Enquanto a tecnologia continua a transformar a vida no escritório, as frustrações usuais ainda impedem a criatividade e a colaboração eficaz. A maioria das reuniões ainda é improdutiva ou redundante, as informações são compartilhadas em planilhas ou relatórios estáticos e a colaboração geralmente depende da troca de e-mails. 

Não é novidade que os recursos visuais aumentam a colaboração e a produtividade. A colaboração visual também pode ajudar sua equipe a alcançar todo o potencial, extraindo ideias, dando voz a pensamentos, fazendo mudanças e oferecendo espaço para a livre geração de ideias. Ela capacita a equipe a criar a partir das ideias de colegas e pensar de forma mais criativa. 

Vamos explorar como a colaboração visual está capacitando as pessoas para que trabalhem de maneiras novas e mais produtivas e como você pode começar a implementar essa prática em sua própria equipe. 

Como usar ferramentas de colaboração no processo de capacitação de pessoas

A forma como trabalhamos está mudando, especialmente a forma como trabalhamos em conjunto. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que "o tempo investido por gerentes e funcionários em atividades colaborativas aumentou 50% ou mais" nas últimas duas décadas. 

As equipes também estão maiores e mais diversificadas do que nunca, revelando uma riqueza de oportunidades para equipes colaborativas. No entanto, as equipes também estão mais dispersas do que nunca, o que significa que os líderes de projeto devem fornecer às equipes as ferramentas necessárias para colaborar efetivamente em ambientes remotos e híbridos. 

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais as ferramentas de colaboração podem capacitar as equipes para que façam o melhor trabalho possível. 

Brainstorming e desenvolvimento de ideias

Lampejos de genialidade podem vir de qualquer lugar e de cada canto do negócio. Reunir todos esses lampejos em sessões de brainstorming e desenvolvimento de ideias entre departamentos geralmente resulta na melhor e mais considerada solução para qualquer problema. 

Você pode incentivar sua equipe a pensar de forma mais criativa e colaborativa adotando a livre geração de ideias com desenhos à mão livre e notas adesivas. Ferramentas de colaboração, incluindo quadros brancos digitais, podem facilitar essas sessões e ajudar sua equipe a compartilhar suas ideias de uma forma que faça sentido para ela.

Planejamento Sprint

A colaboração visual pode ajudar muito no planejamento de sprints mais produtivos. Quando toda a equipe tem uma visão clara dos fluxos de usuários, das lacunas nesses fluxos e das correções e dos benchmarks necessários para cada sprint, você pode aumentar a produtividade da sua equipe, garantir que o trabalho não seja duplicativo e melhorar os sprints futuros.

Reuniões e workshops on-line

As ferramentas de colaboração visual também melhoram a qualidade de suas reuniões, especialmente para equipes remotas ou dispersas. Use os recursos do modo de apresentação em conjunto com ferramentas colaborativas, como quadros brancos digitais, gráficos, notas adesivas, mapeamento de ideias, fluxogramas e outras visualizações para comunicar informações importantes. Essas visualizações oferecem a todos os presentes algo para acompanhar e assimilar, o que, por sua vez, melhora a atenção e aumenta a compreensão. 

Melhoria de processos

Por meio da colaboração visual, os membros da equipe e as partes interessadas podem esclarecer e melhorar rapidamente processos complexos. As equipes podem primeiro visualizar o estado atual do processo e ver lacunas, ineficiências ou obstáculos. Então, as partes interessadas podem trabalhar juntas para visualizar o estado ideal do processo. Desde o mapeamento das jornadas dos clientes até a otimização dos processos de negócios, a colaboração visual ajuda a criar um entendimento compartilhado para que as equipes possam melhorar seus processos para serem o mais eficientes possível.

Planejamento de projetos

Da mesma forma, as visualizações ajudam no planejamento eficaz do projeto. Use recursos visuais para comunicar o escopo completo do projeto, incluindo todos os participantes, os requisitos e as dependências individuais. 

Recursos visuais claros ajudam cada membro da equipe a entender exatamente onde eles se encaixam no escopo do projeto, como suas contribuições afetarão o projeto final e como o projeto se encaminha para metas de negócios maiores. O resultado? Mais propriedade e responsabilidade.

Como incentivar os funcionários a usar ferramentas de colaboração visual 

Muitas equipes estão casadas com as velhas formas de trabalhar, mas nunca é tarde para começar a incorporar recursos visuais à maneira como você se comunica e colabora. 

Ajude-os a se sentirem confortáveis com os recursos visuais

Você não precisa ser um artista ou designer para utilizar ou se beneficiar de recursos visuais em seu trabalho. Até desenhos simples à mão livre, rabiscos e gráficos básicos ajudam muito a sintetizar e simplificar grandes ideias em visuais de fácil compreensão que toda a equipe pode assimilar. 

Se sua equipe está habituada a métodos mais estáticos ou manuais de comunicação e colaboração, comece lentamente a incorporar mais recursos visuais à maneira como você se comunica com sua equipe. Troque uma planilha do projeto por um fluxograma ou um documento do Google por um organograma. Com o tempo, essa comunicação visual se difundirá e se tornará a norma na forma como sua equipe se comunica e compartilha ideias. 

Crie um ambiente de trabalho livre de julgamentos para a geração de ideias

Incentive os membros da sua equipe a começarem a usar recursos visuais para compartilhar ideias e não policie nem critique a qualidade da visualização. É mais importante que os membros da equipe se sintam confortáveis com o uso de ferramentas de colaboração visual. A familiaridade trará uma melhor utilização dessas ferramentas e uma colaboração no trabalho em equipe aprimorada. 

O impacto das ferramentas de colaboração na cultura e no desempenho da empresa

Existem inúmeras ferramentas de colaboração para viabilizar equipes dispersas e o trabalho remoto. De plataformas de mensagens (como o Slack) a ferramentas de videoconferência (como o Zoom) e gerenciamento de projetos (como a Asana), nunca foi tão fácil viabilizar o trabalho remoto e a colaboração. 

Ao dar às suas equipes as ferramentas e os recursos de que precisam para se sentirem apoiadas e fazerem um ótimo trabalho em conjunto, você pode criar uma cultura focada em produtividade, criatividade e capacitação. 

Vamos nos aprofundar um pouco mais nos benefícios tangíveis que a colaboração visual pode ter na cultura da sua empresa. 

Colaboração em tempo real para reuniões remotas

As reuniões virtuais tornaram-se uma parte diária do trabalho desde o início da pandemia da covid-19. Mesmo quando as equipes voltam ao escritório, as reuniões remotas podem facilitar a colaboração com as equipes, não importa onde elas trabalhem ou vivam, e abrir portas para o recrutamento dos mais diversos talentos. Ferramentas de colaboração visual, como quadros brancos digitais e outras ferramentas de visualização baseadas em nuvem, podem ajudar suas equipes a gerar ideias e colaborar em tempo real durante uma reunião virtual. 

Simplifique o gerenciamento de projetos

As ferramentas de colaboração são um grande benefício para o gerenciamento eficaz de projetos. As plataformas de mensagens facilitam a formação de grupos de discussão e o alinhamento com os desenvolvimentos do projeto. As ferramentas de armazenamento de documentos e gerenciamento de projetos baseadas em nuvem também eliminam a necessidade de enviar e receber documentos por e-mail para revisões e ajudam a manter o controle de versão. 

Armazene tudo em um só lugar

A colaboração baseada em nuvem facilita manter documentos, dados e recursos conectados e compartilhar essas informações de forma fluida com toda a organização. As ferramentas de colaboração visual são uma ótima opção de ponto de referência e ferramenta para manter as equipes alinhadas com a visão geral, mesmo que elas percam uma reunião. 

Facilite o trabalho em equipe híbrido e remoto

A pandemia deu início a uma nova era de trabalho e acelerou o desenvolvimento de muitas ferramentas visuais e de colaboração remota. Mas, embora os dias de reunião em torno de uma mesa de conferência possam ser uma relíquia do passado pré-pandemia, as ferramentas de colaboração virtual tornam possível replicar o trabalho em equipe entre equipes remotas. 

Obtenha alinhamento e aumente a responsabilidade 

Do ponto de vista tático, de gerenciamento de projetos e de liderança, fica claro que os recursos visuais simplesmente melhoram a maneira como suas equipes trabalham e se comunicam. Ferramentas e recursos visuais colaborativos ajudam as equipes a se manterem alinhadas aos projetos, entenderem suas funções e o impacto que estão causando no desempenho da empresa e a se sentirem mais capacitadas e engajadas no trabalho que estão realizando.

A colaboração visual permite que as pessoas trabalhem de maneiras novas e mais produtivas e alcancem todo o seu potencial, oferecendo ideias, expressando pensamentos e tendo espaço para a livre geração de ideias. Ferramentas de colaboração visual como o Lucidspark são uma ótima maneira de começar a implementar essa prática em seus fluxos de trabalho diários.