Le rôle innovateur des outils de travail collaboratif en entreprise

Alors que la technologie transforme de plus en plus le quotidien des professionnels, les difficultés habituelles continuent d’entraver la créativité et la collaboration. La plupart des réunions sont encore improductives ou redondantes, les informations restent partagées à l’aide de feuilles de calcul ou de rapports statiques, et la collaboration repose souvent sur des échanges interminables d’e-mails.

Tout le monde sait que les supports visuels favorisent la collaboration et la productivité. La collaboration visuelle peut également aider votre équipe à atteindre son plein potentiel en lui permettant d’exprimer ses idées, de formuler des commentaires, d’apporter des modifications et de disposer d’un espace pour laisser libre cours à sa créativité. Elle offre un moyen aux employés de développer les idées des uns et des autres et de réfléchir de manière plus ingénieuse.

Découvrez comment la collaboration visuelle permet aux équipes de travailler de manière novatrice et plus productive et comment adopter cette approche avec vos collègues.

Comment utiliser des outils de collaboration pour dynamiser vos équipes

Notre manière de travailler, et en particulier de collaborer, est en train de changer. Une étude de la Harvard Business Review révèle que « le temps consacré par les managers et les employés à des activités collaboratives a bondi d’au moins 50 % » au cours des deux dernières décennies.

Les équipes sont également plus étendues et plus diversifiées que jamais, offrant ainsi une multitude de possibilités pour celles qui savent collaborer. Cependant, elles sont également plus dispersées que jamais, ce qui signifie que les chefs de projet doivent donner à leurs équipes les différents outils de travail collaboratif dont ils ont besoin pour échanger efficacement dans des environnements distants et hybrides.

Voici comment les outils de collaboration peuvent permettre aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes :

Brainstorming et développement d’idées

Les éclairs de génie peuvent venir de toutes parts au sein de l’entreprise. En les rassemblant lors de séances de brainstorming qui réunissent différents services, vous pourrez souvent trouver la solution la plus pertinente et la plus réfléchie à un problème donné.

Vous pouvez encourager votre équipe à penser de manière plus créative et collaborative en adoptant l’idéation libre avec le dessin à main levée et les post-its. Les outils de collaboration, notamment les tableaux blancs virtuels, peuvent vous aider à animer ces ateliers et inciter votre équipe à partager ses idées de la manière qui lui convient le mieux.

Sprint planning

La collaboration visuelle peut grandement contribuer à la planification de sprints plus productifs. Avoir une vision claire des flux d’utilisateurs, des lacunes dans ces flux, ainsi que des corrections et des critères de référence requis pour chaque sprint permet de stimuler la productivité de l’équipe, d’éviter les tâches redondantes et d’améliorer les sprints suivants.

Réunions et ateliers virtuels

Les outils de collaboration visuelle améliorent également la qualité de vos réunions, en particulier pour les équipes distantes ou dispersées. Communiquez des informations clés à l’aide du mode présentation et d’outils collaboratifs tels que les tableaux blancs virtuels, les diagrammes, les murs de post-its, les cartes mentales, les logigrammes et d’autres représentations. Ces illustrations donnent à tous les participants un support sur lequel s’appuyer et se concentrer, ce qui améliore l’attention et la compréhension.

Amélioration des processus

Grâce à la collaboration visuelle, les collaborateurs et les parties prenantes peuvent rapidement clarifier et améliorer des processus complexes. Les équipes peuvent d'abord visualiser l'état actuel du processus et voir les lacunes, les inefficacités ou les obstacles. Ensuite, les parties prenantes peuvent travailler ensemble pour visualiser l'état idéal du processus. De la cartographie des parcours clients à l'optimisation des processus métier, la collaboration visuelle aide à créer une compréhension partagée afin que les équipes puissent améliorer leurs processus pour être aussi efficaces que possible.

Planification de projet

De la même manière, les visuels de travail collaboratif facilitent la planification des projets et peuvent y être intégrés grâce aux solutions de gestion de projet comme Bubble Plan. Utilisez des visuels pour communiquer le périmètre complet d’un projet, en indiquant notamment tous les intervenants, les exigences et les dépendances.

Des visuels précis aident chaque membre de l’équipe à comprendre clairement sa place dans le projet, l’impact de sa contribution sur le résultat final et la manière dont cette initiative s’inscrit dans des objectifs métier plus vastes. L’avantage ? Une meilleure appropriation et une responsabilisation accrue.

Comment encourager les employés à collaborer visuellement

De nombreuses équipes sont attachées aux anciennes méthodes de travail, mais il n’est jamais trop tard pour commencer à intégrer des visuels dans votre façon de communiquer et de collaborer.

Aidez-les à être à l’aise avec les visuels de travail collaboratif

Il n’est pas nécessaire d’être artiste ou designer pour profiter de supports visuels. Des dessins à main levée, des croquis et des diagrammes élémentaires suffisent à synthétiser et à simplifier des idées complexes sous forme de visuels faciles à comprendre par l’ensemble de l’équipe.

Si votre équipe est habituée à des méthodes de communication et de collaboration plus statiques ou manuelles, incorporez progressivement davantage de visuels dans vos échanges avec vos collègues. Remplacez une feuille de calcul de projet par un logigramme ou un document Google par un organigramme. Petit à petit, cette forme de communication visuelle se répandra et deviendra la norme pour partager des idées au sein de votre équipe.

Créez un espace bienveillant pour faciliter l’idéation

Encouragez les membres de votre équipe à utiliser des visuels pour partager leurs idées et ne critiquez pas la qualité de leurs illustrations. Le plus important est de les aider à se sentir à l’aise avec les outils. Avec le temps, ils les utiliseront plus efficacement, ce qui améliorera la collaboration.

L’impact des outils collaboratifs sur la culture et les performances de l’entreprise

Il existe de nombreux outils de travail collaboratif en ligne pour aider les équipes dispersées et faciliter le travail à distance. Des plateformes de messagerie comme Slack aux outils collaboratifs de visioconférence tels que Zoom, en passant par les solutions de gestion de projet comme Asana, il est plus facile que jamais de collaborer et de travailler à distance.

En donnant à vos équipes les outils et les ressources dont elles ont besoin pour se sentir accompagnées et travailler efficacement ensemble, vous pouvez créer une culture axée sur la productivité, la créativité et la responsabilisation.

Examinons de plus près les avantages concrets que la collaboration visuelle peut avoir sur la culture de votre entreprise.

Collaboration en temps réel pour les réunions à distance

Les réunions virtuelles sont devenues monnaie courante depuis le début de la pandémie de COVID-19. Même lorsque les équipes retournent au bureau, les réunions à distance peuvent faciliter la collaboration, quel que soit le lieu de travail ou de résidence des intervenants, et ouvrir la voie au recrutement de collaborateurs plus diversifiés. Les outils de collaboration visuelle tels que les tableaux blancs en ligne et d’autres supports de visualisation basés sur le cloud peuvent aider vos équipes à trouver des idées et à collaborer en temps réel lors d’une réunion virtuelle.

Simplifiez la gestion de projet

Les outils de travail collaboratif sont un atout considérable pour une gestion de projet efficace. Les plateformes de messagerie permettent de former facilement des groupes de discussion et de rester en phase avec l’évolution du projet. Les outils collaboratifs de gestion de projet de type stockage de documents basés sur le cloud éliminent également la nécessité d’échanger des pièces jointes par e-mail pour les révisions et simplifient le contrôle des versions.

Stockez tout au même endroit

La collaboration basée sur le cloud permet de connecter facilement les documents, les données et les ressources, et de partager ces informations de manière fluide au sein de l’organisation. Les outils de collaboration visuelle constituent une excellente source de référence et permettent aux équipes de rester en phase avec la vision globale, même lorsqu’un collaborateur manque une réunion.

Facilitez le travail d’équipe hybride et à distance

La pandémie a fait naître une nouvelle approche du travail et a accéléré le développement de nombreux outils de collaboration à distance et visuelle. Mais si l’époque où l’on se serrait autour d’une table de conférence est aujourd’hui révolue, les outils de collaboration virtuelle viennent aujourd’hui prendre le relais.

Coordonnez vos efforts et renforcez la responsabilisation

D’un point de vue stratégique, de gestion de projet et de leadership, il est évident que les visuels améliorent la façon dont vos équipes travaillent et communiquent. Les outils de collaboration et les visuels aident les équipes à rester en phase avec les projets, à comprendre leurs rôles et leur impact sur les performances de l’entreprise, et à se sentir plus responsables et impliquées dans le travail qu’elles accomplissent.

Avec la collaboration visuelle, les employés peuvent travailler de manière novatrice et plus productive afin d’atteindre leur plein potentiel, en leur permettant d’exprimer leurs idées, de formuler des commentaires et d’avoir un espace où laisser libre cours à leur créativité. Les outils de collaboration visuelle comme Lucidspark sont un excellent moyen de commencer à mettre en œuvre cette pratique dans vos flux de travail quotidiens.