team ad aprire l'intuitivo modello "Conoscersi meglio" di Lucidspark. Puoi fornire una serie di riquadri con alcuni suggerimenti in alto e le domande sono illimitate. Chiedi alle persone quale sarebbe il loro super potere se fossero dei supereroi, quale star vorrebbero invitare a cena o quale abilità vorrebbero imparare all'istante se potessero. Permetti a tutti di aggiungere le proprie caselle con nuove domande, se gliene vengono in mente di nuove. I partecipanti possono usare post-it virtuali per scrivere le loro risposte ed elaborarle con foto e GIF. Infine, incoraggia i membri del team a rispondere con emoticon o testi. In pochi minuti, il tuo team avrà appreso qualcosa di nuovo sulle persone con cui lavora.
